Dernière modification le 6 décembre 2022
La communication interne en entreprise est désormais facilitée par divers outils. Ils sont accessibles aux petites entreprises comme aux grosses boîtes. Ces supports servent à diffuser les informations essentielles et à favoriser la cohésion interservices. Voici 10 outils de communication interne pour la vie au travail.
Sommaire
Les outils de collaboration
Les réunions au sein d’une entreprise prennent du temps et peuvent se multiplier en fonction des besoins de la société. Les outils de collaboration existent pour pallier cette lenteur au niveau de la coordination des opérations. Les informations sur les projets sont directement accessibles via une plateforme dédiée et régulièrement mise à jour. Trello, l’un de ces outils, est un exemple de réactivité et d’efficacité du système.
Sur un outil collaboratif, tout le monde a accès aux mêmes informations au même moment. Différentes fonctionnalités sont présentes sur la plateforme pour compléter et dynamiser les échanges. Il peut s’agir d’un système de chat ou d’une gestion de projets. Atolia, à son tour, propose même une option de visioconférence à sa plateforme. C’est une manière de moderniser l’entreprise et d’améliorer l’efficacité de l’équipe.
L’intranet
L’intranet est une solution de communication numérique à mettre en place au sein d’une entreprise. Cet outil met à disposition des collaborateurs les informations essentielles sur l’environnement de travail. Il séduit les entreprises principalement par son coût avantageux. Son fonctionnement est aussi pratique pour l’accueil d’un nouveau collaborateur.
L’intranet est intéressant surtout pour les équipes implantées sur différents sites. Chacun se connecte sur la plateforme avec ses propres identifiants. L’accès aux informations est toutefois limité en fonction du poste occupé. Cela permet de s’y trouver facilement.
La diffusion sur Intranet se fait de manière unilatérale. Autrement dit, la direction met seulement à disposition des collaborateurs des documents et des outils nécessaires. Certaines fonctionnalités tendent toutefois à croire que la plateforme se socialise. Les utilisateurs peuvent, par exemple, interagir dessus.
La newsletter interne a démontré son efficacité dans l’entretien de la communication dématérialisée. Cela permet d’envoyer un certain volume d’informations à l’ensemble de l’équipe de manière régulière. La fréquence peut être par semaine ou par mois suivant la quantité de données à transmettre.
Ce type de mailing informatif peut regrouper les actualités qui se sont produites depuis le dernier envoi. Cela prend la forme d’un journal propre à l’entreprise. Les nouvelles venues, les prochains événements, l’avancée d’un projet, les interviews et autres peuvent d’ailleurs apparaître dans la newsletter.
Pour susciter l’intérêt, les informations sont présentables sous différentes formes : images, vidéos, liens cliquables etc., selon les envies. L’avantage de la newsletter est également la rapidité de la communication.
La boîte à idées et les sondages
Une entreprise est composée des dirigeants et des collaborateurs. Chacun a des idées qui peuvent s’avérer bénéfiques pour la société et aussi des problèmes à soulever. Une boîte à idées permet de recueillir à la fois plaintes et suggestions. Elle s’effectue de manière anonyme pour que chacun s’exprime librement sans peur d’éventuelles représailles. L’objectif est d’améliorer les conditions de travail et l’organisation interne.
Effectuer un sondage est une manière efficace de découvrir les ressentis et les idées de ses collaborateurs. Cela peut tourner autour du bien-être au travail, d’un projet précis, de la perception de l’entreprise ou aussi de programmation de commande pour le déjeuner. Cette forme de communication, plus ouverte, fait partie des stratégie d’amélioration de la marque employeur. Les collaborateurs sentent qu’ils ont leur mot à dire et que la direction tient compte de leurs requêtes.
Les outils de messagerie instantanée
Les outils de communication interne pour la vie au travail passent forcément par la messagerie instantanée. Bien que, moins immédiate qu’un appel au téléphone, elle se veut plus rapide par rapport à l’envoi d’un mail, par exemple. Les échanges sont également plus interactifs avec des émojis. Cela permet en outre de maintenir le contact avec les personnes en télétravail.
La messagerie instantanée prend la forme d’un chat privé ou d’une conversation privée, en fonction des besoins de l’entreprise. La première option permet de communiquer directement avec les personnes ciblées. La seconde, en revanche, informe tout le personnel en même temps. Google Hangouts fait partie de ces solutions.
Slack révolutionne le domaine de la messagerie instantanée avec sa fonctionnalité tout en un. Cet outil réunit les dispositifs de communication sur une seule plateforme et il existe également de nombreuses alternatives.
Le réseau social d’entreprise est un espace collaboratif différent de l’intranet. C’est un moyen de faciliter la communication interne entre les utilisateurs. Il offre une liberté d’échanges entre collaborateurs. Ceux qui ont l’habitude de commenter peuvent tout à fait initier une discussion. Chacun reçoit des informations complètes grâce aue partage et au dynamisme d’échange qu’il permet.
Un réseau social d’entreprise comprend des caractéristiques essentielles comme les profils individualisés et les feeds. Il comprend aussi un espace dédié aux échanges privés et un autre pour les projets en commun. Facebook Business et Yammer font partie des réseaux professionnels performants.
Tout comme avec d’autres réseaux sociaux, les utilisateurs peuvent réagir, commenter, partager et publier des contenus.
L’affichage dynamique
Un système d’affichage dynamique en entreprise est un pas de plus vers le progrès. Cet outil est basé sur la diffusion d’information pour tous ceux qui fréquentent les lieux : collaborateurs, clients et visiteurs. L’ambiance devient plus chaleureuse avec ce dispositif.
Un système d’affichage dynamique prend le plus souvent la forme d’un terminal interactif ou d’un écran connecté. L’objectif est aussi de valoriser l’entreprise et d’accélérer les échanges. Il suffit d’ailleurs de quelques instants pour diffuser une information sur tous les terminaux de communication.
Les écrans s’installent généralement dans les lieux fréquentés comme l’entrée de l’établissement, le couloir et la cafétéria. La diffusion ne concerne pas que les actualités de l’entreprise, mais aussi celles au niveau local, voire international.
Le calendrier partagé
Le calendrier partagé est une manière plus simple et ordonnée de maîtriser le planning en entreprise. Il succède au traditionnel agenda en papier qui gère les rendez-vous et les activités internes.
Cet outil s’adresse à tous les professionnels, artisans et entreprises, dans tous les secteurs. La mise en place de cette solution permet de centraliser les données sur une plateforme unique. Un agenda partagé inclut, par exemple, la disponibilité du personnel et la coordination des équipes d’un chantier.
Ce système facilite également le travail dans la mise en place du planning. Il fait ainsi partie des indispensables en termes d’outils de communication interne pour la vie au travail.
Google Agenda, par exemple, est le plus populaire et est également associable aux comptes Google et Gmail. aCalendar est également une solution pour mobiles. Pratique pour les professionnels en déplacement, cette application Android peut fonctionner avec un calendrier existant.
L’onboarding en ligne
L’onboarding en ligne fait partie des outils de communication à intégrer dans son entreprise. Les nouveaux collaborateurs accèdent d’abord à toutes les informations dont ils ont besoin sur une plateforme dédiée. Ils peuvent ensuite interagir directement avec ses partenaires via les outils mis en place. Ces nouveaux arrivant vivent alors la vie des autres collaborateurs dès leur entrée dans l’équipe. Ils se sentent ainsi facilement à l’aise avec leurs congénères et le fonctionnement du travail.
Ce type de pratique modernise l’image de l’entreprise envers les collaborateurs. Cette forme d’interaction facilite aussi la cohésion de l’équipe et l’intégration des recrues. L’onboarding en ligne est également compatible avec divers outils connectés comme les caméras.
Hey Axel est compatible avec d’autres outils de communication comme Google Chat et Slack. Il automatise tout le processus d’onboarding : accueil, formation, mailing etc. La plateforme HeyTeam assure l’onboarding de manière ludique et moderne. En plus de la dématérialisation de la gestion, cet outil propose des quiz, des vidéos et des visites virtuelles.
Les réunions d’information
Une réunion d’information est une forme de communication interne ou externe nécessaire à la vie de l’entreprise. Comme son nom l’indique, elle renseigne les clients ou les collaborateurs sur une information qui peut être une actualité.
Une réunion d’information doit être planifiée fréquemment pour qu’il y ait de la transparence dans la communication. La présence peut être physique ou en ligne, selon l’organisation de l’entreprise. Google Meet, Zoom et GoToMeeting font partie des outils de communication à intégrer dans les réunions d’information. Les échanges peuvent se faire juste en vocal mais aussi en vidéo.
L’objectif de la réunion d’information est de présenter d’abord le projet ou le service, puis de laisser place aux échanges. La présentation doit ainsi être captivante pour inciter aux réactions, surtout lorsqu’il s’agit de s’adresser à des clients ou prospects.
Passionné par le web et l’entrepreneuriat, j’ai fondé Digitiz en 2016. Mon objectif est de vous transmettre mon expérience et de pouvoir vous faire gagner du temps dans le choix de vos outils.