Dernière modification le 20 février 2024

Les outils collaboratifs jouent un rôle majeur dans un contexte professionnel où l’efficacité est devenue une priorité. Grâce à ces logiciels performants, il est possible d’optimiser la productivité tout en minimisant les erreurs et les coûts. Ils facilitent la communication, le partage d’informations et la gestion des projets de petite ou grande envergure.

Chaque logiciel présente des avantages et se démarque des autres par les caractéristiques intrinsèques qu’il affiche. Voici un classement fiable qui dresse la liste des 25 outils collaboratifs incontournables à utiliser pour booster votre activité.

Les outils de gestion de projets

monday.com

monday.com est un outil de gestion de projet dont les fonctionnalités participent à l’efficacité opérationnelle des entreprises. Ce logiciel est apprécié par de nombreux professionnels parce qu’il améliore le processus de travail à grande échelle. Il est possible de centraliser tout votre travail sur une interface unique afin de bénéficier d’une vue globale sur chaque projet.

monday.com favorise une meilleure synchronisation et offre d’énormes possibilités en termes de personnalisation afin de s’adapter à vos besoins. Avec cet outil, vous pouvez réduire les clivages et créer une source d’information unique pour vos collaborateurs. Il vous permet de réunir les équipes, internes ou externes, autour d’un espace commun grâce aux automatisations et aux notifications en temps réel.

Wrike

Wrike est un logiciel fiable de gestion de travail dont vous pouvez vous servir pour atteindre et dépasser vos objectifs. Avec cet outil, vous donnez à vos collaborateurs les moyens nécessaires pour produire le meilleur rendement à travers une visibilité à 360°. L’un de ses principaux avantages est qu’il vous permet d’éviter les retards de livraison sur les projets.

Vous profitez des fonctionnalités qu’il possède pour devenir proactif et résilient afin de vous adapter le plus rapidement aux changements. Wrike aide à convertir les discussions en résultats, à élaborer le plan parfait pour chaque projet selon la méthode agile ou en cascade. Il est doté d’un système d’automatisation qui permet de supprimer les tâches répétitives et de gagner en temps.

Clickup

Clickup est également une application propice pour gérer tout type de travail et booster la productivité. Cet outil collaboratif permet de réunir les équipes et de centraliser les communications liées aux projets en un seul endroit. Vous trouverez sur l’interface des tableaux blancs à remplir en fonction des idées proposées par chaque collaborateur.

Le logiciel rationalise le travail, qu’il s’agisse de l’intégration des employés, de la gestion des remboursements de dépenses ou du traitement des demandes informatiques. Clickup propose des solutions prêtes à l’emploi que vous pouvez personnaliser et adapter à votre entreprise pour simplifier sa prise en main. Il est doté d’une fonctionnalité de Chat qui permet d’envoyer des commentaires ou de donner des directives aux collaborateurs.

Asana

Avec Asana, vous reprenez le contrôle sur votre travail pour organiser les petites tâches ou réaliser les grands objectifs. C’est l’un des meilleurs logiciels de gestion de projet qui a la particularité de répondre à tout type de besoins. Sur la plateforme, vous pouvez définir le travail à accomplir et attribuer une priorité selon qu’elle soit urgente ou pas.

Il est également possible d’identifier la marche à suivre pour mener chaque tâche à bien. Asana permet de regrouper les collaborateurs au sein d’un espace partagé et de choisir la vue d’ensemble qui vous convient. Vous pouvez visualiser chaque étape du travail à accomplir et cerner les points de blocages afin d’apporter au fur et à mesure les corrections nécessaires.

Basecamp

Basecamp est l’interface de gestion de projet qui offre un soutien indéniable aux petites équipes pour avancer plus rapidement. Avec ce logiciel, elles peuvent progresser dans les meilleurs délais et respecter les échéances en restant dans les temps. Il permet de briser la routine et de disposer de tout à portée de main sur une interface intuitive.

Basecamp vous convient si vous avez du mal à jongler entre les équipes, les clients, les projets, les diverses attentes et les délais. Vous pouvez créer des conversations privées, des rapports résumant l’essentiel et une chronologie pour suivre tout ce qui se passe. Il est possible de rechercher un message spécifique dans l’historique, de joindre des fichiers ou des devis.

Les outils de communication

Zoom

Zoom est un logiciel de communication incontournable qui permet de gérer facilement les réunions en ligne et la messagerie de groupe. Il convient aux PME, aux grandes entreprises, aux établissements scolaires, aux indépendants et aux professionnels toutes activités confondues. Il offre une excellente qualité de son et d’image de même qu’une facilité de prise en main même pour les novices.

Zoom est une solution intuitive que vous pouvez utiliser sur tous les systèmes d’exploitation sans posséder de grandes connaissances informatiques. Le logiciel donne la possibilité d’inviter jusqu’à 100 collaborateurs dans une visioconférence, idéal pour faciliter le travail à distance. Il possède également une version gratuite dont vous pouvez vous servir pour découvrir les fonctionnalités offertes et juger de son importance.

Microsoft Teams

Microsoft Teams est une plateforme collaborative qui aide les entreprises à pouvoir passer les informations capitales de manière fluide. En effet, cet outil collaboratif permet aux différentes équipes de travailler sur un même projet en temps réel. Parmi les fonctionnalités offertes, vous avez la messagerie instantanée avec possibilité de transmettre des pièces jointes ou de faire des appels audio.

Il y a également le partage d’écran, la planification de tâches, les formulaires de questions et de sondage via son interface ergonomique. Microsoft Teams garantit un gain de temps considérable, car il aide à éviter la diversité des canaux de communication. C’est une solution tout-en-un qui permet de créer des groupes de travail public ou privé en fonction des besoins.

Google Meet

Google Meet est un logiciel de visioconférence qui se distingue par sa simplicité d’utilisation et ses nombreuses intégrations. Cet outil collaboratif est très pratique, facile à mettre en place, d’autant plus qu’il est synchronisé à Gmail. Vous pouvez donc passer des appels audio et vidéo, envoyer des messages à vos contacts et partenaires commerciaux.

L’interface de Google Meet convient non seulement pour un usage professionnel, mais aussi à des fins personnelles. Le logiciel vous permet d’accéder à une large base de données de connaissance depuis Google afin de répondre à vos besoins spécifiques. Il présente aussi un bon rapport qualité-prix avec des fonctionnalités avancées du pack payant comme les réunions illimitées.

Livestorm

Livestorm est une plateforme tendance de réunion et de webinaire qui vous permet de collaborer en toute facilité. Grâce à cet outil, vous pouvez rendre chaque réunion, séminaire ou évènement engageant via les multiples fonctionnalités disponibles. Il offre une polyvalence sur plusieurs appareils et donne la possibilité de personnaliser chaque expérience en direct.

Livestorm est doté d’un tableau de bord de reporting intégré dont vous pouvez vous servir pour mesurer les performances de votre webinaire. Il est envisageable de vérifier les taux de participation à votre réunion ou évènement ou d’analyser les moments clés de la réunion en replay. Dans la section « Salle de sous-commission », les paramètres permettent de répartir automatiquement ou manuellement les participants pour collaborer en petits groupes.

Slack

Conçu pour une optimisation de la productivité, Slack est un outil pensé pour contacter instantanément les collaborateurs sans contrainte géographique. Il vous permet de communiquer et de réaliser les tâches avec votre équipe grâce aux fonctionnalités qui accélèrent les prises de décision. L’ensemble de vos flux de communication sont regroupés sur une même interface, ce qui contribue à la coordination des efforts.

Slack donne la possibilité de structurer le travail sur des canaux publics ou privés (sur invitation). Tous les membres de votre entreprise peuvent rejoindre les premiers alors que les seconds sont réservés aux discussions confidentielles et sensibles. Le logiciel offre un espace de stockage pour consulter les fichiers importants ou les conversations à tout moment.

Les plateformes de partage de documents et de travail collaboratif

Google Workspace

Anciennement G Suite, Google Workspace est une plateforme de partage de documents et de travail pour gérer plus efficacement votre entreprise. Vous donnez instantanément vie à vos idées grâce à la synchronisation qui permet à celles-ci de passer d’une application à une autre. Ce logiciel a l’avantage d’intégrer parfaitement les solutions professionnelles dont vos collaborateurs ont besoin en un seul et même endroit.

Il vous aide à travailler où que vous soyez et quel que soit le support dont vous vous servez. L’un des points forts de Google Workspace concerne les fonctionnalités de sécurité professionnelles qu’il offre aux utilisateurs. Avec ce logiciel, vos informations à caractère sensible sont stockées sur un système fiable à l’abri du piratage.

Microsoft 365

À l’instar du logiciel précédent, Microsoft 365 permet aussi de créer, de partager et de collaborer depuis une interface unique. Vous pouvez facilement jongler avec vos applications favorites, de Word à Excel passant par PowerPoint et les autres outils intégrés à ce pack. Il offre de nouvelles possibilités pour simplifier le travail, augmenter les performances et accélérer la croissance de l’entreprise.

C’est une solution intelligente, pratique et flexible pour rester concentré et tourner à plein régime au sein de la firme. Microsoft 365 convient aux grandes entreprises, aux PME et aux particuliers qui souhaitent optimiser leur workflow. Il offre un espace de stockage de 5 Go pour stocker vos fichiers et de plus d’un To si vous passez à l’offre payante.

kSuite

kSuite est une solution collaborative et éthique dotée de paramètres avancés pour centraliser et partager les documents pertinents. Vous partagez les carnets d’adresses, les calendriers, les feuilles de calcul et d’autres ressources pour éliminer les tracas liés aux échanges de fichiers par e-mail. Elle offre une gestion efficace des utilisateurs, car vous pouvez administrer chacun en fonction de son statut sur l’interface.

Qu’il s’agisse de partenaires externes ou des équipes internes, un tableau est disponible pour contrôler les accès. kSuite vous permet de créer des équipes de travail avec des autorisations spécifiques et de répartir le personnel. En ce qui concerne les options de personnalisation, le logiciel vous donne la possibilité d’ajouter votre logo ou d’intégrer vos couleurs.

Zoho

Zoho est une suite logicielle unique et puissante qui vous offre les fonctionnalités essentielles pour transformer votre façon de travailler. Elle est conçue pour les entreprises de toutes tailles qui souhaitent réduire les silos entre les services et améliorer l’efficacité. Elle vous permet d’héberger votre messagerie professionnelle sur une interface chiffrée, ce qui garantit la confidentialité de vos informations.

Zoho donne la possibilité de créer des formulaires, de les partager en ligne et de recevoir des notifications instantanées. Vous n’aurez pas à écrire de code, car la plateforme comprend des modèles adaptés à différentes situations. Vous trouverez plus de 30 types de champs pour créer de superbes formulaires pour répondre à tous vos besoins.

Dropbox

Dropbox est un service de stockage de fichiers en ligne qui permet aux utilisateurs de sauvegarder et de partager des documents, des photos et des vidéos. Facile à utiliser, il offre une interface intuitive où les fichiers peuvent être glissés et déposés dans des dossiers cloud personnels ou partagés.

La plateforme favorise la collaboration en permettant à plusieurs utilisateurs de travailler simultanément sur les mêmes fichiers, avec un suivi des modifications et une synchronisation en temps réel. Dropbox sécurise les données avec un chiffrement robuste et propose différentes options de récupération de fichiers. C’est un outil essentiel pour les équipes et les individus cherchant à organiser et à accéder à leurs données de n’importe où.

Les réseaux sociaux d’entreprise 

Viva Engage (Ex Yammer)

Viva Engage est un réseau social d’entreprise appartement à Microsoft qui permet de connecter et d’impliquer les collaborateurs au sein d’une organisation. Il vous aide à créer des communautés de personnes qui partagent les mêmes valeurs, idées et intérêts. Il offre à chacun des utilisateurs la possibilité de communiquer en direct sur les sujets relatifs aux domaines qui les intéressent.

Viva Engage favorise la cohésion d’équipe, la collaboration et une réelle proximité entre la direction et l’ensemble du personnel. Ce réseau social d’entreprise contribue aux échanges inter-départements, entre les différentes équipes et se présente également comme un véritable outil de motivation. Il offre un excellent canal de diffusion, de partage d’évènements ou d’informations importantes de l’organisation, idéal pour gagner en temps.

Jive

Jive est une plateforme de collaboration intégrée qui permet de libérer la productivité des collaborateurs. Ce réseau d’entreprise propose un espace centralisé et sécurisé qui permet à toutes les parties prenantes d’une firme de travailler de façon transparente et efficace. Il diffuse un flux d’actualités que chacun peut personnaliser et il donne la possibilité de partager des posts ou de taguer des collègues.

Il est possible de laisser des commentaires sous les publications et d’envoyer des pièces jointes comme les vidéos et les images. Jive permet aussi de planifier des évènements internes grâce à son système de gestion de la présence et des invitations. Il est doté d’un outil d’analyse pour mesurer le degré d’interactivité sur le réseau et identifier les problèmes qui ralentissent la collaboration.

Workplace by Facebook

Workplace by Facebook est un espace sécurisé dédié aux entreprises pour faciliter la communication au sein de celles-ci. Il encourage la collaboration grâce aux fonctionnalités habituelles de ce réseau social très populaire pour aider les firmes à rester connectées. Toutefois, ces fonctionnalités sont orientées vers un angle professionnel avec des bots disponibles pour automatiser les tâches et les processus de travail.

Workplace by Facebook propose une messagerie instantanée pour des discussions en groupe ou des échanges individuels. Il donne la possibilité de passer des appels vocaux et vidéos qui garantissent une excellente qualité sonore et visuelle. En outre, ce réseau social permet de personnaliser et d’actualiser les profils en ajoutant des compétences.

SharePoint

Avec SharePoint, vous pouvez présenter des éléments visuels importants concernant les activités de l’entreprise sur un site d’équipe. Les collaborateurs ont accès aux informations de façon structurée et peuvent entrer les données qu’ils souhaitent partager. Il peut s’agir des compétences, des centres d’intérêt ou des dernières news à caractère personnel.

La plateforme leur donne même la possibilité de taguer certains mots-clés pour les mettre en évidence comme sur Twitter. Ce média social est conçu sur une interface simplifiée et optimisée qui garantit une bonne expérience utilisateur sur tous les supports. Il est doté de fonctionnalités intéressantes qui peuvent vous être utiles pour une communication en temps réel avec vos équipes. SharePoint est un outil de partage de connaissances, un levier pour renforcer le sentiment d’appartenance.

Confluence

Avec Confluence, vous pouvez organiser, développer et collaborer en un seul et même endroit, peu importe votre localisation géographique. Le logiciel vous donne la possibilité de regrouper les informations centralisées, qu’il s’agisse des projets ou des politiques de l’entreprise. Au fur et à mesure que votre firme grandit et que sa complexité augmente, il s’adapte en conséquence en actualisant le contenu.

Confluence aide à créer une source de référence unique pour aider les équipes à être alignées sans avoir à demander un accès. Au-delà des documents et des feuilles de calcul, cette plateforme vous permet de créer des plans avec du texte, des tableurs et des images. Il offre un espace propice pour permettre à vos équipes de se lancer immédiatement dans le travail.

Les outils de brainstorming

Miro

Miro propose un espace de création collaboratif accessible partout et rapidement pour encourager l’innovation et la créativité. Vous pouvez accélérer les processus et surtout, améliorer les résultats en visualisant les projets complexes en un coup d’œil. Il permet à chaque collaborateur de saisir des informations et de les structurer avec des diagrammes et des tableaux.

Les équipes peuvent partager les fichiers de façon centralisée et recevoir des notifications en cas de modification, d’éléments ajoutés ou supprimés. Afin d’assurer une efficacité continue, le logiciel se connecte dynamiquement à près d’une centaine d’outils comme Asana et Zoom. En outre, Miro garantit un niveau de sécurité élevé avec des paramètres avancés et une base de données robuste et inviolable.

Klaxoon

Klaxoon est une plateforme visuelle qui favorise le travail collaboratif en cas de projet à lancer, à distance ou en hybride. Le logiciel offre un espace de travail participatif et ultra-productif pour vous simplifier le quotidien. Vous travaillez efficacement pour booster la productivité et l’engagement de vos équipes, et ce, dans les meilleurs délais.

Dans le cadre du brainstorming, vous pouvez utiliser Klaxoon pour faire participer tout le monde et générer des idées innovantes. Il vous permet de rendre vos séances de brainstorming plus dynamiques en connectant judicieusement les idées des uns et des autres. Ces idées sont affichées sous différents angles sur un tableau blanc numérique avec les modes de vues Board, Liste et Colonne.

Whimsical

Whimsical est également une plateforme de collaboration visuelle qui vous permet de trouver rapidement l’inspiration grâce à une large gamme de modèles. Vous trouverez sur l’interface des organigrammes, des maquettes et des cartes mentales pour organiser vos idées. Vous donnez à vos équipes les ressources dynamiques et transparentes qui font évoluer les processus de prise de décision, ce qui vous permet de gagner du temps.

Il est doté de la fonctionnalité glisser-déposer qui facilite l’expérience utilisateur et simplifie le processus de transfert de fichiers. De plus, Whimsical est idéal pour éliminer les frictions entre les chefs de projet, les ingénieurs et les concepteurs. Sur la plateforme, il est possible de combiner les diagrammes faciles à lire pour que tout le monde reste aligné durant le processus.

MindMeister

Vous pouvez aussi utiliser MindMeister, un outil de brainstorming pour cartographier vos idées avec élégance et sobriété. Le logiciel vous permet de créer un nombre illimité de sous-thèmes et d’explorer les idées grâce à différentes couleurs pour faciliter la compréhension. C’est un éditeur intuitif qui permet de stimuler la performance créative et d’améliorer la participation des équipes.

Par ailleurs, MindMeister propose de nombreuses options de partage pour que tout le monde soit sur la même longueur d’onde. Chacun a la possibilité d’ajouter des commentaires, des liens et des pièces jointes pour enrichir le contenu et aboutir à une idée finale attrayante. Cet outil favorise donc la contribution instantanée et se présente comme une solution moderne et puissante de création collective.

Lucidchart

Lucidchart est un espace de travail sur lequel vous pouvez visualiser et mettre en œuvre vos projets. Il s’agit d’un éditeur de diagrammes intelligents qui permet de rassembler les équipes et de les aider à prendre les meilleures décisions. Il favorise un langage commun pour accélérer la collaboration, améliorer la communication et simplifier la compréhension des idées.

Avec Lucidchart, il est désormais plus facile de coordonner les efforts et d’impliquer les acteurs concernés qui restent concentrés durant tout le processus. Cet outil de brainstorming est intégré à l’intelligence artificielle, ce qui permet de créer automatiquement des diagrammes. Il vous permet de profiter des capacités exceptionnelles de l’IA pour générer des idées et résumer rapidement vos séances de travail.

Comment choisir les bons outils de travail de collaboratifs

Les outils de travail collaboratif sont des logiciels qui permettent aux utilisateurs de travailler ensemble sur un projet ou une tâche, qu’ils soient dans la même pièce ou à l’autre bout du monde. Ces outils peuvent être utilisés pour partager des fichiers et des documents, discuter en ligne, gérer les tâches et les calendriers, et bien plus encore.

Avec tant d’outils de travail collaboratif disponibles sur le marché, il peut être difficile de savoir quels sont les meilleurs pour votre entreprise. Voici quelques conseils pour vous aider à choisir les bons outils de travail collaboratif pour votre entreprise :

1. Décidez ce dont vous avez besoin

Avant de commencer à chercher des outils de travail collaboratif, prenez le temps de réfléchir aux tâches et aux projets sur lesquels vous souhaitez collaborer. Cela vous aidera à short-lister les fonctionnalités dont vous avez besoin et à trouver des outils qui correspondent à vos critères. 

2. Vérifiez les fonctionnalités

Une fois que vous avez une idée de ce dont vous avez besoin, passez en revue les différentes fonctionnalités offertes par les outils de travail collaboratif sur le marché. Assurez-vous qu’ils offrent tout ce dont vous avez besoin pour collaborer efficacement sur vos projets et tâches.

3. Prenez en compte la compatibilité

Lorsque vous sélectionnez des outils de travail collaboratif, assurez-vous qu’ils sont compatibles avec les autres outils et logiciels que vous utilisez. Vous ne voulez pas que votre nouvel outil de travail collaboratif crée des problèmes avec d’autres outils que vous utilisez déjà.

4. Pensez à l’évolutivité

Si votre entreprise est en croissance, pensez à l’avenir et choisissez des outils de travail collaboratif qui pourront évoluer avec votre entreprise. Vous ne voulez pas avoir à changer d’outils chaque fois que votre entreprise se développe ou change.

5. N’oubliez pas le support

Lorsque vous sélectionnez des outils de travail collaboratif, assurez-vous qu’ils offrent un support adéquat. Vous ne voulez pas vous retrouver avec un outil qui ne fonctionne pas et que vous ne pouvez pas obtenir de l’aide pour le faire fonctionner correctement.

En suivant ces conseils, vous serez en mesure de choisir les outils de travail collaboratif les plus appropriés pour votre entreprise. Assurez-vous de prendre le temps de comparer les différentes options avant de faire votre choix final. De cette façon, vous êtes sûr de trouver des outils qui répondront à tous vos besoins et qui vous aideront à collaborer efficacement sur vos projets.