Un logiciel GED est un logiciel permettant de gérer les documents d’une entreprise. Il permet de stocker, de classer et de retrouver rapidement les documents nécessaires au bon fonctionnement de l’entreprise.

Il existe plusieurs logiciels GED sur le marché. Certains sont plus complets que d’autres et offrent des fonctionnalités supplémentaires. Il est donc important de bien choisir le logiciel GED qui conviendra le mieux à vos besoins.

Pourquoi utiliser un logiciel GED ?

Il existe de nombreuses raisons d’utiliser un logiciel GED. Ces logiciels permettent notamment de gagner du temps et d’améliorer l’organisation des documents au sein de votre entreprise.

Les logiciels GED vous permettent :

  • De stocker vos documents de manière sécurisée et organisée
  • De retrouver facilement les documents que vous cherchez grâce à des outils de recherche performants
  • De partager vos documents en interne ou avec des partenaires extérieurs à votre entreprise
  • De gérer les droits d’accès aux documents de manière fine et précise
  • De traiter vos documents automatiquement grâce à des outils de gestion des workflows
  • De signer électroniquement vos documents grâce à la gestion électronique des signatures

1. PandaDoc

PandaDoc

PandaDoc traite les informations numériques en trois manières : la conception, la modification et la signature de documents. Pour cet instrument, la rapidité et l’efficacité du processus de travail sont les moyens pour une productivité optimale.

PandaDoc propose une dématérialisation de la gestion électronique des documents par l’approbation de la signature électronique. C’est une procédure légale très simple et fiable. Vous pouvez même l’effectuer depuis votre téléphone portable. L’insertion de ce mécanisme dans la gestion des flux de travail permet d’accélérer la procédure.

Ensuite, PandaDoc aide ses utilisateurs dans la gestion d’un workflow documentaire. Cela consiste à la création de propositions, de devis et de contrat dans une seule interface intuitive. Bref, c’est un logiciel d’automatisation de document.

2. Zeendoc

Zeendoc est un logiciel de gestion électronique qui vise à mettre en valeur une information au sein d’une société. C’est aussi un système de dématérialisation et de partage de documents entre l’équipe. Il s’agit d’un outil qui permet à tous le personnel de l’entreprise de classifier et archiver correctement les données.

D’abord, Zeendoc offre une analyse et une classification automatique des documents. Une bonne organisation des fichiers électroniques permet d’avoir une exploitation rapide des documents. En un peu de temps, vous répondez rapidement à votre interlocuteur sur les contenus d’un quelconque dossier. Une application très pratique, Zeendoc est disponible sur un ordinateur, tablette ou même les smartphones.

En principe, le traitement d’une information électronique expose à un risque de violation des secrets personnels. Pourtant, Zeendoc sécurise les données. Tout en étant accessibles, les informations stockées par Zeendoc seront aussi contrôlées.

3. Alfresco

Alfresco

Alfresco est un logiciel de gestion de contenu sécurisé. Les solutions innovantes apportées par cet instrument renforcent la protection des informations dans les documents. Une bonne gestion des données importantes engendre à la fois une optimisation de la productivité et une expérience client réussie.

L’utilisation de cet outil peut se faire à tout moment sur tous les appareils que vous disposez. En effet, l’ECM d’Alfresco basé sur le cloud vous permet d’effectuer diverses activités. Les résultats sont la rapidité du processus de traitement des contenus et la diminution des coûts d’exploitation de l’entreprise en général.

Alfresco développe aussi le travail d’équipe au sein d’une entreprise en proposant des options intéressantes. Une des fonctionnalités assure par exemple une simplification quant à l’accès aux contenus.

4. Microsoft SharePoint

SharePoint

Microsoft SharePoint est une application intranet mobile et intelligente. C’est un outil de partage et de gestion des documents au sein de l’entreprise. Les bénéficiaires de cette application sont les membres d’une équipe participant au même projet et le personnel dans un même service. Sur cette plateforme, vous pouvez accéder facilement aux contenus, aux informations importantes et à d’autres applications.

Le but ultime de Microsoft SharePoint est de booster le travail d’équipe pour atteindre les objectifs fixés en production. C’est un moyen qui vous permet d’harmoniser la communication interne de l’entreprise. À part cet aspect collaboratif de Microsoft SharePoint, il s’agit aussi d’un logiciel sécurisé. De plus, vous pouvez accéder aux informations sur des applications mobiles SharePoint ou sur le Web.

5. DocuWare

DocuWare

DocuWare assure la transformation numérique de votre entreprise. Il travaille sur la dématérialisation de la gestion des documents, des contenus de la société et tous les flux de travail. Pour ce faire, il utilise des solutions cloud pour automatiser les workflows. L’avantage de ce mécanisme est de diminuer les erreurs dans le traitement des contenus. Il apporte aussi une grande efficacité.

En outre, Docuware permet d’avoir une bonne gestion des factures entrantes de l’entreprise. Ce traitement des paiements respecte les normes de conformité. En plus, il offre une automatisation dans le processus. Ainsi, les tâches répétitives d’un employé seront enregistrées par cette application. De plus, les salariés pourront se concentrer sur la productivité.

6. Oodrive

Oodrive

Oodrive est une plateforme de gestion des documents simple et sécurisée. En premier lieu, la centralisation des informations dans une interface unique est un processus qui requiert des conditions d’accès. Ensuite, il permet de modifier sereinement les contenus. Après, les fichiers dits sensibles seront fortement protégés par Oodrive.

En outre, le partage de documents se fait à partir d’un espace de travail personnalisé. Le transfert de fichier sera alors sécurisé et sans limite de taille. Ce partage peut se faire à tout moment avec le personnel de l’entreprise ou les partenaires. En effet, Oodrive est un instrument collaboratif. En plus, il a pour finalité l’optimisation du travail en équipe.

7. Nuxeo

Nuxeo

La création d’application de gestion de contenus est une solution digitale proposée par Nuxeo. Véritable solution numérique, cette plateforme apporte un processus innovant. Ce procédé renforce les expériences clients de l’entreprise et la bonne gestion des contenus de la société. Ce processus vous accompagne pour prendre des décisions et lancer votre produit sur le marché.

Les solutions proposées par Nuxeo permettent de faire face aux défis des évolutions technologiques. En plus, les réponses intelligentes de ce logiciel s’appuient sur les informations essentielles. Vous aurez des solutions pragmatiques et qui s’adaptent à votre besoin. Les services cloud de Nuxeo sont aussi intéressants. Pour cela, ils vous offrent le modèle Saas qui est très simple mais tellement efficace.

8. Huddle

Huddle

Huddle est un logiciel de collaboration documentaire en ligne. Il a été conçu pour les télétravailleurs mais ouvert aux clients qui veulent accéder à l’information. En outre, le travail en équipe peut aussi se faire sur cette plateforme.

Il propose une solution de portail qui permet aux clients et partenaires de participer aux réunions. Pour ce faire, un espace de travail partagé a été créé au profit de tous les interlocuteurs.

Huddle regroupe tous ces participants dans un seul endroit pour qu’ils gèrent les contenus importants, les modifient et les révisent. En plus, cette démarche participative permet d’émettre des approbations et discussions sur une information. Bref, les avantages d’utiliser Huddle sont de procéder à un télétravail fluide et un partage de contenus sécurisé.

9. M-files

M-Files

La gestion de contenus par M-files permet d’accroître la performance et la productivité des travailleurs. Le circuit du document se fait d’une manière constante et sécurisée. En plus, le partage des contenus est réalisé instantanément et à la bonne personne.

M-files permet aussi de travailler dans une expérience numérique transparente. Une connexion automatique aux contenus importants peut se faire avec cet instrument. En effet, les contrats, les dossiers CRM et les documents de projet seront accessibles à tout moment.

Concernant la continuité des activités, une automatisation des tâches est aussi importante. Cela permet d’avoir des contenus cohérents et rationnels. En outre, cette approche diminue les risques commerciaux. M-files renforce la collaboration de l’équipe. Cela est dû au mécanisme de partage des documents.

10. Open Bee

Openbee

Open Bee est une plateforme de dématérialisation de la gestion des contenus d’une entreprise. C’est un moyen de transformation digitale de la firme. Il aide les dirigeants à atteindre leurs objectifs et à réaliser des gains financiers. Tel est le cas lorsque Open Bee réduits les tâches répétitives en les remplaçant par une automatisation.

Open Bee permet de partager les informations au sein d’une entreprise ou à l’extérieur de l’organisation. Ce logiciel essaie d’intervenir en apportant une réelle sécurité dans ce processus. La collaboration entre l’équipe se fait d’une manière très simple. Pour ce faire, vous pouvez créer un espace de travail privé. Cette fonctionnalité d’Open Bee permet de faire des échanges de contenus.

11. Qualios

Qualios

Qualios excelle dans la gestion des documents et le contrôle du système d’informations. Il se présente sous forme de tableau de bord, de formulaires et d’indicateurs. D’abord, l’interface claire de Qualios vous permet de suivre votre workflow avec exactitude. Pour cela, Qualios Doc et Qualios Manager sont des outils performants pour un pilotage du système d’informations.

Ce sont des moyens qui vous donnent la possibilité de contrôler vos documents et leur progression. Les formulaires de Qualios sont concis et clairs. En outre, vous pouvez les personnaliser selon votre priorité. Les indicateurs instantanément vous permettent de prendre la bonne décision sur votre processus. Bref, Qualios met en avant ses services pour améliorer la productivité.

12. Tilkee

Tilkee

Tlkee est un logiciel GED qui travaille dans le partage des documents. Les trois maîtres mots de ce logiciel sont : la simplicité, la sécurité et l’intelligence. Ces principes englobent tous les avantages d’un outil de gestion de documents.

Avec cet outil, vous n’avez plus besoin d’envoyer les documents en pièces jointes. Il suffit d’utiliser un moyen moderne, performant et sécurisé pour le partage des dossiers. Tilkee est ainsi un instrument qui vous guidera dans la dématérialisation de vos documents.

En outre, Tilkee permet de collaborer efficacement avec votre interlocuteur. Dans cet aspect, il vous permet de communiquer avec vos partenaires et prospects de manière fluide et organisée. Il existe un espace Tilkee dédié aux collaborateurs pour accéder aux documents avant de les signer.

Quelles sont les logiciels GED open-source ?

Il existe plusieurs logiciels GED open-source sur le marché. Ces logiciels sont généralement gratuits ou proposés à un prix très abordable. Ils peuvent cependant offrir moins de fonctionnalités que les logiciels GED commerciaux.

Voici quelques exemples de logiciels GED open-source :

  • OpenKM : ce logiciel GED open-source permet de stocker, de classer et de partager vos documents. Il offre une interface intuitive et des fonctionnalités avancées comme la gestion des workflows ou la gestion électronique des signatures.
  • Alfresco : ce logiciel GED open-source offre une interface web conviviale et permet de gérer vos documents de manière simple et efficace. Il propose également des fonctionnalités avancées comme la gestion des workflows ou la gestion électronique des signatures.
  • Nuxeo : ce logiciel GED open-source est très complet et offre une multitude de fonctionnalités avancées comme la gestion des workflows, la gestion électronique des signatures ou le stockage en ligne de vos documents.
  • eXo Platform : ce logiciel GED open-source est entièrement gratuit et offre une interface conviviale. Il permet également de gérer vos documents de manière simple et efficace.

Comment choisir un logiciel GED

Voici quelques critères à prendre en compte lors du choix d’un logiciel GED :

– La taille de votre entreprise : certains logiciels GED sont plus adaptés aux petites entreprises, alors que d’autres conviendront mieux aux grandes entreprises.

– Vos besoins en matière de gestion documentaire : certains logiciels GED offrent des fonctionnalités avancées comme la gestion des workflows ou la gestion électronique des signatures. Si vous avez besoin de ces fonctionnalités, il est important de choisir un logiciel GED qui les propose.

– La compatibilité avec vos autres logiciels : il est important que le logiciel GED que vous choisissez soit compatible avec les autres logiciels que vous utilisez dans votre entreprise. Cela permettra d’éviter tout problème de compatibilité et facilitera l’intégration du logiciel GED à votre environnement informatique existant.

– La fiabilité du fournisseur : il est important de choisir un fournisseur de logiciel GED fiable et expérimenté. Vous pourrez ainsi être sûr que le logiciel GED sera mis à jour régulièrement et qu’il bénéficiera d’un support technique efficace en cas de problème.

– Le prix : il existe des logiciels GED à tous les prix. Il est important de comparer les différentes offres avant de choisir le logiciel GED qui conviendra le mieux à votre budget.

En conclusion, il est important de bien choisir votre logiciel GED en fonction de vos besoins et de votre budget. La comparation des différentes offres disponibles sur le marché est un excellent moyen de trouver le logiciel GED qui conviendra le mieux à vos besoins.

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