Modèle de planning des congés gratuit

Ce que contient ce modèle de planning des congés

J’ai construit ce modèle pour qu’un dirigeant de TPE ou un responsable d’équipe voie en un coup d’œil qui est absent, quand, et combien de jours il reste à chacun. Le classeur compte quatre feuilles :

• Planning : une ligne par salarié et les 365 jours de l’année en colonnes. Vous choisissez un code dans une liste déroulante (CP, RTT, M pour maladie, F pour formation, EF pour événement familial, CSS pour congé sans solde) et la case prend sa couleur. Les week-ends et les jours fériés 2026 se grisent automatiquement. À l’impression, le planning tient environ un mois par page A4 paysage, avec les noms répétés ;
• Décompte : pour chaque salarié, le report de l’année précédente, les congés acquis, les congés posés, le solde, les RTT, les jours de maladie, les autres absences et un contrôle du congé principal d’été ;
• Paramètres : l’entreprise, l’année, le mode de décompte (jours ouvrables ou jours ouvrés), la date d’arrêté des compteurs, les codes d’absence et la liste des jours fériés 2026 et 2027 ;
• Mode d’emploi : les étapes et les règles à respecter.

Le point délicat d’un planning de congés, c’est le décompte. Le modèle le fait pour vous : vous marquez toute la période d’absence, samedi et dimanche compris, et il ne retient que les jours qui comptent selon votre mode de décompte. Un jour férié posé en congé n’est jamais décompté.

Comment l’utiliser

Ouvrez d’abord « Paramètres ». Vérifiez l’année, choisissez le mode de décompte appliqué dans votre entreprise et indiquez la date à laquelle vous arrêtez les compteurs, par exemple la fin du mois écoulé. Ajoutez vos éventuels jours de fermeture à la liste des jours fériés.

Sur la feuille « Planning », saisissez vos salariés dans la colonne des noms. Sur « Décompte », renseignez pour chacun sa date d’entrée, le solde de congés reporté au 1er janvier (celui qui figure sur son dernier bulletin de paie) et ses droits RTT de l’année. Posez ensuite les absences au fil des demandes. Le décompte se met à jour à chaque saisie.

La colonne « Ajustement » sert aux cas particuliers que le modèle ne peut pas deviner seul : un arrêt maladie long, une absence qui n’ouvre pas droit à congés, une règle plus favorable prévue par votre convention collective.

Les règles de congés payés à connaître en 2026

Le cadre légal est posé par le Code du travail et résumé par Service Public. En 2026, les points essentiels pour un employeur du secteur privé sont les suivants.

L’acquisition. Un salarié acquiert 2,5 jours ouvrables de congés par mois de travail effectif, dans la limite de 30 jours ouvrables par an, soit cinq semaines. Les jours ouvrables vont du lundi au samedi, hors jours fériés. Beaucoup d’entreprises décomptent en jours ouvrés, du lundi au vendredi : les droits deviennent alors 25 jours par an. Les deux méthodes donnent le même nombre de semaines de repos ; le modèle gère l’une et l’autre.

La période de référence. Sauf accord d’entreprise ou de branche qui en fixe une autre, elle court du 1er juin au 31 mai. Les congés acquis pendant cette période se prennent ensuite. Le modèle suit les compteurs sur l’année civile, ce qui correspond à la lecture d’un planning ; le report saisi au 1er janvier fait le lien avec la période en cours.

La maladie. Depuis la réforme du 24 avril 2024, un arrêt maladie d’origine non professionnelle ouvre droit à 2 jours ouvrables de congés par mois, dans la limite de 24 jours par période de référence, comme le détaille cette fiche officielle. Le modèle compte les jours de maladie ; utilisez la colonne « Ajustement » pour appliquer ce taux réduit sur les mois concernés. Quand la maladie empêche de prendre les congés, le salarié bénéficie d’une période de report de 15 mois.

Le congé principal. La période de prise des congés comprend obligatoirement la période du 1er mai au 31 octobre. Le congé principal doit comporter au moins 12 jours ouvrables continus pris sur cette période, sauf dérogations. La colonne « Congé principal » du décompte signale les salariés qui n’ont pas encore posé suffisamment de jours entre mai et octobre ; vérifiez ensuite sur le planning que ces jours se suivent.

L’ordre des départs : qui décide et comment

C’est l’employeur qui fixe l’ordre des départs, après avis du comité social et économique quand il existe. Il tient compte notamment de la situation de famille des salariés, de leur ancienneté dans l’entreprise et, le cas échéant, de leur activité chez un ou plusieurs autres employeurs. Deux délais s’imposent : la période de prise des congés doit être portée à la connaissance des salariés au moins deux mois avant son ouverture, et l’ordre des départs doit être communiqué à chacun au moins un mois avant son départ.

En pratique, je conseille d’ouvrir les demandes d’été dès mars, de les reporter dans le planning au fur et à mesure et d’arbitrer les chevauchements en avril. Le planning partagé en lecture seule dans Google Sheets évite les allers-retours : chacun voit les semaines déjà prises avant de demander les siennes.

Les jours fériés 2026 déjà intégrés

Le modèle contient les onze jours fériés légaux de 2026 en métropole : jeudi 1er janvier, lundi de Pâques 6 avril, vendredi 1er mai, vendredi 8 mai, Ascension jeudi 14 mai, lundi de Pentecôte 25 mai, mardi 14 juillet, samedi 15 août, dimanche 1er novembre, mercredi 11 novembre et vendredi 25 décembre. Ceux de 2027 sont aussi listés pour préparer l’année suivante. En Alsace-Moselle ou outre-mer, ajoutez vos jours fériés locaux dans les cases libres ; le ministère du Travail rappelle les règles applicables aux ponts et aux jours chômés.

Mai 2026 compte quatre jours fériés en semaine, deux vendredis, un jeudi et un lundi : c’est le mois où les demandes de RTT et de ponts se multiplient. Le planning les rend visibles d’un coup d’œil.

Tableur ou logiciel de gestion des congés ?

Au-delà d’une dizaine de salariés, le tableur montre ses limites : les demandes arrivent par e-mail, il faut les ressaisir, et les compteurs doivent être reportés à la main dans la paie. Un logiciel RH gère le circuit complet, de la demande à la validation puis à l’export vers la paie, et calcule les droits selon votre convention collective. Les trois logiciels présentés en haut de cette page font exactement cela. J’ai aussi comparé les logiciels RH (SIRH) et les logiciels de planning du personnel, et j’explique comment choisir le bon logiciel RH.

Trois erreurs que je vois souvent

Oublier le samedi en jours ouvrables. Une semaine de congés en jours ouvrables coûte six jours, pas cinq. C’est la première source d’écart entre le planning et le bulletin de paie. Marquez la semaine entière et laissez le modèle compter.

Décompter un jour férié. Un jour férié chômé qui tombe pendant les congés ne se décompte pas. Le modèle l’exclut automatiquement, à condition que la liste des jours fériés soit à jour.

Attendre juin pour organiser l’été. Sans visibilité, les départs se concentrent sur les mêmes semaines et l’activité en souffre. Un planning partagé tôt règle la question.

Pour compléter, mon modèle de planning de travail organise les horaires de l’équipe, mon tableau de bord RH suit l’absentéisme et les effectifs, et ma feuille de pointage décompte les heures travaillées. Avant de partir, préparez aussi votre message d’absence avec mon générateur de signature e-mail.