Modèle de tableau de bord RH gratuit

Ce que contient ce modèle de tableau de bord RH

J’ai construit ce modèle pour qu’un dirigeant ou une personne chargée des RH dans une petite entreprise obtienne en quelques minutes les chiffres qu’on lui demande : combien de salariés, combien d’arrivées et de départs, quel taux d’absentéisme, quelle masse salariale. Le classeur compte quatre feuilles :

• Tableau de bord : huit indicateurs clés en tuiles, puis un tableau de seize indicateurs avec, pour chacun, la formule expliquée en une phrase, et la répartition des effectifs et de la masse salariale par service. Le tout tient sur une page A4 ;
• Salariés : le registre de travail, une ligne par salarié, départs compris. Vous saisissez le sexe, la date de naissance, le service, le poste, le contrat, le temps de travail, les dates d’entrée et de sortie, le salaire brut mensuel, les jours d’absence et les heures de formation. Les colonnes de calcul se remplissent seules ;
• Paramètres : l’entreprise, la période analysée, le nombre de jours travaillés théoriques d’un temps plein et les listes déroulantes (services, contrats, motifs de sortie) ;
• Mode d’emploi : les étapes et les conventions de calcul.

Tout se recalcule quand vous changez la période. Un suivi du 1er janvier à la fin du mois écoulé, un bilan annuel ou un trimestre : il suffit de modifier deux dates.

Comment l’utiliser

Commencez par « Paramètres » : fixez le début de la période et la date d’arrêté. Vérifiez ensuite le nombre de jours travaillés théoriques. J’ai prérempli 227 jours pour 2026 : 261 jours du lundi au vendredi, moins les 9 jours fériés qui tombent en semaine cette année, moins 25 jours ouvrés de congés payés. Si vos salariés ont des RTT ou des congés conventionnels, retirez-les.

Remplissez ensuite la feuille « Salariés ». Gardez une ligne pour chaque personne passée dans l’entreprise pendant la période, même si elle est partie : sans elle, les sorties et le turnover seraient faux. Pour les absences, choisissez une règle et tenez-vous-y : en général la maladie, les accidents du travail et les absences injustifiées, hors congés payés et formation. Le tableau de bord se met à jour à chaque saisie.

Les indicateurs RH et leurs formules

Un indicateur n’a de valeur que si tout le monde le calcule de la même façon. Voici les conventions retenues dans le modèle, les plus courantes en entreprise.

Effectifs et mouvements

• Effectif au début et à la fin : les salariés présents au premier jour de la période et à la date d’arrêté. L’effectif moyen est la moyenne des deux ;
• Équivalents temps plein : la somme des temps de travail des présents. Deux salariés à mi-temps valent un ETP ;
• Taux de turnover : ((entrées + sorties) ÷ 2) ÷ effectif au début de la période. Il mesure le renouvellement de l’équipe. Le taux de sortie, sorties ÷ effectif moyen, isole les départs.

Absentéisme

Le taux d’absentéisme rapporte les jours d’absence aux jours qui auraient dû être travaillés. Le modèle proratise ces jours théoriques selon le temps de travail et la durée de présence de chaque salarié : un temps partiel à 80 % ou une personne arrivée en juillet ne faussent pas le résultat. Dans l’exemple, 2,8 % signifie qu’environ un jour prévu sur 36 n’a pas été travaillé.

Structure de l’équipe

L’ancienneté moyenne et l’âge moyen portent sur les salariés présents à la date d’arrêté. La part des femmes et la part des CDI complètent le portrait. Ces chiffres servent à anticiper : une ancienneté très faible révèle des difficultés de fidélisation, une pyramide des âges déséquilibrée annonce des départs à préparer.

Masse salariale et formation

La masse salariale brute de la période additionne, pour chaque salarié, le brut mensuel multiplié par douze et par la part de l’année passée dans l’entreprise. C’est une estimation fiable pour piloter ; pour le montant exact, primes et heures supplémentaires comprises, référez-vous à votre journal de paie. Côté formation, le modèle calcule le total d’heures, les heures par salarié et la part des salariés formés.

Les obligations RH liées à ces données

Le tableau de bord est un outil de pilotage : aucune loi n’impose sa forme. Plusieurs obligations reposent en revanche sur les mêmes données, et il est utile de les avoir en tête.

Toute entreprise qui emploie des salariés tient un registre unique du personnel, qui liste chaque salarié dans l’ordre des embauches avec son identité, son emploi, son contrat et ses dates d’entrée et de sortie. Les informations sont conservées cinq ans après le départ du salarié, comme le rappelle le ministère du Travail. La feuille « Salariés » du modèle n’en tient pas lieu, mais elle se remplit à partir des mêmes informations.

À partir de 50 salariés, deux obligations s’ajoutent. L’entreprise alimente une base de données économiques, sociales et environnementales à destination du CSE, et elle calcule et publie chaque année, au plus tard le 1er mars, son index de l’égalité professionnelle entre les femmes et les hommes. En 2026, cet index reste applicable, en attendant la transposition de la directive européenne sur la transparence salariale, comme l’indique la page officielle consacrée aux déclarations 2026. La part des femmes et la masse salariale par service de ce modèle ne remplacent pas l’index, mais elles aident à repérer les écarts.

Enfin, un fichier du personnel contient des données personnelles. Limitez son accès aux personnes qui en ont besoin et ne le partagez jamais en lien public.

Tableur ou logiciel RH ?

Le tableur a un défaut majeur : il faut le tenir à jour à la main, en parallèle de la paie. Au-delà d’une quinzaine de salariés, ou si vous voulez suivre l’absentéisme chaque mois, un SIRH devient plus fiable, car les indicateurs sortent directement des contrats, des absences et des bulletins. Les trois logiciels présentés en haut de cette page proposent ces tableaux de bord. Pour choisir, j’ai rédigé un guide sur ce qu’est un SIRH, un comparatif des meilleurs logiciels RH et un autre des logiciels de paie.

Trois erreurs que je vois souvent

Supprimer les salariés partis. C’est la plus fréquente. Sans les départs de la période, le turnover tombe à zéro et la masse salariale est sous-estimée. Gardez toutes les lignes et renseignez la date de sortie.

Changer de règle d’absence en cours de route. Si vous comptez la maladie seule un trimestre, puis maladie et congés le suivant, les taux ne sont plus comparables. Écrivez votre règle dans le mode d’emploi et appliquez-la toujours.

Comparer des périodes de longueurs différentes. Un taux de turnover sur neuf mois n’est pas comparable à un taux annuel. Pour un suivi dans le temps, gardez la même durée de période.

Pour alimenter ce tableau de bord, mon modèle de planning des congés compte les absences par salarié et ma feuille de pointage suit les heures travaillées. Côté recrutement, mon modèle de suivi des candidatures prend le relais. Et pour chiffrer le coût d’une mission confiée à un indépendant plutôt qu’à un salarié, mon simulateur de TJM freelance donne un ordre de grandeur.