Faire un rétroplanning : Modèle gratuit et conseils

Notre sélection des logiciels de retroplanning

Voir également : Top 10 des outils de rétroplanning en ligne

C’est quoi le retroplanning ?

La planification rétro implique généralement un graphique construit pendant la phase de planification du projet. Elle est également connue sous le nom de planification rétrospective ou rétroplanning. À première vue, cela peut ressembler à une chronologie standard, avec des tâches et des jalons. Cependant, elle diffère par la manière de la construire.

Le but du retroplanning n’est pas d’ajouter un outil supplémentaire à ceux dont vous disposez déjà. Mais, de rassembler sur un outil de gestion toutes les étapes d’un projet. Cependant, il est évident que des outils tels que Excel présente des avantages indéniables. Notamment, leur utilisation complémentaire avec une interface de gestion de retroplanning qui peut être très pertinente.

Comme son nom l’indique, ce plan de projet est construit dans l’ordre chronologique inverse à partir d’une échéance fixe. Ceci est particulièrement utile lorsque la date de livraison est fixée dès le départ et ne peut pas être déplacée.

Mais c’est loin d’être le seul avantage de cette approche. Découvrez la définition et les autres avantages du rétroplanning, ainsi que les étapes à suivre pour construire efficacement votre reverse planning. De plus, vous pouvez même télécharger notre modèle de rétroplanning gratuit pour créer immédiatement un graphique dans Excel.

Les modèles de rétroplanning impliquent souvent un graphique créé lors de la planification du projet. Cela peut être un calendrier normal avec des tâches et des délais. Excel propose désormais gratuitement différents types de modèles de projet de graphique pour la planification rétro.

Pourquoi utiliser le retroplanning ?

La rétro planification offre de multiples avantages par rapport à une méthodologie de gestion de projet plus traditionnelle. Cette méthode pourrait vous aider à éviter de manquer les délais. Planifier le processus de développement à partir de la date limite est le meilleur moyen de respecter les délais impartis au projet. Le planning à l’envers vous donne plus de visibilité sur votre avancement et le temps qu’il vous reste. Ce type d’approche permet de maîtriser plus facilement la gestion des risques et d’éviter les retards et les dépassements.

Les délais imposés par le client sont-ils réalistes ? Le rétroplanning vous permet d’évaluer si oui ou non les objectifs sont réalisables dans un temps donné. Cela signifie que vous pourrez réagir plus rapidement si vous pensez que vous ne pourrez pas atteindre les objectifs.

Adaptez la durée de tâches spécifiques en fonction du temps restant. Vous pouvez anticiper la marge de manœuvre disponible pour passer plus de temps sur des tâches à forte valeur ajoutée. Vous pourriez également identifier les livrables sur lesquels vous pourriez vous permettre de consacrer moins de temps et d’efforts. Dans l’ensemble, les tâches de planification deviennent plus granulaires et précises.

Mieux gérer les ressources va de pair avec le gain de précision sur la planification des projets. En évaluant le temps imparti pour chaque tâche, vous pouvez également déduire le nombre de ressources nécessaires pour terminer les missions à temps.

Comment faire un retroplanning ?

Tous les acteurs de la gestion de projet s’accordent sur un principe commun : le respect des délais. Fixer une date limite pour un projet en fonction de la date de début peut entraîner des pénalités en cas de non-respect du contrat. Le rétroplanning permet d’appliquer la méthode inverse et ainsi de ne pas dépasser les délais. Nous vous dévoilons quelques pistes pour mettre en place efficacement un rétroplanning de projet.

Lister et sectionner les différentes parties du projet :

Cette première étape est la plus importante. En effet, de cela dépendra tout le succès de la gestion du projet. Toutes les parties prenantes tout au long de la chaîne du projet doivent en comprendre les tenants et les aboutissants. Cette phase implique donc une énumération claire et détaillée des différents processus d’exécution du projet.

Chaque tâche doit être assignée à une partie prenante spécifique :

En binôme, trinôme ou plus, tous les membres d’une même équipe doivent se connaître. Chacun doit savoir quels sont ses rôles spécifiques. La répartition des tâches peut être présentée en 5 actions principales de la fin au début :

• Tâche 1 À faire par : [Nom, prénom] Échéance : [Date] Pourcentage achevé : 100 %.
• Tâche 2 À faire par : [Nom, prénom] Échéance : [Date] Pourcentage achevé : 75 %….
• Jusqu’à la dernière Tâche : À faire par : [Nom, prénom] Échéance : [Date] Pourcentage achevé : 00 %.

Il est également possible selon l’envergure du projet d’ajouter des sous-tâches à chaque partie :

Le but est que chacun ait un niveau de compréhension sans faille du projet. Après la phase de répartition des actions à mener, il va maintenant falloir définir leur responsable. Il est conseillé d’avoir la même chose pour les actions et les sous-actions. Si un membre de l’équipe a la capacité de gérer plusieurs responsabilités en même temps, alors n’hésitez pas à lui faire confiance. Il appartient en dernier ressort au chef de projet ou de production de définir les personnes aptes à assumer de telles responsabilités.

L’évaluation des temps d’exécution est également une phase très importante :

En effet, des délais trop courts ou sous-estimés peuvent avoir un impact sur la qualité du rendu. Cette étape permet également d’évaluer les ressources internes pour pouvoir terminer le projet dans les délais. Avons-nous le bon personnel à chaque poste ? Les matériaux disponibles sont-ils fonctionnels et aux normes ? Les ressources financières sont-elles suffisantes pour la durée du projet ? Autant de questions qui doivent être posées à ce niveau de rétroplanning de projet.

Organisez les actions à réaliser chronologiquement :

Cette partie du rétro planning doit se faire de manière intelligente et coordonnée. L’objectif est d’éviter de bloquer la chaîne car une tâche arriverait trop tôt ou trop tard sur une autre. Identifier les actions interdépendantes est la première chose à faire. Après avoir listé toutes les actions à mener du début à la fin du projet, un autre arrangement devra être fait. Les tâches pouvant être réalisées à partir de la fin du projet seront listées en premier. Et ainsi de suite jusqu’à ceux au début du projet. C’est le principe de la rétro planification.