Modèle de planning de travail gratuit

Ce que contient ce modèle de planning de travail

J’ai construit ce modèle pour répondre à deux questions en même temps : qui travaille quand, et le planning respecte-t-il le Code du travail ? Le classeur compte trois feuilles :

• Planning : une semaine, six salariés sur deux lignes chacun (arrivée, départ et pause pour chaque jour, puis la durée du jour), le total de la semaine, l’écart au contrat, le repos le plus court entre deux journées, le nombre de jours de repos et une colonne de contrôle. Sous le planning, l’effectif présent chaque jour, le besoin, l’écart et les heures planifiées. La feuille tient sur une page A4 en paysage ;
• Paramètres : le nom de l’entreprise et les seuils contrôlés, avec l’article du Code du travail correspondant ;
• Mode d’emploi : les étapes et les limites des contrôles.

Tous les calculs sont automatiques. La durée du jour se déduit des heures d’arrivée et de départ, pause retirée, y compris pour un poste de nuit qui se termine après minuit. La colonne « Contrôle » affiche « Conforme » ou la liste des problèmes : journée trop longue, semaine trop longue, pause manquante, repos quotidien trop court, aucun jour de repos. Dans l’exemple, deux salariés sont signalés : une journée de 11 heures le lundi, et un enchaînement fermeture à 22 h puis ouverture à 7 h qui ne laisse que 9 heures de repos.

Comment l’utiliser

Saisissez d’abord la liste de l’équipe : nom, poste et durée hebdomadaire prévue au contrat. Entrez ensuite le lundi de la semaine dans la case verte ; les dates des sept jours et le numéro de semaine s’affichent seuls.

Pour chaque jour travaillé, tapez l’heure d’arrivée et l’heure de départ au format 09:00, puis la pause en minutes. Un jour de repos se laisse vide. La ligne du dessous affiche aussitôt la durée de travail, et les colonnes de droite se mettent à jour. Corrigez jusqu’à ce que chaque ligne affiche « Conforme », puis vérifiez la couverture : si la ligne « Écart » passe en rouge, il manque quelqu’un ce jour-là.

Pour la semaine suivante, dupliquez l’onglet et changez la date : vous gardez l’historique, utile pour contrôler la moyenne sur plusieurs semaines et pour répondre à un salarié ou à un contrôle.

Les règles contrôlées par le modèle

Les seuils de la feuille « Paramètres » reprennent le cas général d’un salarié majeur du secteur privé, tel qu’il est décrit en 2026 sur Service-Public.fr :

• 10 heures de travail effectif au maximum par jour (article L3121-18). Des dérogations permettent d’aller jusqu’à 12 heures, notamment par accord collectif en cas d’activité accrue ;
• 48 heures au maximum sur une même semaine, et 44 heures en moyenne sur 12 semaines consécutives (articles L3121-20 et L3121-22). Un accord peut porter cette moyenne à 46 heures ;
• une pause d’au moins 20 minutes consécutives dès que le salarié a travaillé 6 heures (article L3121-16) ;
• un repos quotidien d’au moins 11 heures consécutives entre deux journées de travail, sauf dérogations (article L3131-1), rappelé sur la fiche repos quotidien du salarié ;
• un repos hebdomadaire d’au moins 24 heures consécutives, auxquelles s’ajoutent les 11 heures de repos quotidien, soit 35 heures ; un salarié ne peut pas travailler plus de 6 jours par semaine, sauf dérogation (fiche repos hebdomadaire).

Le modèle vérifie la durée de chaque journée, le total de la semaine, la pause, le repos entre deux journées consécutives et la présence d’au moins un jour de repos. Deux règles demandent un regard sur plusieurs semaines : la moyenne de 44 heures et le repos hebdomadaire de 35 heures consécutives, qui peut chevaucher deux semaines (un samedi et un dimanche de repos, puis une reprise le lundi). Gardez vos plannings successifs pour les contrôler.

Pour un salarié de moins de 18 ans, les limites sont plus strictes : 8 heures par jour, 35 heures par semaine et 12 heures de repos quotidien, 14 heures avant 16 ans, comme le détaille la fiche durée du travail d’un jeune de moins de 18 ans. Adaptez alors les valeurs de la feuille « Paramètres ». Votre convention collective peut aussi prévoir des règles propres ; pour en retrouver vite les clauses sur le temps de travail, mon outil de résumé de PDF fait gagner du temps sur un texte de plusieurs dizaines de pages.

Afficher et conserver les horaires

Quand une équipe travaille selon un même horaire collectif, l’employeur doit afficher les heures de début et de fin de chaque période de travail, ainsi que les heures et la durée des repos, dans un lieu accessible aux salariés, et en adresser un double à l’inspection du travail avant sa mise en application. Quand les horaires sont individualisés, comme dans l’exemple, la durée du travail de chaque salarié doit être décomptée chaque jour et récapitulée chaque semaine. Le Code du travail numérique résume ces obligations d’affichage. Le planning imprimé répond à la première situation ; dupliqué semaine après semaine et complété des heures réellement faites, il aide pour la seconde.

La colonne « Écart au contrat » signale aussi les heures en plus. Pour un salarié à temps partiel, ce sont des heures complémentaires : sauf accord collectif qui les porte jusqu’au tiers, elles ne peuvent dépasser le dixième de la durée prévue au contrat, selon la fiche du ministère sur le travail à temps partiel. Dans l’exemple, la demi-heure de plus du salarié à 28 heures reste dans cette limite.

Excel, Google Sheets ou un logiciel de planning ?

Un tableur convient bien à une équipe stable de quelques personnes, avec des horaires qui changent peu d’une semaine à l’autre. Il atteint ses limites dès que les plannings varient chaque semaine, que les salariés veulent consulter leurs horaires sur leur téléphone ou échanger un créneau, ou que les heures doivent alimenter la paie sans ressaisie. Un logiciel de planning du personnel gère aussi les congés, les absences et les compteurs d’heures. J’en compare dix dans mon article sur les logiciels de planning du personnel, et j’élargis aux outils de gestion RH dans le comparatif des logiciels RH. Les trois présentés en haut de cette page sont ceux que je conseille selon la taille de l’équipe.

Trois erreurs que je vois souvent

Oublier le repos entre fermeture et ouverture. Fermer à 22 heures et ouvrir le lendemain à 7 heures ne laisse que 9 heures de repos. C’est l’erreur la plus fréquente dans le commerce et la restauration, et le modèle la signale.

Compter la pause comme du travail. Une présence de 9 heures à 17 heures avec une heure de déjeuner fait 7 heures de travail, pas 8. Saisissez toujours la pause : c’est elle qui fait la différence entre un planning conforme et un contrat de 35 heures qui en fait 40.

Publier le planning au dernier moment. Les salariés doivent connaître leurs horaires à l’avance, et un temps partiel ne peut pas voir la répartition de ses heures modifiée à tout moment. Préparez le planning une à deux semaines avant. Pour la suite, mon modèle de planning des congés anticipe les absences, et le modèle de feuille de temps enregistre les heures réellement faites.