Modèle de feuille de pointage gratuit

Ce que contient ce modèle de feuille de pointage

J’ai conçu cette feuille de pointage pour les TPE et PME qui doivent relever les heures de leurs salariés : artisans, commerces, restaurants, associations, petites entreprises de services. Elle couvre cinq semaines complètes, du lundi au dimanche, sur une page A4 par salarié. Le classeur compte trois feuilles :

• Feuille de pointage : une ligne par jour avec l’heure d’arrivée, le début et la fin de la pause, l’heure de départ, les heures travaillées calculées, un code d’absence et une colonne Contrôle qui signale les dépassements. En dessous, un récapitulatif par semaine et une synthèse de la période, puis deux cases de signature ;
• Paramètres : le salarié, son poste, le premier lundi de la période, la durée de référence, les taux de majoration, le taux horaire brut, le contingent annuel et les codes d’absence ;
• Mode d’emploi : les étapes et les conventions de calcul.

Le récapitulatif hebdomadaire sépare les heures normales, les heures supplémentaires au premier taux et au second taux, et vérifie la limite de 48 heures. La synthèse additionne les heures de la période, estime le paiement brut des heures supplémentaires, suit le cumul annuel face au contingent et compte les jours d’absence.

L’exemple fourni suit Lucas, technicien de maintenance, du 7 septembre au 11 octobre 2026 : 182 h 45 travaillées, 13 h 45 supplémentaires majorées à 25 % et 1 h 30 à 50 %, soit 262,41 € brut à ajouter au salaire avec un taux horaire de 13,50 €. Trois alertes apparaissent : une journée de 10 h 30, une pause de 15 minutes et un repos de 10 h 30 entre deux journées.

Comment l’utiliser

Ouvrez « Paramètres » et saisissez le nom du salarié, son poste et le premier lundi de la période. Les dates et les jours de la semaine se remplissent seuls. Vérifiez ensuite la durée de référence (35 heures pour un temps plein), les taux de majoration prévus par votre convention collective, le taux horaire brut du salarié, le contingent annuel et le nombre d’heures supplémentaires déjà faites depuis le début de l’année.

Dans la feuille de pointage, saisissez les horaires au format 08:30. Sans pause, laissez les deux colonnes de pause vides. Un départ après minuit est bien pris en compte. Pour un jour non travaillé, laissez les horaires vides et choisissez un code : CP pour les congés payés, RTT, MAL pour la maladie, FER pour un jour férié chômé, FOR pour une formation extérieure, ABS pour une autre absence.

Le plus fiable reste de faire remplir la feuille par le salarié chaque jour, puis de la contrôler chaque semaine. En fin de période, le salarié et l’employeur signent, et les heures supplémentaires partent sur la fiche de paie. Si vous établissez les bulletins vous-même, mon modèle de fiche de paie reprend ces heures majorées. Pour prévoir les horaires avant de les relever, partez du modèle de planning de travail.

Le décompte des heures : ce que dit la loi en 2026

Quand vos salariés ne suivent pas tous le même horaire collectif affiché, l’article D3171-8 du Code du travail vous impose en 2026 de décompter la durée du travail de chacun. Le relevé se fait chaque jour, soit par les heures de début et de fin de chaque période de travail, soit par le nombre d’heures accomplies. S’y ajoute un récapitulatif hebdomadaire des heures de chaque salarié. Cette feuille de pointage retient la première méthode, la plus précise, et produit le récapitulatif par semaine.

Ces relevés se conservent. Le tableau officiel des délais de conservation des documents d’entreprise fixe en 2026 une durée d’un an pour la comptabilisation des horaires des salariés et des heures d’astreinte, et de trois ans pour les jours travaillés des salariés au forfait jours. En cas de litige sur les heures supplémentaires, ce sont ces documents que l’on vous demandera.

Comment la feuille calcule les heures supplémentaires

D’après la fiche de Service Public sur les heures supplémentaires d’un salarié du secteur privé, les règles suivantes s’appliquent en 2026 :

• les heures supplémentaires se comptent par semaine civile, au-delà de la durée légale de 35 heures. C’est pourquoi la période commence toujours un lundi ;
• sans accord collectif, elles sont majorées de 25 % pour les 8 premières heures de la semaine (de la 36e à la 43e heure), puis de 50 % au-delà ;
• un accord d’entreprise ou de branche peut prévoir d’autres taux, mais chacun doit être d’au moins 10 % ;
• sans accord, le contingent annuel est de 220 heures par salarié. Au-delà, le salarié a droit en plus à une contrepartie obligatoire en repos.

Dans le modèle, un jour d’absence ne compte pas dans les heures travaillées : une semaine avec un jour de congé et quatre journées de 8 heures donne 32 heures, sans heure supplémentaire. C’est la règle générale, puisque seul le temps de travail effectif est pris en compte, mais certaines conventions collectives assimilent des absences à du travail. Vérifiez la vôtre. Si vous facturez vos interventions, pensez à intégrer le coût de ces heures majorées dans vos prix : mon générateur de devis vous aide à les chiffrer.

Durées maximales, pauses et repos : les contrôles du modèle

La colonne « Contrôle » s’appuie sur les limites générales du Code du travail pour un salarié majeur, vérifiées sur Service Public en 2026 :

• 10 heures de travail effectif par jour au maximum, sauf dérogation, et 48 heures sur une même semaine, ou 44 heures en moyenne sur 12 semaines consécutives (fiche Durée du travail d’un salarié à temps plein) ;
• une pause d’au moins 20 minutes consécutives dès que le temps de travail atteint 6 heures de suite (fiche Temps de pause du salarié). Le modèle signale une journée de 6 heures ou plus avec une pause plus courte ;
• un repos quotidien d’au moins 11 heures consécutives entre deux journées de travail (fiche Repos quotidien du salarié). Le modèle compare l’heure de départ de la veille à l’heure d’arrivée du jour.

Ces alertes sont des repères, pas un avis juridique : un accord collectif peut autoriser des journées de 12 heures ou un repos réduit dans certains secteurs. La moyenne de 44 heures sur 12 semaines n’est pas calculée ici, car la feuille couvre cinq semaines. Gardez les feuilles successives pour la vérifier.

Tableur ou logiciel de pointage ?

Une feuille de pointage sur tableur est gratuite et suffit pour quelques salariés. Elle repose toutefois sur la déclaration du salarié et sur votre vigilance pour la collecter, la contrôler et la reporter en paie. Avec plusieurs équipes, des horaires décalés ou du travail le week-end, une badgeuse virtuelle fait gagner des heures chaque mois : pointage sur smartphone ou tablette, calcul automatique des heures supplémentaires, alertes en temps réel et export vers la paie. Les trois logiciels présentés en haut de cette page combinent planning et pointage. Pour comparer, lisez mon guide des logiciels de planning du personnel et celui des logiciels de gestion de la paie.

Si vous cherchez plutôt à savoir sur quels clients ou projets vos équipes passent leur temps, la feuille de temps est plus adaptée : elle répartit les heures par client et calcule le montant facturable.

Trois erreurs que je vois souvent

• Noter l’horaire théorique au lieu de l’horaire réel. Une feuille qui affiche 8:00-12:00 / 13:00-16:00 tous les jours sans exception ne prouve rien. En cas de contrôle ou de litige, elle se retourne contre l’employeur ;
• Calculer les heures supplémentaires au mois. Une semaine de 42 heures suivie d’une semaine de 28 heures ne s’annulent pas : les 7 heures de la première semaine sont dues avec leur majoration, sauf dispositif d’aménagement du temps de travail prévu par accord ;
• Oublier de faire signer. Une feuille validée par le salarié chaque mois évite les contestations des mois plus tard.