Modèle de fiche de paie gratuit

Ce que contient ce modèle de fiche de paie

J’ai construit ce classeur pour répondre à deux questions que tout dirigeant de petite entreprise se pose un jour : que signifie chaque ligne de ce bulletin, et combien va vraiment me coûter ce salarié ? Je le dis d’emblée, et c’est écrit en haut du fichier : c’est un modèle pédagogique. La paie réelle se fait avec un logiciel de paie ou un expert-comptable. Le classeur comprend quatre feuilles :

• Bulletin : un bulletin de paie complet pour un salarié non cadre, dans l’ordre de présentation réglementaire, du salaire brut au net à payer, avec les cumuls et le coût total employeur ;
• Taux : chaque taux de cotisation 2026, avec son assiette, sa source officielle et la date à laquelle je l’ai vérifié, ainsi que le SMIC, le plafond de la Sécurité sociale et les paramètres de la réduction générale ;
• Paramètres : l’employeur, l’effectif, le taux AT/MP, le salarié, les heures, le taux horaire, la mutuelle et le taux de prélèvement à la source ;
• Mode d’emploi : les étapes et, surtout, la liste de ce que le modèle ne gère pas.

Tout se calcule : tranches de retraite, assiette de la CSG, réduction générale, net imposable, impôt prélevé à la source. Changez le taux horaire ou l’effectif, le bulletin suit. Une alerte s’affiche si le taux horaire saisi est inférieur au SMIC.

Comment l’utiliser

Commencez par la feuille « Paramètres ». Indiquez l’effectif de l’entreprise : il change le taux du Fnal (moins ou plus de 50 salariés), celui de la contribution à la formation professionnelle (moins ou plus de 11 salariés) et le coefficient de la réduction générale. Remplacez le taux AT/MP d’exemple par celui qui vous a été notifié. Saisissez ensuite les heures payées (151,67 heures pour un temps plein à 35 heures), le taux horaire brut, la cotisation de la mutuelle et la part que vous prenez en charge, au minimum la moitié.

Le taux de prélèvement à la source vous est transmis par l’administration fiscale pour chaque salarié. Reportez-le tel quel. Les deux cumuls annuels se complètent avec les montants des mois précédents : dans l’exemple, ils correspondent à huit mois identiques.

Si un taux évolue, modifiez-le dans la feuille « Taux », jamais directement dans le bulletin. C’est le principe du modèle : une seule source pour chaque valeur, avec sa date de vérification.

Les chiffres de la paie en 2026

Voici les valeurs que j’ai vérifiées une par une sur les sites officiels en septembre 2026 et qui alimentent le modèle :

• le SMIC horaire brut est de 12,31 € depuis le 1er juin 2026, soit 1 867,02 € par mois pour 35 heures, d’après le Code du travail numérique ;
• le plafond mensuel de la Sécurité sociale est de 4 005 € en 2026. Il sert d’assiette à la vieillesse plafonnée, à la tranche 1 de la retraite complémentaire et au Fnal des entreprises de moins de 50 salariés ;
• côté salarié, la vieillesse représente 6,90 % dans la limite du plafond et 0,40 % sur la totalité ; la retraite complémentaire Agirc-Arrco 3,15 % en tranche 1, plus 0,86 % de contribution d’équilibre général ; la CSG 9,20 % et la CRDS 0,50 %, calculées sur 98,25 % du brut ;
• côté employeur, la maladie est à 13 %, les allocations familiales à 5,25 %, la vieillesse à 8,55 % plafonnée et 2,11 % déplafonnée, l’assurance chômage à 4 % et l’AGS à 0,25 %, selon le barème de l’Urssaf pour le secteur privé.

Un point a changé cette année et trompe beaucoup de monde. Depuis 2026, l’employeur de droit commun cotise au taux plein pour la maladie et les allocations familiales : les anciens taux réduits sont remplacés par la réduction générale dégressive unique (RGDU), qui s’applique aux salaires inférieurs à trois SMIC. Pour un salaire de 2 002 € brut dans une entreprise de moins de 50 salariés, elle représente plus de 600 € d’allègement par mois. Le modèle la calcule avec la formule publiée par l’Urssaf, mais au mois : en réalité, elle se calcule sur l’année et se régularise, ce qui justifie à lui seul un logiciel de paie.

Comment se lit un bulletin de paie

Le bulletin suit une présentation fixée par arrêté, la même pour toutes les entreprises. Après le salaire brut, les cotisations sont regroupées en rubriques : santé, accidents du travail, retraite, famille, assurance chômage, autres contributions de l’employeur, CSG et CRDS, puis les allègements. Chaque ligne indique la base, le taux et le montant, pour le salarié et pour l’employeur.

Viennent ensuite quatre montants à ne pas confondre :

• le net à payer avant impôt : le brut moins toutes les cotisations salariales ;
• le montant net social : le revenu après déduction de l’ensemble des prélèvements sociaux obligatoires. C’est lui que le salarié déclare pour ses demandes de RSA ou de prime d’activité ;
• le net imposable : il sert de base au prélèvement à la source. Il réintègre la CSG et la CRDS non déductibles et la part de mutuelle payée par l’employeur ;
• le net à payer : ce qui arrive réellement sur le compte du salarié, après prélèvement à la source.

La fiche officielle sur la fiche de paie détaille les mentions obligatoires, zone par zone. Deux règles pratiques à retenir : l’employeur conserve un double de chaque bulletin pendant 5 ans, et le salarié peut contester le montant de sa paie pendant 3 ans à compter de sa remise.

Ce que ce modèle ne fait pas

Je préfère être précis sur les limites, parce qu’une erreur de paie se paie deux fois : en régularisation et en confiance. Le modèle ne gère pas les heures supplémentaires et leur réduction de cotisations, les absences et les indemnités journalières, les congés payés, la prévoyance imposée par votre convention collective, le versement mobilité des entreprises de 11 salariés et plus, la contribution OETH ni le régime local d’Alsace-Moselle. Il ne produit pas non plus la déclaration sociale nominative, obligatoire chaque mois. Enfin, votre convention collective fixe souvent un salaire minimum supérieur au SMIC pour chaque coefficient : vérifiez-le avant toute embauche.

Tableur ou logiciel de paie ?

La question ne se pose pas vraiment dès le premier salarié : il faut un logiciel ou un professionnel. Le tableur reste utile avant, pour simuler un coût d’embauche, et après, pour comprendre et contrôler ce que produit votre outil. Les trois solutions présentées en haut de cette page couvrent les situations les plus courantes d’une TPE. J’ai testé et comparé les principales dans mon comparatif des logiciels de paie, et détaillé l’une d’elles dans mon avis sur PayFit. Si vous hésitez entre embaucher et faire appel à un indépendant, mon simulateur de TJM freelance vous donne l’autre terme de la comparaison.

Trois erreurs que je vois souvent

Raisonner en net. Un salarié parle en net, un employeur doit raisonner en coût total. Le bas du bulletin affiche les deux : pour un brut de 2 002 €, le salarié perçoit environ 1 517 € et l’entreprise débourse environ 2 237 €, allègements compris.

Oublier que les taux changent. Le SMIC a été revalorisé deux fois en 2026, au 1er janvier puis au 1er juin. Un modèle récupéré il y a un an est faux aujourd’hui. Regardez toujours la date de vérification dans la feuille « Taux ».

Mal préparer la fin du contrat. Le dernier bulletin s’accompagne de documents obligatoires. Mes modèles de reçu pour solde de tout compte et de certificat de travail vous évitent les oublis, et le modèle de feuille de temps vous aide à préparer les heures à payer chaque mois.