Modèle de suivi des candidatures gratuit

Ce que contient ce modèle de suivi des candidatures

J’ai construit ce modèle pour qu’un petit employeur sache, d’un coup d’œil, où en est chaque candidat, qui relancer aujourd’hui et quelles candidatures il doit supprimer pour rester dans les clous du RGPD. Il se compose de quatre feuilles :

• Candidatures : une ligne par candidat, avec la date de réception, le poste, la source, l’étape, la date du dernier contact, une note sur 5, la décision et un commentaire. Un bandeau d’indicateurs en haut compte les candidatures, celles en cours, les entretiens, les offres, les embauches et les relances à faire ;
• Indicateurs : le nombre de candidats par poste et par étape, le taux d’embauche, le délai moyen de recrutement et un tableau des sources qui vous amènent réellement des recrues ;
• Paramètres : vos postes ouverts, vos sources de candidatures, les étapes de votre processus, le délai de relance et les durées de conservation. Tout ce qui alimente les menus déroulants se règle ici ;
• Mode d’emploi : les étapes, et le rappel de ce qu’il ne faut jamais noter sur un candidat.

Trois colonnes se calculent seules. La relance prévue ajoute votre délai (sept jours par défaut) à la date du dernier contact. L’alerte passe en rouge quand cette date est atteinte. Enfin, la colonne Supprimer avant donne la date limite de conservation des données d’un candidat non retenu, selon qu’il a accepté ou non de rester dans votre vivier. Une candidature close (embauché, non retenu, désistement) sort automatiquement des relances.

Le fichier existe en version Excel et en version Google Sheets. La seconde a un avantage net pour le recrutement : vous pouvez la partager avec le manager qui fait passer les entretiens, et chacun voit la même liste à jour.

Comment l’utiliser

Commencez par la feuille « Paramètres ». Saisissez vos postes ouverts avec leur date d’ouverture et le nom du responsable. Complétez la liste des sources avec celles que vous utilisez vraiment : votre site, les jobboards, LinkedIn, France Travail, la cooptation, les écoles. Adaptez les étapes si votre processus est différent, en gardant les trois dernières (« Embauché », « Non retenu », « Désistement ») qui ferment une candidature.

Sur la feuille « Candidatures », effacez les exemples puis ajoutez chaque candidat dès réception. Le poste, la source et l’étape se choisissent dans des menus déroulants, ce qui garantit des indicateurs justes : une faute de frappe dans un nom de poste suffit à fausser un décompte. À chaque échange, mettez à jour l’étape et la date du dernier contact. Chaque matin, un tri sur la colonne « Alerte » vous donne la liste des personnes à rappeler.

Notez chaque candidat sur 5 juste après l’entretien, avec les mêmes critères pour tous. Pour que cette note veuille dire quelque chose, appuyez-vous sur une grille commune : c’est l’objet de mon modèle de grille d’entretien de recrutement, qui se remplit pendant l’entretien et donne une note comparable d’un candidat à l’autre.

Combien de temps garder une candidature non retenue ?

C’est la question que la plupart des petites entreprises oublient, et c’est celle qui peut coûter le plus cher. Un CV contient des données personnelles : le RGPD impose de ne pas les garder plus longtemps que nécessaire. Le guide recrutement de la CNIL donne des repères précis, que j’ai repris tels quels dans le modèle :

• pendant le processus, vous conservez la candidature jusqu’à la décision d’embauche ;
• pour un candidat non retenu, vous pouvez la garder jusqu’à trois mois après la fin du recrutement, le temps de lui expliquer les raisons du refus s’il les demande ;
• si le candidat accepte de rester dans votre vivier pour de futures offres, la conservation ne devrait pas dépasser deux ans après le dernier contact avec lui.

Dans le modèle, la colonne « Vivier » décide du calcul : « Non » donne trois mois après la date de décision, « Oui » donne deux ans après le dernier contact. Le compteur « Candidatures à supprimer » du bandeau vous signale les lignes arrivées à échéance. Supprimer la ligne ne suffit pas : effacez aussi le CV, la lettre et les e-mails correspondants dans votre messagerie et vos dossiers partagés.

Pensez enfin à informer les candidats. Votre annonce ou votre accusé de réception doit indiquer à quoi servent leurs données, combien de temps vous les gardez et comment exercer leurs droits. Si vous n’avez pas encore de texte prêt, mon générateur de politique de confidentialité vous donne une base à adapter au recrutement.

Ce que vous n’avez pas le droit de noter

Le Code du travail est clair : les informations demandées à un candidat ne peuvent avoir pour but que d’apprécier sa capacité à occuper le poste ou ses aptitudes professionnelles. Elles doivent présenter un lien direct et nécessaire avec l’emploi proposé (article L1221-6). Ce qui ne peut pas être demandé en entretien ne doit pas davantage apparaître dans un fichier de suivi.

Concrètement, la colonne « Commentaire » ne doit jamais contenir l’âge, la situation de famille, un projet de grossesse, l’origine, l’état de santé, les convictions religieuses ou politiques, l’apparence physique ou le lieu de résidence d’un candidat. Ces critères font partie de la liste des motifs de discrimination interdits, et une note maladroite dans un tableur partagé peut devenir une preuve en cas de litige. Écrivez des faits observés sur le travail : « cas pratique rendu en avance », « maîtrise Figma », « disponible au 1er novembre ».

Les indicateurs qui comptent vraiment

Un suivi de recrutement ne sert pas qu’à ne perdre personne en route. Au bout de deux ou trois postes pourvus, il vous apprend où chercher. La feuille « Indicateurs » calcule trois chiffres que je regarde en priorité :

• le taux d’embauche par source : une source qui envoie beaucoup de CV mais aucune recrue vous coûte du temps de tri. À l’inverse, la cooptation amène souvent peu de candidats mais de bons profils ;
• le délai moyen de recrutement, entre la réception de la candidature et la décision. Au-delà de trois ou quatre semaines, les meilleurs candidats ont souvent accepté une autre offre ;
• le nombre de candidatures en cours par poste, pour savoir s’il faut relancer la diffusion d’une annonce ou au contraire trier plus vite.

Si vous rédigez vos annonces vous-même, prenez le temps de les relire avec un outil comme mon reformulateur de texte : une annonce claire, qui décrit le poste et la rémunération, attire moins de candidatures hors sujet. Et pour aller plus loin sur le tri et la présélection, j’ai détaillé les usages utiles et leurs limites dans mon article sur comment mieux recruter grâce à l’IA.

Tableur ou logiciel de recrutement ?

Le tableur tient très bien tant que vous gérez quelques dizaines de candidatures par an. Ses limites apparaissent avec le volume : chaque CV se ressaisit à la main, les e-mails aux candidats partent un par un, et deux personnes qui modifient la même ligne en même temps finissent par écraser le travail de l’autre. Un logiciel de recrutement (on parle d’ATS) récupère les candidatures depuis vos annonces, envoie les réponses types et supprime les données à échéance. Les trois outils présentés en haut de cette page couvrent ce besoin à des niveaux différents, et je compare les solutions plus complètes dans mon comparatif des logiciels RH.

Trois erreurs que je vois souvent

Ne jamais répondre aux candidats non retenus. On a toujours plus urgent, mais le silence abîme votre image d’employeur, surtout dans un petit bassin d’emploi où tout le monde se connaît. Un message court et poli suffit, et le modèle vous rappelle qui attend encore une réponse.

Garder tous les CV « au cas où ». Un dossier de candidatures qui remonte à cinq ans est une infraction au RGPD, pas une réserve de talents. Si un profil vous intéresse pour plus tard, demandez-lui son accord, passez « Vivier » à « Oui » et respectez l’échéance calculée.

Changer de critères en cours de route. Si le premier candidat est jugé sur la technique et le dernier sur le « feeling », vos notes ne sont plus comparables. Fixez vos critères avant les entretiens et tenez-vous-y. Une fois la recrue choisie, mon tableau de bord RH prend le relais pour suivre l’effectif, et le modèle de fiche de paie vous aide à estimer le coût réel du poste avant de faire votre offre.