Modèle de feuille de temps gratuit

Ce que contient ce modèle de feuille de temps

J’ai conçu cette feuille de temps pour les indépendants, les agences et les petites équipes qui facturent au temps passé ou qui veulent savoir où part leur semaine. Elle répond à trois questions : combien d’heures ai-je travaillé, combien puis-je facturer, et quel est mon vrai taux horaire. Le classeur compte trois feuilles :

• Feuille de temps : une semaine du lundi au dimanche, au format paysage. Chaque ligne associe un client, un projet ou une tâche, une case facturable (Oui ou Non) et un taux horaire. Vous saisissez les heures jour par jour ; le total de la ligne, le montant hors taxes et le total par jour se calculent seuls. En bas, une synthèse et deux cases de visa ;
• Paramètres : le nom de l’entreprise, le collaborateur, le lundi de la semaine, l’objectif d’heures, l’objectif de taux de facturation, un taux horaire par défaut et la liste de vos clients avec leur taux ;
• Mode d’emploi : les étapes et quelques conseils de saisie.

Le numéro de semaine, les dates des colonnes et la période en en-tête se déduisent du lundi que vous indiquez. Le taux horaire de chaque ligne se remplit à partir du client choisi. Un client absent de la liste prend le taux par défaut, et une ligne marquée « Non » ne génère aucun montant.

L’exemple fourni suit la semaine de Karim, développeur dans une petite agence web lyonnaise. Il a travaillé 34,5 heures, dont 28 facturables chez trois clients, pour 2 140 € HT. Son taux de facturation atteint 81,2 %, au-dessus de l’objectif de 70 %.

Comment l’utiliser

Ouvrez d’abord « Paramètres ». Saisissez le lundi de la semaine suivie, puis votre objectif d’heures, par exemple 35 heures pour un temps plein. Complétez la liste des clients avec le taux horaire HT convenu pour chacun. Laissez le taux vide pour vos activités internes : prospection, administratif, formation.

Passez ensuite à la feuille de temps. Créez une ligne par couple client et projet : si vous travaillez sur deux projets pour le même client, deux lignes vous donneront le détail que ce client vous demandera. Choisissez le client dans la liste déroulante, indiquez la tâche, puis « Oui » ou « Non » dans la colonne facturable.

Saisissez les heures en décimales : 1,5 pour une heure et demie, 0,25 pour un quart d’heure, 0,75 pour trois quarts d’heure. Ce format permet de multiplier les heures par un taux sans conversion. Remplissez la feuille chaque soir, ou au moins toutes les deux ou trois journées. Une semaine reconstituée le vendredi de mémoire sous-estime presque toujours les petites tâches.

Chaque semaine validée, enregistrez une copie du fichier ou exportez-la en PDF : ce sera votre archive et la pièce jointe de votre facture. Pour la semaine suivante, changez simplement le lundi dans les paramètres et videz les heures ; les dates et le numéro de semaine suivent.

Lire la synthèse : taux de facturation et taux horaire réel

La synthèse en bas de page contient les indicateurs qui comptent pour un indépendant ou une agence.

• Heures facturables et non facturables : la séparation entre le temps vendu et le temps nécessaire mais non vendu (devis, relances, comptabilité, veille) ;
• Taux de facturation : les heures facturables divisées par les heures travaillées. Pour un indépendant, 60 à 75 % est un niveau courant, car une partie du temps part forcément dans la prospection et la gestion. Le modèle compare votre taux à l’objectif fixé dans les paramètres ;
• Taux horaire moyen facturé : le montant HT divisé par les heures facturables. Il reflète le mélange de vos tarifs clients ;
• Taux horaire moyen, toutes heures : le montant HT divisé par toutes les heures travaillées. C’est votre taux horaire réel, celui qui dit ce que vous rapporte vraiment une heure de travail. Dans l’exemple, Karim facture en moyenne 76,43 € de l’heure, mais son heure travaillée ne rapporte que 62,03 € ;
• Écart à l’objectif d’heures : la différence entre les heures travaillées et l’objectif, pour repérer une semaine trop chargée ou trop creuse.

Cet écart entre taux facturé et taux réel est la raison la plus fréquente pour laquelle un freelance se sent sous-payé sans comprendre pourquoi. Si vous fixez votre tarif, partez de ce taux réel et non d’un taux horaire idéal : mon simulateur de TJM freelance fait le calcul à partir de vos charges et du nombre de jours réellement facturables.

Facturer au temps passé à partir de la feuille de temps

Une feuille de temps validée est la meilleure pièce justificative d’une facture en régie. Le client voit la date, la tâche et la durée, ce qui évite la plupart des contestations. Faites-la signer ou valider par e-mail avant d’émettre la facture : les deux cases de visa en bas de page servent à cela.

Sur la facture elle-même, les règles restent les mêmes qu’ailleurs. En 2026, la fiche officielle Mentions obligatoires sur une facture exige notamment la date de la prestation (le jour de fin d’exécution) et un décompte détaillé de chaque prestation avec sa quantité, sa dénomination précise et son prix unitaire HT. Pour une prestation au temps passé, la quantité correspond au nombre d’heures et le prix unitaire au taux horaire. Les colonnes « Total (h) », « Taux HT » et « Montant HT » vous donnent ces éléments ligne par ligne. Pour mettre la facture en forme, vous pouvez partir de mon modèle de facture ou du générateur de facture en ligne.

Feuille de temps et salariés : ce que dit le droit du travail

Pour un salarié, cette feuille suit d’abord l’affectation du temps entre clients et projets. Elle peut aussi servir au décompte du temps de travail, à condition de respecter quelques règles.

En 2026, l’article D3171-8 du Code du travail impose, pour les salariés qui ne suivent pas l’horaire collectif affiché, un décompte de la durée de travail chaque jour. Ce relevé prend la forme soit des heures de début et de fin de chaque période de travail, soit du nombre d’heures accomplies. S’y ajoute un récapitulatif hebdomadaire des heures de chaque salarié. Une feuille de temps remplie chaque jour, avec sa ligne de total, répond à la deuxième option. Si vous devez suivre les heures d’arrivée, les pauses et les heures supplémentaires, un relevé d’horaires sera plus adapté : c’est le rôle du modèle de feuille de pointage.

Les cadres au forfait jours ne comptent pas leurs heures mais leurs jours. D’après la fiche Convention de forfait en heures ou en jours de Service Public, le nombre de jours travaillés est fixé à 218 au maximum en 2026, sauf accord collectif qui prévoit un nombre inférieur. L’employeur doit suivre les jours travaillés. Pour ces salariés, une feuille de temps en heures reste utile pour analyser la charge par projet, mais elle ne remplace pas le document de décompte des jours.

Tableur ou logiciel de suivi du temps ?

Le tableur fonctionne bien pour une personne ou deux, avec quelques clients. Il atteint ses limites quand les heures doivent être consolidées chaque mois pour toute une équipe, quand vous changez souvent de tâche dans la journée, ou quand vous voulez comparer le temps prévu au temps réel sur chaque projet. Un logiciel de time tracking lance un chronomètre en un clic, rattache chaque minute à un projet et produit les rapports par client sans copier-coller. Les trois logiciels présentés en haut de cette page offrent tous une version gratuite pour commencer. Pour choisir, j’ai rédigé un comparatif des meilleurs logiciels de time tracking et un guide des bonnes pratiques de suivi du temps.

Si vous suivez surtout l’avancement de vos missions, associez cette feuille à mon modèle de suivi de projet : l’un dit où en est le projet, l’autre combien il a coûté en temps.

Trois erreurs que je vois souvent

• Ne noter que le temps facturable. Sans les heures internes, le taux de facturation affiche 100 % et vous perdez la seule donnée qui explique un chiffre d’affaires trop faible ;
• Arrondir à la demi-journée. Les appels de dix minutes et les allers-retours par e-mail s’accumulent. Arrondissez au quart d’heure, pas au-delà ;
• Remplir la feuille une fois par mois. La mémoire ne tient pas trente jours. Si vous travaillez en mode projet comme chef de projet freelance, prenez l’habitude de saisir vos heures chaque soir, en deux minutes.