La réussite d’un projet passe par son suivi. Étape très importante du processus d’exécution du projet, le suivi du projet permet de réunir toutes les conditions pour aboutir à la réalisation des objectifs. Vu son importance, sa mise en place ne doit pas être banalisée. Il faut pour cela de la méthode et apprendre à utiliser les bons outils. Comment mettre en place un suivi d’avancement projet efficace ? Nous vous expliquons tout !

Qu’est-ce que le suivi de projet ?

Le suivi d’un projet est le processus par lequel le gestionnaire dudit projet reçoit un retour d’information sur les avancées réalisées en lien avec l’atteinte des objectifs de départ fixés. C’est donc un moyen continu essentiel pour la mise en place des actions et des correctifs, au cas échéant, pour la réussite du projet. Pour ce faire, elle appelle généralement la question « faisons-nous ce qui a été prévu ? » En se basant surtout sur la question : « faisons-nous des progrès vers la réalisation des objectifs fixés ? ».

Le suivi d’avancement de projet est également important pour l’évaluation finale du projet. Il existe deux types principaux de suivi :

  1. Le suivi de processus qui mesure les moyens par lesquels les objectifs sont atteints. Ce qui implique l’utilisation des données saisies, de l’information sur le progrès des activités et sur leur exécution.
  2. Le suivi de l’impact qui examine l’impact des activités du projet sur les objectifs.

Pourquoi suivre l’avancement d’un projet

En l’absence d’un suivi d’avancement projet efficace, le gestionnaire de projet ne pourra pas, de façon optimale, déterminer si les activités sont menées dans la bonne direction. Il ne pourra pas non plus déterminer si des progrès ont été réalisés en fonction des résultats escomptés. Il serait aussi impossible de savoir s’il y a lieu d’orienter et d’adapter de nouvelles actions pour des impacts meilleurs. Le suivi permet d’anticiper sur les probabilités et donc d’éviter des retards ou des dépassements budgétaires. Par ailleurs, les résultats des projets qui ont bénéficié d’un bon suivi ont tendance à durer dans le temps.

Pour un suivi efficace de votre projet, plusieurs outils sont à votre disposition. Entre autres, il y a les réunions de suivi, les diagrammes, celui de Gantt notamment, le tableau en mode de Kanban. Également, plusieurs logiciels de gestion de projet tels que la solution Maestroprojet existent aujourd’hui pour faciliter la tâche au chef de projet et à son équipe.

Suivi avancement

Les outils pour suivre un projet

Pour la mise en œuvre d’un suivi d’avancement de projet efficace, la prise en compte d’un certain nombre d’outils est indispensable pour l’équipe projet. Généralement, les plus utilisés sont :

Les réunions de suivi

Très importantes, les réunions de suivi rassemblent les membres de l’équipe projet et permettent de maintenir une cadence et un rythme dans la mise en œuvre du projet. À ces réunions qui se tiennent à une fréquence régulière, généralement hebdomadairement, l’équipe projet examine la progression des tâches, aborde les difficultés et blocages éventuels, puis définit les solutions d’avancement. Elles offrent l’occasion de souder les membres de l’équipe projet sur la vision et l’objectif commun.

Le diagramme de Gantt

Pour l’organisation et la planification optimale des tâches d’un projet, le diagramme de Gantt est l’un des outils les plus utilisés à travers le monde.   Diagramme de Gantt

C’est un moyen assez simple qui permet de :

  • Déterminer les délais de réalisation des activités d’un projet.
  • Avoir un regard sur le déroulement des tâches, notamment celles parallèles.
  • Identifier les marges au niveau de certaines tâches.
  • Visualiser aisément le niveau de réalisation des prévisions et les retards éventuels.

Le tableau en mode Kanban

Le tableau en mode Kanban est une approche de travail basée sur un système de cartes qui indique à tout instant les tâches à faire, quand les faire, et celles qui ont été déjà faites. Disponible en ligne, elle répartit les tâches en plusieurs colonnes de tableau : A FAIRE, OUVERT, EN COURS, TERMINÉ. C’est une approche très pratique qui favorise la communication sur le niveau d’avancement du projet. Chaque membre de l’équipe de projet, de sa position, peut suivre la réalisation des tâches et identifier rapidement les niveaux de blocage. Au gestionnaire de projet particulièrement, cette méthode permet de surveiller, d’adapter et améliorer les résultats.

Les logiciels de gestion de projet

Comme nous le disions plus haut, plusieurs logiciels de gestion de projet existent actuellement sur le marché. De ceux que nous avons testés, la solution Maestroprojet propose d’excellentes fonctionnalités pour permettre à tout gestionnaire, quelle que soit la taille de son projet, de gérer efficacement son projet du début jusqu’à la fin. Ses nombreux outils permettent d’assurer une mise en œuvre optimale du projet, tant en termes de respect des délais que de résultats atteints. À partir de la plateforme, il est possible de :

  • Définir et de suivre les indicateurs clé de performance.
  • Attribuer aux membres de l’équipe de projet des tâches spécifiques.
  • Surveiller et mesurer les rendements et résultats obtenus.
  • Planifier les tâches et en suivre les deadlines.
  • Avoir des données d’information fiables en temps réel sur l’évolution du budget, etc.

Suivi de budget

Cette solution “tout-en-un” est donc très pratique et apporte une dimension méthodique et collaborative. De telle sorte que tous les membres de l’équipe de projet se sentent véritablement impliqués et concernés par l’objectif final.

Très facile à prendre en main, ce logiciel a l’avantage de vous donner la liberté de choisir la méthodologie qui convient le mieux à votre projet.

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