Dernière modification le 28 septembre 2023
Dès le 1er juillet 2024, finies les factures en format PDF et papier, toutes les entreprises françaises assujetties à la TVA devront adopter la facturation électronique. Cette réforme a pour objectif de lutter contre la fraude à la TVA et d’assurer la transparence dans les relations inter-entreprises. Elle permet également à l’État d’identifier les secteurs ayant besoin d’un soutien.
À compter du 1er juillet 2024, toutes les entreprises établies en France et assujetties à la TVA devront obligatoirement accepter les factures au format électronique. Cette transition vers la facturation électronique se fera progressivement entre 2024 et 2026.
Il est important de noter que la facture électronique pour la Direction Générale des Finances Publiques (DGFIP) se différencie des factures papier ou PDF ordinaires. Elle doit être émise, transmise et reçue sous forme dématérialisée, et doit comporter un ensemble de données structurées.
Désormais, il ne sera plus possible d’envoyer directement vos factures aux clients professionnels. Elles devront obligatoirement transiter par l’intermédiaire d’une Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP) ou du Portail Public de Facturation (PPF), qui se chargeront de les envoyer effectivement à la plateforme du client professionnel.
Il sera nécessaire de choisir une plateforme et de déclarer ce choix auprès de l’administration fiscale. Il est important de prendre en compte le fait que l’approche de la date d’entrée en vigueur de la législation pourrait entraîner un afflux d’éditeurs de plateformes, il convient donc d’être prévoyant pour éviter d’être pris au dépourvu.
Les délais et les fréquences de transmission des données ont été précisés dans les textes réglementaires publiés le 9 octobre 2022.
Le projet de facturation électronique en France vise à couvrir les factures émises sous forme électronique pour les transactions entre les assujettis à la TVA. Il prévoit que les données de ces factures soient transmises à l’administration dans le but de moderniser la collecte et les contrôles de la TVA.
Bien évidemment, cette nouvelle réglementation va bouleverser l’organisation dans de nombreuses entreprises. Elles seront obligées d’échanger des factures d’achat et de vente uniquement par voie électronique.
Concrètement, que prévoit la loi ? Comment votre entreprise pourrait-elle se conformer à cette réforme de la facture ? Quels sont les avantages d’un logiciel GED pour être en conformité ?
Sommaire
Quelles sont les exigences de la réforme de la facture 2024 ?
À partir du 1er juillet 2024 jusqu’au 1er janvier 2026, selon sa taille, votre entreprise doit être en mesure d’émettre et de recevoir des factures électroniques de la part de vos fournisseurs. Il faut noter que pour la DGFIP, une facture électronique doit être dématérialisée à 100%, c’est-à-dire depuis sa création jusqu’à son envoi, en passant par sa réception et son traitement. Bien différente d’une simple facture au format PDF, elle doit être réalisée l’un des trois formats compatibles avec la norme sémantique européenne EN 16931 :
- UBL (Universal Business Language)
- CII (Electronic Data Interchange)
- Factur-X
Ensuite, l’envoi de facture ne doit plus se faire directement, mais transiter obligatoirement par le Portail Public Facturation, géré par l’administration fiscale. La réception des factures se fera aussi via ce même portail. Donc, pour émettre ou recevoir une facture conforme, vous pourrez soit vous connecter directement à ce portail à l’aide d’un opérateur de dématérialisation (OD). Vous pourrez également sous-traiter ces opérations via une plateforme de dématérialisation partenaire (PDP), opérateur privé et certifié par l’État.
Par ailleurs, la réforme impose également d’informer l’administration fiscale du cycle de vie de la facture au travers de statuts comme le dépôt, le rejet, le paiement ou l’encaissement. Pour finir, vos factures doivent être conservées sous forme électronique pendant une période minimum de 10 ans afin de sécuriser leur intégrité et leur disponibilité dans le temps.
Quels sont les avantages de passer à la facturation électronique ?
Parmi les nombreux avantages de la facture électronique, l’économie de coûts est certainement la plus importante. Il est en effet calculé qu’une facture en papier coûte en moyenne 15 € pour une facture entrante et 6 € pour une facture sortante. Or, le traitement d’une facture électronique ne coûte à votre entreprise qu’entre 40 et 45 centimes. La facture électronique réduit également les retards de paiement de 12%.
Les autres bénéfices de cette réforme de la facture sont :
- Simplification et fiabilisation des échanges ;
- Optimisation de la traçabilité de vos factures, depuis la création du devis jusqu’à la validation du paiement grâce à la piste d’audit fiable ;
- Renforcement de la compétitivité des entreprises françaises ;
- Réduction de l’empreinte carbone…
Comment un logiciel GED peut vous mettre en conformité avec la réforme ?
Afin de faire face à ces évolutions, les entreprises doivent mettre en place une solution adaptée pour gérer efficacement la facture électronique. C’est là qu’un logiciel de Gestion électronique de documents (GED) peut s’avérer utile. Il s’agit d’un système informatique permettant à une structure de gérer l’ensemble de ses documents, y compris les factures, de manière électronique et sécurisée.
L’utilisation d’une GED vous permet donc de centraliser tous vos flux entrants et sortants, quelle que soit la source, dans un seul et même espace : contrats, courriers, factures, devis, bons de commande, bulletins de paie… L’accès aux documents peut s’effectuer depuis n’importe quel périphérique (ordinateur, smartphone ou tablette) et à tout moment. Cet outil a aussi pour rôle de favoriser la collaboration entre et avec vos collaborateurs, vos partenaires ou vos clients grâce à une fonctionnalité de partage sécurisée.
Le fait d’accéder instantanément aux informations permet de notifier les utilisateurs de toutes actions et avancées d’un document (signature, mise à jour, remplissage, etc.). En cas d’erreur, telle qu’une erreur de saisie ou un délai non respecté, la GED donne la possibilité de réagir rapidement.
La GED intègre des fonctionnalités nombreuses et variées afin de s’adapter aux besoins des entreprises. Voici les principales et incontournables qui vous aideront à vous conformer à la réforme :
- Centralisation de l’ensemble des documents de l’entreprise ;
- Classement automatique des documents sur la gestion du cycle de vie ;
- Accès en temps réel à l’information ;
- Automatisation des processus de Workflow ;
- Archivage et sécurisation des documents dans un coffre-fort numérique ;
- Partage en toute sécurité des données ;
- Conservation durable des documents de l’entreprise.
Les avantages d’utiliser un logiciel GED pour être en conformité avec la réforme
Quelle que soit la taille de votre entreprise, PME, ETI ou un grand groupe, utiliser un logiciel GED peut vous aider à réussir votre passage à la facture électronique. Ses avantages sont multiples. Elle vous permet notamment de :
- Gérer, envoyer et archiver vos factures, en toute sécurité, directement depuis la plateforme du logiciel GED ;
- Avoir une traçabilité complète de l’ensemble de vos transactions commerciales, depuis leur réception jusqu’à leur paiement, ce qui facilite les contrôles fiscaux et les audits ;
- Stocker l’ensemble de vos factures et autres documents au sein d’un coffre-fort électronique et ce, dans le respect du cadre légal et des normes en vigueur.
- Accéder plus facilement à vos documents, où que vous soyez et via n’importe quel appareil (smartphone, ordinateur ou tablette), avec des outils de recherche avancée pour gagner ainsi du temps ;
- Partager en toute sécurité vos documents d’entreprise, en attribuant des niveaux d’accès spécifiques aux utilisateurs en fonction des rôles et des responsabilités de chacun ;
- Automatiser les processus de validation et de paiement de vos factures pour gagner en efficacité et en productivité, mais également pour éviter les risques d’erreurs de saisie ;
- Garantir la conformité de vos documents fiscaux avec les réglementations en vigueur, grâce à une gestion rigoureuse des flux de données.
Passionné par le web et l’entrepreneuriat, j’ai fondé Digitiz en 2016. Mon objectif est de vous transmettre mon expérience et de pouvoir vous faire gagner du temps dans le choix de vos outils.