Modèle de fichier client gratuit

Ce que contient ce modèle de fichier client

J’ai construit ce fichier client pour répondre à deux besoins que l’on traite trop souvent séparément : savoir qui sont vos meilleurs clients, et tenir une base conforme au RGPD sans y passer vos soirées. Le classeur compte cinq feuilles :

• Fichier clients : une ligne par client ou prospect, avec le type, la société, le contact, l’e-mail, le téléphone, la ville, le secteur, la source, la date du dernier contact, le chiffre d’affaires des douze derniers mois, la base légale et l’opposition à la prospection. Un bandeau en haut compte les clients, les prospects, le chiffre d’affaires total, les contacts à ne pas prospecter et les fiches à supprimer ;
• Segmentation : la répartition par segment, par secteur et par source, avec la part du chiffre d’affaires de chaque segment et le taux de conversion de chaque source ;
• Demandes RGPD : le registre des demandes d’accès, de rectification, d’effacement ou d’opposition, avec l’échéance de réponse calculée ;
• Paramètres : les seuils de segmentation, la durée de conservation et toutes les listes déroulantes ;
• Mode d’emploi : les six étapes pour démarrer et entretenir la base.

Le code client, le segment, la date de fin de conservation et le statut RGPD se calculent seuls. Une fiche dont la durée de conservation est dépassée passe au rouge avec la mention « À supprimer ou archiver ». Un contact qui a refusé la prospection affiche « Ne pas prospecter ». Le fichier existe en version Excel et en version Google Sheets, identiques.

Comment l’utiliser

Ouvrez d’abord « Paramètres ». Fixez le seuil du segment A (10 000 € de chiffre d’affaires annuel par défaut) et celui du segment B (2 000 €), puis la durée de conservation après le dernier contact, réglée sur trois ans. Adaptez les listes de secteurs et de sources à votre activité.

Passez ensuite sur « Fichier clients », effacez les quatorze fiches d’exemple et importez vos contacts. Deux colonnes demandent de la rigueur. La date du dernier contact doit correspondre à un échange venant de la personne : une commande, une réponse, un appel entrant. Un e-mail que vous envoyez sans réponse ne compte pas. Le chiffre d’affaires sur douze mois se met à jour une fois par trimestre, à partir de votre logiciel de facturation ou de votre comptabilité.

Une fois la base remplie, la feuille « Segmentation » vous dit en un coup d’œil d’où vient votre chiffre d’affaires. Pour suivre les affaires en cours avec ces clients, mon modèle de tableau CRM reprend la même présentation avec le pipeline et les relances.

Les champs vraiment utiles dans un fichier client

Un bon fichier client n’est pas celui qui a le plus de colonnes. C’est celui dont chaque colonne est remplie et sert à une décision. Voici ceux que je garde et pourquoi :

• Type (client ou prospect) : les règles de conservation et de prospection ne sont pas les mêmes ;
• Société, contact, e-mail, téléphone : le strict nécessaire pour joindre la bonne personne ;
• Ville et secteur : pour une offre ciblée, une tournée commerciale ou une étude de votre clientèle ;
• Source : pour savoir quels canaux amènent des clients, et pas seulement des contacts ;
• Dernier contact : il déclenche la fin de conservation et repère les clients qui s’éloignent ;
• Chiffre d’affaires sur douze mois : la base de la segmentation ;
• Base légale et opposition : les deux champs qui vous protègent en cas de contrôle ou de réclamation.

Évitez en revanche les champs « au cas où » : date de naissance, situation familiale, commentaires libres sur la personne. Le RGPD impose de ne collecter que les données nécessaires, et un commentaire désobligeant dans une fiche est communicable à la personne si elle demande l’accès à ses données.

La segmentation ABC

La segmentation proposée suit une logique simple : le segment A regroupe les clients qui pèsent le plus, le segment B les clients réguliers, le segment C les petits clients, et « Inactif » ceux qui n’ont rien acheté depuis un an. Dans la plupart des entreprises, une poignée de clients A fait une grosse part du chiffre d’affaires. Dans l’exemple du modèle, deux clients sur huit réalisent 27 300 € sur 46 500 €, soit près de 59 %.

Cette lecture change la façon de travailler. Les clients A méritent un contact régulier et un interlocuteur attitré. Les clients B sont ceux qu’on peut faire monter en A avec une offre complémentaire. Les inactifs sont à relancer une fois, avec une vraie raison de revenir, puis à laisser partir. Adaptez les seuils à votre activité : pour un artisan, 2 000 € par an est un gros client ; pour une agence, c’est un petit.

Fichier client et RGPD : les règles à respecter en 2026

Un fichier client est un traitement de données personnelles, même en B2B dès qu’il contient le nom ou l’e-mail nominatif d’une personne. Quatre règles pratiques s’appliquent.

Une base légale pour chaque usage. Pour gérer la relation avec un client (commandes, factures, service après-vente), c’est l’exécution du contrat. Pour prospecter un professionnel sur un sujet lié à son métier, c’est en général l’intérêt légitime. Pour envoyer une newsletter commerciale à un particulier, c’est le consentement. La colonne « Base légale » du modèle vous oblige à vous poser la question pour chaque fiche.

Une durée de conservation. La CNIL recommande de conserver les données clients le temps de la relation commerciale, puis jusqu’à trois ans après la fin de celle-ci pour la prospection. Pour un prospect qui n’est jamais devenu client, les trois ans courent à partir de la collecte ou de son dernier contact. Ces durées sont détaillées dans les questions-réponses de la CNIL sur les activités commerciales. Les factures, elles, se conservent dix ans à compter de la clôture de l’exercice, comme le rappelle Entreprendre.Service-Public, mais dans votre comptabilité, pas dans le fichier de prospection.

Répondre aux demandes dans le délai. Toute personne peut vous demander l’accès à ses données, leur rectification, leur effacement, ou s’opposer à la prospection. Vous devez répondre dans un délai d’un mois, prolongeable de deux mois pour une demande complexe à condition d’en informer la personne dans le premier mois, selon la CNIL. La feuille « Demandes RGPD » calcule l’échéance et signale les retards.

Informer les personnes. Vos contacts doivent savoir que vous conservez leurs données, pourquoi et combien de temps. Une mention dans vos devis, vos formulaires et votre site suffit. Mon générateur de politique de confidentialité rédige ce texte en quelques minutes.

Tableur ou logiciel ?

Le tableur montre ses limites quand plusieurs personnes modifient la base en même temps, quand le chiffre d’affaires doit être recopié à la main depuis la facturation, ou quand la base dépasse quelques centaines de lignes. Un logiciel de gestion commerciale relie la fiche client aux devis, aux factures et aux e-mails, et calcule seul le chiffre d’affaires par client. Les trois outils présentés en haut de cette page font partie de ceux que je compare dans mon comparatif des logiciels de gestion pour TPE et PME.

Si votre fichier sert surtout à prospecter, commencez plutôt par mon modèle de prospection commerciale, qui organise les séquences de relance, et suivez vos résultats mois par mois avec le modèle de suivi commercial.

Trois erreurs fréquentes

Acheter un fichier sans vérifier son origine. Un fichier acheté doit avoir été collecté légalement, avec information des personnes sur la cession à des partenaires. Sans cette garantie écrite du vendeur, c’est vous qui portez le risque.

Ne jamais faire le ménage. Une base de 5 000 contacts dont la moitié n’a pas donné signe de vie depuis quatre ans n’est pas un actif, c’est un risque. Faites le tri une fois par trimestre : le modèle vous indique quelles fiches supprimer.

Oublier l’opposition. Un contact qui vous demande de ne plus le solliciter doit sortir de toutes vos campagnes, y compris celles de vos collègues. Notez-le immédiatement dans la colonne « Opposition » et gardez la trace de sa demande dans le registre.