Fichier client : Modèle gratuit et conseils

Notre sélection des logiciels de suivi client

Convertir des prospects en clients ou les fidéliser est essentiel pour augmenter les profits d’une entreprise. Un modèle Excel est un choix judicieux pour rassembler efficacement toutes les informations sur les clients (coordonnées, secteurs d’activité, etc.). Configurer à partir du fichier client, cet annuaire de contacts clients permet de constituer une base de données fiable et pertinente.

En quoi consiste le fichier client au format Excel gratuit ?

Le fichier client est un outil indispensable se présentant désormais sous format numérique, à l’instar d’un tableur Excel. C’est une sorte de base de données recensant des renseignements utiles sur chaque client. Les entreprises s’en servent pour connaître leurs clients et réaliser des campagnes marketing efficaces.

D’un côté, le fichier client permet de capter l’attention des magasins pour faire connaître des offres promotionnelles, des annonces de soldes, etc. Les responsables sont alors contactés par SMS, messages vocaux ou email. D’un autre côté, il aide au suivi à long terme de la relation client et à attirer de nouveaux clients. Autrement dit, l’outil est utilisé comme fichier de prospection. Dans ce cas, il faut mentionner l’historique et le genre de relation engagée (à rencontrer, client effectif, à convaincre, client perdu, etc.).

Bien établi et utilisé, il s’agit d’un outil de travail augmentant la valeur d’une société. Chaque client restant fidèle à une marque peut effectivement influer sur une augmentation éventuelle du chiffre d’affaires de l’entreprise. En général, le fichier contient les coordonnées et les particularités des clients. Néanmoins, il n’a de la valeur que si les données sont actualisées et les clients réellement actifs. Selon le secteur d’activité, il est important d’être extrêmement précis au moment de fournir les informations sur le fichier client.

Concernant les renseignements à indiquer, il faut mettre le type (client ou prospect), le nom et prénom, le sexe, l’adresse. Le fichier client doit également renseigner sur la date de naissance, la date de prise de contact, l’email, le téléphone. Il est possible d’ajouter d’autres informations pertinentes, comme l’historique des achats, le budget, les demandes des clients, etc. Il est évident qu’une société doit adapter son fichier client selon les produits proposés, les objectifs visés et ses caractéristiques.

Pourquoi utiliser un fichier client Excel gratuit ?

Le fichier client est de manière générale une liste de clients déjà existants ou à venir. Au-delà de sa fonction principale, cet outil de travail permet de gagner du temps et d’optimiser l’organisation des tâches. Cela concerne notamment la recherche de renseignements et l’actualisation des données. Grâce au fichier client, toute la clientèle de l’entreprise est regroupée dans un seul fichier.

Le fichier client permet aussi d’analyser les habitudes de consommation de la clientèle. Grâce aux renseignements sur les clients (répertoriés et classés), le dirigeant de l’entreprise peut mettre en place des stratégies marketing et commerciales efficaces. On parle alors de gestion de la relation client.

Autre avantage, c’est l’outil idéal pour des actions de communication pertinentes. Ainsi, grâce au fichier client, le chef d’entreprise peut exporter les données souhaitées pour des emailings personnalisés ou des publipostages. En plus, il permet d’établir des actions commerciales efficaces. En connaissant le budget, les attentes ou les fréquences d’achat des clients, il est plus facile de proposer des offres adéquates.

Créer une base de données via un fichier client peut s’effectuer de différentes façons. Le tableur Excel est assurément l’un des supports les plus utilisés. Ce logiciel est très pratique pour établir des factures ou des devis. Cette matrice sert aussi à créer un fichier de prospection, tout en étant un outil de calcul intuitif. En outre, l’Excel permet de trier des informations et rassembler les critères ayant des caractéristiques similaires.

Pour résumer, le fichier client sous format Excel gratuit est un outil indispensable pour une entreprise. En effet, il lui permet de gagner du temps dans la réalisation des tâches quotidiennes. Par la même occasion, il augmente son portefeuille client, ainsi que son chiffre d’affaires.

Comment faire un fichier client au format Excel gratuit ?

Créer un fichier client est la meilleure façon de répondre aux enjeux commerciaux et stratégiques. Voici les étapes à suivre pour que cet outil soit correctement mis en place. La première phase consiste à regrouper les informations déjà existantes. Les renseignements sur la fiche de facturation, le fichier de devis ou l’agenda d’activité sont à regrouper sous format Excel. Grâce aux différents onglets, les données peuvent être réunies sur un seul fichier. En plus, ils simplifient les copier-coller.

Après avoir rassembler les informations, il faut déterminer la fréquence d’achat de chaque client : tous les mois, chaque année ou chaque trimestre. Il est important de bien sélectionner la fréquence qui servira à analyser les données. Pour un client effectuant 2 à 3 achats par mois maximum, il est préférable d’opter pour la fréquence mensuelle. La prochaine étape consiste à amasser les informations et remplir le fichier client.

En clair, il faut établir la liste des clients, mentionner leurs caractéristiques. Il faut ajouter l’email, la profession, le sexe, etc. pour un particulier. S‘il s’agit d’une entreprise, l’email, le CA, l’activité, etc. sont à indiquer. Pour un fichier client efficace, l’historique d’achats (3 ans minimum), le coût total de l’achat, le nombre d’achats, etc. sont à indiquer.

La quatrième phase concerne l’analyse des données. Via des fonctions d’Excel, comme « moyenne », « somme » ou « nb », le chef d’entreprise repère le nombre de clients actifs. Il détecte aussi ses plus anciens clients, les plus récents, les plus fidèles ou les plus importants.

Ensuite, grâce au fichier client sur Excel nouvellement créé, le chef d’entreprise peut mettre en place les actions à faire. Entre autres, il s’agit de renouer contact avec d’anciens clients inactifs afin de les faire revenir. Cela consiste aussi à faire connaître les nouveaux services/produits aux clients possédant des paniers moyens ou petits.

La dernière étape consiste à faire le suivi des résultats. Elle est essentielle, et pour cause. Elle permet de constater l’impact des actions et de réitérer celles qui sont efficaces. Cet exercice de mise au point donne aussi la possibilité d’améliorer les actions qui ne fonctionnent pas. Au final, l’entrepreneur se trouve en position de force pour développer son activité.