Modèle de suivi commercial gratuit

Ce que contient ce modèle de suivi commercial

J’ai construit ce modèle pour répondre chaque mois à trois questions : est-ce qu’on est dans les clous par rapport à l’objectif, qui porte le chiffre, et où se perd l’activité entre le premier contact et la signature. Le classeur compte cinq feuilles :

• Synthèse : le tableau de bord de l’année, à imprimer sur une page A4 en paysage. Objectif et chiffre d’affaires signé mois par mois, écart, taux d’atteinte, cumuls, activité (contacts, rendez-vous, devis, ventes) et taux de transformation. En dessous, le même bilan par commercial avec le panier moyen, et un graphique objectif contre réalisé ;
• Saisie : une ligne par commercial et par mois, avec les chiffres d’activité et de vente ;
• Objectifs : l’objectif de chiffre d’affaires de chaque commercial pour chaque mois ;
• Paramètres : le nom de l’entreprise, l’année suivie, les commerciaux et les mois ;
• Mode d’emploi : les étapes et la façon de lire les résultats.

Tous les indicateurs de la synthèse se calculent à partir de la saisie. Un mois sous l’objectif affiche son écart en rouge. Le fichier existe en version Excel et en version Google Sheets, et fonctionne aussi pour un indépendant seul : il suffit d’indiquer un seul commercial.

Comment l’utiliser

Dans « Paramètres », indiquez votre entreprise, l’année et les prénoms de vos commerciaux, cinq au plus. Passez ensuite à « Objectifs » et fixez un objectif de chiffre d’affaires hors taxes pour chaque commercial et chaque mois. L’exemple utilise un objectif constant de 20 000 € par mois pour l’équipe ; dans la réalité, tenez compte de votre saisonnalité. L’exemple le montre bien : juillet et août décrochent à 56 % et 39 % de l’objectif, septembre rattrape à 135 %.

Chaque début de mois, ajoutez dans « Saisie » une ligne par commercial pour le mois écoulé : nombre de contacts, de rendez-vous, de devis envoyés et leur montant total, nombre de ventes signées et chiffre d’affaires signé. Le mois et le commercial se choisissent dans des menus déroulants, ce qui évite les fautes de frappe qui fausseraient les totaux. Effacez les vingt-sept lignes d’exemple avant de commencer.

Ce suivi mensuel travaille sur des volumes. Pour suivre chaque affaire une par une, avec sa probabilité et sa date de relance, utilisez mon modèle de tableau CRM : les deux fichiers se complètent.

Les indicateurs à suivre, et comment les lire

Un suivi commercial utile tient en quelques chiffres, à condition de savoir ce qu’ils disent.

• Taux d’atteinte : chiffre d’affaires signé divisé par l’objectif. Regardez-le en cumul plutôt que mois par mois : un mois faible rattrapé le mois suivant n’est pas un problème, trois mois faibles d’affilée en sont un ;
• Taux contact vers rendez-vous : la part des contacts qui acceptent un échange. Un taux bas signale un problème de ciblage ou de message, pas de vente ;
• Taux de transformation des devis : ventes signées divisées par devis envoyés. C’est l’indicateur le plus parlant sur la qualité de l’offre et du prix. Dans l’exemple, il tourne autour de 49 % ;
• Panier moyen : chiffre d’affaires signé divisé par le nombre de ventes. S’il baisse, vos commerciaux compensent peut-être par des remises ;
• Montant des devis envoyés : il annonce le chiffre d’affaires des semaines suivantes. Un mois avec peu de devis prépare un mois creux.

La lecture la plus utile consiste à remonter l’entonnoir. Si le chiffre d’affaires manque, regardez d’abord le nombre de devis, puis de rendez-vous, puis de contacts. Le maillon qui décroche vous dit quoi faire : prospecter davantage, mieux qualifier, ou retravailler l’offre.

Dans l’exemple, août illustre bien ce raisonnement : soixante contacts seulement, contre plus de cent les autres mois. Le taux de transformation des devis reste correct, à 43 %. Le creux vient donc du volume d’activité, pas de la qualité de l’offre.

Fixer des objectifs commerciaux réalistes

Un objectif se construit à partir de vos chiffres, pas à partir d’un souhait. Partez du chiffre d’affaires dont vous avez besoin, divisez-le par votre panier moyen pour obtenir un nombre de ventes, puis par votre taux de transformation des devis pour obtenir le nombre de devis à envoyer. Remontez ainsi jusqu’au nombre de contacts nécessaires chaque mois. Cette méthode transforme un objectif abstrait en activité concrète et vérifiable.

Deux précautions. Répartissez l’objectif selon la saisonnalité réelle de votre activité, en vous appuyant sur l’année précédente. Et fixez des objectifs individuels cohérents avec l’ancienneté et le portefeuille de chacun : un commercial qui démarre ne peut pas porter le même chiffre qu’un autre qui a trois ans de clients. Pour vérifier que le chiffre d’affaires visé reste rentable, mon calculateur de taux de marge vous donne la marge réelle de chaque vente.

Suivre aussi l’amont : la prospection

Les contacts qui alimentent ce tableau viennent de quelque part. Si vous prospectez activement, mon modèle de prospection commerciale organise les séquences de relance et mesure le taux de réponse par source. Et pour que votre base de clients reste exploitable et conforme au RGPD, le modèle de fichier client calcule la segmentation et les durées de conservation.

Tableur ou logiciel ?

Le tableur a un avantage : il oblige à regarder ses chiffres une fois par mois, ce que beaucoup de dirigeants ne font jamais. Il a aussi une limite nette : tout repose sur la saisie. Si un commercial oublie de remplir sa ligne, la synthèse est fausse, et personne ne s’en rend compte avant la fin du trimestre.

Un logiciel CRM règle ce problème : les rendez-vous viennent de l’agenda, les devis et les ventes de la facturation, et le tableau de bord se met à jour en continu. J’en compare une vingtaine dans mon comparatif des meilleurs logiciels CRM, et les trois présentés en haut de cette page sont ceux qui proposent les tableaux de bord commerciaux les plus lisibles pour une petite équipe. Au-delà de cinq commerciaux, ou si vous voulez croiser les ventes avec d’autres données, regardez du côté des logiciels de business intelligence.

Trois erreurs fréquentes

Compter les devis comme du chiffre d’affaires. Seul le chiffre d’affaires signé entre dans la colonne des ventes. Un devis envoyé est une promesse, pas un résultat, et le mélanger avec les ventes gonfle artificiellement le taux d’atteinte.

Ne regarder que le chiffre d’affaires. Deux commerciaux au même chiffre peuvent avoir des profils opposés : l’un avec beaucoup de contacts et un taux de transformation faible, l’autre avec peu de contacts très bien convertis. Ils n’ont pas besoin du même accompagnement.

Changer les objectifs en cours de route. Baisser l’objectif en juillet parce que le semestre est mauvais efface l’information la plus utile. Gardez l’objectif initial et expliquez l’écart : c’est ce qui vous permettra de mieux prévoir l’année suivante.