Modèle de prospection commerciale gratuit

Ce que contient ce modèle de prospection commerciale

J’ai construit ce fichier pour une prospection B2B méthodique : chaque prospect suit une séquence de cinq étapes, et le tableau vous dit chaque matin qui contacter, par quel canal et avec quel message. Le classeur compte cinq feuilles :

• Prospection : une ligne par prospect avec l’entreprise, le contact, sa fonction, son e-mail professionnel, son téléphone, la source, la date du premier contact, le nombre d’étapes faites et le statut. La prochaine action, sa date, l’alerte de retard et la date de fin de conservation se calculent seules ;
• Indicateurs : taux de réponse, taux de rendez-vous, oppositions, actions en retard, avec le détail par source et par étape de la séquence ;
• Règles RGPD : l’essentiel de ce que dit la CNIL sur la prospection B2B par e-mail et par téléphone, à jour de septembre 2026 ;
• Paramètres : la séquence (délais, canaux, actions), les statuts et les sources ;
• Mode d’emploi : les six étapes pour démarrer et tenir le rythme.

Une action en retard colore sa ligne en rouge. Un prospect qui s’oppose à la prospection voit sa ligne barrée et sa prochaine action remplacée par « Ne plus contacter ». Une fiche dont la durée de conservation est dépassée affiche sa date en rouge. Le fichier existe en version Excel et en version Google Sheets.

Comment l’utiliser

Commencez par la séquence, dans « Paramètres ». Celle proposée par défaut alterne les canaux : un premier e-mail personnalisé le jour J, une demande de connexion LinkedIn avec une note à J+3, un appel à J+7, une relance avec un cas client à J+14 et un dernier message à J+21. Changez les délais, les canaux et les messages selon votre cible.

Saisissez ensuite vos prospects sur la feuille « Prospection ». Chaque jour, filtrez la colonne « Alerte » sur « En retard » et « Aujourd’hui » : c’est votre liste de travail. Quand une action est faite, augmentez le nombre d’étapes faites de un. La prochaine action et sa date se mettent à jour d’après la séquence. Dès qu’un prospect répond, changez son statut et notez la date de sa réponse : la séquence s’arrête, et la fin de conservation est repoussée.

Un prospect qui accepte un rendez-vous devient une affaire. Passez-le dans mon modèle de tableau CRM, qui suit le pipeline jusqu’à la signature, et mesurez vos résultats mois par mois avec le modèle de suivi commercial.

Prospection B2B et RGPD : ce qui est permis en 2026

La prospection entre professionnels obéit à des règles plus souples que celle vers les particuliers, mais elle n’est pas libre pour autant. Voici ce que dit la CNIL, que j’ai vérifié en septembre 2026.

Par e-mail

Vous pouvez écrire à un professionnel sans son consentement préalable, à condition que le message soit en rapport avec sa profession. L’exemple donné par la CNIL : présenter les mérites d’un logiciel au directeur informatique d’une entreprise. En revanche, la personne doit avoir été informée de l’utilisation de son adresse et pouvoir s’y opposer simplement et gratuitement, notamment dans chaque message. Les adresses génériques de type contact@ ou info@, qui désignent l’entreprise et non une personne, ne sont pas concernées. Tout est détaillé sur la fiche de la CNIL consacrée à la prospection par courrier électronique.

Par téléphone

La logique est la même pour appeler un professionnel sur son activité : information et droit d’opposition, sans consentement préalable. Attention à une confusion fréquente. Bloctel, la liste d’opposition au démarchage téléphonique, n’a jamais concerné les appels entre professionnels. Et le service a pris fin le 11 août 2026, comme l’a rappelé la DGCCRF. Depuis cette date, la loi du 30 juin 2025 impose le consentement préalable pour démarcher un consommateur par téléphone. Cette règle vise les particuliers : pour le B2B, c’est toujours le régime de l’opposition qui s’applique, comme l’explique la fiche de la CNIL sur la prospection commerciale par téléphone.

Combien de temps garder un prospect

La CNIL recommande de conserver les données d’un prospect trois ans à compter de la collecte ou du dernier contact venant de lui. Un e-mail que vous envoyez, ou un e-mail simplement ouvert, ne compte pas : il faut une réponse, un appel, une demande. Le modèle calcule cette échéance à partir de la date du premier contact ou de la dernière réponse, la plus récente des deux. Pour tenir une base clients complète avec la base légale et le registre des demandes d’accès, utilisez mon modèle de fichier client.

Construire une séquence qui obtient des réponses

Un premier message reste souvent sans réponse, simplement parce qu’il arrive au mauvais moment. C’est pour cela qu’une séquence bien construite compte plus qu’un premier message parfait. Quatre principes font la différence :

• Alterner les canaux : un e-mail, puis LinkedIn, puis un appel. Chaque canal touche la personne dans un contexte différent ;
• Apporter quelque chose à chaque relance : un cas client, un chiffre, une ressource utile. « Je me permets de revenir vers vous » ne suffit pas ;
• Espacer les messages : trois semaines pour cinq contacts est un rythme soutenu mais respectueux ;
• Savoir s’arrêter : le dernier message annonce clairement que vous ne relancerez plus. C’est souvent celui qui obtient le plus de réponses.

Côté e-mail, deux détails techniques pèsent lourd. Une signature professionnelle avec vos coordonnées complètes rassure : mon générateur de signature e-mail en crée une en deux minutes. Et une boîte d’envoi neuve doit être « chauffée » progressivement pour ne pas finir en spam, comme je l’explique dans mon guide de l’email warm-up.

Tableur ou outil d’automatisation ?

Le tableur convient à une prospection ciblée, de quelques dizaines de prospects par mois, où chaque message est écrit à la main. Au-delà, la gestion manuelle des étapes devient une charge, et le risque d’oublier une relance ou de recontacter un prospect qui a dit non augmente. Les outils d’automatisation envoient les messages selon la séquence, arrêtent tout dès qu’une réponse arrive et gèrent les désinscriptions. Les trois présentés en haut de cette page couvrent LinkedIn, l’e-mail et le suivi des contacts. J’en compare d’autres dans mon classement des meilleurs outils de prospection LinkedIn, et je détaille les bases de données B2B dans celui des plateformes d’enrichissement de données.

Trois erreurs fréquentes

Importer un fichier acheté sans vérifier son origine. Le vendeur doit pouvoir prouver que les personnes ont été informées de la cession de leurs données. Sinon, c’est vous qui prospectez illégalement.

Oublier le lien de désinscription. Chaque e-mail de prospection doit permettre de refuser les messages suivants, simplement. Une mention « répondez STOP » fonctionne, à condition de la traiter.

Relancer indéfiniment. Au-delà de cinq ou six contacts sans réponse, vous n’obtiendrez plus rien, sauf une mauvaise image. Clôturez la séquence et recontactez plus tard avec une vraie nouveauté.