Modèle de tableau CRM gratuit

Ce que contient ce modèle de tableau CRM

J’ai construit ce modèle autour d’une idée simple : un pipeline commercial n’est utile que s’il vous dit chaque matin quelles affaires relancer et combien vous pouvez raisonnablement espérer signer. Le fichier compte quatre feuilles :

• Pipeline : une ligne par opportunité, avec l’entreprise, le contact, la source, le commercial, l’étape, le montant, la date de création, la date de clôture prévue, la prochaine action et sa date. Un bandeau en haut affiche en permanence le montant en cours, le montant pondéré, le chiffre d’affaires gagné et le nombre de relances en retard ;
• Tableau de bord : les indicateurs clés, le détail par étape, par commercial et par source, et un graphique du montant pondéré par étape ;
• Paramètres : vos étapes de vente et leur probabilité de signature, vos commerciaux, vos sources d’affaires ;
• Mode d’emploi : les six règles pour que le tableau reste fiable dans la durée.

Tout ce qui peut se calculer se calcule. La probabilité se remplit dès que vous choisissez l’étape, le montant pondéré suit, et la colonne « Relance » affiche « En retard », « Aujourd’hui » ou « À venir » selon la date de la prochaine action. Une affaire en retard colore toute sa ligne en rouge pâle : impossible de la rater. Les affaires perdues passent en gris, les affaires gagnées en vert.

Le fichier existe en version Excel et en version Google Sheets, strictement identiques. La version Google Sheets vous propose directement d’en créer une copie dans votre Drive, ce qui permet de partager le pipeline avec un associé sans vous envoyer de fichiers.

Comment l’utiliser

Commencez par « Paramètres ». Les sept étapes proposées (premier contact, qualifié, rendez-vous, proposition envoyée, négociation, gagné, perdu) conviennent à la plupart des ventes de services. Renommez-les si votre cycle est différent, mais gardez « Gagné » et « Perdu » en fin de liste : le tableau de bord s’en sert pour isoler les affaires closes. Saisissez ensuite vos commerciaux et vos sources.

Sur « Pipeline », effacez les douze affaires d’exemple et saisissez les vôtres. La règle qui change tout : chaque affaire ouverte a une prochaine action datée. « Rappeler Paul pour la remise, mardi 22 » vaut mieux que « à relancer ». Quand l’action est faite, remplacez-la par la suivante. Quand la décision tombe, passez l’étape à « Gagné » ou « Perdu », et notez dans la dernière action la raison de la perte : au bout de six mois, ces raisons forment la liste de ce qu’il faut corriger dans votre offre.

Une fois par semaine, ouvrez le tableau de bord. Si vous voulez un suivi plus fin des objectifs mois par mois et par commercial, mon modèle de suivi commercial prend le relais avec les taux de transformation et un graphique objectif contre réalisé.

Le montant pondéré : lire son pipeline sans se raconter d’histoires

Additionner les montants de toutes les affaires en cours donne un chiffre flatteur et faux. Une proposition envoyée hier n’a pas la même valeur qu’un contrat en négociation finale. Le montant pondéré corrige cela : chaque affaire est multipliée par la probabilité de son étape. Dans l’exemple du modèle, le pipeline en cours atteint 53 000 € mais le montant pondéré n’est que de 28 950 € : c’est ce second chiffre qui sert de prévision.

Les probabilités proposées par défaut (10 %, 20 %, 40 %, 60 %, 80 %) sont des points de départ. Au bout d’un trimestre, recalculez-les avec vos propres données : sur dix propositions envoyées, combien ont été signées ? Si c’est trois, mettez 30 % et non 60 %. Un pipeline pondéré avec vos vraies probabilités devient un outil de pilotage de trésorerie, pas seulement de vente.

Les indicateurs du tableau de bord

• Pipeline en cours : la somme des affaires ni gagnées ni perdues. Il doit représenter plusieurs fois votre objectif mensuel, sinon vous manquerez de signatures dans deux ou trois mois ;
• Taux de transformation : affaires gagnées divisées par affaires closes (gagnées plus perdues). Les affaires encore ouvertes ne comptent pas, pour ne pas fausser le ratio ;
• Panier moyen gagné : chiffre d’affaires gagné divisé par le nombre d’affaires gagnées ;
• Clôtures prévues ce mois-ci : le montant pondéré des affaires dont la date de clôture tombe dans le mois en cours ;
• Relances en retard : le nombre d’affaires dont la prochaine action est dépassée. L’objectif est zéro chaque soir.

Les tableaux par commercial et par source répondent à deux questions que l’on se pose rarement assez tôt : qui porte vraiment le chiffre, et quels canaux apportent des affaires qui se signent. Un salon qui génère beaucoup de contacts mais aucun contrat se voit ici en deux lignes.

Un CRM contient des données personnelles

Le nom, l’e-mail et le téléphone de vos contacts sont des données personnelles, même dans un contexte professionnel. Le RGPD s’applique donc à ce tableau. En pratique, trois réflexes suffisent. Ne collectez que ce qui sert à la vente. Informez vos contacts de l’usage de leurs coordonnées et de leur droit de s’y opposer. Et faites le ménage : la CNIL recommande de ne pas conserver les données d’un prospect au-delà de trois ans après la collecte ou le dernier contact venant de lui, comme elle le détaille dans ses questions-réponses sur la gestion des activités commerciales (règle en vigueur en 2026).

Ce modèle se concentre sur les affaires. Pour tenir la base de contacts elle-même, avec la base légale, la date de fin de conservation calculée automatiquement et le registre des demandes d’accès, utilisez mon modèle de fichier client. Et pour alimenter le haut du pipeline, le modèle de prospection commerciale organise vos séquences de relance avant qu’un contact ne devienne une affaire.

Tableur ou logiciel CRM ?

Un tableur fait très bien l’affaire tant que vous êtes seul ou à deux, avec quelques dizaines d’affaires ouvertes. Ses limites sont connues. Il ne se souvient pas de vos échanges : chaque e-mail, chaque appel reste dans votre boîte ou votre téléphone. Il ne vous prévient pas, il faut l’ouvrir. Et à plusieurs, deux personnes qui modifient la même ligne finissent toujours par se marcher dessus.

Un logiciel CRM règle ces trois points : synchronisation de la messagerie, rappels automatiques, historique complet par contact, vue en colonnes que l’on fait glisser d’une étape à l’autre. J’en ai testé une vingtaine pour mon comparatif des meilleurs logiciels CRM, et les trois présentés en haut de cette page sont ceux que je recommande le plus souvent aux TPE. Si votre problème principal est d’oublier des relances, j’ai aussi testé Yuply, un CRM pensé justement pour ne plus en rater.

Mon conseil : commencez par ce tableau. S’il reste à jour pendant trois mois, vous avez la discipline qu’il faut et un logiciel vous fera gagner du temps. S’il est abandonné au bout de trois semaines, un logiciel ne changera rien au problème.

Trois erreurs que je vois souvent

Une ligne par client au lieu d’une ligne par affaire. Un client qui vous commande un site puis, six mois plus tard, une campagne publicitaire, représente deux affaires, avec deux montants et deux issues possibles. Les mélanger fausse le taux de transformation.

Des affaires zombies. Une proposition sans réponse depuis trois mois n’est plus une affaire en cours. Passez-la en « Perdu » et relancez-la plus tard si besoin : votre pipeline doit refléter la réalité, pas vos espoirs.

Des montants au doigt mouillé. Tant que vous n’avez pas chiffré, mettez une estimation prudente, puis remplacez-la par le montant du devis dès qu’il part. Mon générateur de devis en ligne vous donne ce chiffre en deux minutes, et le modèle de devis fait la même chose dans un tableur.