Générateur de politique de confidentialité

Pourquoi une politique de confidentialité ne se copie pas

C’est le document le plus recopié du web français, et c’est aussi celui qui pose le plus de problèmes en contrôle. La raison est simple : une politique de confidentialité ne décrit pas des règles, elle décrit vos traitements de données à vous. Copier celle d’un autre site revient à publier la description d’une activité qui n’est pas la vôtre.

La CNIL le formule sans ambiguïté : l’information doit être exacte. Une politique qui annonce une newsletter que vous n’envoyez pas, un outil de mesure d’audience que vous n’avez jamais installé ou un transfert hors Union européenne inexistant est une information trompeuse. À l’inverse, une politique silencieuse sur un traitement réel est une information incomplète. Les deux sont sanctionnables.

C’est pour cette raison que ce générateur ne propose pas un texte unique. Il vous demande ce que votre site collecte réellement, case par case, et ne rédige que les paragraphes correspondants.

Les informations que le RGPD rend obligatoires

L’article 13 du règlement européen fixe une liste précise. Une politique complète répond à sept questions, dans un langage clair et accessible.

• Qui est responsable des données, avec son identité et ses coordonnées, plus celles du délégué à la protection des données s’il en existe un ;
• Quelles données sont collectées, et pas seulement « vos données personnelles » : nom, e-mail, adresse de livraison, historique d’achat, données de connexion ;
• Pour quelles finalités, formulées concrètement. « Améliorer notre service » ne veut rien dire, « mesurer l’audience du site » oui ;
• Sur quelle base légale, ce qui est le point le plus souvent bâclé ;
• Combien de temps les données sont conservées, avec une durée par finalité ;
• À qui elles sont transmises, y compris les prestataires techniques ;
• Quels droits vous pouvez exercer et comment.

La base légale, le point qui fait la différence

Chaque traitement doit reposer sur l’un des six fondements prévus par le RGPD, et le choix n’est pas libre. Le consentement, l’exécution d’un contrat, l’obligation légale et l’intérêt légitime sont les quatre que rencontre un site classique.

L’erreur la plus courante consiste à invoquer le consentement partout, en croyant se protéger. C’est l’inverse : le consentement est la base la plus fragile, parce qu’il doit être libre, spécifique, éclairé, univoque, et surtout retirable à tout moment. Si vous fondez sur le consentement le traitement des données nécessaires à l’exécution d’une commande, un client qui le retire vous met dans une situation intenable.

La logique est la suivante. Une commande relève de l’exécution du contrat. La conservation des factures relève de l’obligation légale, dix ans au titre du Code de commerce. Une newsletter relève du consentement. Un formulaire de contact peut relever de l’intérêt légitime à répondre. Le générateur applique cette répartition automatiquement en fonction des cases que vous cochez, et affiche la base retenue pour chaque traitement, ce qui vous permet de la vérifier au lieu de la subir.

Les durées de conservation, que personne n’aime écrire

« Pendant la durée nécessaire aux finalités poursuivies » est la formule que l’on lit partout. Elle ne veut rien dire et la CNIL la refuse. Une durée doit être chiffrée, ou à défaut rattachée à un événement identifiable.

Les durées de référence les plus utiles à connaître : trois ans après le dernier contact pour un prospect ou un contact commercial, dix ans pour les pièces comptables, treize mois pour les cookies de mesure d’audience et vingt-cinq mois pour les statistiques qui en découlent, six mois pour la conservation du choix de l’internaute sur les cookies, deux ans pour une candidature spontanée non retenue. L’outil les intègre déjà dans les paragraphes qu’il génère.

Cookies et outils tiers

Les cookies obéissent à un régime distinct, issu de la directive ePrivacy et de l’article 82 de la loi Informatique et Libertés. Ce qui compte ici, c’est la distinction entre les cookies strictement nécessaires au fonctionnement du site, qui ne demandent pas de consentement, et tous les autres, qui ne peuvent être déposés qu’après un accord actif de l’internaute.

Le point de vigilance concerne les outils tiers. Un bouton de partage social, une police de caractères chargée depuis un serveur externe, une carte interactive, une vidéo embarquée : chacun de ces éléments transmet l’adresse IP de vos visiteurs à un tiers, souvent avant tout consentement. La politique doit les mentionner, et le bandeau doit les bloquer tant que le visiteur n’a pas accepté.

Les transferts hors Union européenne

Si vous utilisez un outil américain, et c’est le cas de la grande majorité des sites, vos données sortent de l’Union européenne. Ce transfert n’est pas interdit, mais il doit être encadré et signalé.

Depuis la décision d’adéquation de juillet 2023 concernant le cadre de protection des données transatlantique, les transferts vers des entreprises américaines certifiées bénéficient d’une base juridique claire. Pour les autres, ce sont les clauses contractuelles types qui s’appliquent, complétées par des mesures techniques. Dans les deux cas, votre politique doit indiquer que des transferts existent et par quel mécanisme ils sont couverts. Le générateur ajoute la section quand vous cochez la case correspondante.

Ce qui fait échouer une politique en contrôle

Les manquements relevés par la CNIL suivent presque toujours le même schéma : une politique générique qui ne correspond pas au site, des durées de conservation absentes ou vagues, des destinataires non nommés, une adresse de contact inexistante ou qui ne répond pas, et un décalage entre ce que le bandeau cookies fait réellement et ce que la politique annonce.

Le dernier point mérite votre attention particulière. Vous pouvez avoir une politique irréprochable et être en infraction parce que votre outil de mesure d’audience se déclenche avant l’acceptation du bandeau. Vérifiez ce comportement dans l’onglet réseau de votre navigateur, en navigation privée, avant de cliquer sur quoi que ce soit.

Un document vivant

Votre politique doit être datée et mise à jour à chaque évolution : nouvel outil installé, nouvelle finalité, changement de prestataire d’hébergement, ouverture d’un espace client. Placez-la dans le pied de page, accessible depuis toutes les pages, et liez-la depuis vos formulaires au moment où la donnée est collectée. C’est ce dernier lien, contextuel, qui satisfait vraiment l’obligation d’information.

L’outil génère votre document dans votre navigateur, sans envoi de vos informations, et vous le restitue en texte brut ou en HTML prêt à coller dans votre CMS.