Un client vous demande une facture de prestation de service et vous n’en avez jamais fait ? Ou alors vous en faites déjà, avec un modèle Word trouvé sur Internet, sans être vraiment sûr qu’il soit bon ?
Dans les deux cas, la question est la même : qu’est-ce qu’il faut écrire dessus pour être en règle ?
Je vais en faire une avec vous, ligne par ligne, sur un exemple complet : 2 sites internet à 5 000 € HT, une remise de 15 %, avec ou sans TVA.
Je prends Indy parce que sa formule gratuite suffit, mais les règles sont les mêmes dans tous les logiciels. C’est parti !
Si vous préférez suivre la démarche à l’écran, j’ai fait toute la facture en vidéo, en 11 minutes :
Dans la suite, je reprends chaque ligne avec les écrans de la démonstration d’Indy, les montants exacts et les pièges à éviter.
Quand devez-vous faire une facture ?
Tout dépend de votre client, et la règle n’est pas la même selon qu’il s’agit d’un professionnel ou d’un particulier :
- Client entreprise : la facture est obligatoire à chaque prestation. Vous la faites dès que le travail est terminé, sans attendre qu’il vous la réclame.
- Client particulier : une note est obligatoire à partir de 25 € TTC. En dessous, vous la faites seulement s’il la demande.
Que doit contenir une facture de prestation de service ?
Les listes de mentions obligatoires font souvent peur. Pourtant, une facture répond simplement à 5 questions, avec en plus un numéro et 2 dates :
- qui vous êtes ;
- à qui vous facturez ;
- ce que vous avez fait ;
- combien ça coûte ;
- quand vous devez être payé.
Voici à quoi ressemble la facture de mon exemple une fois terminée, en franchise de TVA. Gardez-la sous les yeux, je détaille chaque bloc juste après.
Et si une mention manque ? Le fisc peut vous mettre 15 € d’amende par oubli, plafonnés au quart du montant de la facture. Sur une seule facture, ça ne va pas vous ruiner. Le vrai problème est ailleurs :
- si c’est votre modèle de base qui est faux, l’erreur se répète sur toutes vos factures ;
- le service compta de votre client peut vous la renvoyer, et c’est votre paiement qui attend.
Vous trouverez la liste complète des mentions obligatoires sur Service Public. Et si vous voulez faire la vôtre en même temps que moi, la formule gratuite d’Indy vous laisse créer autant de factures que vous voulez.
1. Qui vous êtes : vos informations et votre numérotation
Dans Indy, vous réglez ça une seule fois, en créant votre première facture depuis l’onglet Facturation. Si vous ne le voyez pas, cliquez sur vos initiales, puis sur Options, et activez le module.
Le logo et les couleurs, c’est à votre goût. Ce qui compte vraiment, c’est l’écran d’après, avec les informations de votre entreprise.
Les informations à faire apparaître selon votre statut
Ce que vous devez écrire change selon votre forme juridique :
- Micro-entreprise ou entreprise individuelle : nom et prénom avec « Entrepreneur individuel » ou « EI » juste à côté, adresse et numéro SIREN ou SIRET. Les vieux modèles trouvés sur Internet oublient souvent le « EI ».
- Société : dénomination, forme juridique, montant du capital, adresse du siège et numéro SIREN. Pour une activité commerciale, ajoutez le RCS avec la ville du greffe.
- À la TVA, quel que soit votre statut : votre numéro de TVA doit apparaître.
Votre numérotation : prenez 2 minutes
Indy vous fait ensuite choisir votre numérotation, et c’est l’écran à ne pas bâcler. La règle tient en deux points :
- chaque facture a un numéro unique ;
- vos numéros se suivent, sans trou : impossible de passer de la facture 8 à la facture 10.
Choisissez un préfixe, par exemple F pour facture, ajoutez si vous voulez l’année et le mois, et le numéro monte tout seul. Vous aviez déjà un autre logiciel ? Reprenez le même format, à la suite de votre dernier numéro.
Faites-le bien du premier coup : une fois votre première facture validée, vous ne pouvez plus changer ce format.
2. À qui vous facturez
Pour une entreprise française, cherchez-la par son nom ou son SIRET, et Indy retrouve ses coordonnées tout seul. Franchement, c’est hyper pratique.
Ce numéro vous met aussi en règle pour la suite. À partir du 1er septembre 2027, pour les micro-entreprises et les PME, le SIREN de votre client devient obligatoire sur vos factures. Le SIREN, ce sont les 9 premiers chiffres du SIRET.
Si votre client est un particulier, vous mettez son nom et son adresse, sauf s’il ne veut pas qu’elle apparaisse. Et là, pas besoin de SIRET.
3. Ce que vous avez fait : la ligne de prestation
Pour l’exemple, je facture la création de 2 sites internet à 5 000 € HT pièce, avec une remise de 15 %. Voici comment remplir la ligne, champ par champ.
Le nom et la nature
Ajoutez une ligne et donnez-lui un nom, ici Site internet. Indy vous demande ensuite sa nature : choisissez Prestation de service. Cette précision fait partie des nouvelles mentions de 2027, et Indy l’écrit déjà en bas de la facture.
La description
Ne la bâclez pas. Le mot « prestation » tout seul ne suffit pas, la loi demande une dénomination précise. Écrivez ce que vous avez vraiment fait, ici la création d’un site web. Et si vous fournissez du matériel, séparez le matériel et la main-d’œuvre.
Le prix, la quantité et la remise
Entrez le prix unitaire hors taxe, 5 000 €, et la quantité, 2. Même logique si vous facturez à la journée : pour 3 jours à 450 €, mettez 450 en prix et 3 en quantité.
Votre remise doit aussi apparaître sur la facture. Ici, c’est 15 % sur le total, et Indy fait le calcul :
- 10 000 € HT pour les deux sites ;
- -1 500 € de remise ;
- 8 500 € HT à facturer.
La date de la prestation
C’est le jour où vous avez terminé le travail. Elle doit apparaître quand ce n’est pas le jour où vous faites la facture. Écrivez-la dans le titre ou la description, par exemple « Site internet livré le 18 septembre ».
4. Combien ça coûte : avec ou sans TVA
Là, tout dépend de votre situation. Voici les deux versions de la même facture :
| Sur la facture | En franchise de TVA | À la TVA (20 %) |
|---|---|---|
| Total HT | 8 500 € | 8 500 € |
| TVA | 0 € | 1 700 € |
| Votre client paie | 8 500 € | 10 200 € TTC |
| À afficher en plus | TVA non applicable, art. 293 B du CGI | Votre numéro de TVA, le taux et le montant de TVA |
Si vous êtes en franchise de TVA
C’est le cas de beaucoup de micro-entrepreneurs : vous ne facturez pas de TVA, et votre client paie 8 500 €, point.
Par contre, vous devez écrire « TVA non applicable, art. 293 B du CGI ». Dans Indy, cochez la case franchise dans vos mentions légales, et le texte s’ajoute tout seul.
Attention, cette mention change au 1er janvier 2027. Elle devient « TVA non applicable, art. L. 223-3 du CIBS », comme l’indique le site des impôts. Seul le numéro d’article bouge, vos règles restent les mêmes, et l’ancienne formule est acceptée jusqu’au 30 juin 2028.
Indy annonce qu’il fera le changement sur vos nouvelles factures, mais jetez quand même un œil à votre première facture de janvier.
Petite précision : dans la vidéo, je dis « 296 B » et je cite le L. 233-3. Les bons numéros sont 293 B et L. 223-3.
Micro-entreprise et franchise, ce n’est pas la même chose
C’est la confusion la plus courante. Être en micro-entreprise ne vous dispense pas de TVA à vie. En prestation de services, tout se joue sur votre chiffre d’affaires annuel :
- jusqu’à 37 500 € : la franchise s’applique ;
- entre 37 500 et 41 250 € : vous la gardez jusqu’à la fin de l’année ;
- au-delà de 41 250 € : vous facturez la TVA tout de suite, même en restant en micro-entreprise.
J’ai détaillé ces seuils et le reste du calendrier dans mon article sur les changements de la micro-entreprise en 2027.
Si vous êtes à la TVA
Choisissez le taux, en général 20 %. Sur l’exemple, ça fait 1 700 € de TVA, donc 10 200 € TTC. Votre facture doit afficher le total HT, le montant de la TVA et le total TTC, et Indy calcule tout ça pour vous.
Si votre client est lui aussi à la TVA, son numéro doit apparaître sur la facture. Indy le préremplit.
5. Quand être payé : délai, RIB et pénalités
Choisissez un délai de paiement, il s’affiche sur la facture. Si vous n’avez rien prévu avec votre client, c’est 30 jours après la fin de la prestation.
Et si vous négociez, ça ne peut pas dépasser 60 jours après la date de la facture, ou 45 jours fin de mois si votre contrat le prévoit.
Pensez aussi à ajouter votre RIB. Ça évite à votre client de devoir vous le demander, et Indy le garde pour les factures suivantes.
Les 3 mentions qu’on oublie sur une facture à une entreprise
Sur une facture à un client professionnel, il y a aussi 3 mentions dont on parle rarement :
- le taux des pénalités de retard, qui doit faire au moins 3 fois le taux d’intérêt légal ;
- l’indemnité de 40 € pour frais de recouvrement ;
- l’escompte, c’est-à-dire la réduction accordée si le client paie en avance. Si vous n’en faites pas, écrivez-le quand même : « Escompte pour paiement anticipé : néant ».
Dans Indy, une case dans vos mentions légales les ajoute en bas de vos factures à une entreprise. Vérifiez qu’elle est bien cochée, et vous n’avez rien à taper.
Pour moi, c’est là qu’un logiciel rend le plus service : sur un modèle fait à la main, ce sont les premières mentions qu’on oublie.
Valider et envoyer votre facture
Votre facture est prête, il reste à la valider. Relisez-la bien avant de cliquer : ensuite, Indy ne vous laisse ni la modifier ni la supprimer. C’est logique, vos numéros doivent se suivre sans trou.
Si vous vous trompez, faites un avoir, c’est-à-dire un document qui annule la facture, puis refaites-en une bonne.
Au moment de valider, Indy fixe le numéro et la date d’émission. Ici, ça donne F202609-1. La date est celle du jour par défaut, et vous pouvez la changer tant que ça respecte l’ordre de vos factures.
L’envoi par e-mail
Ouvrez l’e-mail depuis la facture, mettez l’adresse de votre client, et il reçoit le PDF en pièce jointe.
Le PDF par e-mail reste valable pour une micro-entreprise ou une PME jusqu’au 1er septembre 2027. Après, vos factures à des entreprises françaises devront passer par une plateforme agréée. Indy en est une, et annonce que vos factures partiront automatiquement à ce moment-là.
Pour anticiper, lisez mon guide complet de la facturation électronique, puis mon tuto pour mettre en place la facturation électronique étape par étape.
Le paiement
Quand votre client a payé, notez-le dans Indy. Si votre banque est connectée, Indy repère le virement et vous propose de l’associer à la facture. Sinon, vous la marquez comme payée à la main.
Et n’oubliez pas de garder vos factures 10 ans.
Acompte, assurance, clients étrangers : les cas particuliers
Votre situation sort un peu de cet exemple ? Voici ce qui change dans les 3 cas les plus fréquents.
Vous demandez un acompte
Faites une facture d’acompte dès que vous l’encaissez. À la fin, votre facture de solde reprend cet acompte, et votre client ne paie que ce qui reste. Dans Indy, ça se fait directement depuis le devis.
Votre métier impose une assurance
Indiquez sur la facture l’assureur et la zone couverte. Indy a un champ pour ça, les mentions légales supplémentaires.
Si vous êtes soumis à la décennale dans le bâtiment, vous devez joindre l’attestation à la facture. L’e-mail d’Indy ne prend pas de pièce jointe : téléchargez le PDF et passez par votre messagerie.
Vous avez des clients à l’étranger
Indy facture uniquement en euros et en français. Pour une facture en anglais ou en dollars, il vous faudra un autre outil. La TVA ne suit pas non plus les mêmes règles, donc je vérifierais ça avec un comptable.
Word, formule gratuite ou formule Plus ?
Vous n’êtes pas obligé de passer par un logiciel. Une facture faite sur Word reste valable si toutes les mentions y sont.
Mais c’est à vous de surveiller vos numéros et le changement de janvier, et il vous faudra de toute façon une plateforme agréée en septembre 2027.
Si vous partez de zéro, voici ce que je ferais avec Indy :
- quelques factures par mois : la formule gratuite Essentiel suffit largement, avec des factures illimitées ;
- des clients réguliers ou qui paient en retard : je regarderais la formule Plus, qui ajoute les factures récurrentes et les relances automatiques, pour 9 € HT par mois payés à l’année (108 € HT), ou 12 € HT au mois.
Avec le code DIGITIZ1MOIS, vous avez 1 mois offert sur la formule Plus.
Vous voulez comparer avant de vous lancer ? Tout est dans mon avis complet sur Indy, dans mes duels Indy ou Abby et Indy vs Pennylane, ainsi que dans mon top 10 des logiciels de facturation et de devis gratuits.
Et si votre situation n’est pas couverte ici, posez-moi la question en commentaire sous la vidéo.
