Les 10 meilleurs outils de communication pour la gestion de projet

Dernière modification le 16 juillet 2024

Menée à bien, la communication favorise le succès de vos projets. En revanche, les silos entre les équipes impliquées peuvent compromettre vos chances de réussite et vous faire perdre du temps. Pour éviter une telle situation, il est important de mettre en place un véritable travail collaboratif. D’où l’intérêt d’un outil de communication.

Un tel outil vous permet d’échanger autour du projet et des différentes tâches à réaliser. Mais attention, tous les logiciels de communication ne se valent pas.

Il est donc conseillé d’adopter un dispositif qui simplifie le partage de fichiers et qui prend en charge même les plus volumineux. Pour vous aider, voici une sélection des meilleures solutions sur le marché !

1. monday.com, gage de rapidité et d’agilité

monday.com est un outil de gestion de projet complet, avec des fonctionnalités pour la planification et le suivi de vos différentes tâches. Il dispose d’un système de communication intégré, qui facilite les échanges entre les collaborateurs impliqués.

Il suffit alors de créer votre groupe de collaborateurs sur la plateforme. Pour discuter avec l’un d’entre eux, ou avec l’ensemble l’équipe, choisissez l’objet de discussion parmi les éléments proposés. Mentionnez ensuite le nom de la personne concernée dans votre message pour attirer son attention. Une notification lui sera envoyée sur monday, ou par email.

Grâce à cette solution, il ne sera donc plus nécessaire de multiplier les canaux de communication. De plus, elle peut s’interfacer avec des applications telles que Gmail, Messenger, Slack ou MailChimp. Ceci permet de centraliser vos données sur une unique plateforme.

L’interface partagée de monday est aussi idéale pour travailler depuis un espace commun à tous vos collaborateurs, accessible à tout moment et de n’importe où.

L’application propose différentes configurations pour la gestion de projet. Il vous est possible d’utiliser un calendrier, un graphique, une chronologie, une carte ou la méthode kanban.

Les informations sont visibles par tous les membres de l’équipe, et archivées pour être consultées plus tard.

2. Teamwork, pour gagner et optimiser la performance

Parmi les solutions de communication et de travail collaboratif, Teamwork vous est aussi conseillé. Il s’agit d’un logiciel de gestion de projet à part entière, qui dispose d’une fonction de discussion instantanée.

Cette fonctionnalité est très utile afin de communiquer facilement et rapidement avec votre équipe. Vous pouvez créer la conversation depuis un projet. Le message sera alors visible par tous les membres affectés sur celui-ci.

Il est aussi possible de laisser des commentaires ou de partager des fichiers, qui resteront visibles le temps de la réalisation du projet. Je recommande donc ces fonctions lorsque vous souhaitez partager des données et des documents utiles.

Chacun de vos collaborateurs peut mettre en avant leurs idées en utilisant le logiciel Chat. Encouragez-les également à envoyer leurs feedbacks. Cela vous évite les réunions répétitives et vous fera gagner du temps.

D’ailleurs, vous avez la possibilité de répondre instantanément sur TeamWork Projects pour les aider à avancer et résoudre rapidement les problèmes qu’ils rencontrent. Les conversations sont archivées et peuvent être consultées à tout moment.

3. TeamGantt, la gestion des tâches et la communication sur une même plateforme

Le fonctionnement de TeamGantt repose sur la création de diagramme de Gantt pour planifier et gérer les différentes étapes d’un projet. Il s’avère utile afin de centraliser vos données et la communication avec votre équipe.

Pour cela, il suffit, dans un premier temps, de créer des tâches. La communication et le partage de fichiers peuvent ensuite se faire directement au sein de chacune d’elles. Le point fort de cette application est qu’elle vous donne un aperçu des réalisations de votre équipe. Vous saurez ainsi sur quel projet chacun de vos collaborateurs travaille.

Pour les aider à avancer, n’hésitez pas à intervenir directement au sein des tâches créées.

4. LiquidPlanner, pour booster la productivité grâce à la collaboration

Pour créer un environnement de travail unique, qui facilite la collaboration, comptez sur LiquidPlanner, un logiciel de management basé sur le Cloud. Il réunit un ensemble de fonctionnalités qui promeuvent le travail collaboratif.

Depuis cet outil en ligne, vous pouvez créer des tâches, visibles par tous les membres de votre équipe. Une application de messagerie intégrée vous permet d’échanger autour de vos activités. Partager directement des fichiers sur LiquidPlanner est aussi possible.

Vos collaborateurs auront accès aux mêmes informations et aux mêmes données. Ils auront ainsi une base de connaissances identique. Cette transparence est très utile afin de faciliter la collaboration et maximiser les chances de réussite du projet.

5. Slack, pour une gestion de projets centralisée

Slack est une application conçue pour faciliter la gestion d’équipe. Il propose une multitude de fonctionnalités, qui révolutionnent le travail d’équipe et rendent la communication plus facile et fluide.

Dès lors, il ne sera plus nécessaire de fonctionner avec des emails ou plusieurs canaux à la fois, pour échanger et partager des informations. Slack vous donne accès à un environnement de travail partagé, où vous pouvez gérer vos tâches et communiquer avec vos collaborateurs.

Vous pouvez lancer des échanges privés, ou des discussions de groupe. En plus des messages textes, Slack dispose également de fonctionnalités pour les appels vocaux ou vidéos.

Il est possible d’organiser les discussions en thématiques puis d’utiliser le moteur de recherche afin d’y accéder facilement. L’outil s’interface aussi avec d’autres applications de travail collaboratif, comme Google Drive ou Dropbox.

Vous avez alors la possibilité de regrouper l’ensemble de vos données sur un espace de stockage unique et commun, et aurez accès à vos notifications depuis un seul espace de travail.

6. MeisterTask, pour une vue à 360 degrés du projet

MeisterTask a été développé afin d’aider les entreprises, et surtout les chefs de projet, à organiser aisément leurs tâches. Il fonctionne avec la méthode Kanban. Il suffit ainsi de suivre les travaux en cours créés pour connaître et communiquer sur l’état d’achèvement du projet.

Outil de travail collaboratif, MeisterTask vous offre un aperçu global du projet et des missions y afférentes. Tous vos collaborateurs peuvent suivre les avancements et seront informés des nouvelles tâches intégrées au projet.

Des statistiques et des comptes rendus sont proposés pour faciliter le suivi des réalisations.

7. Wrike, la solution pour optimiser la gestion des tâches

Wrike est une application en ligne de management de projet. Ses nombreuses fonctionnalités facilitent la planification et la gestion des tâches. Utilisez, par exemple, le diagramme de Gantt pour mettre en place votre planning et répartir les ressources.

Cette application offre également un espace de travail collaboratif pour partager vos fichiers. Il n’est pas nécessaire de les télécharger pour les modifier. Effectuez directement les modifications depuis l’interface de Wrike.

L’objectif est de vous doter d’un espace de travail qui simplifie l’organisation, et favorise la collaboration. Il vous appartient de définir le niveau d’accès aux fichiers pour chacun de vos collaborateurs. Les flux de travail et le tableau de bord sont aussi personnalisables, et peuvent s’adapter à votre projet et votre mode de travail.

8. Orangescrum, pour plus de transparence et d’efficacité

Vous avez besoin d’une solution appropriée pour gérer votre projet et planifier vos tâches ainsi que vos ressources ? Orangescrum peut y répondre.

Cette solution réunit un ensemble de fonctionnalités indispensables pour une collaboration efficace et un projet mené à terme avec succès. Je vous recommande son diagramme de Gantt ou la méthode Kanban pour gérer vos tâches, en précisant les dates d’échéance. Profitez également de son application de messagerie intégrée pour communiquer avec l’ensemble de l’équipe.

Orangescrum est un outil conçu pour vous aider à gérer chaque étape du projet avec agilité. Cette application en ligne favorise la transparence. Ceci améliore la productivité de vos équipes, qui auront alors une vue globale sur vos projets et les tâches y afférentes.

9. Freedcamp, pour organiser aisément vos tâches

Freedcamp est une solution de gestion de projet gratuite, qui est particulièrement adaptée pour les petites entreprises. Elle met à votre disposition des templates pour organiser facilement vos projets.

Les tâches peuvent être présentées sous forme de to do lists. Au sein de vos projets, vous pouvez créer des discussions de groupe et les partager. Pour avoir en main vos documents de travail, téléchargez-les directement sur Freedcamp. Si vous avez travaillé sur Basecamp, il est possible de transférer directement vos données et réalisations sur cette application.

10. Quip, la solution pour une communication efficace

Quip est l’application idéale pour tirer profit d’une collaboration efficace en interne. Effectivement, grâce à cette solution, vous pouvez créer un environnement commun pour vos collaborateurs. Les contenus et les informations partagés au sein de ce groupe sont visibles par tous les utilisateurs qui y ont accès.

Vos équipes auront donc des données à jour à leur disposition, et seront en mesure de suivre chacune des modifications qui ont lieu.

Utilisez sa fonction de messagerie pour échanger avec vos collaborateurs. La discussion se fait directement au sein du document concerné. Vous pouvez aussi créer des sondages et suivre les avancées de votre projet en temps réels. Pour cela, servez-vous des indicateurs de performance proposés, ou simplement d’un calendrier.

En résumé

La communication est essentielle pour mener à bien un projet. Un manque de communication peut vous faire perdre un temps précieux, et impacter vos résultats.

Pour éviter de telles situations, mettez en place un environnement où vous pouvez communiquer rapidement, et de manière claire, avec votre équipe. Ceci passe par l’utilisation d’un outil de communication adapté. Le choix est assez vaste, entre les nombreuses applications préalablement citées.

Je vous conseille d’en choisir une qui soit adaptée à votre organisation. Prenez ensuite le temps de l’intégrer à votre environnement de travail habituel. Bien implémenté, votre outil de communication vous garantit agilité et efficacité.