Dernière modification le 14 septembre 2022

Asana est une solution de gestion de projets et de tâches qui permet aux entreprises et aux agences de gérer, de s’organiser de communiquer et de collaborer. Le logiciel en ligne est utile pour les équipes et les entreprises qui gèrent plusieurs projets à la fois, et peut servir les entreprises de toute taille. Très complet et fonctionnel, nous allons voir pourquoi Asana est aujourd’hui un des meilleurs outils de gestion de projet.

Présentation d’Asana

Asana est un outil de gestion de projet à la fois pour les équipes et les indépendants. Dans Asana, il existe déjà de nombreuses fonctionnalités qui permettent à un chef ou à un chef de projet de répartir très facilement les tâches au sein de l’équipe et de fixer un calendrier et une date limite pour le projet. Asana propose des versions payantes et gratuites que vous pouvez essayer.

 

Les fonctionnalités comprennent la gestion des tâches, la création de rapports, les notifications automatiques, un portail client, des outils de collaboration, des tableaux de bord, une application mobile, la gestion des documents et l’attribution des tâches. Asana comprend également une fonction de boîte de réception qui permet de saisir toutes les mises à jour générées automatiquement par le logiciel.

Fonctionnalités

Nous allons passer en revue les principales fonctionnalités d’Asana.

Tableau de bord

Le tableau de bord d’Asana est simple et facile à naviguer. En vous connectant, vous pouvez voir une liste des tâches qui vous sont assignées. Vous pouvez également trouver une barre de navigation qui vous permet de naviguer dans le logiciel. Dans la barre de navigation, vous trouverez les projets auxquels vous participez ainsi qu’une liste des équipes de votre entreprise.

Espaces de travail multiples

Cette fonction, vous donne la liberté d’organiser l’espace de travail de votre projet. Vous pouvez créer autant d’espaces de travail que possible et collaborer avec différentes équipes. Par exemple, vous créez un espace de travail pour : Projet privé, Projet familial, Bénévolat, etc.

Vue en Kanban (Board)

La vue en Kanban à pris d’assaut le monde de la gestion de projet notamment grâce au succès de Trello, et Asana est l’un des nombreux logiciels à l’avoir ajouté à son produit. La vue vue Board imite la technique classique de gestion de projet qui consiste à utiliser les tableaux blancs et post-it pour suivre les avancements des projets. Le code couleur rend également plus facile la lisibilité des différentes tâches.

Gestion de projet

Asana vous permet de créer de nouveaux projets à partir de zéro, ou vous pouvez utiliser les modèles d’Asana pour démarrer. Vous pouvez également copier un projet existant, que vous pouvez utiliser comme modèle. Les modèles pré-fabriqués d’Asana sont parfaits pour créer des outils, tels qu’un plan d’intégration de l’équipe, une campagne de collecte de fonds digitale et un plan de projet interfonctionnel. Deux unités organisationnelles constituent la structure de base d’un projet Asana, à savoir les « sections » et les « tâches ». Les sections sont utilisées pour classer et regrouper les tâches individuelles au sein d’un projet.

Il est possible d’utiliser ces sections à des fins diverses, notamment pour le suivi des bugs, le recrutement ou le suivi des candidats, et les rapports d’état de la production (avec des titres de section tels que « payé », « expédié », etc.). L’application de sections à vos projets est un bon moyen de personnaliser Asana en fonction des besoins ou des exigences spécifiques de votre entreprise. Asana a récemment lancé une nouvelle fonction de règles pour vous aider à gérer et à organiser vos projets plus facilement.

Gestion des tâches

Asana est essentiellement un logiciel de gestion des tâches de haut niveau, il n’est donc pas surprenant que les tâches reçoivent beaucoup d’attention. Les tâches, dans ce logiciel, sont définies comme des choses que vous possédez, que vous voulez faire ou dont vous devez vous souvenir. Asana est quelque peu unique en ce sens qu’il permet d’assigner des tâches à n’importe qui, par n’importe qui.

Son interface utilisateur permet aux utilisateurs d’organiser les tâches en trois groupes, qui sont « Aujourd’hui » (le projet sur lequel vous travaillez en ce moment), « A venir » (le travail et les autres tâches qui viendront dans les prochains jours ou semaines), et « Plus tard » (les tâches qui sont actuellement sur l’étagère). Pour favoriser la transparence sur le lieu de travail, Asana recommande aux utilisateurs de rendre leurs tâches publiques. De cette façon, les employés et les responsables peuvent vérifier l’état de leurs collègues sans avoir à interrompre le processus de travail.

Gestion d’équipe

Vous pouvez ajouter plusieurs équipes à Asana. L’organisation des personnes en équipes simplifie l’attribution des projets et facilite un peu la définition des autorisations des utilisateurs. Vous pouvez choisir de rendre les projets publics à une seule équipe ou privés et accessibles à quelques personnes seulement.

Messagerie

Les « conversations » sont la principale méthode de communication à Asana. Il existe une « conversation » unique à chaque projet et à chaque équipe de votre organisation. Une fois dans la section « conversation » de votre équipe ou projet, vous pouvez poster de nouveaux sujets auxquels les autres membres de l’équipe peuvent répondre. C’est un peu comme un forum où vous pouvez poster des informations pertinentes pour faire parler votre équipe. Il y a également un espace pour les commentaires à l’intérieur des tâches, de sorte que les membres de l’équipe peuvent laisser des notes à côté de la tâche concernée. Au final, Asana faut office d’excellente alternative à Slack.

Paramètres des emails

Asana vous envoie des emails de notification chaque fois qu’un changement intervient dans l’une des tâches qui vous sont assignées. Heureusement, vous pouvez ajuster vos paramètres de notification de sorte qu’Asana vous informe uniquement des changements que vous jugez importants. En outre, Asana dispose d’une boîte de réception intégrée au logiciel. Vous recevrez également des notifications dans cette boîte de réception.

Formulaires

Asana a récemment lancé une toute nouvelle fonctionnalité appelée Asana Forms qui vous permet de créer des formulaires personnalisés pour aider à rationaliser les demandes de travail de votre entreprise et la communication au sein de l’équipe. Vous pouvez ajouter des questions, des copies, des types de demande et des pièces jointes lors de la création des formulaires.

Rapports et analyses

La section « Insights » de la console d’administration vous donne accès à quelques rapports sur l’utilisation d’Asana par votre équipe. Vous pouvez voir le nombre d’équipes, de tâches et de projets que vous avez sur le logiciel ainsi que suivre l’engagement de votre équipe avec le logiciel

Suivi des progressions

L’une des principales plaintes concernant Asana depuis notre tout premier examen était qu’il était difficile de suivre les progressions d’un seul coup d’œil. Le système de suivi des progrès d’Asana répond à cette plainte. À l’aide de champs personnalisés, vous pouvez suivre l’état de chaque tâche d’un projet, qu’elle soit encore en cours, en attente, différée ou terminée.

Mobile Friendly

Asana est responsive web, de sorte que la taille de l’outil utilisé sur navigateur web peut changer en fonction de la taille de l’écran. Asana est également présent sur l’AppStore et Google Play pour vous les utilisateurs d’appareils mobiles. Asana permet également de se connecter facilement à l’aide d’un compte Gmail.

Version gratuite et tarifs proposés par Asana

Asana est gratuit pour les équipes jusqu’à 15 utilisateurs, avec seulement quelques limitations mineures. Il n’y a pas de limite au nombre de tâches que vous pouvez créer ou aux fichiers joints aux tâches. Les principales restrictions pour les utilisateurs gratuits sont que vous n’avez pas accès à la vue Timeline aux tableaux de bord personnalisés.

 

Un plan Premium payant coûte $10,99 par utilisateur et par mois (facturé annuellement). Ce plan ajoute non seulement la vision en Timeline et les tableaux de bord personnalisés, mais aussi des champs personnalisés, des formulaires, des jalons et un panneau de contrôle pour les gestionnaires.

Si vous souhaitez des flux de travail automatisés, vous aurez besoin d’un plan Premium pour $24,99 par utilisateur et par mois (facturé annuellement). Ce plan comprend également la gestion des ressources, les objectifs, les approbations, l’intégration à Salesforce et bien d’autres encore.

Avantages et inconvénients

D’après mon expérience de l’utilisation d’Asana, il y a de nombreuses fonctionnalités que j’aime et aussi certaines des fonctionnalités qui, je pense, pourraient être meilleures, comparé à monday et d’autres outils de gestion de projet.

Avantages

• Bon UI/UX : les Asana sont faciles à utiliser, flexibles et rapides, grâce à leur design réactif et moderne.
• Plan gratuit disponible
• Mobile convivial
• La nouvelle vue de la chronologie facilite la gestion des dépendances.

Inconvénients

• Fonctionnalités limitées par rapport à d’autres logiciels
• Assistance limitée aux clients
• Ce n’est pas l’idéal pour un travail à forte intensité graphique.
• Impossible de passer d’une vue de projet à l’autre après la création.

Les meilleures alternatives à Asana

Voici trois logiciels de gestion que nous conseillons. Par ailleurs, découvrez aussi 10 meilleures alternatives à Asana. Nous avons également comparé Asana vs Monday ainsi que Asana vs Trello.

Verdict final

Asana est l’un des logiciels de gestion de projet les plus simples et les plus élégants que j’ai eu plaisir à utiliser pour mon projet et ma tâche avec mon équipe. J’apprécie le fait qu’il soit offert gratuitement pour les groupes jusqu’à 15 personnes et rendu financièrement accessible aux étudiants, aux associations à but non lucratif et aux jeunes entreprises. Toute entreprise doit commencer quelque part, et Asana est le choix idéal pour les petites entreprises qui commencent tout juste à se lancer. Ainsi, si vous êtes une petite entreprise, ou une entreprise moyenne avec une petite équipe qui a besoin d’un simple outil de gestion de projet, vous devriez envisager Asana. Mais, si vous êtes une grande entreprise qui a des besoins plus avancés et plus complexes en matière de gestion d’équipe, vous devriez envisager d’autres logiciels de gestion de projet, comme monday.com, Zoho, Jira, et peut-être Bitrix24.