La gestion de la chaîne d’approvisionnement est devenue de plus en plus complexe en 2023 en raison de divers facteurs. Les Petites et Moyennes Entreprises(PME) restent à ce jour les acteurs tous azimuts les plus impactées, encaissant notamment les augmentations répétitives de coûts en amont depuis l’ère Covid et conflit en Ukraine.
Heureusement, les dernières années ont aussi permis une transition tournée vers une industrie 4.0 offrant l’utilisation facilitée de la technologie pour automatiser les processus d’achats et de livraisons, cela a créé une réelle chance et opportunité pour la gestion de la chaîne d’approvisionnement peu importe la taille de son activité.
Bien que des systèmes de type ERP soient très utiles pour les grandes entreprises, ces derniers sont souvent considérés comme trop coûteux pour des structures à taille humaine. Leurs coûts élevés et leurs complexités les rendent souvent inaccessibles pour les PME qui doivent donc rechercher des solutions de gestion des achats moins coûteuses et plus adaptées à leurs envergures et à leurs besoins spécifiques. De plus, l’intégration d’un ERP demande un engagement réel pour chaque collaborateur interne et nécessite une formation parfois longue et fastidieuse que certaines structures ne peuvent se permettre.
Dans un écosystème où la contrainte tarifaire est de plus en plus féroce, il est essentiel pour une organisation de maximiser des économies tout en minimisant les coûts. C’est pourquoi de plus en plus de PME choisissent d’investir dans un logiciel de gestion des achats afin de pallier au traditionnel classeur Excel. Ce type de solution est conçu pour accompagner les entreprises à gérer efficacement leurs processus d’achat et à optimiser leur chaîne d’approvisionnement. Dans cet article, nous allons examiner trois bonnes raisons pour lesquelles une PME devrait envisager de souscrire à un logiciel de gestion des achats. Pour cela, WeSourcr nous accompagnera dans cette analyse.
Sommaire
Rationalisation des processus d’achats
Comme l’explique Basile Desmeurs, le Co-fondateur de WeSourcr (outil de gestion des achats et des fournisseurs mais également expert de la supply chain depuis 10ans) «l’une des principales raisons pour lesquelles les PME choisissent d’investir dans un logiciel de gestion des achats est la rationalisation des processus d’achats. Les processus d’achat traditionnels peuvent être longs et fastidieux, nécessitant souvent une intervention manuelle pour effectuer des tâches telles que la génération de bons de commande, la gestion des contrats et l’approbation des factures. Une fois un logiciel de gestion des achats mis en place, ces tâches peuvent être automatisées, permettant aux employés de se concentrer sur des tâches plus stratégiques et surtout, moins chronophages ! ».
De plus, un logiciel de gestion des achats permet aux entreprises de créer des workflows automatisés pour la gestion des demandes d’achat. Ces workflows peuvent être personnalisés pour répondre aux besoins spécifiques de chaque entreprise, permettant ainsi une efficacité accrue. De manière collaborative, les demandes d’achat peuvent être soumises en ligne, ce qui facilite la communication entre les différents services et accélère le processus de validation et d’approbation.
Amélioration de la gestion des fournisseurs
La gestion des fournisseurs est un aspect crucial de la chaîne d’approvisionnement pour une PME. Un logiciel de gestion des achats permet à ses utilisateurs de suivre et d’analyser les performances de leurs fournisseurs et de gérer les contrats.
En utilisant ce type de solutions, les entreprises peuvent évaluer les fournisseurs en fonction de leur qualité de service, de leur temps de livraison et de leur tarifications. Ces informations peuvent être utilisées pour prendre des décisions plus éclairées en matière d’approvisionnement, ce qui peut se traduire par des économies à long terme, voir même à court terme selon les configurations !
Selon les types de solutions choisies, certains acteurs vont jusqu’à permettre à leurs utilisateurs de suivre les niveaux de stock de leurs fournisseurs et prévoir les commandes à venir. Cela permet une gestion plus efficace des flux entrant et sortant, ce qui peut aider à minimiser les coûts associés à la sur-commande ou bien inversement à la sous-commande. Les fonctionnalités clés et personnalisées sont désormais nombreuses sur ce marché qui connaît une réelle évolution avec l’arrivée d’outils utilisant notamment l’intelligence artificielle pour automatiser davantage son efficacité.
En enfin, la réduction des coûts !
Avec un département achats existant ou non, l’une des principales raisons pour lesquelles des PME choisissent d’investir dans un logiciel de gestion des achats et approvisionnements demeure avant tout la réduction des coûts globaux mais sans pour autant se ruiner dans son projet d’implémentation au vu du contexte économique comme le rappelle Basile.
Souscrire à une solution de de gestion des achats et approvisionnements, c’est avant tout une opportunité d’économies de coûts ! Pour aller plus loin vous pouvez visionner l’exemple de WeSourcr et de ses fonctionnalités clés dans une formule sans engagement ne nécessitant aucune implémentation.
Passionné par le web et l’entrepreneuriat, j’ai fondé Digitiz en 2016. Mon objectif est de vous transmettre mon expérience et de pouvoir vous faire gagner du temps dans le choix de vos outils.
belle synthèse, quid du tarif comparé à un ERP par contre ?