La newsletter interne fait partie des moyens de communication privilégiés par les entreprises. Elle permet la circulation des informations, afin que tous les cadres et salariés soient au courant des actualités. L’esprit d’équipe se voit également renforcé. Toutefois, la création d’un e-mail percutant demande un réel savoir-faire. Les 8 conseils qui suivent vous aideront à y parvenir.

1. Parfaire l’objet de l’e-mail et le preview text

En stimulant la curiosité de vos collègues, vous les incitez à ouvrir votre courriel. L’objet de la newsletter interne donne au lecteur la possibilité d’évaluer immédiatement la pertinence du message. Vous pouvez l’adapter suivant vos cibles. Les textes courts (d’une cinquantaine de caractères), précis et sous forme de questions sont pratiques. Les titres d’articles suscitant le plus d’intérêt sont les bienvenus. Il en est de même pour l’utilisation de nombres comme « Les 5 meilleures applications pour… ».

Le texte de prévisualisation ou « preview text » requiert également de la créativité. Il apparaît en-dessous de l’objet dans la boîte de réception du destinataire. Sa longueur idéale est d’environ 50 caractères pour un affichage optimal. Par ailleurs, il est possible de nommer une newsletter avec des titres génériques. Voici quelques exemples : « La Revue du mois » ou « Les Nouvelles de la semaine ».

2. Adapter l’adresse de l’expéditeur et le contenu suivant les cibles

Vos e-mails auront plus de succès avec un expéditeur spécifié, adapté à l’audience-cible et au contenu. « Mélanie du Marketing » pourrait avoir plus d’impact que « Le service de communication ». Si vous diffusez une newsletter en no-reply, vos courriels risquent de figurer parmi les spams ou les messages indésirables des destinataires. L’accès à l’adresse de l’émetteur permet aux collaborateurs de contacter le responsable indiqué afin d’envoyer des feedbacks. Ces derniers sont d’une importance cruciale pour les échanges au sein d’une firme.

Le contenu de la newsletter interne doit être conforme à la liste de diffusion. Une étude Bananatag révèle que les taux d’ouvertures et de clics décroissent au fur et à mesure que cette dernière grandit. Ceci est notamment dû à un manque de personnalisation au niveau des contenus des e-mails. En effet, les actionnaires de la société et le personnel d’entretien ne s’intéresseront pas forcément aux mêmes types de sujets. Ainsi, la segmentation des destinataires est nécessaire si vous exercez dans une organisation de grande envergure.

3. Diffuser des informations intéressantes et utiles

Publier des contenus captivants est le meilleur moyen de s’assurer que l’audience lise vos courriers. Vous avez la possibilité d’aborder une multitude de thèmes, selon les attentes de vos destinataires. Ainsi, vous avez la possibilité d’utiliser la newsletter interne afin de partager les actualités qui concernent l’entreprise. Le lancement d’un produit, le recrutement d’un employé ou la célébration d’un nouveau partenariat en font partie. En promouvant une équipe ou un collègue performant, vous boosterez la motivation de vos salariés, et affermirez leur engagement. L’outil sert aussi à communiquer la tenue d’un séminaire ou d’un événement.

En outre, les tendances de votre business et le positionnement de vos concurrents sont des informations capitales à diffuser. Les innovations de ces derniers, leurs succès et échecs constitueront des sources d’enseignements pour les salariés. Le comité de direction s’intéressera de près à leurs résultats financiers. Nombreuses enseignes partagent des nouvelles (politiques, technologiques, sociales, etc.) susceptibles d’impacter positivement leurs activités.

4. Structurer la newsletter et peaufiner le côté visuel

En adoptant une structure simple et concise, vous ferez en sorte que l’audience capte rapidement votre message. L’essentiel est d’aller droit au but. Généralement, une newsletter interne amène les lecteurs vers des contenus plus explicites, sur des supports variés. Ceux-ci incluent les journaux internes, l’Intranet, le RSE (réseau social d’entreprise), la Web TV, etc. La disposition linéaire (liste) conviendra pour des informations peu volumineuses. Dans le cas contraire, l’espacement et l’organisation de la mise en page seront à travailler.

L’intégration d’images, de vidéos, de sons et de GIF vous fera bénéficier d’un rendu plus attrayant et dynamique. Ainsi, les employés ne se lasseront pas de consulter vos e-mails. Utiliser les clichés d’événements organisés dans la société aide à canaliser l’intérêt des salariés. En effet, vos collègues apprécieront de se voir eux-mêmes, ainsi que leurs compères sur une photo.

5. Optimiser la fréquence de publication

La fréquence d’envoi optimale des newsletters internes dépend de différents facteurs comme l’objectif des e-mails et le type de contenu. Elle peut être hebdomadaire, mensuelle, bimestrielle, etc. Vous devez évaluer la quantité d’informations parvenant aux salariés, en plus de vos courriels. Ces données peuvent provenir du RSE, de l’Intranet ou d’autres supports de communication. Il est fondamental de veiller à ce que vos co-équipiers ne soient pas encombrés d’un excès de messages.

Diffuser des newsletters trop fréquemment fatiguerait votre audience. En revanche, en envoyer rarement risquerait aussi de ne pas satisfaire les besoins de vos employés. L’organisation d’un sondage pour demander l’avis de vos collaborateurs sur la fréquence de diffusion idéale vous rassurera. Quoi qu’il en soit, il est nécessaire de fixer les intervalles de temps adaptés pour chaque catégorie de contenu. Avec des publications régulières, vos e-mails deviendront des rendez-vous habituels pour vos partenaires.

6. Choisir les meilleures dates et heures d’envoi

La meilleure manière de déterminer la date et l’heure parfaites pour transmettre de vos newsletters internes est d’essayer différentes alternatives. En effet, certains évitent de les transférer le vendredi, en fin de journée ou en dehors des horaires de travail. Par ailleurs, les entreprises se penchent de plus en plus vers l’adoption du « no-email Friday ». Vous pouvez opter pour les lundis, si vous souhaitez profiter de l’enthousiasme des collègues en début de semaine.

Pourtant, des expéditeurs préfèrent diffuser leurs messages en fin de semaine, les salariés étant plus souriants à l’arrivée du week-end. Tester l’envoi des e-mails durant les instants de détente ou en dehors des heures d’activité est aussi une option envisageable. La pause déjeuner peut être un bon choix. Vos co-équipiers recevront moins de courriels. Ainsi, votre newsletter aura moins de compétiteurs dans les boîtes de réception.

7. Ajouter des boutons de partage et de call-to-action

Intégrer des boutons de partage dans les courriels permet à vos équipes de devenir de véritables ambassadeurs de votre marque. Vos messages parcourront les e-mails et les réseaux sociaux comme Facebook, Twitter ou Linkedin. De ce fait, ils dépasseront les murs de votre entreprise. Effectivement, la confidentialité n’est pas toujours exigée. La diffusion à grande échelle est même favorable quand les informations sont positives, principalement lorsqu’il s’agit d’un succès.

En outre, les boutons de « call-to-action » pousseront vos collègues à réaliser un acte précis. Vous pouvez vous en servir afin de les inciter à s’inscrire à un événement, à télécharger un nouveau logiciel, etc. Pour attirer l’attention à travers ces liens, privilégiez les textes courts, colorés et caractérisés par des polices distinctives.

8. Évaluer l’impact de vos newsletters internes

Le suivi des données métriques (ou metrics) est une étape importante de votre stratégie de communication interne. En principe, les logiciels dédiés à la création de newsletters fournissent ces informations. Celles-ci permettent d’apporter des améliorations pour l’atteinte de vos objectifs. Les KPI à surveiller sont : le taux de délivrabilité des courriers, taux d’ouverture, taux de clic et nombre de partages.

L’A/B testing est également applicable pour vos newsletters internes. Ce procédé consiste à tester l’efficacité des messages avant publication, en faisant varier divers paramètres. Il est possible d’analyser les effets de deux expéditeurs ou deux formats d’objets différents sur le taux d’ouverture. Ainsi, vous serez en mesure de diffuser la version d’e-mail dont les chances de réussite sont les plus élevées.

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