Le temps : notre ressource la plus précieuse et pourtant la plus insaisissable. Dans notre monde hyperconnecté, où chaque notification menace de briser notre concentration, la maîtrise de notre temps n’est plus un luxe – c’est une nécessité absolue.
Que vous soyez entrepreneur, salarié ou étudiant, ces sept méthodes éprouvées de gestion du temps ne se contentent pas d’optimiser vos journées – elles transforment radicalement votre approche de la productivité, vous permettant enfin de reprendre le contrôle de votre agenda et d’accomplir ce qui compte vraiment.
Sommaire
Méthode Getting Things Done (GTD)
Ayant vu le jour en 2001, la méthode GTD aide les professionnels à gérer les tâches de manière efficace. Elle s’appuie sur un système de listes et compte 5 étapes à savoir la collecte des tâches, le traitement des notes accumulées, l’organisation des tâches, la révision des listes et l’exécution. La méthode GTD procure de multiples avantages à ses utilisateurs. Grâce à elle, on obtient une vue d’ensemble des activités à exécuter pour fixer aisément de nouvelles priorités. Avec cette méthode, la tension mentale ainsi que la charge cognitive accumulée sont réduites. Autre avantage : les données importantes sont centralisées incluant les informations de contexte.
Pour exploiter au mieux la méthode GTD, il est conseillé de se servir d’outil de gestion des tâches et des heures. De cette manière, les étapes telles que la collecte, le traitement des tâches ou encore l’organisation s’en trouvent grandement facilitées.
Matrice d’Eisenhower
À la fois simple et efficace, la matrice d’Eisenhower fait partie de ces outils incontournables de gestion du temps utilisés par de nombreux gestionnaires de projet et managers. Il s’agit d’un tableau qui offre la possibilité de classer aisément les tâches en fonction de leur urgence et importance. On observe 4 quadrants distincts représentant les différentes catégories de tâches (importantes et urgentes, importantes, mais non urgentes, non importantes, mais urgentes, pas importantes et pas urgentes).
La première catégorie regroupe les tâches qui requièrent une action immédiate dans la mesure où ces dernières ont un impact important au niveau des objectifs du projet. On peut évoquer par exemple la réparation d’un matériel important qui a cessé de fonctionner. En ce qui concerne les tâches importantes, mais non urgentes, celles-ci sont à intégrer dans votre planning. Elles ne requièrent pas une action rapide. C’est le cas par exemple de la formation des salariés. Concernant les tâches urgentes, mais de moindre importance, la meilleure chose à faire c’est de les déléguer. Et enfin, s’agissant des tâches qui ne sont ni importantes ni urgentes, il faut tout simplement les réduire au maximum ou les éliminer.
Blocage du temps (Time Blocking)
Avec cette méthode, il devient plus facile de reprendre le contrôle de votre temps. Elle consiste à assigner des fenêtres de temps pour chaque activité spécifique. En d’autres termes, vous allez simplement découper votre journée en blocs de temps. Chaque bloc sera consacré à une tâche ou activité (temps de pause inclus). Le time Blocking est avantageux sur plusieurs aspects :
- vous aide à rester concentré tout en évitant les distractions
- améliore l’équilibre entre vie personnelle et vie professionnelle
- permet d’optimiser le temps tout au long de la journée
- vous fait gagner en productivité
Voici quelques conseils utiles pour ceux qui souhaitent utiliser la méthode du time blocking. Primo, penser à prévoir des plages horaires pour les imprévus, puisqu’il y a toujours des évènements inattendus. Secundo, soyez réaliste sur le temps requis pour l’accomplissement de certaines tâches. Tertio, déterminez à quel moment de la journée vous êtes le plus concentré et assurez-vous d’accomplir les tâches importantes durant ces moments propices.
Méthode SMART
Il faut savoir que SMART n’est rien d’autre qu’un acronyme contenant 5 principes clés de la planification et établissement d’objectifs (S pour Spécifique, M qui signifie Mesurable, A pour Atteignable, R signifiant Relevant et T pour Temporel). Ainsi, un objectif SMART doit respecter certains critères :
- La formulation de l’objectif doit être claire et précise
- L’objectif doit être mesurable
- L’objectif doit être atteignable. À cet effet, il faut s’assurer que l’entreprise dispose des ressources et moyens permettant effectivement de l’atteindre.
- L’objectif doit être pertinent et réaliste
- L’objectif doit être fixé suivant un calendrier précis
En matière de gestion du temps, cette méthode est efficace pour plusieurs raisons. D’abord, l’utilisateur a une parfaite compréhension de ce qu’il veut atteindre. Ensuite, il a la possibilité de visualiser ses progrès et de savoir à quel moment l’objectif est atteint. Cela impacte positivement la motivation. Par ailleurs, en misant sur la méthode SMART, vous pouvez vous focaliser sur les éléments les plus importants. Et enfin, quand on connait les deadlines, on a tendance à travailler de manière plus efficace.
Méthode Pomodoro
Apparue à la fin des années 80, cette méthode consiste à travailler en restant concentré à 100% sur une seule tâche à la fois durant 25 min. En se servant d’un minuteur, l’employé séquence son travail en vue d’optimiser sa productivité. Quand une session prend fin, il doit marquer un pomodoro (ou tomate en italien) avant de noter ce qu’il a réalisé. Ensuite, il prend 5 min de pause. Après 4 sessions (ou pomodoros), l’utilisateur a droit à des pauses plus longues (entre 15 min à 30 min).
Il est à noter que vous n’êtes pas obligé de respecter les intervalles de 25 min. Il est possible de faire des ajustements en fonction de vos besoins. On peut donc avoir des sessions plus courtes ou plus longues. La méthode Pomodoro est intéressante, car elle permet de booster la motivation et de renforcer la concentration. Par ailleurs, elle limite les distractions et favorise la responsabilité.
Un conseil : au cas où une tâche requerrait plus de 4 sessions, n’hésitez pas à diviser celle-ci en plus petites étapes.
Technique Pareto (80/20)
Appelée également « la règle des 80/20 », la technique Pareto repose sur le principe suivant : 20% des efforts d’une personne produisent 80% de résultats. Il vous appartient donc de déterminer quelle activité génère davantage de résultats alors que vous y consacrez moins de temps par rapport à une autre. Une fois que c’est fait, il ne vous reste plus qu’à affecter plus de temps sur cette activité qui génère plus de résultats.
Vous l’aurez compris, la technique Pareto permet à son utilisateur de hiérarchiser ses tâches selon leur degré d’importance ou d’urgence. Il s’agit de faire un tri pour distinguer les tâches essentielles et les tâches accessoires. Pour ces dernières, il est judicieux de les déléguer. En appliquant la technique Pareto, on note une nette augmentation de la productivité au cours de la journée.
Priorisation ABCDE
Cette méthode d’une grande simplicité vous aide à définir efficacement vos priorités professionnelles. Il suffit de suivre quelques étapes. La première chose à faire c’est d’élaborer une liste de toutes les tâches à réaliser. Dès que c’est fait, il ne vous reste plus qu’à procéder au classement des tâches en catégories (A, B, C, D, E). Les tâches de catégorie A sont prioritaires, parce que si vous ne les accomplissez pas, il y aura de graves conséquences. N’hésitez pas à numéroter les tâches en fonction de leur priorité (A1, A2, etc.)
Les tâches de catégorie B doivent être réalisées, mais leur non-accomplissement a des conséquences moins importantes comparées à celles des tâches appartenant à la catégorie A.
Concernant les tâches de catégorie C, il faut souligner que leur non-réalisation n’a aucun impact sur le travail. Et s’agissant des tâches de catégorie E, vous devez tout simplement les éliminer de la liste, vu que ces dernières sont inutiles.
Passionné par le web et l’entrepreneuriat, j’ai fondé Digitiz en 2016. Mon objectif est de vous transmettre mon expérience et de pouvoir vous faire gagner du temps dans le choix de vos outils.