L’ère digitale a amené beaucoup de changements dans la vie et le fonctionnement des entreprises. Outre les impacts sur les process de production et la logistique, elle a également révolutionné la communication d’entreprise. Cette dernière a toujours été l’une des clés du succès pour les entreprises. Aussi, les entreprises ont aujourd’hui intérêt à fournir les efforts nécessaires pour intégrer les nouvelles technologies afin d’améliorer la communication interne.
Mais justement, comment atteindre cet objectif ? Voici nos conseils pour faire évoluer la communication d’entreprise grâce au digital.
Sommaire
Le rôle clé des réseaux sociaux dans la stratégie de communication interne
Les réseaux sociaux font partie des outils de communication internes les plus pratiques et efficaces. Comme expliqué par les experts du site enreach.com, la communication interne ne se limite pas à de simples informations. Elle repose désormais sur les échanges et les interactions, valorisant les idées et la personnalité de chaque acteur au sein de la structure.
La mise en place d’un réseau social d’entreprise repose sur différents éléments auxquels vous devez réfléchir en amont. En effet, il doit correspondre au fonctionnement de l’entreprise et à ses valeurs. Bien sûr, il existe également des critères pratiques, visant à assurer la qualité des échanges.
En général, vous avez besoin d’une certaine fluidité pour faciliter les échanges. Normalement, les employés doivent pouvoir s’y connecter à tout moment, et à travers différents outils (ordinateur, tablette, smartphone).
Pensez également à vérifier que le réseau social ne vous réserve pas des bugs et des dysfonctionnements récurrents. Bien entendu, la possibilité de créer des groupes de discussion, d’ajouter et de supprimer des membres, d’utiliser un service de messagerie instantanée ou encore de partager différents fichiers (audios, documents, vidéos…) est parmi les critères à considérer. Les centres d’appel et de visioconférences, ou encore la mise en place d’événements à distance, sont également des points à ne pas négliger.
Il s’agit d’abord d’un choix logique en termes de sécurité. La création d’un réseau social propre à votre entreprise a d’abord pour intérêt d’assurer la sécurité de vos données et informations sensibles. Si vous vous risquez à utiliser des réseaux sociaux ouverts au public, vous n’aurez pas le contrôle sur vos échanges, les informations et les fichiers que vous pouvez y partager. Cela est bien valable pour les échanges en « messages privés ». À tout moment, vous pouvez être victime d’attaques et de piratage. Or, en développant votre propre outil, vous vous assurerez que les professionnels prennent toutes les précautions requises pour une protection optimale.
De plus, vous profitez de fonctionnalités adaptées à vos attentes et à vos besoins. Des agences mettent aujourd’hui leur savoir-faire aux services des entreprises pour concevoir de tels outils. Vous pouvez profiter de technologies encore plus avancées, comme l’automatisation, les outils alimentés par l’intelligence artificielle et la gestion des données pour encore plus d’efficacité.
De la téléphonie classique aux solutions unifiées : comprendre la transition
La transition de la téléphonie classique aux solutions unifiées s’est faite assez rapidement. Les entreprises n’ont même pas eu à se poser des questions, tellement elle était évidente. Désormais, la communication interne ne se limite pas à faire circuler des informations venant des dirigeants aux employés. Elle n’a donc plus ce côté strictement hiérarchique. Il s’agit davantage d’une communication à double sens, incitant les employés à exprimer leurs idées et leurs ressentis.
Qu’entend-on par communication unifiée ?
La notion de communications unifiées renvoie à un système ou un schéma de communication efficace. Ce dernier intègre des outils permettant d’échanger et de travailler ensemble, même si les personnes concernées ne sont pas au même endroit. Elle nécessite l’utilisation de divers outils, comme la téléphonie fixe et mobile, la messagerie, les appels vidéo, les conférences en direct ou différées… Bien entendu, elle englobe également les moyens de communication traditionnels comme les appels téléphoniques. Ces outils se démarquent ainsi par les « interactions » qu’ils permettent de réaliser.
Les avantages des solutions unifiées
Dans un contexte économique concurrentiel et en perpétuel mouvement, la communication interne est l’un des piliers de la réussite d’une entreprise. Elle représente un défi qui, une fois surmonté, conduit les PME à une productivité optimale.
Les entreprises doivent ainsi innover constamment pour prendre les bonnes décisions, devancer la concurrence, acquérir de nouveaux marchés ou proposer des produits qui se démarquent des autres. Pour atteindre ces objectifs ambitieux, une bonne communication interne s’impose. Afin de répondre aux contraintes comme les déplacements, il vous faut des solutions souples et flexibles, garantissant à la fois une efficacité et une maîtrise des coûts.
Et les outils de communications unifiées répondent justement à toutes ces exigences. Ils permettent, à terme, de gagner en compétitivité. Pour ce faire, vous devez :
- réguler des flux d’informations,
- regrouper les services en plusieurs petites communautés professionnelles pour faciliter les échanges (service commercial, RH, logistique…) ou par projets,
- instaurer des conditions de prise de parole qui favorisent les échanges et les partages,
- une bonne organisation des échanges (regroupés par nature…),
- l’inclusion de tous les membres de l’équipe, etc.
Bien entendu, de telles transformations nécessitent du temps et un investissement de la part de tous les membres de l’équipe. Vous devez aussi veiller à ce qu’un accompagnement approprié soit effectué, notamment par rapport à l’utilisation des nouveaux outils.
Un process de communication inclusif
Les communications unifiées ne peuvent être un succès que si tout le monde apporte sa contribution. Il appartient aux dirigeants et aux responsables de chaque département de rassurer les employés afin de les inciter à s’exprimer.
Il faut comprendre qu’autrefois, dans le schéma traditionnel de communication interne, prendre l’initiative de communiquer et d’exprimer son avis est une véritable prise de risque. Le principal défi est donc de faire en sorte que les employés se sentent en sécurité. Il est même encouragé d’instaurer des systèmes de récompenses, afin de montrer que les contributions sur le réseau interne sont appréciées et sollicitées.
Vous pouvez, par exemple, envisager la création de contenus vidéo ou de podcasts visant à instaurer un climat léger et détendu. Les dirigeants doivent également donner l’exemple, en participant activement dans les groupes de discussion, sans monopoliser. Par ailleurs, il est conseillé d’adopter un ton léger afin de mettre les membres de l’équipe en confiance.
Les professionnels conseillent également de créer un espace dédié aux salariés, pour qu’ils puissent s’exprimer librement. De cette manière, vous créerez une identité numérique interne, basée sur les partages, l’équité…
Enfin, vous devez veiller à ce que votre communication interne soit en cohérence avec vos stratégies de communication externes. Pour ce faire, elle doit être conforme à l’image et aux valeurs de l’entreprise.
Impact des technologies mobiles sur la collaboration en entreprise
Les technologies mobiles apportent la flexibilité qui manquait aux outils de communication traditionnels. Les salariés comme les dirigeants n’ont plus besoin d’être au bureau pour être contactés ou se tenir informés de ce qui se passe au sein de l’entreprise.
Ces nouveautés sont d’ailleurs en totale adéquation avec la notion de télétravail qui gagne du terrain au cours des dernières années. Si les téléphones fixes nécessitaient que les personnes soient clouées à leur bureau pour répondre aux appels, les technologies mobiles changent la donne. D’ailleurs, elles ne concernent pas uniquement les appels téléphoniques. Grâce à internet, chaque acteur peut se connecter et contribuer aux échanges de n’importe où, à tout moment.
De telles possibilités offrent, naturellement, une certaine liberté dans la réalisation de son travail. Elles donnent également une dimension moins stricte et formelle, ce qui accroît la motivation et l’efficacité des employés.
Par ailleurs, les technologies mobiles permettent aux professionnels d’avoir un plus grand contrôle de leurs activités. Ils peuvent prendre des décisions et donner des consignes immédiatement, en cas de problèmes. En effet, les membres de l’équipe peuvent les joindre à tout moment grâce à ces outils mobiles.
Adoption des outils de vidéoconférence et leur effet sur la productivité
Comme nous l’avons abordé plus haut, le télétravail est en plein essor. Les conditions de travail dans certains secteurs impliquent également beaucoup de déplacements, tant pour les dirigeants que pour les salariés. Même s’il se rend sur les chantiers ou en voyage d’affaires à l’autre bout du monde, le responsable peut gérer le travail de son équipe à distance.
Grâce aux messageries instantanées et aux vidéoconférences, il peut donner des directives claires et des explications complètes, sans perdre du temps. Tout le monde gagne ainsi en efficacité, ce qui augmentera certainement la productivité. Il en est de même pour les entreprises qui collaborent avec des professionnels indépendants. Ces derniers peuvent participer aux meetings, aux réunions ou à d’autres événements professionnels, comme s’ils étaient sur place.
Ce qui est bien avec les outils de vidéoconférence, c’est qu’ils permettent d’échanger de vive voix, et même d’appuyer ses explications par des gestes, des schémas ou d’autres éléments visuels. Tout cela ne serait possible qu’avec les technologies digitales récentes.
Bien entendu, ces outils vous permettent également de travailler la communication externe. Par exemple, vous pouvez utiliser les outils de visioconférence pour lancer des webinars ou d’autres événements pour faire connaître l’entreprise, ses activités et ses produits.
Passionné par le web et l’entrepreneuriat, j’ai fondé Digitiz en 2016. Mon objectif est de vous transmettre mon expérience et de pouvoir vous faire gagner du temps dans le choix de vos outils.