Dernière modification le 8 décembre 2022
Concevoir un projet et bien le mener n’est pas une sinécure. En effet, il s’agit d’un travail important qui vise à planifier et à exécuter les différentes tâches. Pouvoir suivre le déroulement des opérations et l’évaluation des résultats est aussi un challenge. Dans cet article, on va passer en revue les différentes étapes d’un projet. Retrouvez aussi un condensé de conseils pour mieux maîtriser ce processus.
Sommaire
Les étapes clés de la gestion de projet
Vous êtes chargé au sein de votre entreprise de gérer un ou plusieurs projets ? Sachez que cette mission est d’une grande importance pour toute la structure. En effet, une bonne gestion de projet permet à la société d’être rentable et d’atteindre ses objectifs stratégiques et opérationnels. De ce fait, vous êtes amené à suivre une méthodologie structurée composée de six étapes clés qui garantiront beaucoup d’efficacité et de sérénité.
La définition des objectifs
Pour mener à bien n’importe quel projet dans une entreprise, il convient de partir sur des bases solides : les objectifs. En définissant les fins de chaque mission, vous identifiez des points de repère qui permettront de rappeler toujours l’intérêt de cette dernière. Selon la nature du projet, on peut parler d’objectifs marketing, commerciaux, de recherche et développement, de relation client… Ils définissent ce vers quoi votre travail doit évoluer.
Nombreuses sont les méthodes utilisées pour fixer clairement les objectifs d’un projet. À titre d’exemple, on peut citer la méthode SMART. Selon cette dernière, un objectif doit être :
- Spécifique : le but derrière votre projet doit être défini d’une manière explicite, claire et précise. L’objectif doit être compréhensible par toutes les parties intervenantes. Si vous trouvez de la difficulté à en fixer un, il se peut que ce dernier soit trop large. De ce fait, il serait avantageux de le diviser en plusieurs petits sous-objectifs.
- Mesurable : veillez à ce qu’il soit quantifiable. Ainsi, vous pouvez fixer une valeur seuil à partir de laquelle vous pouvez juger que le but est atteint. De ce fait, vous pouvez mieux suivre l’avancement des missions et garder l’équipe motivée. Se fixer un objectif mesurable permet aussi d’analyser correctement les résultats. D’ailleurs, vous pouvez utiliser plusieurs outils de planification avec des KPI pertinents.
- Acceptable : en tant que chef de projet, vous devez mettre des objectifs faisables pour maintenir les parties intervenantes toujours motivées. Un objectif non réalisable risque de mettre beaucoup de pression sur les collaborateurs. Ces derniers se trouveront surmenés au bout d’un certain moment. Définir un objectif ambitieux pour challenger l’équipe pourrait être utile mais ceci doit rester mesuré.
- Réaliste : il est important que le résultat escompté soit atteignable. Pour savoir juger ce qui est réaliste, il serait préférable de se baser sur le passé de l’entreprise et sur ses anciennes expériences. Vous devez aussi tenir compte des ressources de la société lors de la définition des objectifs. D’une manière générale, le choix doit être raisonnable. À titre d’exemple, si le volume des ventes a augmenté de 5 % pendant le dernier exercice, il serait inconcevable de chercher à atteindre une augmentation de 50 % pendant l’année suivante.
- Temporellement limité : se fixer des objectifs quantifiables et réalistes, c’est bien mais il faut aussi déterminer une limite de temps. Il s’agit d’un délai au bout duquel l’équipe doit théoriquement avoir atteint le résultat souhaité. Ainsi, vous serez sûr de pouvoir boucler le travail et de ne pas le laisser traîner dans le temps.
La définition des tâches
Vous avez bien défini les jalons à atteindre à chaque étape du projet ? Maintenant, il est temps de se pencher sur l’identification des tâches. À ce niveau, il convient de se poser des questions sur les actions à mener pour atteindre les objectifs fixés au préalable. Dans un premier lieu, il faut diviser le projet en des étapes associées chacune à un résultat bien défini. Chaque étape doit, ensuite, être répartie en plusieurs tâches. Pour les réaliser convenablement, il faut disposer des ressources et des collaborateurs nécessaires.
La gestion des tâches et des ressources
À ce niveau de la gestion de votre projet, vous avez une liste de tâches bien définies. De ce fait, vous devez les organiser d’une façon logique et qui a un sens. Cette étape est aussi appelée l’ordonnancement. Ainsi, les tâches sont planifiées en se basant sur un enchaînement logique. Au premier abord, cette mission peut paraître simple. Cependant, elle nécessite beaucoup de minutie et un fort sens de l’organisation. Par ailleurs, il convient de penser à bien répartir les ressources sur les différentes tâches. On parle ici des fonds financiers, de la main-d’œuvre, les logiciels… Pour réussir cette répartition, vous devez bien maîtriser le budget prévisionnel du projet dans sa totalité. À la fin de cette réflexion, vous devez pouvoir établir un calendrier qui rassemble toutes les tâches à réaliser avec des deadlines, les budgets nécessaires et les personnes qui en sont responsables. Pour simplifier votre travail, nombreux sont les logiciels de gestion de projet qui existent et qui sont d’une grande aide dans ce sens.
La mesure des risques
Dans la vie d’entreprise et la gestion des projets, il y a toujours des obstacles, des contraintes ou des risques à intégrer dans le management. Ces difficultés peuvent être liées au temps tels que les délais de livraison trop serrés. Les risques peuvent aussi être liés à l’argent car parfois le budget nécessaire pour boucler le projet ne s’avère pas suffisant. Par ailleurs, les ressources humaines peuvent également poser un problème. Tel est le cas d’un manque de collaborateurs au sein de l’équipe. Pour chaque tâche planifiée, il est important d’évaluer les risques, définir les contraintes et proposer des solutions potentielles.
Le choix des solutions de gestion
La gestion des projets n’est pas une mission qui s’improvise. Un bon gestionnaire doit savoir se servir des meilleurs outils pour mener le travail à bout. En effet, il doit s’assurer de la bonne synchronisation des ressources humaines et financières de la société. Par ailleurs, le manager soit suivre de près l’évolution du projet en assurant les négociations et la communication entre les parties intervenantes sur le projet. Tout au long de la mission, il est important qu’il organise des réunions pour vérifier si les tâches sont exécutées selon le plan prédéfini. Pour réussir tout ce volet de la gestion, il est possible de compter sur des outils qui simplifient beaucoup le travail des chefs de projet. Grâce aux solutions de facturation, des CRM et des ERP, une bonne partie de ces tâches peut être automatisée. Ainsi, le gestionnaire peut mieux se concentrer sur d’autres aspects.
Le contrôle et le suivi
Vous êtes à la tête d’un projet ? Quelle que soit sa nature, vous devez assurer un suivi rigoureux et un contrôle très précis. Restituer le déroulement du projet vous permet de définir les pistes d’amélioration possibles lors des prochains projets. Ce suivi vous renseigne aussi sur les points forts de l’équipe. Cet exercice vous offre l’avantage d’optimiser les techniques de management et de gagner en efficacité. L’évaluation du projet permet, entre autres, de chiffrer les performances et de vérifier l’atteinte des objectifs en se référant à des KPI pertinents.
En résumé
Gérer un projet de façon à améliorer la communication entre les membres d’une équipe et gagner en efficacité n’est pas une mince affaire. Pour y réussir, il convient de s’intéresser à trois points clés :
- Parler en amont et d’une manière régulière avec les parties intervenantes : instaurer une communication saine et fructueuse au sein de l’équipe est très bénéfique pour le projet. Favoriser le travail collaboratif permet de s’assurer que tous les collaborateurs sont sur la même longueur d’onde. Organiser des réunions régulières permet de rappeler les objectifs du projet et de rationaliser le travail de l’équipe.
- Garder les buts du projet toujours à l’esprit : pour ce faire, chaque objectif doit se traduire par un ou plusieurs livrables. Ainsi, il serait plus facile de suivre l’évolution du projet.
- Des visuels à l’appui : pour suivre les jalons clés du projet, il serait préférable de se servir d’éléments visuels. Une telle pratique aide les collaborateurs à avoir une vue d’ensemble sur le déroulement du travail
Passionné par le web et l’entrepreneuriat, j’ai fondé Digitiz en 2016. Mon objectif est de vous transmettre mon expérience et de pouvoir vous faire gagner du temps dans le choix de vos outils.