L’accueil téléphonique se trouve au centre de toute entreprise qui se veut sérieuse. Pour cette raison, il faut avoir des supports techniques adaptés et efficaces. Qu’il s’agisse d’un groupe international, une TPE ou encore une pure player, il est important de savoir sélectionner le standard téléphonique. Découvrez les différents critères à prendre en compte pour un excellent choix.
Sommaire
Commencer par se poser les bonnes questions
Comme pour tout équipement professionnel, le choix du standard téléphonique ip doit obligatoirement correspondre aux besoins de votre entreprise. Pour trouver le modèle adéquat, vous devez premièrement vous poser des questions pour cibler vos besoins.
Quelles fonctionnalités l’entreprise veut-elle mettre en œuvre ?
Vous pouvez tout simplement avoir besoin d’une simple gestion d’appels. Dans ce cas, vous avez besoin d’un serveur vocal interactif qui dirige vos différents appels. Ce cas est également pratique pour une organisation qui veut simplement gérer la diffusion de groupes de numéros ou de sonneries. En somme, il s’agit d’une fonctionnalité qui se limite uniquement aux transferts d’appels.
Une structure qui veut des fonctionnalités ciblées pour des centres d’appels ne peut opter pour cette première option. Si vous figurez dans ce cas, alors vous devez migrer vers une solution qui est dotée des fonctions telles que la distribution automatique des appels aux personnels. C’est également le cas du pré-décroché automatique et de la musique.
Combien de numéros de téléphone allez-vous gérer ?
Il est impératif de tenir compte du nombre de numéros de téléphone que vous allez gérer, mais aussi du profil des utilisateurs. De plus, vérifiez si vous allez travailler en poste fixe ou nomade. Ainsi, vous saurez de quoi vous avez réellement besoin. Si vous avez des doutes à ce sujet, n’hésitez pas à demander l’aide des experts dans le domaine.
Quel est le volume d’appels géré par le standard téléphonique ?
Il s’agit là de la troisième question importante pour opérer un meilleur choix. Il est question de déterminer combien d’appels devront passer par le dispositif de manière simultanée. Il s’agit là des appels entrants et sortants. Selon les spécialistes du marché, il est important de considérer le quota en fonction du nombre de collaborateurs. En réalité, un standard téléphonique professionnel doit être capable de faire passer un nombre d’appels correspondant à environ 30 % de l’effectif du personnel de votre structure.
Considérer les types de standards téléphoniques professionnels sur le marché ?
Il est important de noter qu’en termes de standards téléphoniques professionnels, vous avez 3 familles concurrentes sur le marché. Une fois que vous maîtriserez les atouts et les faiblesses de chacune d’entre elles, vous pourrez faire votre choix en fonction de vos besoins.
Le téléphone logiciel
Ce dernier vous permet de vous servir de votre poste de travail comme interface de contrôle de votre téléphone. Il est également connu sous le nom de softphone. Il s’agit en effet d’un type de standard téléphonique d’essai. Celui-ci est particulièrement destiné aux TPE qui veulent lancer leur activité. Pour son fonctionnement, vous avez besoin d’installer un logiciel dédié.
Le Centrex
Également connu sous le nom de téléphonie dans le cloud ou hébergée, le Centrex demande de relier vos téléphones IP au réseau interne. Il s’agit d’un standard clé en main qui exige l’intervention d’une tierce partie. Le rôle de cette dernière est de vous décharger de toutes les contraintes liées à la maintenance et à la surveillance de votre système. Cette prestation est très profitable pour les petites entreprises.
Les dispositifs physiques
Il s’agit particulièrement des solutions comme le PABX et l’IPBX. Ce système fait appel au réseau extérieur auquel vont être commutées les lignes analogiques de l’entreprise. Il est important de noter que c’est un dispositif qui est particulièrement destiné aux grandes compagnies. En effet, il est assez lourd à supporter techniquement et financièrement.
Pour toute création de nouvelle ligne ou modification, vous devez obligatoirement faire appel à la société spécialisée qui est en charge. Cependant, notez que l’IPBX semble être l’alternative la plus bénéfique. Il va considérablement alléger le système traditionnel en permettant une connexion des lignes téléphoniques via internet. Ainsi, la gestion des appels va être assurée par un logiciel centralisé.
Tenir compte des caractéristiques du fournisseur du standard téléphonique professionnel
Vous avez droit à plusieurs options qui s’offrent à vous. Chacune d’entre elles présente des avantages et des inconvénients en fonction de vos besoins. De ce fait, vous devez vous baser sur certaines caractéristiques pour la sélection du meilleur fournisseur.
La capacité technique et la flexibilité
La première des choses qui doit vous intéresser, c’est la capacité de couverture du fournisseur. En d’autres termes, vous devez chercher celui qui offre plusieurs lignes locales vers différents pays sans une intervention physique. En effet, le meilleur standard téléphonique pour votre entreprise est celui qui peut facilement offrir une couverture dans le monde entier.
Vous devez non seulement profiter de numéros locaux, mais également de numéros gratuits dans l’ensemble des pays où se trouve votre compagnie. De plus, vous devez avoir accès à tout cela à partir de votre navigateur ou alors à travers une application installée sur votre ordinateur portable ou votre smartphone.
Le rapport qualité/prix
Pour ce qui est des systèmes hébergés dans le Cloud, vous n’allez pas devoir débourser assez d’argent comme pour les PBX et les IPBX. Cependant, vous devez savoir que ces derniers impliquent des frais d’abonnement mensuels. Ceci étant, il est conseillé de passer par un comparateur de prix pour dénicher la meilleure offre.
Par ailleurs, misez sur un fournisseur qui offre d’autres services supplémentaires. Insistez surtout sur les fonctions qui permettent de rationaliser les opérations afin de gagner en temps et en argent. Si vous cherchez convenablement, vous allez certainement trouver le prestataire qui répond à vos attentes en fonction de votre budget.
Les caractéristiques du centre d’appels
Votre prestataire doit être capable d’assurer des services de mise en file d’attente, d’acheminement des appels et d’enregistrement. Ce sont les caractéristiques essentielles qui vont vous aider à gérer efficacement votre communication au sein de votre service client ou de l’équipe de vente. De plus, vous devez également rechercher des services avancés tels que le routage horaire, le routage d’appel par compétences, etc.
Par ailleurs, un fournisseur qui dispose d’un composeur de numéros ou automates d’appels est le seul à garantir l’augmentation du volume des appels sortants. Il ne faut pas non plus oublier l’importance du serveur vocal interactif pour la direction des appels des clients vers l’interlocuteur adéquat.
La sécurité et la fiabilité
Il est vrai que le système téléphonique PBX est réputé comme le plus sûr. Cela ne signifie pas que les systèmes de téléphonies virtuels sont dangereux. Il est d’ailleurs plus bénéfique de stocker vos données au sein d’un Cloud que sur un support physique. Celui-ci peut en effet devenir vulnérable et inaccessible, ce qui vous fait perdre tous vos contacts. Voilà pourquoi il est important d’opter pour un fournisseur qui investit correctement dans le renforcement de son protocole de sécurité.
Vous avez désormais tous les outils qui vous permettent de faire le choix d’un standard téléphonique professionnel. Si vous avez besoin d’un système indépendant d’internet, le PBX câblé est la meilleure solution. Toutefois, lorsque vous souhaitez opter pour un travail à distance, le système virtuel vous convient le mieux. Prenez la peine de faire une étude de vos besoins avant de vous décider.
Passionné par le web et l’entrepreneuriat, j’ai fondé Digitiz en 2016. Mon objectif est de vous transmettre mon expérience et de pouvoir vous faire gagner du temps dans le choix de vos outils.