Dernière modification le 18 juillet 2021
Lorsque vous travaillez sur un événement, outre le fait qu’il faut trouver le lieu, il faut également gérer le budget, les invités et s’assurer que le calendrier de chaque activité se déroule sans heurts. Mais cela ne s’arrête pas là, un bon organisateur doit assurer que non seulement l’événement se déroule selon le planning, mais aussi que l’engagement de vos participants soit garanti pendant le déroulement.
Heureusement, il existe aujourd’hui des logiciels qui permettent de mieux gérer et organiser un événement.
Sommaire
Les critères pour choisir son un logiciel de gestion événementiel
Si vous êtes une agence Venue Finder, freelance dans l’événementiel ou gestionnaire de lieux, il existe différent critère pour choisir correctement un logiciel de gestion événement.
Collaboration et communication
Vous allez travailler avec de nombreux collaborateurs externes lors de la planification de votre événement, comme des photographes, des traiteurs, des prestataires audiovisuel, des orateurs, des artistes, et bien d’autres encore. Restez organisé en gardant une trace de toutes les informations sur les fournisseurs et conférenciers dans un endroit central. Vous devez chercher une solution qui vous permette d’ajouter facilement des informations de contact, d’attribuer des tâches, de créer des rappels automatiques, suivre les emails et les messages. Le fait d’avoir tout cela en un seul endroit permettra à tout le monde de respecter le calendrier. Vous et les membres externes de l’équipe pouvez également télécharger des fichiers tels que des factures, l’étendue des travaux, des cartes et des diagrammes dans votre logiciel de planification d’événements, quel que soit le dispositif que vous utilisez.
Gestion des inscriptions
La gestion des inscriptions des participants doivent être l’une des caractéristiques à prendre en compte. Vous devez toujours vous assurer que les personnes qui assistent à l’événement puissent s’inscrire facilement et que les informations appropriées lui sont communiquées. Dans ce cas, vous devrez peut-être chercher une solution qui offre une inscription en ligne robuste, qui devrait pouvoir personnaliser le type de données que vous recueillez et fournir un code d’inscription ou un identifiant unique pour chaque participant. Envisagez un produit qui dispose de modèles de pages d’inscription que vous pouvez facilement personnaliser.
Automatisation le flux de planification des événements
Lors de la planification d’un événement, il y a beaucoup de tâches qui doivent être accomplies par plusieurs services. Votre logiciel de planification d’événements devrait simplifier le processus et vous permettre de rester organisé.
Recherchez une solution qui vous permette de programmer des réunions, de créer, de suivre et de désigner des tâches, d’envoyer automatiquement des emails relatifs à l’événement, d’attribuer des droits d’approbation et de vous envoyer des alertes automatiques si des tâches prennent du retard. Des fonctions de collaboration supplémentaires, telles que les commentaires et les discussions, contribuent à accélérer la communication.
Création et suivi du budget
L’une des premières choses que font les organisateurs d’événements est de déterminer un budget. De nombreux logiciels de planification d’événements comprennent une variété d’outils de budgétisation et de rapports financiers. Des fonctionnalités plus avancées incluent la capacité de suivre les recettes et les charges, et fournissent des outils pour aider à déterminer le retour sur investissement.
Par exemple, certains outils vous permettent d’établir des budgets basés sur les coûts fixes et les coûts variables par participant afin de pouvoir analyser le coût moyen par personne. Si plusieurs unités commerciales sont impliquées, choisissez un logiciel de planification d’événements qui vous permet de calculer les coûts de chaque unité individuellement.
Les nouveaux planificateurs d’événements doivent rechercher un logiciel qui dispose de modèles avec des calculs préétablis. Les modèles doivent être personnalisables et fournir une vue d’ensemble du budget cible, du coût réel, des paiements effectués à ce jour et du solde dû.
Gestion du marketing
Lorsqu’il s’agit de fonctions marketing, vous voulez certainement quelque chose qui offre plus que les campagnes traditionnelles par emails. De nombreux logiciels de planification d’événements comprennent les outils nécessaires pour créer un site web et une page d’inscription. Si vous n’avez pas d’équipe technique, cette option pourrait être un excellent moyen de démarrer sans stress; Assurez-vous simplement que les outils d’édition vous permettront d’apporter les modifications que vous souhaitez. Pour les événements ayant plusieurs sponsors, assurez-vous qu’il existe de nombreuses façons personnalisables de les mettre en évidence lorsque cela est nécessaire.
Création de rapports personnalisables
Les rapports sont un moyen efficace de déterminer le succès final de votre événement. Choisissez un logiciel de planification d’événements qui peut exécuter automatiquement les rapports dont vous avez besoin. Beaucoup proposent des centaines de rapports, mais il se peut que vous n’en ayez besoin que de quelques-uns. Parmi les types de rapports les plus courants, citons les résumés financiers, l’état des stocks, le suivi des participants ou des exposants, les comparaisons entre plusieurs événements, le marketing par e-mails et les statistiques d’enquête.
Vous devez également avoir la possibilité de créer des rapports personnalisés de marque dans lesquels vous définissez des catégories spécifiques (type d’événement, région, etc.) afin de pouvoir déterminer des éléments tels que le retour sur investissement. Veillez à choisir une solution qui vous permette d’exporter les rapports dans le format de votre choix.
Centralisation des fichiers
Des dizaines de documents, rapports, images, emails et autres sont créés lors de la planification d’un événement. Pour rationaliser la communication et l’organisation, stockez tous ces fichiers dans un endroit central auquel les collaborateurs de l’événement peuvent accéder à tout moment. Vous devez donc rechercher une solution qui vous permette de définir des autorisations de partage et qui offre un accès gratuit aux documents aux fournisseurs extérieurs. Elle doit également pouvoir joindre des documents et autres matières provenant de Google Drive, Dropbox, Box et autres applications. Une solution de planification d’événements basée sur le web vous permettrait également d’accéder à toutes vos données de planification d’événements sur plusieurs plateformes, éliminant ainsi les problèmes de compatibilité.
Adaptation pour le mobile
Votre logiciel d’organisation d’événements doit être compatible avec les téléphones portables. Certains outils comprennent même un moyen de créer facilement un site d’inscription et d’événement sur mobile. Pour vous assurer que le site fonctionnera de manière transparente sur un navigateur mobile, vérifiez qu’il utilise un design adapté. En plus d’un site mobile, certains fournisseurs proposent en option des applications mobiles pour les participants. L’assistance mobile n’est pas seulement destinée aux participants, c’est aussi une fonctionnalité importante pour vous. La planification d’un événement vous fera sortir du bureau et vous aurez probablement besoin d’accéder à vos dossiers. Assurez-vous que le logiciel que vous choisirez fonctionnera sur les appareils que vous et votre équipe utilisez régulièrement.
Quels est le prix de ce type de logiciel ?
Le prix des logiciels d’organisation d’événements peut varier en fonction de l’offre. Certaines entreprises proposent des forfaits qui coûtent une redevance mensuelle et le prix augmente en fonction du nombre d’événements que vous planifiez. Si vous optez pour un logiciel de planification d’événements basé sur le cloud, renseignez-vous sur la quantité de stockage que vous recevrez. Demandez toujours s’il y a une limite au nombre de personnes qui peuvent utiliser le logiciel. Le volume d’enregistrement est également une méthode utilisée par certaines entreprises pour déterminer le prix. Celle-ci peut être facturée sous forme de frais mensuels ou annuels selon l’entreprise.
Quel logiciel choisir pour la gestion événementiel ?
Lab Event est l’un des meilleurs outils pour la gestion d’événements. Leur logiciel peut être utilisé par tous les organisateurs et planificateurs d’événements pour gérer leur manifestation en fonction du calendrier. Lab Event offre aux organisateurs d’événements un outil SAAS pour gérer les clients, les budgets, les prestataires de services, les événements et les activités.
Lab Event est facile à utiliser et dispose d’une interface et d’une équipe d’assistance remarquables. Même s’il s’agit de votre premier logiciel de gestion d’événements, vous trouverez la navigation facile. Grâce à la plateforme, vous pouvez gérer vos clients avec le CRM, planifier des événements, communiquer au sein de votre équipe et bien d’autres choses encore. Ce logiciel est conçu pour améliorer la productivité et l’efficacité de votre équipe. Tout en étant très ergonomique.
Etant donné qu’il s’agit d’un outil en ligne, il est possible pour vous et votre équipe de faire un stockage centralisé de tous les documents, images, vidéos, etc.
Si vous êtes une agence, ou si vous travaillez dans le secteur de l’organisation et de la gestion d’événements, vous devriez essayer Lab Event pour vous aider à travailler plus efficacement. Lab Event propose trois formules, Silver pour 39 euros, Gold pour 59 euros et Platinum pour 79 euros par utilisateur et par mois. Mais ne vous inquiétez pas, ils proposent également un plan gratuit, à 0 euro par utilisateur et par mois, pour essayer le logiciel avec les fonctions de base.
Passionné par le web et l’entrepreneuriat, j’ai fondé Digitiz en 2016. Mon objectif est de vous transmettre mon expérience et de pouvoir vous faire gagner du temps dans le choix de vos outils.