Un séminaire d’entreprise est une excellente occasion pour se constituer une bonne équipe et pour mettre en œuvre de grands projets. Il ne suffit pas d’avoir le meilleur concept pour un séminaire d’entreprise, il est tout important de trouver le lieu parfait pour le mener. Le choix dépend de plusieurs facteurs dont le budget de l’hébergeur. Comment choisir donc un lieu pour un évènement ? Éléments de réponse.
Sommaire
Fixez à l’avance l’objectif du séminaire
Avant de penser au budget et aux lieux de visite de votre séminaire, vous devez d’abord déterminer l’objectif principal. En fait, chaque séminaire d’entreprise a ses propres objectifs. Certains visent à motiver les collaborateurs, d’autres visent à faciliter l’intégration de nouvelles personnes. De plus, des séminaires de gestion ou de marketing (par exemple, présentation de produits/services) sont organisés.
Déterminer pourquoi vous souhaitez organiser un tel événement peut vous aider à choisir un lieu plus approprié. Dans le but d’opter pour un endroit idéal, vous pouvez aller voir ce site. D’un côté, un séminaire de motivation tel que le team building peut nécessiter des cours supplémentaires et un environnement plus inclusif. Par exemple, organiser un séminaire à la campagne peut être un bon moyen de fédérer les militaires à travers des activités de plein air.
Spécifier le nombre et le profil des participants
Après avoir déterminé l’objet d’un séminaire d’entreprise, il faut bien sûr déterminer le nombre de participants. Un autre critère est également à examiner : leur profil. Puisque l’atelier est principalement organisé pour les participants, il est important de répondre à leurs besoins et attentes et de considérer leurs centres d’intérêt. Ceci est d’autant plus pertinent lorsque le groupe de participants est petit ou homogène (par exemple, des femmes et des hommes du même groupe d’âge).
Définissez les exigences techniques de l’évènement
Lors du choix d’un lieu pour un séminaire d’entreprise, certains facteurs doivent être pris en compte.
- La taille de la salle
Elle doit être suffisamment grande pour accueillir le nombre d’invités attendus (grandes salles pour les réunions, sous-commissions pour les petits séminaires de travail). Lors du choix, il faut connaître la surface en mètres carrés et la capacité du lieu (personnes debout et assises). Disposition des sièges en U, style salle de classe ou style salle de conférence, à vous de décider quelle configuration correspond le mieux à vos besoins. Dans tous les cas, soyez à l’affût des tables mal placées, des sièges inconfortables (car ils peuvent entraîner des distractions), des problèmes de ventilation, du manque d’espace pour bouger et vérifiez que l’éclairage est adéquat.
- Les équipements
Chaque salle de séminaire doit être équipée de matériel vidéo et son. Certains proposent également le Wi-Fi et diverses fournitures (cartons et fournitures en carton). Cependant, chaque emplacement a ses propres tarifs de location d’équipement. Comparez pour bien choisir. Par ailleurs, l’organisation d’un événement d’entreprise après un séminaire peut nécessiter du matériel supplémentaire.
- Les commodités
Que votre séminaire dure un ou plusieurs jours, il vaut toujours la peine de choisir un lieu qui propose une restauration et des pauses-café de qualité. Idéalement, il faut choisir un lieu avec des zones de détente destinées aux heures de réunion en dehors (terrasse, salon extérieur, jardin, etc.).
Délimitez votre budget
Le budget est l’élément le plus important lorsque vous souhaitez organiser un séminaire d’entreprise. En effet, sans un budget bien défini, l’événement ne peut tout simplement pas avoir lieu. Pour élaborer un budget, vous devez concevoir des lignes de dépenses. Chaque ligne doit avoir une fourchette de prix. Assurez-vous de prévoir un budget pour tous les besoins de l’événement tels que les divertissements, le son, l’éclairage, etc. Assurez-vous également de laisser de prévoir un budget pour les événements imprévus. Veuillez noter que le montant final doit être approuvé par la direction de votre entreprise. En fonction de ce prix, vous pouvez sillonner les lieux disponibles ou faire appel à un professionnel pour trouver les meilleures offres. Pour finir, le choix d’un lieu peut dépendre des attractions dans la ville. Les activités pouvant être menées sont aussi des critères de choix.
En somme, pour que votre séminaire soit une réussite, vous devez suivre plusieurs étapes. Aussi, prenez le temps de choisir un emplacement qui sera en adéquation avec l’image et les valeurs de votre entreprise.
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