Depuis l’avènement d’Internet, bon nombre d’entreprises ont connu une transformation digitale afin de mieux répondre aux besoins de leurs clients. Ces derniers sont d’ailleurs devenus plus exigeants et veulent obtenir des réponses précises et immédiates à leur demande lorsqu’ils appellent les sociétés par téléphone. Ainsi, quand une entreprise n’a pas un centre d’appels ou un service client dynamique et réactif, elle perd ses clients. Pour pallier ce problème, des logiciels de téléphonie d’entreprise ont été créés. Plusieurs sociétés les ont adoptés afin de mieux servir leurs clients et être plus productives. Découvrez dans ce guide les avantages d’un logiciel de téléphonie d’entreprise.

Facilite la productivité et l’obtention de nouveaux leads

Dans une entreprise, les agents, les responsables de compte et les chargés de clientèle doivent travailler en synergie. Lorsque l’équipe de support client est déconnectée, elle fournira forcément une expérience client incohérente. Les nombreuses intégrations proposées par la téléphonie d’entreprise facilitent le travail collaboratif et permettent de centraliser tous les fichiers clients et autres données. Ainsi, tout est facilement accessible à tous et partout. Cet accès à l’information donne à vos collaborateurs toutes les clés pour assurer une excellente gestion de la relation client sans avoir à mettre le client en attente ou à transférer l’appel vers un autre service.

Pour les prospections ou les enquêtes de satisfaction, le logiciel de téléphonie utilise un robot dialer qui effectue les appels. En effet, par le biais d’une numérotation intelligente, le robot diffuse les messages vocaux que vous avez préenregistrés aux clients. Plus intéressant, il y a un serveur interactif qui permet aux prospects de discuter directement avec un collaborateur à la réception du message s’il le souhaite. C’est un moyen pour l’entreprise de booster ses ventes et d’avoir de nouveaux leads.

Améliorer l’expérience client

L’utilisation d’un logiciel de téléphonie est un levier important qui aide les sociétés à augmenter leurs ventes puisque les requêtes des clients sont mieux prises en compte. Lorsque cette application est utilisée, les données du client sont affichées en temps réel. Au nombre de celles-ci, il y a :

  • le nom du client
  • l’historique de ses commandes
  • l’historique des appels avec le support client.

Cette fonctionnalité permet en réalité d’analyser les besoins du client sur une période donnée afin de mieux répondre à l’avenir à ses commandes. Par ailleurs, avec le logiciel, le message d’accueil peut être personnalisé et adapté aux clients. Alors, lorsque l’entreprise met un message vocal qui est flexible, cela réduit l’insatisfaction des clients. Aussi, avec l’application de téléphonie d’entreprise, les files d’attente peuvent être personnalisées. Lorsque cela est fait, les appels sont acheminés vers un collaborateur ou une équipe compétent. Ainsi, non seulement le client ne perd pas le temps, mais il est bien reçu et est satisfait.

Favorise la maîtrise des coûts de communication

L’utilisation d’un logiciel de téléphonie permet également aux sociétés d’avoir une meilleure maîtrise des dépenses de communication professionnelles. La plupart des fournisseurs des applications de téléphonie proposent une variété de plans tarifaires selon les fonctionnalités dont disposent l’application et les services qui sont proposés. Il est donc plus aisé en fonction des besoins que l’entreprise de souscrire à l’abonnement qui convient.

Permet une meilleure gestion de la relation client à l’international

Un autre avantage avec le logiciel de téléphonie, c’est que vous pouvez l’utiliser si vous avez une société internationale. Pour ce faire, il y a des logiciels qui sont conçus pour la gestion clientèle, quel que soit le fuseau horaire, et ceci, à moindre coût. Vous pouvez donc devenir une société internationale si vous ne l’êtes pas encore grâce à un numéro virtuel. Cela vous donne la possibilité de disposer d’un numéro local et de permettre à vos clients d’y avoir un accès à l’international à un tarif local. Il suffit de trouver un fournisseur capable de fournir de tels services. Ces derniers prennent en compte par exemple les messages d’accueil vocaux en de différentes langues.

Facilite la formation des collaborateurs

L’enregistrement des appels des clients via le logiciel permet également de connaître les forces et les faiblesses de l’équipe chargée de la relation client. En effet, lorsque le responsable commercial écoute les appels, il pourra savoir si le collaborateur reçoit les clients avec un ton approprié et connaître les ressentis du prospect. En réécoutant les appels de ceux qui sont plus expérimentés, les nouveaux collaborateurs pourront aussi s’améliorer. Par ailleurs, les responsables peuvent écouter en live les discussions discrètement pour permettre aux collaborateurs débutants de mieux s’y prendre.

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