Modèle de suivi de projet gratuit

Ce que contient ce modèle de suivi de projet

J’ai construit ce modèle pour qu’un point d’avancement prenne dix minutes et qu’il réponde tout de suite à la seule question qui compte : le projet est-il en avance, à l’heure ou en retard ? Le classeur compte trois feuilles :

• Suivi de projet : l’en-tête du projet, huit indicateurs de synthèse, le tableau des tâches (vingt lignes), la synthèse par lot et la charge restante par responsable. La feuille tient sur une page A4 en paysage, prête pour un comité de pilotage ;
• Paramètres : le nom de votre entreprise, les membres de l’équipe, les lots du projet et les seuils d’alerte. Les listes déroulantes du tableau puisent dans ces plages ;
• Mode d’emploi : les étapes, la lecture des indicateurs et quelques astuces.

Pour chaque tâche, vous saisissez un lot, un responsable, des dates prévues, une charge prévue en jours, puis à chaque point la charge consommée et l’avancement. Le reste est calculé : l’avancement attendu à la date du point, la situation de la tâche (terminée, en cours, à venir, à surveiller ou en retard), l’avancement global pondéré, l’écart, la météo du projet, les tâches terminées et en retard, la date de fin prévue. Les dates dépassées et les charges qui débordent passent en rouge.

Le fichier existe en version Excel et en version Google Sheets, strictement identiques. Dans Google Sheets, le bouton vous propose directement d’en créer une copie dans votre Drive, que vous pouvez partager en lecture avec votre client ou votre direction.

Comment l’utiliser

Commencez par la feuille « Paramètres ». Listez les personnes qui portent des tâches, client compris s’il doit valider des livrables : ses validations sont souvent ce qui fait glisser un planning. Découpez ensuite le projet en quatre à six lots (cadrage, conception, production, recette, mise en ligne, par exemple).

Sur la feuille de suivi, saisissez vos tâches une par ligne. Une bonne tâche a un seul responsable, un livrable identifiable et une durée comprise entre deux jours et trois semaines. Au-delà, découpez-la : une tâche de deux mois reste « en cours » pendant six semaines sans que personne ne sache vraiment où elle en est.

Ensuite, le rituel. Une fois par semaine, changez la date du point en haut à gauche et mettez à jour deux colonnes seulement : la charge consommée et le pourcentage d’avancement. Demandez ces deux chiffres à chaque responsable, jamais l’un sans l’autre. Les indicateurs du haut se recalculent, et vous savez en un coup d’œil sur quoi porter la discussion.

Comment le modèle calcule l’avancement

Un avancement moyen de toutes les tâches n’a pas de sens : une réunion d’une demi-journée et un développement de vingt jours ne pèsent pas pareil. Le modèle pondère donc chaque tâche par sa charge prévue. Dans l’exemple, les 78 jours du projet sont réalisés à 40 %.

L’avancement attendu répond à une autre question : où devrait en être chaque tâche à la date du point si elle avançait de façon régulière entre sa date de début et sa date de fin ? Une tâche prévue du 12 au 23 octobre devrait être aux deux tiers le 19 octobre. Si elle n’est qu’à 10 %, elle passe « À surveiller » : l’écart dépasse le seuil de 15 points fixé dans les paramètres. Si sa date de fin est dépassée sans qu’elle soit terminée, elle passe « En retard ».

L’écart global compare les deux avancements pondérés. Il alimente la météo : Soleil tant que le retard reste sous 5 points, Nuageux jusqu’à 15 points, Orage au-delà. Ces seuils se règlent dans « Paramètres ». La météo n’est pas un gadget : c’est le premier chiffre que lira un client ou un directeur, et elle a l’avantage d’être calculée, pas négociée en réunion.

Les indicateurs qui comptent vraiment

Un tableau de suivi de projet peut vite devenir un tableau de bord de trente indicateurs que personne ne regarde. Je vous conseille de vous concentrer sur quatre d’entre eux.

• L’écart entre avancement réel et attendu : il dit si le projet tiendra sa date. Un écart négatif qui se creuse deux semaines de suite appelle une décision, pas un commentaire.
• La charge consommée face à l’avancement : 11 jours consommés pour une tâche prévue à 10 jours et réalisée à 90 %, c’est un dépassement de budget en cours. Pour une prestation vendue au forfait, c’est votre marge qui fond.
• Le reste à faire par responsable : la synthèse du bas montre qui porte la charge restante. Dans l’exemple, le développeur concentre 22 jours à lui seul : c’est lui, le goulot d’étranglement du projet.
• Les tâches en retard par lot : elles montrent où agir en priorité, et si le retard d’un lot va se propager aux suivants.

Si vous facturez en jours, comparez aussi la charge totale du projet à ce que vous avez vendu. Mon simulateur de TJM vous aide à vérifier que le prix d’un jour couvre bien vos charges, et donc ce que coûte chaque jour de dépassement.

Réussir le point hebdomadaire

Le tableau ne vaut que par la régularité de sa mise à jour. Trois habitudes font la différence.

Un point court, à heure fixe. Vingt minutes le lundi matin suffisent pour une équipe de cinq personnes. On passe uniquement sur les tâches « À surveiller » et « En retard » : les autres n’ont pas besoin de discussion.

Une décision par alerte. Pour chaque tâche en rouge, notez dans la colonne commentaire ce qui a été décidé : renfort, report de la date, réduction du périmètre, relance du client. Un retard constaté sans décision se retrouvera au point suivant, en plus grand.

Un planning de référence figé. Ne modifiez pas les dates prévues à chaque retard, sinon le projet sera toujours « dans les temps » sur le papier. Si le planning doit vraiment changer, dupliquez l’onglet pour garder la version précédente. Pour visualiser l’enchaînement des tâches et leurs chevauchements, mon modèle de diagramme de Gantt dessine les barres automatiquement à partir des mêmes dates.

Si le sujet vous intéresse au-delà de l’outil, j’ai détaillé les grandes étapes et méthodes dans mon guide de la gestion de projet, et l’intérêt des tableaux et codes couleur dans l’article sur le management visuel.

Excel, Google Sheets ou un logiciel de gestion de projet ?

Un tableur a de vrais atouts : il est gratuit, tout le monde sait s’en servir, et on l’adapte en cinq minutes. Il montre ses limites dans trois situations : quand plusieurs personnes doivent mettre à jour leurs tâches en même temps, quand vous suivez plusieurs projets qui se partagent la même équipe, et quand vous voulez rattacher à chaque tâche ses échanges, ses fichiers et ses sous-tâches. Un logiciel de gestion de projet prend alors le relais : chacun met à jour ses tâches, les tableaux de bord se calculent seuls, les notifications remplacent les relances.

J’en compare vingt-cinq dans mon comparatif des logiciels de gestion de projet. Les trois présentés en haut de cette page sont ceux que je recommande le plus souvent à une petite équipe qui sort du tableur.

Trois erreurs que je vois souvent

Confondre avancement et temps passé. Une tâche qui a consommé la moitié de sa charge n’est pas forcément à moitié faite. Demandez l’avancement réel du livrable, puis comparez-le à la charge consommée : c’est l’écart entre les deux qui révèle un dépassement.

Laisser des tâches sans responsable unique. « L’équipe » ou « Julie et Karim » ne sont pas des responsables. Quand une tâche a deux porteurs, personne ne la fait avancer. La liste déroulante du modèle impose un nom par ligne.

Oublier le client dans le planning. Validation des maquettes, fourniture des contenus, recette : ces tâches appartiennent au client et elles sont souvent sur le chemin critique. Inscrivez-les avec son nom, comme dans l’exemple. Le jour où elles glissent, le tableau montre d’où vient le retard.

Pour organiser le travail au jour le jour, mon modèle de gestion de tâches classe vos actions par priorité, et mon modèle de rétroplanning calcule les dates de départ à partir d’une échéance imposée.