Piloter une entreprise n’est pas une mince affaire si vous ne disposez pas d’une méthodologie bien pensée et réfléchie, mais également des bons outils. Pour gérer au mieux votre activité, vous avez besoin de vous référer à des indicateurs clés qui vous aideront au suivi et à la prise de décision.
Pour ce faire, rien de mieux que de mettre en place un tableau de bord. Outil de management indispensable aux dirigeants, ce dernier est plus qu’un instrument d’aide à la décision. Il limite le facteur d’incertitude et permet de rationaliser la prise de risque. Pour vous permettre de tirer le meilleur parti de son utilisation, retrouvez dans cet article 4 points méthodologiques pour constituer avec efficacité votre tableau.
Sommaire
Qu’est-ce qu’un tableau de bord d’entreprise ?
Devenu incontournable au sein des entreprises, le tableau de bord ou « dashboard » est un outil de suivi et de pilotage des performances. Il synthétise les points importants de l’ensemble de l’activité de votre entreprise, ce qui vous donne la possibilité de visualiser, de suivre et d’exploiter plus facilement vos données. Pour ce faire, vous pouvez les présenter sous forme de chiffres, de ratios ou encore de graphiques. En l’utilisant, vous aurez donc une visibilité accrue tant sur l’avancement de vos activités que sur les éventuels points critiques nécessitant une prise d’action corrective. Cependant, pour vous aider à prendre de meilleures décisions, votre tableau de bord doit contenir quelques indicateurs clés également appelés KPI.
Pilotage d’entreprise : quels sont les différents types de tableaux de bord ?
La finalité principale d’un tableau de bord est de permettre un pilotage d’entreprise de manière efficace. Cependant, selon les cas et les objectifs préalablement définis, il existe trois différents types de dashboard :
- Le tableau de bord stratégique ou prospectif : ce type de tableau de bord offre une vision globale des activités de l’entreprise au comité de direction. Il accompagne donc le pilotage de la stratégie globale sur le long terme et guide les différents projets dans le but d’atteindre les objectifs fixés.
- Le tableau de bord de contrôle de gestion : contrairement aux autres types de dashboard, celui-ci ne délivre pas d’information synthétique et opérationnelle, mais donne de la matière pour la compréhension des chiffres. Cela dit, il sert à la supervision budgétaire et permet de comparer les prévisions avec la réalité afin d’orienter les prises de décision.
- Le tableau de bord opérationnel : comme son nom l’indique, ce tableau de bord permet aux responsables de suivre l’exécution des tâches opérationnelles et de déployer le plan d’action qui découle de la stratégie générale.
Quelles sont les étapes pour élaborer un bon tableau de bord ?
Il est utile de préciser que le tableau de bord est pour l’entreprise un écran unique qui permet aux managers et à l’ensemble des collaborateurs de visualiser les indicateurs les plus importants quant à la vie de leur entreprise. À cet effet, voici quatre étapes essentielles qui vous aideront à mettre en place avec brio un outil efficace.
Étape 1. Définir les besoins et les objectifs de votre entreprise
La définition et l’étude des besoins sont la première étape pour fixer le cadre général de construction d’un tableau de bord sur mesure. Il convient donc de cerner qui en fera usage et comment. Pour ce faire, rapprocher les principaux collaborateurs à qui cet outil est destiné afin de déterminer quelles données répondent à leurs problématiques métier. Parce que les organisations et les métiers sont différents, chaque tableau de bord sera ainsi configuré en fonction de ces facteurs, et ce, de manière intrinsèque.
Une fois que vous avez recensé vos besoins, vous serez en mesure de déterminer les objectifs prioritaires que chaque dashboard aidera à atteindre. Il est à noter que ces objectifs doivent être des objectifs SMART, c’est-à-dire spécifiques, mesurables, atteignables, réalistes et temporellement définis. Pour vous aider à mener à bien vos actions, il est d’ailleurs recommandé de lister les différents jalons qui mèneront à la réalisation des objectifs préalablement définis.
Étape 2. Choisir les bons indicateurs de performance
Un tableau de bord ne serait efficace sans les bons indicateurs de performance. En conséquence, ces derniers doivent être alignés sur la stratégie globale de votre entreprise. Lors de votre choix, veillez à sélectionner des KPIs en accord avec vos objectifs, votre stratégie d’organisation, mais également le contexte dans lequel vous évoluez. Pour qu’un indicateur ait sa place sur votre tableau de bord, il doit effectivement être relié à un ou plusieurs inducteurs de performance, compréhensible, comparable, mais surtout contextualisé. En général, on retrouve deux types d’indicateurs de performance : les indicateurs d’activité ou de processus et les indicateurs de résultats. Si les premiers mesurent les volumétries en lien avec des objectifs de suivi de productivité, les indicateurs de résultat, eux, évaluent votre performance et votre efficacité.
Étape 3. Identifier les sources de données et construire le tableau
Cette troisième étape consiste à identifier les sources de données qui vont alimenter votre tableau de bord. Logiciel de comptabilité, de gestion de commerciale, CRM, data warehouse ou encore ERP, le choix est large, mais le plus important est de pouvoir collecter des données pertinentes au regard des indicateurs choisis. Une fois les sources identifiées, il convient de définir comment ces dernières vont remonter dans votre outil. Pour ce faire, vous pouvez importer des fichiers Excel ou encore connecter vos bases de données. Avec les avancées technologiques, de nombreuses entreprises se tournent vers l’utilisation de logiciels spécialisés. En effet, contrairement au tableur Excel, ils sont plus efficaces, fluides, améliorent la collaboration entre vos équipes et réduisent les risques d’erreur.
Étape 4. Structurer le tableau de bord
En tant qu’outil de data visualisation, le tableau de bord doit offrir une vision claire sur l’intégralité de vos activités tout en rappelant les objectifs, les échéances ainsi que la période d’analyse. Il doit également être synthétique, cohérent, mais surtout orienté action. Les indicateurs doivent d’ailleurs être organisés de manière à ce que tous les collaborateurs concernés puissent s’en servir en toute facilité. Pour ce faire, vous pouvez présenter les indicateurs par objectif en créant des sections (pour le cas d’un tableau de bord stratégique), hiérarchiser les KPIs par niveau de détail dans le cadre d’une évaluation de performances (du plus synthétique au plus détaillé) ou encore les relier les uns aux autres, tout en déterminant leurs interactions (par lien de causalité).
En résumé, le tableau de bord est un outil très utile pour les dirigeants, car non seulement il sert au suivi de la mise en œuvre des objectifs fixés, mais il les aide à prendre des décisions efficaces. Pour vous permettre de piloter efficacement vos activités, celui-ci doit être synthétique, présenter des indicateurs clés significatifs, mais surtout adaptés à vos collaborateurs concernés et à votre secteur d’activité. Comme votre entreprise, vos projets et vos perspectives évoluent au fil du temps, il est primordial de mettre à jour régulièrement votre dashboard. En effet, le faire évoluer vous garantit sa pertinence par rapport à vos objectifs et sa bonne exploitation par tous les utilisateurs.
Passionné par le web et l’entrepreneuriat, j’ai fondé Digitiz en 2016. Mon objectif est de vous transmettre mon expérience et de pouvoir vous faire gagner du temps dans le choix de vos outils.