Top 8 des logiciels de gestion des contrats

En affaires, tout commence par un contrat. Sa première fonction est de régir les relations entre les clients, fournisseurs, partenaires et employés. Pour maintenir toutes relations en entreprise, il est donc primordial d’avoir une bonne gestion de ses contrats.

Numériser le processus CLM est donc très avantageux pour les entreprises, car cela leur permet de suivre en permanence l’ensemble du cycle contractuel, et ce, de manière automatisée et d’obtenir des informations plus précises sur leurs relations commerciales. Besoin de rationaliser votre flux de travail ? Voici le top 8 des logiciels de gestion des contrats marché.

1. Oneflow

Oneflow est un logiciel basé sur le cloud destiné aux auto-entrepreneurs, PME et grandes entreprises qui souhaitent optimiser leur gestion des contrats. Des contrats sans effort, des tâches administratives plus légères et un gain de temps indéniable figurent parmi les avantages de son utilisation. Il permet d’automatiser l’intégralité de votre processus contractuel du début à la fin, et ce, dans une seule plateforme. Avec cet outil, les accords figés et complexes se transforment en contrats utiles et intelligents.

Oneflow possède un grand nombre d’avantages comme par exemple :

• la création de contrats numériques sur mesure ou à l’aide de leur banque de templates,
• l’archivage en ligne, qui vous permet de retrouver tous vos documents en un seul endroit qui plus est, est sécurisé et répond aux normes RGPD.
• la fonction “calendrier” avec laquelle vous avez une vue d’ensemble sur les contrats en cours et recevez des rappels quand les échéances approchent.

Ceci est une liste non exhaustive, et grâce à des process plus rapides : vos contrats sont signés huit fois plus vite, la durée de votre cycle de vente est réduite de 45 à 3 jours tandis que le temps passé sur les contrats, lui, est réduit de moitié. Passer sur Oneflow, c’est une gestion globale des contrats bien maîtrisée, des intégrations natives avec vos CRM favoris, dont même un 2-way-sync avec certains d’entre eux.

 

2. Leeway

Solution de gestion complète du cycle de vie des contrats, le logiciel Leeway a été conçu pour répondre aux besoins des PME et grands comptes qui veulent rédiger, négocier, signer et archiver efficacement leurs contrats. Il leur permet en fait d’avoir plus de contrôle et plus de visibilité sur les risques juridiques et financiers. Il est d’ailleurs simple et flexible et s’adapte même aux besoins des plus pointilleux. Avec Leeway, tous vos contrats sont centralisés sur une plateforme de suivi sécurisée et partagée avec vos équipes opérationnelles. Ainsi, vous pouvez accéder plus facilement à vos documents.

Leeway génère automatiquement une fiche de synthèse avec les informations clés du contrat. Si un de vos contrats prend bientôt fin ou qu’un nouveau a été créé, la solution vous envoie tout de suite une alerte. Il en va de même pour les échéances importantes. Il propose également une intégration avec Google Agenda. En outre, grâce à la négociation in-app, Leeway offre une meilleure collaboration à vos équipes : moins d’emails, mais plus de réactivité !

3. PandaDoc

PandaDoc est un logiciel de contract management intelligent et robuste. Il fournit une solution tout-en-un qui booste vos processus de vente et permet à vos équipes de communiquer facilement avec leurs clients grâce à des documents personnalisés et leur proposer un parcours plus professionnel, fluide et attractif. L’utiliser, c’est réduire votre temps et vos efforts sur le traitement des documents depuis sa création jusqu’à son stockage et son administration.

PandaDoc est plus qu’un outil pour gérer des contrats. Il est riche en fonctionnalités et offre des centaines de modèles de contrats ainsi qu’une bibliothèque de clauses pré-approuvées que vous pouvez personnaliser par un simple glisser-déposer et les partager rapidement avec vos clients. Générer des contrats sans erreur à usages multiples, c’est possible avec PandaDoc. Pour aider vos équipes à accomplir les tâches les plus difficiles et intégrer vos documents client aux vôtres, ce logiciel CLM propose des intégrations aux outils CRM à l’exemple de HubSpot.

4. Precisely

Precisely est un logiciel vous permettant de numériser la gestion des contrats. Il a été conçu pour répondre aux besoins des plus exigeants en les aidant à générer de la valeur à leur organisation. Nul besoin d’être un professionnel du droit pour pouvoir créer des contrats conformément aux normes réglementaires. En utilisant Precisely, vous pouvez réviser, valider, archiver, suivre et surveiller des contrats depuis une plateforme uniformisée. Ainsi, chaque étape du cycle de vie de vos contrats est considérablement améliorée.

Les flux de contrats avancés automatisent les tâches et les processus répétitifs sur la base d’événements déclencheurs. Cela vous aide à garantir l’excellence opérationnelle pour l’ensemble de l’entreprise. Qui plus est, via la fonctionnalité eSigning, vous pouvez suivre l’intégralité de l’historique de vos transactions via des horodatages, d’envoyer et de vérifier des contrats conformément aux réglementations UETA ou encore eIDAS. Precisely, c’est 8 heures économisées par contrat, 30 % en moins de tâches juridiques manuelles, 80 % de contrats signés en une journée et un travail transparent entre tous les collaborateurs.

5. Juro

Solution de contract management de bout en bout basée sur le cloud, Juro prend en charge la création des contrats, la négociation, la signature électronique et les analytics pour les différents accords. L’utilisation de ce logiciel vous permet de mettre les contrats de routine en pilotage automatique et de gérer l’intégralité du cycle de vie des contrats en ligne sans difficulté via n’importe quel appareil connecté à Internet. À cet effet, il propose une multitude de fonctionnalités automatisées comme les modèles automatisés, les alertes et les contrôles d’accès.

Juro vous aide ainsi à rationaliser vos flux de travail en intégrant vos applications principales. Générer des contrats à partir du CRM et les synchroniser en direct dans les deux sens avec les objets Salesforce, c’est possible avec ce logiciel intuitif. Avec une API évolutive, vous pouvez conclure des contrats et les signer sur tous types d’appareils via les outils de signature électronique. À noter que les signatures électroniques sont conformes aux normes eIDAS, ESIGN et aux autres principales réglementations.

6. Icertis

Icertis un logiciel de gestion du cycle de vie des contrats plébiscité pour ses capacités et ses stratégies. Configurable et adaptable, il répond parfaitement aux processus métiers existants. Il use d’ailleurs de la puissance de l’IA pour digitaliser chaque étape de la gestion de contrats depuis le lancement du contrat jusqu’à la gestion post-signature, en passant par les négociations et fournit des solutions de pointe pour générer de la valeur et obtenir des informations sans précédent.

Plus qu’un outil de gestion de contrats, Icertis offre des fonctionnalités de gestion des risques, de conformité d’approvisionnement, de proposition et bien d’autres encore. Celles-ci sont effectivement indispensables pour augmenter vos revenus, produire des coûts, améliorer la conformité et éliminer les risques. Une bibliothèque de clauses est à votre disposition, vous garantissant l’utilisation d’un langage de modèle et de contrat approuvé. Pour encore plus de résultats, Icertis peut se connecter avec vos systèmes d’entreprise (CRM, HCM, SCM et ERP).

7. Zoho Contracts

Zoho Contracts un autre logiciel de gestion des contra. Il permet de rationaliser le cycle de vie des contrats et le flux de travail en général. Cet outil permet aux entreprises de les aider  à maximiser l’efficacité de tous les aspects du contract management en améliorant la conformité et en atténuant les risques commerciaux. Il numérise donc l’ensemble du processus contractuel et répond à tous les besoins depuis la création à la signature en passant par l’approbation et la négociation.

Simple, complet et intuitif, Zoho Contracts offre des fonctionnalités avancées qui vous permettent de créer des contrats à l’épreuve des risques, de rédiger des contrats de n’importe où via son éditeur de documents intégré, de rechercher et d’insérer plus facilement une clause dans un contrat et d’accéder à une bibliothèque de modèles prédéfinis. Ce logiciel CLM vous permet également d’automatiser les étapes postérieures à l’exécution telles que les renouvellements et les modifications, de quoi vous faire gagner du temps.

8. Corcentric

Corcentric est une suite complète de solutions Source-to-Pay et Order-to-Cash qui propose une solution de gestion de contrats innovante, tout-en-un et performante. Celle-ci vous aide à améliorer non seulement la collaboration, mais surtout la visibilité sur tous vos contrats tout au long de leur cycle de vie. Les négociations, signatures, exécutions, amendements et renouvellements sont bien sûr pris en charge par cet outil.

Corcentric dispose de nombreuses fonctionnalités prêtes à l’emploi comme la création d’alertes et de notifications en cas d’expiration des contrats ainsi que des outils indispensables pour automatiser le processus de création de suivi des contrats. La solution propose différentes intégrations qui vous permettent de contrôler chaque étape du cycle contractuel, d’analyser la performance de vos contrats et données contractuelles, d’optimiser la collaboration aussi bien en interne qu’en externe lors des processus achats, mais aussi de simplifier l’édition le partage et la gestion de vos documents.

Nos conseils pour choisir le bon logiciel de contract management

Dans le monde des affaires actuel, qui évolue rapidement, la gestion d’accords contractuels complexes est devenue une composante essentielle de toute organisation. C’est pourquoi le choix d’un logiciel de contract management adapté peut considérablement améliorer l’efficacité et l’efficience du processus contractuel de votre entreprise.

Trouver une solution robuste et complète

Un logiciel de contract management performant doit offrir diverses fonctionnalités pour vous aider à rationaliser vos processus contractuels, depuis la rédaction et la négociation jusqu’à l’exécution et l’analyse. Voici quelques éléments fondamentaux à rechercher dans un logiciel de gestion des contrats :

• Capacités d’archivage : Assurez-vous que le logiciel offre un emplacement centralisé où vous pouvez stocker et organiser tous vos contrats en toute sécurité, de manière à ce qu’ils soient facilement consultables et récupérables.
• Outils d’automatisation : Optez pour une solution qui automatise les tâches répétitives telles que la génération de contrats standardisés, le suivi des flux de travail d’approbation et l’envoi de rappels pour les échéances et les étapes importantes.
• Stockage et organisation des documents : Le logiciel doit vous permettre de gérer différents formats de fichiers, tout en offrant des outils de contrôle des versions et de collaboration pour faciliter la révision et l’édition des documents par les membres de l’équipe.
• Reconnaissance optique de caractères (OCR) et intelligence artificielle (AI) : recherchez des systèmes qui exploitent les technologies de reconnaissance optique de caractères (OCR) et d’intelligence artificielle (AI) pour extraire les informations pertinentes des contrats, ce qui vous aide à prendre des décisions fondées sur des données et à minimiser les erreurs humaines.
• Alertes automatisées : Assurez-vous que la plateforme envoie des notifications en temps réel concernant l’expiration des contrats, les renouvellements ou toute autre mise à jour critique, ce qui vous permet de garder le contrôle sur vos contrats actifs.
• Sécurité et conformité : Le logiciel que vous avez choisi doit respecter les réglementations strictes du secteur et offrir des mesures de sécurité solides pour protéger vos données contractuelles sensibles contre les violations et les accès non autorisés.

Évaluer les outils logiciels en fonction des besoins de votre entreprise

Une fois que vous avez identifié les caractéristiques essentielles d’un outil de contract management, l’étape suivante consiste à évaluer dans quelle mesure les différents outils logiciels répondent aux besoins spécifiques de votre entreprise. Tenez compte des facteurs suivants lorsque vous comparez différentes solutions :

• Évolutivité et flexibilité : Le bon logiciel de contract management doit pouvoir évoluer et s’adapter en même temps que votre organisation. Optez pour un système capable de répondre à l’évolution de vos besoins, qu’il s’agisse de gérer un nombre croissant de contrats ou d’intégrer de nouvelles fonctionnalités au fur et à mesure de l’évolution de vos processus.
• Capacités d’analyse et de reporting : Les données permettent à votre équipe de prendre des décisions éclairées et d’optimiser vos processus de passation de marchés. Recherchez un logiciel qui offre des outils d’analyse et de reporting complets, vous fournissant des informations précieuses sur la performance des contrats, l’évaluation des risques et les mesures de conformité.
• Convivialité et facilité d’adoption : Une interface intuitive et une conception conviviale sont essentielles pour que les membres de votre équipe puissent rapidement adopter et exploiter le logiciel. Choisissez une plateforme qui ne nécessite qu’une formation minimale et qui offre des ressources d’assistance étendues, telles que des tutoriels et un service clientèle, afin de faciliter une transition en douceur.

Impliquer le personnel et les parties prenantes dans le processus de sélection

Pour sélectionner la bonne solution, il est essentiel d’obtenir l’avis des personnes qui utilisent quotidiennement le logiciel de contract management. En impliquant les principales parties prenantes dès le début du processus d’évaluation, vous augmentez les chances d’une adoption réussie du logiciel et vous vous assurez que leurs exigences sont satisfaites. Encouragez le personnel à participer

• en partageant leurs expériences et leurs difficultés avec les processus de gestion des contrats existants
• en identifiant les fonctionnalités indispensables en fonction de leur rôle et de leurs responsabilités.
• en testant le logiciel pendant les démonstrations et en fournissant un retour d’information sur sa facilité d’utilisation et son efficacité.

Réaliser une évaluation technique approfondie

Une évaluation technique complète du logiciel de contract management est essentielle pour s’assurer qu’il répond aux exigences de votre organisation. Ce processus doit englober les éléments suivants

• Les capacités d’intégration : Évaluez dans quelle mesure le logiciel s’intègre aux autres outils et technologies utilisés par votre équipe, tels que les logiciels CRM, les plateformes de stockage de documents ou les solutions de signature électronique.
• Options de personnalisation : Évaluez si le logiciel vous permet de personnaliser les tableaux de bord, les rapports et les modèles en fonction des besoins et des préférences de votre organisation.
• Options de déploiement : Déterminez si la solution offre des options de déploiement flexibles, telles que sur site ou dans le nuage, en fonction de l’infrastructure et des exigences de sécurité de votre entreprise.

En tenant compte de ces facteurs essentiels et en impliquant votre personnel dans le processus de prise de décision, vous pourrez choisir en toute confiance un logiciel de contract management qui non seulement rationalisera vos processus contractuels, mais apportera également une valeur ajoutée significative à votre organisation.