Top 15 des logiciels GED (Gestion Électronique des Documents)

Dernière modification le 25 novembre 2024

Un logiciel GED est un logiciel permettant de gérer les documents d’une entreprise. Il permet de stocker, de classer et de retrouver rapidement les documents nécessaires au bon fonctionnement de l’entreprise.

Il existe plusieurs logiciels GED sur le marché. Certains sont plus complets que d’autres et offrent des fonctionnalités supplémentaires. Il est donc important de bien choisir le logiciel GED qui conviendra le mieux à vos besoins.

Pourquoi utiliser un logiciel GED ?

Il existe de nombreuses raisons d’utiliser un logiciel GED. Ces logiciels permettent notamment de gagner du temps et d’améliorer l’organisation des documents au sein de votre entreprise.

Les logiciels GED vous permettent :

• De stocker vos documents de manière sécurisée et organisée
• De retrouver facilement les documents que vous cherchez grâce à des outils de recherche performants
• De partager vos documents en interne ou avec des partenaires extérieurs à votre entreprise
• De gérer les droits d’accès aux documents de manière fine et précise
• De traiter vos documents automatiquement grâce à des outils de gestion des workflows
• De signer électroniquement vos documents grâce à la gestion électronique des signatures

1. Microsoft SharePoint by Alma

Microsoft SharePoint est une plateforme de gestion électronique de documents (GED) offrant un éventail de fonctionnalités pour faciliter la collaboration, la gestion et la diffusion de l’information au sein des organisations.

En tant que solution GED, SharePoint permet de stocker, d’organiser et de sécuriser les documents numériques. Il garantit un accès facile et rapide pour les utilisateurs autorisés. Les fonctionnalités clés de SharePoint incluent :

• la recherche avancée et la recherche plein-texte,
• la gestion des métadonnées,
• la co-édition,
• l’utilisation de modèles,
• la révision, la gestion des versions,
• la gestion des droits d’accès,
• la création d’espaces documentaires, et le travail en mode projet,
• les workflows personnalisables,
• l’intégration avec d’autres applications Microsoft.

En faisant appel à Alma pour mener votre projet de GED sur SharePoint, vous bénéficiez de l’expertise, de l’écoute et de la flexibilité d’une équipe expérimentée, capable de vous proposer des solutions sur mesure pour optimiser la gestion documentaire au sein de votre entreprise.

Combien ça coûte ?
Avec Alma, la mise en place de GED sous SharePoint est tarifée à partir de 4 500 €. Cependant, le prix varie en fonction des besoins en fonctionnalités des clients et est disponible sur demande de devis.

 

2. DocuWare

DocuWare assure la transformation numérique de votre entreprise. Cette solution de gestion documentaire (GED) travaille sur la dématérialisation des documents, l’automatisation des processus métier (Achats, RH, Ventes, Qualité…) des contenus de l’ensemble de la société et tous les flux de travail. Pour ce faire, DocuWare propose des solutions cloud pour automatiser les workflows.

L’avantage de ce mécanisme est de diminuer les erreurs dans le traitement des contenus et d’automatiser les tâches répétitives. Il apporte aussi une grande efficacité et une grande flexibilité avec son ouverture sur de nombreux autres outils (ERP, CRM, messagerie, etc).

En outre, Docuware permet d’avoir une bonne gestion des factures entrantes de l’entreprise. Ce traitement des paiements respecte les normes de conformité et le RGPD.

Combien ça coûte ?
DocuWare ne propose pas de version gratuite, mais un essai gratuit limité dans le temps et dans les fonctionnalités. Une fois le délai d’utilisation passé, vous devez vous souscrire à son offre payante à partir de 225 €/utilisateur/mois.

3. Zeendoc

Zeendoc est un logiciel de Gestion Electronique de Documents (GED) en mode SaaS considéré comme le meilleur en France. Il permet aux entreprises de toutes tailles de dématérialiser aisément leurs fichiers, d’archiver leurs dossiers et d’automatiser leurs processus métiers. En quelques clics, toutes les données sont accessibles en temps réel, où que l’on se trouve, permettant ainsi de gagner un temps précieux dans le travail au quotidien.

Zeendoc offre un avantage majeur : l’analyse et la classification automatique des documents, qui permettent une organisation rapide des fichiers électroniques et une réponse rapide aux interlocuteurs sur le contenu des dossiers. De plus, Zeendoc est disponible sur plusieurs supports, tels que les ordinateurs, les tablettes ou même les smartphones, rendant l’application pratique pour une utilisation en déplacement.

La sécurité des données est un aspect crucial de la gestion électronique des documents, et Zeendoc offre des solutions de sécurité avancées pour protéger les informations stockées. Les données sont accessibles tout en étant contrôlées et cryptées, minimisant ainsi le risque de violation des données d’entreprise.

Combien ça coûte ?
L’édition de base de la suite Zendesk est accessible à partir de 19 €/mois. Toutefois, pour bénéficier des fonctionnalités avancées, il propose les forfaits Suite Team au prix de 55 €/agent/mois, Suite Growth à 89 €/agent/mois, Suite Professional pour 115 €/agent/mois et Suite Enterprise (prix disponible sur devis). Toutes ses offres disposent d’une version d’essai gratuite limitée dans le temps.

 

4. PandaDoc

PandaDoc traite les informations numériques en trois manières : la conception, la modification et la signature de documents. Pour cet instrument, la rapidité et l’efficacité du processus de travail sont les moyens pour une productivité optimale.

PandaDoc propose une dématérialisation de la gestion électronique des documents par l’approbation de la signature électronique. C’est une procédure légale très simple et fiable. Vous pouvez même l’effectuer depuis votre téléphone portable. L’insertion de ce mécanisme dans la gestion des flux de travail permet d’accélérer la procédure.

Ensuite, PandaDoc aide ses utilisateurs dans la gestion d’un workflow documentaire. Cela consiste à la création de propositions, de devis et de contrat dans une seule interface intuitive. Bref, c’est un logiciel d’automatisation de document.

Combien ça coûte ?
Avec PandaOc, vous disposez d’une période d’essai gratuite de 14 jours pour tester le logiciel ou d’une démonstration. Pour profiter de ses fonctionnalités, vous devez vous souscrire à une de ses offres payantes : Essentiels au prix de 19 $/utilisateur/mois, Professionnel pour 49 $/utilisateur/mois et Entreprise (sur demande de devis).

 

5. Alfresco

Alfresco est un logiciel de gestion de contenu sécurisé. Les solutions innovantes apportées par cet instrument renforcent la protection des informations dans les documents. Une bonne gestion des données importantes engendre à la fois une optimisation de la productivité et une expérience client réussie.

L’utilisation de cet outil peut se faire à tout moment sur tous les appareils que vous disposez. En effet, l’ECM d’Alfresco basé sur le cloud vous permet d’effectuer diverses activités. Les résultats sont la rapidité du processus de traitement des contenus et la diminution des coûts d’exploitation de l’entreprise en général.

Alfresco développe aussi le travail d’équipe au sein d’une entreprise en proposant des options intéressantes. Une des fonctionnalités assure par exemple une simplification quant à l’accès aux contenus.

Combien ça coûte ?
Alfresco ne propose pas de version gratuite à son logiciel GED. Toutefois, vous pouvez accéder à un essai gratuit avant de vous souscrire à son offre payante dont le prix est disponible sur devis.

6. Oodrive

Oodrive est une plateforme de gestion des documents simple et sécurisée. En premier lieu, la centralisation des informations dans une interface unique est un processus qui requiert des conditions d’accès. Ensuite, il permet de modifier sereinement les contenus. Après, les fichiers dits sensibles seront fortement protégés par Oodrive.

En outre, le partage de documents se fait à partir d’un espace de travail personnalisé. Le transfert de fichier sera alors sécurisé et sans limite de taille. Ce partage peut se faire à tout moment avec le personnel de l’entreprise ou les partenaires. En effet, Oodrive est un instrument collaboratif. En plus, il a pour finalité l’optimisation du travail en équipe.

Combien ça coûte ?
Oodrive est un outil de premier ordre qui propose un tarif imbattable de 9 €/utilisateur/mois. Cependant, il ne propose pas de version gratuite, mais une période d’essai de 30 jours pour tester ses fonctionnalités.

7. Efalia

Plateforme de gestion documentaire, Efalia propose Efalia Doc, son logiciel GED 100 % paramétrable pour répondre aux besoins spécifiques de vos directions métiers. Il est disponible en mode SaaS ou on Premise et s’intègre parfaitement dans votre système d’information grâce à un socle technologique robuste et ouvert.

Outre l’acquisition et la dématérialisation de documents, il intègre différentes fonctionnalités avancées telles que le classement de documents, les liens inter dossiers, la recherche intelligente,, la traçabilité et le versioning, la gestion des habilitations et sécurité, l’archivage, et bien plus encore.

Avec Efalia Doc, vous avez le contrôle sur l’ensemble des flux documentaires de votre entreprise. D’ailleurs, il est accessible à tout moment et offre un outil central à votre équipe, ce qui permet à vos collaborateurs de sauvegarder, de rechercher, de classer, etc. vos dossiers.

Combien ça coûte ?
La GED modulaire d’Efalia est disponible à partir de 190 €/an/utilisateur pour un engagement de 3 ans sans workflow et 50 Go d’espace de stockage. À noter que ce prix peut évoluer selon les besoins et les fonctionnalités demandées par le client.

8. Nuxeo

La création d’application de gestion de contenus est une solution digitale proposée par Nuxeo. Véritable solution numérique, cette plateforme apporte un processus innovant. Ce procédé renforce les expériences clients de l’entreprise et la bonne gestion des contenus de la société. Ce processus vous accompagne pour prendre des décisions et lancer votre produit sur le marché.

Les solutions proposées par Nuxeo permettent de faire face aux défis des évolutions technologiques. En plus, les réponses intelligentes de ce logiciel s’appuient sur les informations essentielles. Vous aurez des solutions pragmatiques et qui s’adaptent à votre besoin. Les services cloud de Nuxeo sont aussi intéressants. Pour cela, ils vous offrent le modèle Saas qui est très simple mais tellement efficace.

Combien ça coûte ?
Le logiciel GED n’est pas disponible en version gratuite, mais propose un essai gratuit. À cela s’ajoutent des plans payants dont le prix est disponible sur demande de devis.

9. Deltic

Deltic est un logiciel de gestion électronique des documents destiné aux entreprises souhaitant dématérialiser leurs processus concernant la gestion clients et fournisseurs. Conçu pour être simple, ergonomique et intuitif, cet outil offre une solution 100% sécurisée pour dématérialiser et stocker tous les documents : factures, bons de livraison, bons de commande etc. etc.

Le logiciel Deltic est flexible et 100% personnalisable afin de répondre aux exigences spécifiques de chaque processus et chaque domaine d’activité. Disposant de nombreuses fonctionnalités, il permet également de synchroniser les informations avec d’autres logiciels tels qu’un ERP, logiciel de comptabilité, logiciel de paie, grâce à l’intelligence artificielle. Il facilite la gestion des documents en les récupérant, les automatisant, les archivant avec une valeur juridique équivalente à celle d’un document papier. L’utilisation de cette solution SaaS offre de multiples avantages pour les entreprises : gain de temps, économies budgétaires, augmentation de la productivité, optimisation des flux de travail, diminution de l’utilisation du papier. D’autre part, une fois la solution installée, nous avons une équipe de support technique réactive, 5j/7 pour répondre à toutes demandes.

Combien ça coûte ?
Ne proposant pas de plan gratuit, vous pouvez essayer les fonctionnalités de Deltic sans payer aucuns frais puis passer à une de ses offres payantes : Essentielle à partir de 155 €/mois, Avancée dès 255 €/mois et Premium dont le prix est disponible sur devis.

10. Huddle

Huddle est un logiciel de collaboration documentaire en ligne. Il a été conçu pour les télétravailleurs mais ouvert aux clients qui veulent accéder à l’information. En outre, le travail en équipe peut aussi se faire sur cette plateforme.

Il propose une solution de portail qui permet aux clients et partenaires de participer aux réunions. Pour ce faire, un espace de travail partagé a été créé au profit de tous les interlocuteurs.

Huddle regroupe tous ces participants dans un seul endroit pour qu’ils gèrent les contenus importants, les modifient et les révisent. En plus, cette démarche participative permet d’émettre des approbations et discussions sur une information. Bref, les avantages d’utiliser Huddle sont de procéder à un télétravail fluide et un partage de contenus sécurisé.

Combien ça coûte ?
En termes de plan tarifaire, Huddle ne communique pas le prix de ses solutions. Il ne propose cependant pas une version gratuite, mais trois offres payantes conçues pour s’adapter à vos exigences et à votre croissance : Essentiels, Administrateurs et Entreprises.

11. M-files

La gestion de contenus par M-files permet d’accroître la performance et la productivité des travailleurs. Le circuit du document se fait d’une manière constante et sécurisée. En plus, le partage des contenus est réalisé instantanément et à la bonne personne.

M-files permet aussi de travailler dans une expérience numérique transparente. Une connexion automatique aux contenus importants peut se faire avec cet instrument. En effet, les contrats, les dossiers CRM et les documents de projet seront accessibles à tout moment.

Concernant la continuité des activités, une automatisation des tâches est aussi importante. Cela permet d’avoir des contenus cohérents et rationnels. En outre, cette approche diminue les risques commerciaux. M-files renforce la collaboration de l’équipe. Cela est dû au mécanisme de partage des documents.

Combien ça coûte ?
Le logiciel GED M-Files ne propose pas de version gratuite, mais à la place, une version d’essai gratuite de 30 jours et des plans payants sur devis.

12. Open Bee

Open Bee est une plateforme de dématérialisation de la gestion des contenus d’une entreprise. C’est un moyen de transformation digitale de la firme. Il aide les dirigeants à atteindre leurs objectifs et à réaliser des gains financiers. Tel est le cas lorsque Open Bee réduits les tâches répétitives en les remplaçant par une automatisation.

Open Bee permet de partager les informations au sein d’une entreprise ou à l’extérieur de l’organisation. Ce logiciel essaie d’intervenir en apportant une réelle sécurité dans ce processus. La collaboration entre l’équipe se fait d’une manière très simple. Pour ce faire, vous pouvez créer un espace de travail privé. Cette fonctionnalité d’Open Bee permet de faire des échanges de contenus.

Combien ça coûte ?
Le prix du logiciel GED Open Bee est disponible sur demande, mais ce tarif est susceptible d’évoluer selon les besoins en fonctionnalités. Toutefois, avant de vous souscrire à une de ses offres, vous pouvez tester sa version d’essai gratuite.

13. Qualios

Qualios excelle dans la gestion des documents et le contrôle du système d’informations. Il se présente sous forme de tableau de bord, de formulaires et d’indicateurs. D’abord, l’interface claire de Qualios vous permet de suivre votre workflow avec exactitude. Pour cela, Qualios Doc et Qualios Manager sont des outils performants pour un pilotage du système d’informations.

Ce sont des moyens qui vous donnent la possibilité de contrôler vos documents et leur progression. Les formulaires de Qualios sont concis et clairs. En outre, vous pouvez les personnaliser selon votre priorité. Les indicateurs instantanément vous permettent de prendre la bonne décision sur votre processus. Bref, Qualios met en avant ses services pour améliorer la productivité.

Combien ça coûte ?
Pensé pour répondre aux besoins spécifiques de ses utilisateurs, le logiciel GED Qualios applique des tarifs bien abordables dont le prix est disponible sur devis. D’ailleurs, vous pouvez demander à voir une démonstration gratuite des fonctionnalités de la solution.

14. OnlyOffice DocSpace

OnlyOffice DocSpace est une excellente option pour ceux qui veulent une solution de gestion de documents sans se ruiner. Bien sûr, vous pourriez payer beaucoup pour DocSpace si vous payez une licence à vie – mais vous pouvez aussi utiliser son plan de base gratuitement, et vous pouvez auto-héberger le logiciel, encore une fois, gratuitement. DocSpace s’intègre aux autres services d’OnlyOffice comme OnlyOffice Docs, et il prend en charge un grand nombre de formats de fichiers. Il dispose également d’une interface conviviale que la plupart des utilisateurs devraient pouvoir parcourir relativement facilement.

Si vous n’êtes pas auto-hébergeur et que vous avez besoin d’un plan plus haut de gamme, vous risquez de payer un peu plus cher que ce à quoi vous vous attendez. Et, bien que le service s’intègre à de nombreuses solutions de stockage dans le nuage et à d’autres services, il n’offre pas le même niveau d’intégration que les autres solutions. Mais pour ceux qui ne craignent pas l’auto-hébergement ou qui n’ont besoin que des fonctionnalités de base, OnlyOffice DocSpace est un excellent système de gestion de documents.

Combien ça coûte ?
Ainsi, OnlyOffice DocSpace propose une offre Startup cloud gratuite, mais à durée limitée et des plans payants cloud et sur site. Leur prix respectif est de 15 € par administrateur/utilisateur avancé et 6 550 € par serveur/durée de vie.

15. Tilkee

Tlkee est un logiciel GED qui travaille dans le partage des documents. Les trois maîtres mots de ce logiciel sont : la simplicité, la sécurité et l’intelligence. Ces principes englobent tous les avantages d’un outil de gestion de documents.

Avec cet outil, vous n’avez plus besoin d’envoyer les documents en pièces jointes. Il suffit d’utiliser un moyen moderne, performant et sécurisé pour le partage des dossiers. Tilkee est ainsi un instrument qui vous guidera dans la dématérialisation de vos documents.

En outre, Tilkee permet de collaborer efficacement avec votre interlocuteur. Dans cet aspect, il vous permet de communiquer avec vos partenaires et prospects de manière fluide et organisée. Il existe un espace Tilkee dédié aux collaborateurs pour accéder aux documents avant de les signer.

Combien ça coûte ?
Pour répondre à vos besoins, Tilkee propose deux plans payants : License Profesionnal pour 39 € HT/mois/utilisateur et License Enterprise + à 49 € HT/mois/utilisateur. N’offrant pas de version gratuite, vous pouvez demander à tester le logiciel gratuitement pendant 14 jours.

Quelles sont les logiciels GED open-source ?

Il existe plusieurs logiciels GED open-source sur le marché. Ces logiciels sont généralement gratuits ou proposés à un prix très abordable. Ils peuvent cependant offrir moins de fonctionnalités que les logiciels GED commerciaux.

Voici quelques exemples de logiciels GED open-source :

• OpenKM : ce logiciel GED open-source permet de stocker, de classer et de partager vos documents. Il offre une interface intuitive et des fonctionnalités avancées comme la gestion des workflows ou la gestion électronique des signatures.
• Alfresco : ce logiciel GED open-source offre une interface web conviviale et permet de gérer vos documents de manière simple et efficace. Il propose également des fonctionnalités avancées comme la gestion des workflows ou la gestion électronique des signatures.
• Nuxeo : ce logiciel GED open-source est très complet et offre une multitude de fonctionnalités avancées comme la gestion des workflows, la gestion électronique des signatures ou le stockage en ligne de vos documents.
• eXo Platform : ce logiciel GED open-source est entièrement gratuit et offre une interface conviviale. Il permet également de gérer vos documents de manière simple et efficace.

Les critères à prendre en compte lors du choix d’un logiciel GED

L’adaptabilité à votre secteur d’activité

Chaque industrie ou secteur d’activité a ses propres exigences en matière de gestion documentaire. Assurez-vous que le logiciel GED que vous choisissez offre des fonctionnalités conçues pour répondre aux défis spécifiques de votre industrie, tels que les réglementations applicables ou les processus métier spécialisés.

La facilité d’utilisation

Un logiciel GED doit être simple à utiliser pour tous les membres de l’entreprise, qu’ils soient technophiles ou non. Plus il sera facile à appréhender et à déployer, plus l’adoption par les utilisateurs sera rapide et généralisée. Pensez à tester plusieurs solutions, et demandez éventuellement l’avis de vos collaborateurs avant de prendre une décision finale.

Les fonctionnalités proposées

Il existe un large éventail de fonctionnalités offertes par les logiciels GED, telles que la capture et l’indexation des documents, la recherche avancée, la gestion des versions ou encore la collaboration en temps réel. Assurez-vous de sélectionner une solution qui couvre tous les besoins essentiels de votre entreprise, tout en évitant celles qui regorgent de fonctions superflues ou complexes qui pourraient s’avérer inutiles.

La sécurité des données

La protection de vos documents sensibles est primordiale pour préserver la confidentialité et la conformité légale de votre entreprise. Le logiciel GED choisi devrait fournir des mesures de sécurité robustes telles que le chiffrement des données, les contrôles d’accès basés sur les rôles et les capacités de traçabilité et d’audit des actions effectuées sur les documents.

La compatibilité avec les systèmes existants

Un bon logiciel GED doit être capable de s’intégrer avec vos autres outils et systèmes de travail existants, tels que vos suites bureautiques, logiciels de CRM ou ERP. Investissez dans une solution compatible qui facilite l’échange de documents entre différents environnements et permet à votre entreprise de travailler efficacement sans perturber les processus opérationnels en place.

Comment déterminer les besoins de votre entreprise en matière de GED ?

Évaluez votre volume de documents

Pour choisir le logiciel GED adapté, il est important de connaître le volume de documents que vous traitez régulièrement, ainsi que leur type (factures, contrats, fiches techniques, etc.). Identifiez vos besoins en matière de stockage et de classement des documents afin de sélectionner une solution capable de gérer un tel volume sans impacter ses performances.

Définissez les problèmes à résoudre

Quels sont les défis auxquels votre entreprise est confrontée en termes de gestion documentaire ? Vous pouvez être à la recherche d’une meilleure méthode pour retrouver rapidement des documents, d’un moyen de réduire le temps passé sur des tâches administratives liées au traitement du courrier ou d’une façon de centraliser toutes les informations pertinentes dans un seul système. Déterminer clairement ces problèmes vous aidera à choisir le bon logiciel GED qui répondra à vos besoins spécifiques.

Analysez les processus métier

Un logiciel GED doit pouvoir prendre en charge les processus métier existants et améliorer l’efficacité opérationnelle de votre organisation. Passez en revue vos workflows actuels et identifiez leurs points forts et faibles, puis choisissez un logiciel GED qui permettra d’optimiser et d’accélérer ces processus.

Voir également : Les meilleurs logiciels de workflow

Evaluez la mobilité et l’accessibilité

Aujourd’hui, de plus en plus d’entreprises adoptent une approche flexible en matière de lieux et d’horaire de travail. Les logiciels GED basés sur le cloud peuvent vous offrir les avantages d’une mobilité accrue, et permettent à vos collaborateurs d’accéder facilement aux documents dont ils ont besoin quelle que soit leur localisation ou l’appareil qu’ils utilisent (ordinateur, smartphone, tablette). Prenez ceci en considération lors du choix d’un logiciel GED adapté.

En conclusion, il est important de bien choisir votre logiciel GED en fonction de vos besoins et de votre budget. La comparaison des différentes offres disponibles sur le marché est un excellent moyen de trouver le logiciel GED qui conviendra le mieux à vos besoins.[/et_pb_text][/et_pb_column] [/et_pb_row] [/et_pb_section]