Comment bien se préparer pour le changement à la facture électronique ?

Dernière modification le 4 octobre 2023

La facturation électronique devient de plus en plus populaire au sein des organisations, car elle permet de simplifier le processus de facturation et de réduire les dépenses à l’ère du numérique. Cet outil permet aux entreprises de renoncer aux factures papier et à la saisie laborieuse de données, en échangeant des documents sous forme numérique. En rationalisant le processus de facturation, de l’édition d’un devis au paiement, la facturation électronique aide les entreprises à gagner du temps et de l’argent.

Qu’est-ce qu’une facture électronique ?

La facturation électronique est une pratique qui consiste à créer, envoyer, recevoir et traiter des factures de manière numérique plutôt que de traiter manuellement des factures papier à chaque étape du processus. Pour commencer à créer des factures facilement, de nombreuses entreprises adoptent des outils de facturation électronique, comme Teamleader.

Pourquoi passer à la facturation électronique ?

La facturation électronique devient de plus en plus populaire parce que le gouvernement français impose la facturation électronique aux entreprises assujetties à la TVA. Oui, vous avez bien entendu ! Une des principales raisons pour les entreprises de passer ce cap, est de se conformer aux réglementations établies par le gouvernement français.

Afin de respecter la réglementation gouvernementale, toutes les factures destinées à l’État français doivent être envoyées de manière numérique via Chorus Pro depuis le 1er janvier 2020. Environ 140 millions de factures ont été échangées sur ce réseau depuis son lancement en 2017. Pourtant, la facturation papier est encore largement utilisée dans les transactions B2B, ce qui ajoute des dépenses inutiles pour les entreprises.

Les entreprises françaises assujetties à la TVA doivent utiliser la facturation électronique pour leurs opérations depuis 2022, conformément à l’article 26 de la loi de finances révisée.

Les objectifs de ce mandat sont très variés. En premier lieu, il vise à améliorer la compétitivité des entreprises en facilitant la dématérialisation. Cela permet notamment de réduire les coûts administratifs, d’accélérer les processus de paiement et d’augmenter la production.Par rapport au coût d’un timbre, une entreprise dépensera moins d’un euro pour une facture électronique.

Deuxièmement, ce type de facturation permet aux entreprises de réduire leurs charges administratives en facilitant le pré-remplissage des déclarations de TVA.

Le troisième objectif est d’améliorer la détection des fraudes en faveur des entreprises honnêtes.

Enfin,la facturation électronique vise à améliorer la connaissance en temps réel de l’activité des entreprises. En effet, cela permet de suivre de façon assidue les clients et donc mieux piloter la politique économique de l’entreprise.

Les avantages de la facturation électronique

La décision d’une société ou d’une entreprise de passer à la facturation électronique présente certains avantages.

1. Économies de coûts

Les entreprises peuvent économiser de l’argent en passant à la facturation électronique, car celle-ci réduit le besoin de factures papier. L’impression, l’envoi et le stockage des factures papier, ainsi que le temps et les ressources nécessaires à la saisie humaine des données, sont réduits grâce à cet outil.

2. Amélioration de l’efficacité

Le temps et les efforts consacrés à la création, à l’envoi et au traitement des factures peuvent être réaffectés à d’autres tâches lorsque la facturation électronique est utilisée. Vous pouvez programmer la facturation automatisée pour envoyer des factures à intervalles fréquents ou lorsque certains événements se produisent, tels que l’achèvement d’un projet ou l’épuisement d’un stock.

3. Paiements simplifiés

Les paiements peuvent être traités plus rapidement grâce à la facturation électronique, car les factures sont envoyées par voie électronique et reçues immédiatement. Cela permet d’améliorer les flux de trésorerie tout en réduisant les efforts de recouvrement.

4. Précision accrue

Par rapport aux données sur papier ou saisies manuellement, les factures électroniques sont moins sujettes aux erreurs. L’utilisation de systèmes de facturation électronique permet de préprogrammer la validation des données et le contrôle des erreurs, ce qui garantit le plus haut niveau de précision et d’exhaustivité pour toutes les factures.

5. Amélioration de la visibilité

Le suivi et le reporting en temps réel des factures envoyées et reçues par la facturation électronique peuvent accroître la transparence du processus de paiement. Cela peut améliorer la capacité d’une entreprise à prévoir et à planifier l’avenir en gardant le processus de facturation sous contrôle.

6. Sécurité renforcée

Grâce au cryptage et à la transmission sécurisée des données de la facturation électronique, vous avez l’assurance que vos données financières sont en sécurité. Les entreprises peuvent ainsi se conformer à la réglementation et réduire leur risque de fraude.

Les étapes pour préparer les entreprises à passer à la facturation électronique

1. Évaluer votre processus de facturation actuel

Examinez votre méthode de facturation actuelle, en notant les différents types de factures que vous produisez, le nombre de factures que vous envoyez et les méthodes que vous employez pour en assurer le suivi. Par exemple, vous utilisez peut-être encore un système de facturation qui repose sur le papier ou un logiciel obsolète, tous deux inefficaces et qu’il convient de remplacer.

2. Recherche de solutions de facturation électronique

Faites des recherches sur les différentes options de facturation électronique disponibles et analysez leurs prix et leurs caractéristiques. Vous pouvez, par exemple, envisager d’utiliser des applications telles que Teamleader pour générer des factures électroniques.

Teamleader est une application basée sur le cloud qui fournit des solutions complètes pour la facturation, le suivi des paiements et d’autres tâches liées à la facturation. Les capacités de facturation adaptables permettent aux entreprises de générer des modèles de factures conformes à leur marque. Cela leur permet également de programmer des factures automatiques et répétitives pour les clients récurrents. Teamleader peut également être intégré à un logiciel de comptabilité ou propose des solutions d’export de vos données compatibles avec tous logiciels comptables. Enefin, Teamleader Focus peut être intégré à d’autres applications d’entreprise pour faciliter le processus de facturation et de paiement. La plateforme offre une variété d’alternatives de paiement, y compris des méthodes de paiement en ligne, ce qui permet aux clients de payer leurs factures en temps voulu et en toute sécurité.

3. Mise en place d’un logiciel de facturation électronique

Après avoir choisi un système de facturation électronique, vous devez commencer à l’utiliser dans votre entreprise. Cela peut impliquer de former vos employés à l’utilisation du programme, de créer des modèles de factures et d’intégrer le logiciel à vos systèmes de comptabilité et de paiement.

Vous pouvez, par exemple, utiliser un programme tel que Teamleader Focus qui permet de créer facilement des factures. Les factures peuvent être générées à partir de n’importe quel mode de saisie. Les taux horaires peuvent être ajustés indépendamment pour chaque travailleur ou catégorie de travail, les taux de TVA standard peuvent être utilisés ainsi que des taux personnalisés. À partir d’une facture, vous pouvez générer une note de crédit. La production de factures est facile et peut être adaptée à vos besoins spécifiques, ce qui vous permet de gagner du temps sans sacrifier la qualité.

4. Communiquer avec vos clients

Veillez à ce que vos clients sachent que vous allez bientôt passer à la facturation électronique. Expliquez-leur les avantages du nouveau système et donnez-leur des instructions sur la manière de traiter et de recevoir les factures électroniques. Vous pouvez par exemple expliquer les avantages de la facturation électronique à vos clients en leur envoyant un courrier électronique ou une lettre d’information. Dans cette communication, vous pouvez également leur fournir des instructions sur la manière d’accéder aux factures électroniques et de les payer.

5. Tester le système

Testez le système avec un nombre limité de clients ou de factures avant de passer complètement à la facturation électronique. Cela permettra d’identifier les éventuels problèmes ou failles du système qui doivent être corrigés avant de le mettre à la disposition de tous les clients. Vous pourriez, par exemple, tester le logiciel de facturation électronique auprès d’un groupe restreint de clients, puis suivre leurs réactions et le temps nécessaire au traitement de leurs commandes.

6. Contrôler et évaluer

Une fois que le système a été activé et qu’il fonctionne normalement, il convient de contrôler son efficacité et d’y apporter d’éventuelles modifications. Il s’agit notamment de suivre des paramètres tels que le temps de traitement des factures et le niveau de satisfaction des clients, puis d’utiliser ces données pour améliorer le système. Vous pouvez, par exemple, enregistrer les délais de traitement ainsi que les réponses des clients, puis modifier le logiciel ou la procédure de facturation en conséquence.

7. Former votre équipe

Veillez à ce que votre équipe soit formée à l’utilisation du logiciel de facturation électronique, à la gestion du processus de facturation et à la résolution des problèmes éventuels. Vous pouvez, par exemple, proposer à vos employés des sessions de formation sur l’utilisation du programme et la résolution des problèmes fréquents.

Si vous suivez ces procédures, vous pourrez faire migrer avec succès votre entreprise vers la facturation électronique, ce qui vous permettra d’économiser du temps et de l’argent tout en améliorant l’efficacité globale de votre entreprise.

Comment établir une facture électronique ?

Vous pouvez utiliser Teamleader Focus pour vous aider à générer des factures électroniques. Les factures peuvent être générées à partir de zéro, par le suivi du temps (heures facturables du projet) et par les heures facturables récurrentes du projet. En utilisant Teamleader, vous pouvez facilement générer des factures dans un grand nombre de devises différentes. Les factures sont facilement créées, envoyées et gérées en quelques clics, et peuvent être envoyées par courrier électronique. Teamleader propose aussi des solutions compatibles avec les logiciels comptables et vous fournit des modèles de factures modifiables.

En adoptant la facturation électronique, les entreprises peuvent s’assurer de respecter ces normes tout en bénéficiant d’une efficacité accrue et d’une réduction des coûts. Comme indiqué ci-dessus, les entreprises françaises doivent désormais mettre en œuvre la facturation électronique pour se conformer aux lois gouvernementales. Conformément à la loi de finances rectificative de 2022, les entreprises assujetties à la TVA et immatriculées en France sont tenues d’utiliser la facturation électronique dans leurs transactions avec d’autres entreprises.

Et avec Teamleader, les organisations peuvent passer sans effort à la facturation électronique, se conformer aux normes réglementaires et améliorer leur procédure de facturation. Alors, qu’attendez-vous ? Essayez Teamleader Focus gratuitement pendant 14 jours !