Notion : Est-ce l’outil de productivité ultime ? Notre test complet

Vous cherchez à mieux organiser votre travail ? Vous souhaitez booster la productivité de votre équipe ? De nombreux outils se trouvent aujourd’hui sur le marché pour aider les professionnels et les organisations à optimiser leurs activités. Parmi eux, Notion a su séduire un grand nombre d’utilisateurs de par sa capacité à offrir un espace de travail unique et complet.

Dans cet article, voyons en détail les fonctionnalités de Notion ainsi que ses atouts et faiblesses. Vous pouvez ainsi vous faire une idée sur la si c’est outil est adapté ou non pour vos besoins.

Présentation de Notion

Notion a vu le jour en 2013 aux États-Unis et possède son siège social à San Francisco, en Californie. Cette solution logicielle se présente comme un espace de travail digital tout-en-un qui rassemble des fonctionnalités de prise de note, de gestion des tâches et de documentation interne. Entièrement modulable, cette application no-code vous permet de créer votre propre outil de gestion de projet, de collaboration, de base de données et de CRM.

À l’heure actuelle, Notion se positionne comme leader dans son secteur en comptant plus de 20 millions d’utilisateurs dans le monde.

Quand on parle de Notion, Shubham Sharma est LA référence sur le sujet et il nous montre comment débuter à travers une de ses vidéos :

À qui s’adresse Notion ?

Tout le monde peut utiliser Notion, que ce soit les particuliers ou les entreprises de toute taille.

Dans le cadre d’un usage personnel, il peut servir à prendre des notes et à écrire vos pensées. De vos recettes préférées à vos listes de lecture, vous pouvez tout y noter pour ne rien oublier. Notion vous aide également à planifier vos journées en permettant de créer des tableaux ou des listes de tâches détaillées. Cet outil vous est très utile pour bien vous organiser, tant dans votre quotidien que dans le cadre d’une activité professionnelle indépendante.

Au-delà de l’utilisation individuelle, Notion est également conçu pour répondre aux besoins des start-ups. Ces dernières peuvent en tirer profit pour gérer les différentes facettes de la vie d’entreprise. Elles peuvent s’en servir pour concevoir une page d’accueil d’entreprise, diffuser des offres d’emploi ou encore suivre de près un processus de levée de fonds. Elles peuvent également utiliser Notion pour planifier leurs objectifs sur le long terme ou préparer le lancement d’un nouveau produit. 

À part les start-ups, Notion convient aussi bien aux PME qu’aux grandes structures. En véritable outil collaboratif, ce logiciel fédère les équipes autour des projets en centralisant toutes les informations en un seul espace de travail. Il peut être très utile pour des fonctions comme l’administration, le marketing, la RH, l’ingénierie, le design, la recherche et développement et bien d’autres encore. De même, il est d’une aide précieuse pour les structures ayant des équipes en télétravail en permettant à ces dernières de partager et d’accéder en temps réel à des données importantes, même en étant à distance.

Les organisations à but non lucratif peuvent également bénéficier des services de Notion. D’ailleurs, elles sont déjà plus de 2000 à utiliser ce logiciel dans le monde entier. Avec Notion, elles peuvent effectuer facilement un suivi des dons et des collectes de fonds, planifier leurs projets, partager des offres d’emploi ou encore gérer les bénévoles. 

Enfin, vous pouvez aussi utiliser Notion gratuitement en tant qu’étudiant ou enseignant. L’outil offre un espace pour conserver vos notes et vos devoirs ou pour organiser vos tâches. Les professeurs et les établissements scolaires, quant à eux, peuvent en profiter pour dispenser des cours. En effet, ce logiciel permet de partager n’importe quel contenu : texte, image, vidéo, audio, code, équations, etc.

Les fonctionnalités en détail

Solution ultra complète, Notion simplifie le quotidien des professionnels et des entreprises avec un large panel de fonctionnalités. Voici un tour d’horizon des services que la plateforme propose.

Gestion des notes et des documents

Notion dispose d’un éditeur intelligent pour rédiger des notes de réunion ou des documents spécifiques à vos projets. Celui-ci se présente comme une immense boîte de blocs personnalisables vous permettant d’ajouter toute sorte de contenus tels que : des textes, des listes, des tables des matières, des images et des graphiques, des vidéos, des extraits de code ou encore des équations mathématiques. Vous pouvez stocker vos documents dans un espace de travail privé, les partager avec les collaborateurs de votre choix pour que vous puissiez travailler dessus ensemble ou même les publier en mode public.

Création de wiki

Une fonction de wiki existe également sur Notion. Vous pouvez y recourir pour concevoir des pages web en vue de partager des bases de données. Cette application permet à chaque membre de votre équipe d’accéder en un clic à vos dossiers depuis la barre latérale de Notion et de trouver facilement des informations depuis le moteur de recherche.

Grâce à un système de « glisser-déposer », vous avez la possibilité d’organiser cet espace de travail commun à votre guise, et cela, sans compétences techniques particulières. De même, chaque page est personnalisable en ajoutant une image de couverture ou un émoji aux couleurs de votre entreprise. Vous pouvez également y créer des liens pour renvoyer les utilisateurs vers des notes, des documents ou des feuilles de route.

Gestion de projets

Notion intègre un outil de gestion de projets. Cette fonctionnalité vous permet de décomposer chaque projet en des tâches et des sous-tâches pour faciliter sa réalisation. Vous pouvez alors assigner à chaque membre de votre équipe ce qu’il doit faire et catégoriser les missions par priorité. De même, vous pouvez filtrer les informations et afficher les tâches attribuées à chacun ou urgentes.Notion dispose également d’une interface visuelle où vous pouvez suivre l’avancement de l’ensemble de vos projets via un tableau Kanban ou un diagramme de Gantt. Grâce à cet outil, vous avez l’assurance de concrétiser vos projets dans les délais.

Calendrier intuitif

Notion intègre une application de calendrier qui vous aide à mieux gérer votre temps. Cette fonctionnalité vous donne l’avantage de visualiser votre emploi du temps en un coup d’œil et sur plusieurs fuseaux horaires. De même, il vous offre la possibilité de faire connaître vos disponibilités à vos collaborateurs en leur envoyant un lien depuis lequel ils peuvent réserver un créneau avec vous.

Le calendrier de Notion est synchronisable avec d’autres applications de gestion de temps et de visioconférence comme : Google Agenda, Google Meet, Zoom, Arc et bien d’autres encore. Il vous permet ainsi de consulter tous vos rendez-vous et de rejoindre vos réunions depuis un seul endroit. Par ailleurs, cette fonctionnalité est d’une grande utilité pour les producteurs de contenu. En effet, vous pouvez connecter votre calendrier éditorial au calendrier de Notion pour suivre vos échéances de publication. Depuis l’interface, vous pouvez également accéder à vos notes, vos posts et vos brouillons d’articles en un clic pour les affiner et les publier.

Collaboration en temps réel

Notion vous donne la possibilité de laisser des commentaires sur une page et de discuter en temps réel d’un projet où que vous soyez. Cette fonctionnalité facilite la communication dans les équipes en permettant à tous d’accéder aux mêmes informations.

Données analytiques

Depuis un tableau de bord, vous pouvez consulter des données statistiques qui vous donnent un aperçu sur la manière dont votre entreprise utilise l’espace de travail et ses pages. Vous obtenez des informations telles que le nombre de vues sur un contenu, le nombre de visiteurs, la fréquence pour chaque requête, etc. Ces données vous permettent d’analyser l’engagement et le comportement de recherche de vos collaborateurs. En fonction de celles-ci, vous pourrez décider ou non de remanier votre espace de travail afin qu’il réponde au mieux aux besoins de votre équipe.

Intelligence artificielle de Notion

Toujours à la pointe de l’innovation, Notion met à disposition son IA exclusive pour vous donner un coup de pouce dans votre travail. En quelques secondes, l’IA de Notion apporte des réponses à vos questions. Elle parcourt vos notes et documents pour vous livrer des résumés, extraire les informations clefs, fournir les tâches à accomplir et bien d’autres. Cet outil vous assiste également dans la rédaction de vos contenus et dans vos séances de brainstorming.

L’IA de Notion intègre des services de traduction pour écrire vos notes et contenus dans diverses langues, ou encore pour rendre compréhensibles des jargons techniques. Intuitive, cette IA générative de texte permet de s’adapter à tous les styles de langage pour rendre la communication percutante.

Contrôles et sécurité

Notion inclut différentes solutions de sécurité et de conformité pour renforcer la protection de votre espace de travail. Le logiciel dispose d’un outil de provisionnement SCIM qui vous permet de créer des groupes, d’ajouter ou de supprimer des utilisateurs. Vous pouvez attribuer une autorisation à chaque membre pour décider sur qui peut faire quoi.

De même, Notion comprend également des outils de gestion de domaine, essentiels pour garder le contrôle sur l’accès à vos pages et espaces de travail.

Quels sont les tarifs ?

Notion dispose d’un plan gratuit pour permettre à tous de découvrir ses fonctionnalités. Avec cette version, vous pouvez :

• Collaborer avec le reste de l’équipe depuis un seul espace de travail ;
• Inviter jusqu’à 10 utilisateurs ;
• Intégrer les applications déjà existantes dans votre entreprise telles que GitHub, Slack, Zapier ou autres ;
• Accéder aux données analytiques basiques de vos pages ;
• Consulter l’historique de la page depuis 7 jours.

Cependant, si l’offre gratuite de Notion permet aux particuliers de mieux s’organiser avec un nombre illimité de blocs, le quota est restreint pour les équipes. Pour profiter de fonctionnalités supplémentaires, il faut choisir parmi l’un des trois plans payants proposés.

D’une part, Notion Plus cible les petits groupes en quête d’une solution de planification et d’organisation. Accessible à partir de 8 $ mensuel par membre, cette option vous permet de créer autant de pages et de blocs que vous souhaitez et de charger des fichiers de manière illimitée. Elle vous donne également le droit d’inviter jusqu’à 100 utilisateurs et de visualiser l’historique de la page sur 30 jours.

D’autre part, Notion adresse son offre Business aux entreprises comptant plusieurs équipes et outils. Avec un tarif de 15 $ mensuel par membre, cette formule complète les fonctionnalités du forfait Plus avec des services comme : la création d’espaces d’équipe privés, l’export de documents en masse au format PDF, la gestion d’accès des collaborateurs par authentification unique. Elle livre également des informations analytiques plus avancées pour que vous puissiez garder un œil sur la performance de vos pages. S’y ajoute la possibilité de consulter vos historiques sur 90 jours et d’envoyer jusqu’à 250 invitations.

Puis, il y a le plan Entreprise qui est plus adapté aux grandes structures. Ce forfait inclut les fonctionnalités de l’offre Business ainsi que des services de gestion de compte client, des options de contrôle et de sécurité avancées et l’accès à un journal d’audit détaillé. Cette solution intègre également une API SCIM pour gérer les données d’identification des utilisateurs. L’accès à l’historique est 100 % illimité.

Outre ces tarifs, l’utilisation illimitée de l’intelligence artificielle de Notion fait l’objet d’une tarification à part, soit 8 $ mensuel par membre pour une facturation annuelle ou 10 $ mensuel par membre pour une facturation mensuelle.

Avantages et inconvénients

Le premier avantage de Notion est sa praticité. Avec ce logiciel, vous retrouvez tous vos documents et outils de travail en un seul endroit. Vous n’avez plus besoin d’ouvrir une dizaine d’onglets.

Notion peut être connecté à d’autres outils comme Google Drive, Asana, Slack, Jira, Trello et bien d’autres grâce à son API. Cette connectivité vous épargne la nécessité de naviguer d’une application à l’autre. De plus, les données sont synchronisables avec celles des outils externes et il est possible de migrer des fichiers en toute facilité. Ce qui vous offre un gain de temps et d’efficacité considérable.

Notion offre une interface intuitive qui facilite son utilisation. D’ailleurs, l’outil propose plus de 10000 modèles de page prédéfinis et personnalisables qui vous permettent de concevoir votre espace de travail en quelques clics. Des tutoriels sont également à disposition pour vous guider dans la mise en place de votre outil.

D’ailleurs, nous avons également sélectionné 40 modèles Notion que vous pouvez copier et ajouter dans votre espace.

Puis, Notion vous fait gagner en mobilité en vous permettant d’y avoir accès partout depuis n’importe quel support. Grâce à son application bureau, vous pouvez l’utiliser sur votre PC via un système d’exploitation Windows ou Mac. La plateforme dispose également d’une application mobile optimisée pour une utilisation sur un smartphone Android ou iOS.

Sa praticité et sa richesse en fonctionnalités font de Notion l’outil privilégié des jeunes entreprises dans le monde. Pour preuve, 90 % des entreprises classées dans la Forbes Cloud 100, 50 % des start-ups financées par YC et la moitié des entreprises de la Fortune 500 adoptent cette solution.

Multilingue, Notion vous permet de travailler dans la langue de votre choix : l’anglais, le français, l’espagnol, l’allemand, le portugais, le japonais, le coréen et bien d’autres encore. Il est ainsi pratique pour collaborer avec des équipes à l’international. De plus, la plateforme offre également l’avantage d’accéder à plus de 150 communautés en ligne dynamiques partout dans le monde. Composés de plus d’un million d’utilisateurs, ces réseaux sont idéaux pour dénicher et se partager des astuces de travail.

Enfin, Notion promet un service support accessible et surtout de nombreux tutoriels ainsi qu’une académie en ligne. 

Pour ce qui est des inconvénients, les utilisateurs regrettent l’absence du mode hors ligne. En effet, il faut se connecter constamment à internet pour pouvoir l’utiliser. Puis, l’outil propose peu de fonction de reporting par rapport à d’autres logiciels.

Quelles sont les alternatives à Notion ?

Bien que Notion soit devenu un incontournable pour de nombreux utilisateurs grâce à sa polyvalence et sa flexibilité, d’autres alternatives ont su se démarquer en proposant des fonctionnalités uniques. 

• monday.com se distingue par ses fonctionnalités de gestion de projet très complètes, offrant des visualisations de workflow flexibles et une collaboration d’équipe fluide. Voir notre avis sur monday.com.
• Loop est une autre alternative intéressante, axée sur la productivité en équipe avec des outils intégrés pour les réunions, les discussions et les tâches, rendant la communication interne plus efficace.
• Obsidian se concentre davantage sur la prise de notes et l’organisation personnelle avec son système de graphes de connaissances, idéal pour ceux qui recherchent une approche plus approfondie et interconnectée de la gestion de l’information.
• Coda combine des éléments de documents, de feuilles de calcul et d’applications dans une plateforme unique, permettant une personnalisation et une intégration robustes, idéale pour les équipes qui ont besoin de solutions adaptables.
• Anytype offre une approche décentralisée et sécurisée de la gestion de l’information, avec une emphase sur la protection de la vie privée et la propriété des données, ce qui en fait un choix parfait pour les utilisateurs soucieux de leur confidentialité.

En résumé : notre avis sur Notion

Selon nous, Notion est l’outil idéal pour centraliser toutes les connaissances de l’entreprise en un seul endroit. Il permet à toute l’équipe de collaborer ensemble depuis un espace de travail unique, et à chaque membre d’accéder aux informations les plus cruciales. Ce qui évite de faire des erreurs dans les tâches.

Notion est aussi un excellent outil de gestion de projet. Cette solution propose toutes les fonctionnalités nécessaires pour suivre chaque projet de A à Z. C’est un bon allié pour réussir à achever les tâches dans les meilleurs délais et à respecter les échéances. Puis, sa flexibilité fait tout son atout. En proposant un maximum de fonctionnalités et d’intégrations, ce logiciel vous permet de vous passer de plusieurs outils. Ce qui vous fait économiser de l’argent.

En conclusion, Notion est la solution à adopter si vous souhaitez gagner en praticité, en temps et en productivité dans la gestion de vos projets.