Lorsque l’on travaille dans la gestion de projet, communiquer ses informations à l’ensemble des parties prenantes, voir les points bloquants ou identifier les moments critiques, peut s’avérer compliqué.
Pour faire face à ces problèmes, des outils existent aujourd’hui pour améliorer et fluidifier la gestion de projet. Parce qu’en moyenne, nous retenons 10% de ce que nous lisons, 20% de ce que nous entendons et 30% de ce que nous voyons, pourquoi ne pas s’orienter vers une approche plus intuitive, appelée management visuel. Si celui-ci tire son origine du Lean, il est de plus en plus utilisé dans les entreprises, car il permet d’améliorer la performance collective.
Mais quel est l’intérêt premier de son utilisation ? Par quel moyen le mettre en place ? C’est ce que nous allons découvrir dans cet article.
Sommaire
Le management visuel : c’est quoi ?
Comme son nom l’indique, le management visuel est une approche innovante basée sur la perception visuelle des informations. Il se repose donc sur l’utilisation stratégique de représentations graphiques pour piloter un projet avec brio. Cette méthode d’organisation et de gestion du travail permet d’améliorer l’efficacité et la performance des entreprises, car elle s’utilise pour tout type de problématique, qu’elle soit technique, commerciale, marketing ou logistique.
Le management visuel a pour principal objectif de permettre à tous les membres d’une équipe d’accéder à un niveau similaire d’informations. Par conséquent, il sera plus facile de gérer les collaborateurs et de travailler convenablement sur le projet en question. Ainsi, pour rendre les informations plus lisibles, compréhensibles, et mémorisables pour l’ensemble des parties impliquées, les données importantes sont converties en éléments visuels.
Les principes clés du management visuel dans le contexte de la gestion de projet
Quelques principes clés sont à la base du succès de la mise en oeuvre du management visuel dans le cadre des projets :
- La simplicité : Les outils visuels doivent être directs, succincts, et faciles à comprendre, évitant tout excès d’information ou éléments inutiles. C’est notamment ce qui est avantageux avec une méthode Kanban, où l’on peut voir directement où en sont les tâches de façon rapide et simple.
- La pertinence : Chaque outil visuel doit répondre aux besoins spécifiques des utilisateurs, offrant des données cruciales pour le suivi et les décisions. Par exemple, un diagramme de Gantt est pertinent pour la gestion de projet alors que le mind mapping sera plus utilisé pour une session de brainstorming.
- La mise à jour : Il est essentiel d’actualiser continuellement les outils visuels pour qu’ils reflètent l’état actuel du projet, en veillant à leur accessibilité à tous les participants.
- L’implication : Les outils doivent encourager l’engagement et la collaboration entre les parties prenantes, facilitant l’échange d’idées, l’identification de problèmes et de solutions, et nourrissant la créativité ainsi que l’innovation. D’où la nécessité d’utiliser un logiciel de gestion de projet qui combine différents outils visuels.
En embrassant ces principes, le management visuel instaure une culture visuelle au sein de l’organisation, améliorant la communication, l’alignement des objectifs, la transparence et la confiance parmi les membres de l’équipe de projet.
Les avantages du management visuel pour la gestion de projet
Amélioration de la communication au sein des équipes projet
Le management visuel est un levier essentiel pour booster la communication entre les membres des équipes projet. Grâce à des outils visuels clairs et efficaces, il supprime les zones d’ombre, élimine les confusions et réduit les erreurs, contribuant ainsi à une meilleure qualité du projet. Cette méthode encourage le dialogue et les retours constructifs entre tous les intervenants, consolidant de ce fait la confiance mutuelle et la coopération.
Facilitation du suivi de l’avancement des projets
En offrant une vision claire de l’état actuel du projet en tout temps, le management visuel simplifie le suivi de son avancement. L’utilisation d’instruments tels que le tableau Kanban expose visuellement les buts à atteindre, les missions à accomplir, les rôles de chacun, les échéances, les indicateurs clés de performance et les potentiels risques. Cela facilite l’évaluation des progrès réalisés, la détection rapide des écarts, l’application de mesures correctives nécessaires et l’assurance de la conformité au cahier des charges.
Renforcement de l’engagement des membres de l’équipe
Avec le management visuel, l’implication des équipes dans le projet gagne en intensité. Les outils comme le mind mapping encouragent l’innovation, la créativité, et la recherche de solutions. Cette approche valorise les contributions individuelles ainsi que les compétences uniques de chacun, ce qui amplifie la motivation, la satisfaction et la loyauté des équipes.
Optimisation de la prise de décision et de la résolution de problèmes
Le management visuel enrichit le processus décisionnel et le règlement des difficultés en structurant l’information de manière intuitive. À l’aide d’outils visuels comme l’obeya, il organise et classe les informations clés, facilitant ainsi leur analyse et leur compréhension. En conséquence, cela permet d’identifier rapidement les défis, les opportunités et les solutions, rendant les décisions à prendre plus rapides et plus adaptées.
Exemples d’outils incontournables de management visuel
Pour optimiser le travail d’équipe, le suivi de projet et la communication, le management visuel s’appuie sur une variété de méthodes innovantes moyennant des outils de pointe tels que ce que propose l’outil de gestion de projet Bubble Plan. À ce propos, voici quelques exemples que vous pouvez utiliser pour la conduite de votre projet :
La méthode Kanban
Utilisé lors de l’établissement du management visuel, le Kanban est une approche de projet simple et intuitive qui permet d’avoir une vision claire de tous les détails du projet et une répartition efficace des rôles au sein de l’équipe. Cette méthode prend la forme d’un tableau à trois colonnes qui permet de diviser le projet en une liste de tâches. Si la première est dédiée aux missions à réaliser, la deuxième se rapporte aux tâches en cours et la dernière aux travaux terminés. Ainsi, chaque tâche est déplacée au fur et à mesure que le projet avance. À noter que les missions sont échelonnées et priorisées en fonction des urgences et des retards.
Le mind mapping
Le mind mapping est un outil de gestion idéal pour les projets complexes. Également appelé carte mentale ou carte heuristique, il permet de visualiser et de structurer des concepts, des idées et leur enchaînement sous forme schématique. Par cette méthode, le projet est cartographié en fonction du principe de la ramification. En ce sens, l’idée principale est positionnée au centre et les idées accessoires ou supplémentaires y sont associées et détaillées davantage. Ainsi, pour permettre aux collaborateurs de retenir plus facilement les informations essentielles communiquées, il utilise des mots-clés, des codes couleur et des pictogrammes.
Le diagramme de Gantt
Le diagramme de Gantt est un autre outil graphique très prisé pour la gestion de projet, car il permet de le planifier efficacement et de comprendre les étapes importantes à suivre qui le font avancer. Celui-ci prend la forme d’un axe temporel où sont positionnées les différentes tâches avec leur durée et leurs dépendances. Par conséquent, les tâches peuvent être linéaires ou bien se superposer. Par cette vision synthétique des enchaînements et de la chronologie du projet, il sera plus facile de coordonner les équipes autour d’une feuille de route partagée, de gérer les missions, et même, de communiquer efficacement avec toutes les parties concernées.
Les storyboards
Si à l’origine le storyboard était un processus créatif utilisé pour tracer les scènes clés d’un film, d’une publicité ou d’une émission, il s’est fait une place dans le monde des affaires. En effet, les entreprises l’utilisent dorénavant pour planifier des activités commerciales, cartographier l’expérience client, élaborer des stratégies de campagnes publicitaires, et même, pour scénariser un projet. Pour ce faire, cet outil le décompose en séquences visuelles et offre ainsi une vue synthétique et chronologique des tâches, ce qui favorise la coordination et l’alignement des équipes.
La matrice d’Eisenhower
Outil de gestion du temps par excellence, la matrice d’Eisenhower aide à hiérarchiser les tâches, à planifier les actions et à déléguer des activités. Cet outil est particulièrement utile pour gérer les priorités, en les classant en quatre catégories :
- Les tâches importantes et urgentes qu’il faut réaliser immédiatement.
- Les tâches importantes, mais non urgentes, donc à planifier pour plus tard.
- Les tâches non importantes, mais urgentes, qui nécessitent d’être déléguées.
- Les tâches non importantes et non urgentes qui sont juste à éliminer ou à reporter.
En conclusion
Le management visuel se révèle comme l’outil à privilégier dans la gestion et la conduite de projet. Il se voit même comme le pilier fondamental dans le pilotage moderne des entreprises. En plus d’améliorer la communication entre toutes les parties impliquées dans un projet, il accélère la prise de décision, facilite la détection des éventuels problèmes, mais surtout renforce l’engagement de tous les collaborateurs. En intégrant ces outils dans leur processus, les organisations cultivent un environnement de travail plus dynamique et collaboratif.
Passionné par le web et l’entrepreneuriat, j’ai fondé Digitiz en 2016. Mon objectif est de vous transmettre mon expérience et de pouvoir vous faire gagner du temps dans le choix de vos outils.