Dernière modification le 25 juillet 2024

Les outils de signature électroniques sont un gain de temps considérable car les accords et contrat importants peuvent être signés à distance et renvoyés par emails. Même, si vous n’aurez peut-être pas besoin d’utiliser une application de signature numérique tous les jours, mais il viendra probablement un moment où il sera important d’y avoir accès. Voici quelques-uns des meilleurs outils et applications de signature numérique

1. PandaDoc

PandaDoc est une plateforme servant à créer et envoyer des documents professionnels de tout genre. En effet, le logiciel comprend de nombreuses fonctionnalités intéressantes dont la signature électronique . Les utilisateurs peuvent créer eux-mêmes des contrats et les personnaliser selon leurs besoins grâce à de multiples thèmes, des contenus multimédias ainsi que des modèles personnalisables. Grâce à ses nombreuses options, PandaDoc fait économiser un temps précieux à tout le monde. De plus, la conservation sécurisée des données est mise au coeur de cette solution en respectant les exigences de l’ESIGN et de l’UETA.

2. Docusign

Docusign est un logiciel de signature électronique. Cet outil permet de travailler à distance rapidement et plus simplement. Les utilisateurs peuvent signer des contrats de vente, des ouvertures de comptes, des approbations et divers autres documents nécessitant une signature. De plus, l’application est disponible sur les appareils Android, iOS, ou encore Windows. Des fonctionnalités avancées de Docusign permettent de mémoriser des modèles. De ce fait, les champs personnalisés fréquemment utilisés peuvent servir de modèles directement utilisables pour les prochains documents.

3. Universign

Universign est une solution de capture de signature électronique et d’horodatage qui permet aux organisations de recueillir des signatures sur des documents en ligne, à distance ou en personne. Les utilisateurs peuvent signer des documents en utilisant les applications mobiles d’Universign depuis n’importe quelle plateforme, notamment un PC, une tablette ou un smartphone. La gestion du workflow, la configuration multi-signataires, le stockage des documents, l’archivage, le reporting et bien d’autres choses encore sont disponibles via Universign. Toutes les signatures électroniques effectuées au sein de la plateforme sont conformes à la législation européenne.

4. Signaturit

Signaturit est une solution de signature électronique basée sur le cloud (plateforme SaaS) qui permet de faire signer électroniquement tout type de documents et contrats de manière sécurisée et légale. Sa solution propose tout un tas de fonctionnalités permettant aux entreprises de personnaliser et d’optimiser leurs processus de signature. Par exemple, les utilisateurs peuvent définir des circuits de validation et de signature de documents. Ils peuvent également suivre le statut des demandes de signature et configurer des rappels automatiques si le document n’est toujours pas signé après un certain temps. Ou encore créer des modèles de documents pour les envois récurrents. Les signataires quant à eux peuvent signer leurs contrats en ligne, rapidement et en toute simplicité, depuis l’appareil de leur choix (smartphone, PC ou tablette). Signaturit peut également être intégré à diverses solutions logicielles par le biais d’une intégration API.

5. Yousign

Le logiciel Yousign est une plateforme de solution de signature électronique indispensable pour tous vos documents. Configurez les flux d’approbation, collectez les signatures et générez un fichier de preuve pour le document. Le logiciel offre une API de signature électronique pour votre équipe afin de suivre les progrès sur le tableau de bord de votre équipe. Il s’agit d’une plateforme sécurisée pour le stockage des documents. Les secteurs de l’immobilier, de la banque et de l’assurance utilisent ce logiciel.

6. PluggySign

PluggySign est une startup spécialiste de la signature électronique qui aide les entreprises à la réduction et optimisation de leurs tâches chronophages. Elle permet la certification et l’archivage de tous les documents à valeur probante nécessitant une contractualisation. En un seul envoi, PluggySign peut vous aider à faire signer en ligne vos documents à des milliers de destinataires en même temps. User friendly et très flexible, la solution est adaptée à un usage ponctuel, régulier ou intensif. En effet, PluggySign a fait le choix de ne pas contraindre ses utilisateurs à des frais d’entrée ou à de l’engagement. Vous ne payez que ce que vous consommez réellement.

7. Adobe Sign

Adobe Sign aide les utilisateurs à automatiser leur travail et à accroître leur productivité. L’outil permet aux utilisateurs de signer à distance des contrats en seulement quelques clics, ce qui fait gagner du temps. De plus, le logiciel a l’avantage d’être compatible avec Acrobat DC, il s’intègre également à des applications Microsoft. Par ailleurs, Adobe Sign offre une sécurité prouvée. L’outil est certifié conforme à des normes spécifiques. L’application peut également être configurée afin de satisfaire aux normes recherchées par les utilisateurs.

8. HelloSign

HelloSign constitue une solution de travail rapide et efficace. En effet, grâce à ce logiciel, les utilisateurs peuvent signer à distance des documents importants comme des contrats de travail, des contrats de location et encore bien d’autres. De plus, la plateforme dispose d’une interface Web intuitive et conviviale. Par ailleurs les utilisateurs ont la possibilité de configurer eux-mêmes leurs modèles. Les modèles sont des documents personnalisables pouvant être réutilisés, ils s’avèrent très pratiques pour les champs récurrents dans les contrats.

9. Zoho Sign

10. Contractbook

Contractbook est un outil permettant de créer divers documents, il sert également de logiciel de signature électronique. Grâce à cette application, les utilisateurs ont la possibilité de concevoir des contrats et de personnaliser selon leurs besoins. Après avoir créé des modèles, les utilisateurs peuvent les partager avec leur équipe professionnelle. Autre avantage, les utilisateurs peuvent enregistrer leurs modèles et les stocker en sécurité dans le cloud. Une fonctionnalité de Contractbook permet d’automatiser les contrats, ce qui évite des travaux fastidieux.

11. Docsketch

Docsketch est un outil de signature électronique gratuit qui permet aux utilisateurs de travailler plus rapidement. Ces derniers ont également la possibilité de créer eux-mêmes leurs contrats. En effet, Docsketch permet de personnaliser les différents champs dans les contrats. Docsketch détecte les lignes vierges, ce qui aide à mieux positionner les champs. Une fois créés, les modèles peuvent être enregistrés afin d’être utilisés ultérieurement pour de nouveaux documents. Les fonctionnalités du logiciel s’avèrent très pratiques et accroissent considérablement la productivité.

12. OneSpan Sign

OneSpan est une plateforme destinée à aider les utilisateurs à automatiser de manière efficace leur travail pour une meilleure productivité. En effet, le logiciel offre une solution aux problèmes liés à l’impression de papier avec sa fonctionnalité de signature électronique. Les utilisateurs peuvent signer de nombreux contrats à distance grâce à OneSpan, ce qui permet de gagner du temps. Pour garantir la sécurité, OneSpan a intégré une option de vérification d’identité. Cette fonctionnalité permet de détecter les documents d’identité frauduleux.

13. SignNow

SignNow est un outil pratique permettant de signer à distance divers documents. Les utilisateurs peuvent faire signer un même document à différentes personnes. De plus, les signatures électroniques se font en seulement quelques clics avec SignNow. Disponible sur différentes plateformes, le logiciel permet aux utilisateurs de signer même en déplacement, sans connexion internet. Par ailleurs, l’outil offre également la possibilité de concevoir de nombreux modèles qui pourront être envoyés aux destinataires. Avec SignNow, les documents sont signés, partagés et stockés.

14. SignEasy

SignEasy est une application de signature électronique efficace et rapide. Grâce à cet outil, les utilisateurs ont la possibilité de créer et d’envoyer divers modèles de documents et de contrats. Par ailleurs, le logiciel constitue un problème efficace aux récurrents problèmes d’impression. De plus, en évitant les impressions, les utilisateurs économisent de l’argent et gagnent par la même occasion du temps. Avec SignEasy, les utilisateurs peuvent signer de nombreux documents en seulement quelques clics depuis un ordinateur ou un smartphone.

15. RightSignature

RightSignature est un moyen rapide et efficace d’obtenir des signatures électroniques. Effectivement, le logiciel est intuitif et facile à utiliser, les utilisateurs peuvent aisément créer des modèles de contrats personnalisables. Par ailleurs, les contrats électroniques rédigés conformément aux lois sur les signatures électroniques ont la même validité que les contrats sur papier. RightSignature a l’avantage d’être compatible avec différents appareils : PC, Mac, iPhone, Android. Les utilisateurs ont la possibilité d’envoyer plusieurs contrats à différents destinataires ou à un seul.

Comment bien choisir son outil de signature électronique

Si vous êtes à la recherche d’une application de signature électronique, n’oubliez pas notre liste des critères à prendre en compte.

L’application de signature électronique fait de plus en plus partie intégrante des processus d’entreprise, en raison de l’adoption du numérique et de la possibilité de réduire les coûts et de se passer de papier.

La facilité d’utilisation

Lorsqu’il s’agit de choisir une application de signature électronique, la facilité d’utilisation doit être une priorité absolue. La dernière chose que votre entreprise souhaite, c’est une application dont l’apprentissage par vos employés peut prendre des heures. Une application de signature électronique compliquée et chronophage peut entraîner des milliers d’heures de coûts cachés pour une grande organisation. Une application de signature électronique réussie encourage les nouveaux travailleurs à se former en quelques minutes, ce qui augmente la productivité de votre entreprise.

Les fonctionnalités avancées

Lorsque vous évaluez les applications de signature électronique, recherchez les fonctionnalités liées aux flux de travail papier qui présentent l’avantage « supplémentaire » d’utiliser la signature électronique. Quels sont les horaires des rappels et sont-ils faciles à modifier ? Peut-il tenir compte des fuseaux horaires des signataires ? Les dates d’expiration sont un moyen idéal de s’assurer que les signataires sont réveillés au moment de signer le contrat. Votre application de signature électronique, comme le premier point de cette liste, doit fonctionner pour VOUS et offrir toutes les fonctionnalités dont votre entreprise a besoin.

La sécurité

La signature à l’encre est normalement très privée, et la signature avec votre application de signature électronique devrait être la même. Toutefois, vous devez vous assurer que les données sont sûres et stables. Si le logiciel de signature électronique dispose d’un système audité de manière indépendante pour sécuriser les documents, recherchez des certifications telles que ISO27001. Vous pouvez également vérifier que le logiciel de signature électronique que vous utilisez est conforme à la réglementation GDPR. Comme on parle trop souvent du GDPR en ce moment, il est tentant de croire qu’ils seront conformes, mais vous pouvez toujours vérifier deux fois. Les fonctionnalités GDPR vous donneront la tranquillité d’esprit que vous êtes non seulement en charge de vos résultats, mais aussi que vous avez les outils nécessaires pour remplir vos obligations GDPR et échapper aux amendes de l’ICO.

Le prix

Vous êtes probablement à la recherche d’une appli de signature électronique pour économiser de l’argent et rationaliser vos processus commerciaux. Il est important de s’assurer que vous ne gaspillez pas plus d’argent que nécessaire pour une application de signature électronique. Avant d’investir dans l’une des meilleures applications de signature électronique, faites preuve de diligence raisonnable et comparez les offres, les services, les prestations et les commentaires des utilisateurs. La plupart des applications de signature électronique proposent plusieurs offres groupées avec différents ensembles de fonctionnalités, qui sont généralement décrites sur leurs sites Web. Souvent, recherchez un essai gratuit ; tester un outil, qu’il s’agisse d’une application de signature électronique ou d’un logiciel de comptabilité, est toujours une bonne idée. Le choix d’un bon rapport coût-efficacité est un mélange d’adéquation à votre entreprise, de facilité d’utilisation, de protection, d’application et d’assistance utile, et pas seulement l’option la moins chère.

La flexibilité

Vous voulez que votre entreprise continue à aller de l’avant à tout moment et, avec un peu de chance, vous voulez continuer à utiliser les ressources dont vous disposez maintenant pour le bien du voyage. Cela est également vrai pour les applications de signature électronique ; vous voulez vous assurer que votre application peut évoluer avec votre entreprise. Une bonne façon d’apprendre est d’examiner les offres de votre logiciel de signature électronique, comme le nombre de clients que vous pouvez intégrer et les capacités pour les entreprises de plus grande envergure, comme la façon dont la plateforme gère plusieurs équipes ou départements de manière évolutive, tout en gardant à l’esprit le GDPR et le contrôle d’accès.

Le support

Vous ne réaliserez à quel point vous avez besoin d’aide que lorsque vous en aurez besoin. Vous devez vous assurer que votre appli de signature électronique fournit une assistance professionnelle et rapide en cas de problème ou de préoccupation. Les contrats que vous envoyez doivent être signés et renvoyés, et en tant qu’entreprise, vous ne voulez pas vous tourner les pouces en attendant de l’aide. La lecture des commentaires sur le service clientèle et l’assistance d’autres utilisateurs du logiciel eSignature est un bon moyen de le vérifier.