Dans le monde des affaires, une entreprise ne se développe que lorsque ses objectifs sont atteints. En effet, il existe une forte corrélation entre ces deux variables. Faisant office de feuille de route, fixer des objectifs ambitieux et concrets permet de voir son départ, puis de connaître sa position exacte à un moment donné. Pour être efficace et ne pas vous perdre dans vos données, une bonne organisation s’impose. La solution ? Opter pour un tableau de bord commercial.
Dans ce guide, nous vous expliquerons à quoi sert cet outil et comment l’utiliser à bon escient.
Sommaire
L’importance d’un tableau de bord commercial pour votre entreprise
Outil décisionnel indispensable pour une entreprise, le tableau de bord commercial est un support de pilotage et d’analyse de l’activité commerciale. En tant que tel, il s’adresse aux équipes dédiées à ce service, mais également à la direction et aux managers. Regroupant les données essentielles sur les résultats effectués, les divers KPIs, les activités et la performance des salariés, il dispose de plusieurs niveaux d’analyse :
- Au niveau micro ou des équipes commerciales : L’utilisation de tableau de bord permet de suivre la performance individuelle des vendeurs, de comparer ses ventes aux objectifs fixés et de suivre bien évidemment sa prospection. Celui-ci permet également au commercial de se repérer et de connaître ses métriques.
- Au niveau macro : Support incontournable pour la prise de décision, il permet aux dirigeants d’entreprise d’avoir une vision claire et précise sur les résultats commerciaux d’une période, d’être alertés rapidement en cas de non-respect des objectifs, de déterminer les produits qui se commercialisent moins bien, de former les commerciaux, mais surtout de piloter leur activité pour se projeter et anticiper, de prendre des décisions stratégiques et de mettre en place un plan d’action efficace pour le développement de l’entreprise.
Étapes pour construire un tableau de bord commercial
Il ne suffit pas d’utiliser un tableau de bord et le développement de votre entreprise est garanti. Comme tout outil, il faut savoir l’utiliser pour en tirer pleinement profit de son usage. Pour ce faire, voici 5 conseils de pro pour mettre en place un bon tableau de bord commercial.
1. Définir vos objectifs
Collecter des données et les suivre semblent faciles, mais pour les analyser correctement, il faut se référer à certains points, notamment aux objectifs à atteindre. Ainsi, demandez-vous quels sont les objectifs de votre analyse avant de créer un tableau de bord commercial. En effet, le sales dashboard d’un point de vente sera différent de celui d’un vendeur itinérant. Il en va de même pour l’équipe commerciale et les managers. Cela signifie que chaque unité conçoit son tableau de bord en fonction de ses objectifs. En général, les tableaux de bord commercial ont en commun deux objectifs : les objectifs de reporting et les objectifs de pilotage. Si les premiers permettent d’analyser les indicateurs clés sur une période donnée, les seconds permettent de piloter et de se projeter dans le temps.
2. Sélectionner les KPIs commerciaux appropriés
Parce que le tableau de bord commercial permet de prendre des décisions de manière rapide, il est plus que vital de choisir les bons indicateurs clés de performances pour qu’il soit synthétique et ne renferme que les données essentielles à votre activité. Il ne faut d’ailleurs par oublier que les KPIs commerciaux constituent la base même de ce dernier. Par conséquent, choisissez entre 5 à 10 indicateurs par sales dashboard pour que celui-ci soit exploitable, aéré et bien lisible.
Voici 6 KPIs commerciaux que vous pouvez inclure dans votre tableau de bord :
- Les indicateurs du reporting : le chiffre d’affaires total, par région et par commercial, la marge commerciale totale
- Les indicateurs de pilotage : le prévisionnel de vente, le pipeline commercial
- Les KPIs liés aux objectifs commerciaux : le taux d’augmentation du CA, le taux de renouvellement de contrats, le CSAT ou Customer satisfaction score
- Les indicateurs clés pour le suivi quotidien : le nombre d’appels téléphoniques passés, les rendez-vous réalisés, le nombre d’opportunités créées, en cours de négociation ou gagnées
- Les KPIs liés aux résultats commerciaux : le volume total des ventes, les parts de marché, le niveau de satisfaction de la clientèle
- Les indicateurs indispensables à la trésorerie : le nombre de clients en retard de règlement, le montant des provisions pour créances douteuses, le pourcentage d’impayés par rapport au CA, le délai moyen de règlement
Il est à noter qu’il s’agit d’une liste non exhaustive des KPIs commerciaux, il est de votre ressort de les choisir en fonction de vos objectifs, de la taille de votre entreprise et du secteur d’activité dans lequel vous œuvrez.
3. Choisir les outils pour construire le tableau de bord
Lorsqu’on parle de vente et surtout de chiffre, on pense souvent à Excel, cet outil qui permet d’insérer des données quantitatives, de les traiter, puis de les représenter sous forme de graphiques. Le seul bémol avec, c’est qu’il est très manuel, présente des risques élevés d’erreurs et requiert beaucoup de temps. Pour plus d’efficacité, on vous conseille d’utiliser une solution logicielle que vous connectez avec votre base de données. Ainsi, si votre tableau de bord commercial est intégré à votre outil CRM, toutes vos données seront centralisées dans un seul endroit. Votre équipe commerciale et vos managers peuvent donc y accéder en toute simplicité.
Avec les nombreux outils disponibles sur le marché, faites votre choix en fonction de vos besoins et des fonctionnalités dont vous avez besoin. D’ailleurs, préférez ceux qui sont évolutifs, adaptés à un usage mobile et collaboratif ainsi qu’au management agile. Si vous êtes à la recherche d’une solution performante, intuitive, sécurisée et itinérante, les logiciels de tableau de bord en mode SaaS sont faits pour vous. Hub Sales, Idylis ou encore Sage 100 Gestion commerciale sont des exemples de logiciels de gestion commerciale et de gestion d’entreprise qui pourraient vous intéresser. À part cela, il y a aussi monday.com et MyReport, des logiciels de business intelligence dont nombreux professionnels utilisent déjà.
4. Comment interpréter les données
Si les informations relatives à votre activité sont expliquées à travers des pourcentages, ratio, catégories ou périodicité, les indicateurs clés et les données chiffrées sont représentés sous forme de tableaux, de graphiques, etc. dans votre tableau de bord. Comme vous savez comment fonctionne le dashboard de gestion commerciale, il est maintenant temps de vous expliquer comment interpréter les données.
Pour cela, basez-vous sur les principaux d’indicateurs susmentionnés : les indicateurs de performance et les indicateurs de pilotage. Comparez et analysez ensuite leurs résultats pour voir quels objectifs ont été atteints, quels points ont fait défaut et comment réagir en conséquence. Le tableau ci-dessous vous résume donc les 4 cas possibles qui peuvent se présenter :
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Pilotage |
Performance |
Interprétation |
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Mis en œuvre |
Atteinte |
Votre plan d’action a été une réussite. Vos stratégies ont porté ses fruits et ont été suivies par l’ensemble de vos équipes. La performance est donc au rendez-vous. Il ne vous reste qu’à vérifier que vos KPIs sont assez ambitieux. |
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Mis en œuvre |
Non atteinte |
Votre plan d’action a été déployé, mais la performance n’a pas été atteinte. Cela peut s’expliquer par un choix incohérent et inadapté de ce dernier par rapport à l’atteinte de vos objectifs. Il se pourrait également que votre performance fût trop ambitieuse. |
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Non mis en œuvre |
Atteinte |
Votre plan d’action n’a pas été exécuté, pourtant la performance est présente. Cela signifie que vos objectifs n’étaient pas assez ambitieux. |
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Non mis en œuvre |
Non atteinte |
Votre plan d’action n’a pas été réalisé affectant votre performance. Vous êtes dans une situation critique qui ne permet pas de réelles exploitations. |
Comment faire évoluer le tableau de bord avec votre entreprise
Il est clair que les principaux objectifs des managers sont de propulser leur entreprise vers la réussite, d’assurer sa pérennité et de se développer continuellement. Pourtant, au fil du temps, de nombreux changements sont susceptibles de se présenter, tant au niveau de vos clients que de votre entité elle-même. Par conséquent, il est impératif de modifier vos outils ainsi que vos méthodes commerciales pour qu’ils s’adaptent à tout cela. Toutefois, cela n’est possible que pour un logiciel évolutif. Ainsi, vous pouvez ajouter de nouvelles dimensions et des fonctionnalités plus innovantes à votre tableau de bord commercial afin d’obtenir des résultats plus concluants, mais surtout pour qu’il s’adapte à vos besoins et priorités futurs.
Voir également : Modèle de tableau de suivi commercial à télécharger
Erreurs courantes lors de la construction d’un tableau de bord commercial
L’élaboration d’un tableau de bord commercial doit se faire de manière bien réfléchie et non à la hâte, car cela peut être fatal pour votre entreprise. Voici 6 erreurs récurrentes dans la construction de sales dashboard :
- Ne pas définir le type de tableau de bord à utiliser : en effet, il existe différents types de sales dashboard et chacun répond à des objectifs précis. Demandez-vous donc à quoi il vous servira : à transmettre des données ? À suivre vos activités ? Ou à détecter rapidement des problèmes ?
- Ajouter trop d’indicateurs de performance : inutile d’intégrer toutes les métriques possibles, sélectionnez celles qui sont pertinentes pour que votre tableau de bord soit bien lisible.
- Opter pour des mauvais KPIs.
- Choisir une mauvaise visualisation de vos données : Veillez à ce que vos présentations permettent une lecture facile et fluide de votre dashboard.
- Négliger le design : rendez l’interface la plus attractive possible et aérez votre tableau de bord.
- Ne pas se documenter sur les fonctionnalités disponibles : à défaut d’exploiter qu’une partie de ses fonctionnalités, vous ne tirez pas profit de tout son potentiel, ce qui vous fait perdre en efficacité.
Outil incontournable pour le pilotage et la gestion de la performance commerciale, le sales dashboard est un support d’aide à la décision en temps réel qui permet de suivre l’évolution des activités au regard des objectifs fixés. Son utilisation n’est efficace que si vous savez comment bien s’en servir. Entre la définition des objectifs, le choix des KPIs ou encore des outils, plusieurs points sont à voir pour que votre tableau de bord soit efficace et utile. Toutefois, optez pour une solution flexible qui pourra évoluer en même temps que votre entreprise.
Passionné par le web et l’entrepreneuriat, j’ai fondé Digitiz en 2016. Mon objectif est de vous transmettre mon expérience et de pouvoir vous faire gagner du temps dans le choix de vos outils.