Que vous soyez responsable d’une petite start-up ou d’une grande entreprise, vous devez toujours accorder une attention particulière à la gestion financière. Elle vous permettra de garder le contrôle sur vos finances, sur les sorties, ainsi que les entrées de fonds. À ce sujet, vous trouverez aujourd’hui de multiples logiciels de facturation qui vous simplifieront la tâche.
Avec ceux-ci, vous pourrez générer, envoyer et suivre les factures de manière rapide et efficace. Toutefois, pour en profiter réellement, vous devez choisir l’outil qui vous correspond. Découvrez donc ici quelques critères à considérer pour trouver le meilleur logiciel de facturation pour votre entreprise.
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Prendre en compte les fonctionnalités disponibles
Pour gérer plus facilement toutes les factures de votre société, le logiciel de facturation reste votre meilleur allié. Mais pour vous assurer qu’il répondra à tous vos besoins, vous devez vérifier les fonctionnalités qu’il propose avant de vous décider.
Pour commencer, nous vous conseillons de miser sur un logiciel de facturation qui permet de créer des factures personnalisées. De cette manière, vous pourrez insérer des logos personnalisés, des polices et d’autres options selon votre marque (numéro de facture, conditions de paiement, etc.). Choisissez donc votre solution de facturation personnalisable sur ce lien dès maintenant et simplifiez-vous la vie. En dehors de cette fonctionnalité, recherchez aussi les options ci-après :
- La gestion des clients : le logiciel devra permettre de gérer facilement les informations de votre clientèle (contacts, historique des transactions, état des paiements, etc.) ;
- La gestion des devis : il devra vous permettre également de créer et d’expédier des devis (vous pourrez les transformer en factures ensuite) ;
- L’automatisation : choisissez un outil qui facilite l’envoi de rappels pour les paiements en retard, la génération récurrente de factures pour les abonnements, ainsi que l’intégration des paiements en ligne ;
- Les multi-devises et multi-langues : pour rendre votre collaboration avec des clients internationaux plus facile, optez pour un logiciel qui supporte plusieurs devises et langues ;
- Le suivi des paiements : pouvoir suivre en temps réel les paiements effectués et en attente vous permettra de gérer efficacement votre trésorerie.
Considérer les besoins spécifiques de l’entreprise
Au-delà des fonctionnalités proposées par le logiciel de facturation, vous devez également vous assurer qu’elles répondent à vos besoins spécifiques. Prenez donc en compte la taille de votre entreprise et son domaine d’activités. Vous devez aussi considérer la complexité de vos opérations financières. De cette manière, vous pourrez déterminer plus facilement le type de logiciel qui vous conviendra.
De manière plus explicite, si vous possédez une petite entreprise, vous utilisez sans doute des factures simples. Dans ce cas, un logiciel de facturation basique pourrait être suffisant. Il sera non seulement facile à utiliser, mais il vous fournira aussi des fonctionnalités standard (création et envoi de factures, gestion des clients, suivi des paiements, etc.).
Par contre, si vous dirigez une moyenne ou grande entreprise, tournez-vous plutôt vers un logiciel plus robuste. Ce dernier se révèlera indispensable pour gérer des volumes de factures plus importants. De même, il pourra vous proposer des fonctionnalités intéressantes, telles que : la gestion des stocks, les rapports financiers avancés, l’intégration avec des logiciels de gestion comptable.
Vérifier la compatibilité avec d’autres logiciels
Pour profiter réellement de votre logiciel de facturation, assurez-vous qu’il pourra s’intégrer à d’autres logiciels comptables. Ceci vous simplifiera la tâche pour vos différents travaux comptables. Dans ce sens, misez sur un outil qui sera compatible avec les logiciels d’entreprise suivants :
- Comptabilité : si le logiciel de facturation s’intègre avec ce logiciel de comptabilité, il simplifiera le suivi des revenus et des dépenses, et facilitera la clôture des comptes mensuels ou annuels ;
- CRM (gestion de la relation client) : avec cette solution, le logiciel de facturation vous permettra de synchroniser les informations clients, les devis ainsi que les factures ;
- Paiements en ligne : ici, vous pourrez gérer plus facilement les paiements pour vos clients, grâce à des passerelles de paiement en ligne (Stripe, PayPal, etc.).
N’oubliez pas non plus de vérifier la disponibilité et l’efficacité du support client. Vous aurez ainsi la garantie de recevoir une assistance dans les meilleurs délais en cas de problème.
Tenir compte de la sécurité et de la conformité légale du logiciel
Pour trouver le meilleur logiciel de facturation, vous devez également considérer sa sécurité et sa conformité légale. Ce n’est qu’ainsi que vous pourrez vous assurer que vos données financières et celles de vos clients seront protégées. Par conséquent, optez pour un logiciel qui garantit une sécurité optimale des informations financières, avec un cryptage des données, et dispose de sauvegardes automatiques pour éviter la perte de données.
Par ailleurs, vous devez aussi vérifier que le logiciel est conforme aux réglementations en vigueur dans votre pays, notamment en matière de TVA et de gestion des factures. En France, par exemple, il est essentiel que le logiciel soit conforme à la loi antifraude à la TVA et soit certifié par l’administration fiscale.
Pour finir, retenez qu’un bon logiciel de facturation doit être simple et intuitif à utiliser. Il ne doit pas nécessiter des compétences techniques poussées. Dans ce sens, privilégiez un outil qui possède une interface intuitive et bien organisée, qui permet à l’utilisateur de naviguer facilement entre les différentes fonctionnalités. Assurez-vous également que le logiciel de facturation est accessible en tout lieu et à tout moment pour faciliter le travail à distance.
Passionné par le web et l’entrepreneuriat, j’ai fondé Digitiz en 2016. Mon objectif est de vous transmettre mon expérience et de pouvoir vous faire gagner du temps dans le choix de vos outils.