CRM : Modèle gratuit et conseils

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Comment utiliser ce modèle CRM ?

Pour commencer, vous avez 4 feuilles ici en bas. La «  Liste de contrôle “ sert à démarrer, l’Entonnoir de vente « est le pipeline de vente proprement dit, puis vous avez les “ Paramètres et instructions ” et vous avez les informations qui sont calculées pour vous sur la base de votre entonnoir de vente. 

Commençons par la liste de contrôle. Il s’agit d’un modèle Google Sheets, qui ne peut donc pas être modifié parce qu’il est partagé avec tous ceux qui ont le lien, donc pour commencer à personnaliser et à utiliser le modèle pour vous-même, vous devez faire une copie du modèle. Vous pouvez le faire en allant dans « Fichier » > « Faire une copie », puis vous pouvez le modifier. Une fois la copie effectuée, passez aux autres étapes de la liste de contrôle. La liste de contrôle explique comment personnaliser le modèle, comment ajouter vos objectifs et comment saisir vos données de vente.

Dans la section « Paramètres et instructions », vous trouverez l’endroit où ajouter vos étapes personnalisées ainsi que vos représentants commerciaux et leurs objectifs, si vous en avez. Lorsque vous modifiez cette feuille, elle ajoute automatiquement de nouvelles options à l’entonnoir de vente. Par exemple, si j’ajoute l’étape « En suspens » et que j’accède à l’entonnoir de vente, je pourrai automatiquement sélectionner l’étape « En suspens ». Il en va de même pour l’ajout de représentants et de leurs objectifs. 

Ce que vous pouvez également modifier dans la page « Paramètres et instructions », c’est le nombre de jours de « rappel de suivi ». Ce nombre correspond au nombre de jours après lesquels vous recevrez un rappel de suivi. Une fois que vous avez défini le nombre, par exemple 10, cela affecte la cellule « Dernière interaction » dans l’entonnoir des ventes et lorsque vous avez dépassé le nombre de jours que vous avez défini, la cellule devient rouge. Ici, la dernière fois que j’ai effectué un suivi auprès d’un client, il y a plus de 10 jours, la cellule devient donc rouge. C’est un moyen visuel de vous rappeler de faire un suivi.

En général, la feuille de l’entonnoir des ventes est un moyen de visualiser les opportunités que vous avez, que vous avez gagnées ou perdues, et celles que vous êtes toujours en train de vendre. Vous pouvez définir le nom de l’entreprise, les informations de contact, l’étape du pipeline, la date de clôture prévue, vous pouvez assigner des membres de l’équipe si vous en avez et plus encore. Encore une fois, ces membres de l’équipe et les étapes du pipeline sont automatiquement mis à jour en fonction de ce que vous avez défini dans « Paramètres et instructions ». Par exemple, ici, lorsque vous définissez une date de clôture prévue, si cette date est déjà passée, elle devient rouge. C’est une autre façon de vous indiquer visuellement que vous devez effectuer un nouveau suivi.

Vous pouvez consulter vos informations sur l’entonnoir des ventes dans votre feuille « Informations ». Là encore, cette feuille est automatiquement mise à jour pour vous. Par exemple, vous pouvez voir ici le chiffre d’affaires que vous devez encore réaliser et qui n’a pas encore été gagné ou perdu, ainsi que le chiffre d’affaires que vous avez gagné jusqu’à présent. Vous pouvez voir les commerciaux les plus performants et leurs résultats en fonction des objectifs que vous leur avez fixés. Vous pouvez voir quelles sont les entreprises qui vous rapportent le plus d’argent, et bien d’autres choses encore. Si vous ajoutez un autre membre de l’équipe dans la feuille « Paramètres et instructions », par exemple, et que vous définissez son objectif, il apparaîtra automatiquement dans votre aperçu et les chiffres commenceront à changer une fois que vous l’aurez assigné à des opportunités dans l’entonnoir des ventes.

À quoi sert un CRM ?

La gestion de la relation client, appelée également CRM ou Customer Relationship Management, représente une stratégie de planification commerciale. Un outil CRM permet de suivre tout processus et toute évolution de vente. Il fluidifie le cycle commercial de l’entreprise. Il permet aussi de répertorier toutes les activités et lister les actions en cours.

L’on retrouve un modèle gratuit de cet outil sur Excel. La création des tableaux, de graphiques, des suivis d’informations présente une méthode simple et facile pour concevoir des prospects sur des feuilles de calcul. L’on peut même faire un suivi et une analyse sur l’avancée des entreprises.

Cela sert également à gérer les relations commerciales dont l’objectif est d’élaborer un outil efficace répondant aux besoins de la société. Il montre les interactions ainsi que les liens entre les prospects et l’entreprise. D’ailleurs, un outil CRM aide les établissements à interagir avec la clientèle.

Les modèles Excel ou de CRM permettent de perfectionner la productivité et même normaliser et codifier les évolutions et processus de la société. L’utilisation d’un logiciel tableur reste un atout favorable dans le sens où sa manipulation est personnalisable et peut être paramétré.

Cela s’avère être un excellent allié pour créer un CRM tout en étant accessible à tous. Cette version Excel s’adapte aux attentes car l’outil est intuitif et ergonomique. Par ailleurs, un ce modèle de tableau CRM peut être téléchargé gratuitement. Grâce au format Excel ou Google Sheets, cet outil de gestion de relation client est facile à utiliser permettant de pérenniser et de maintenir les activités professionnelles.

Les avantages de réaliser son CRM avec Google Sheets ou Excel

Flexibilité et personnalisation

L’un des principaux avantages d’utiliser un tableur pour créer son CRM est la flexibilité qu’il offre. En effet, contrairement aux logiciels dédiés qui proposent souvent des fonctionnalités et des interfaces prédéfinies, un tableur permet de construire son CRM sur mesure en fonction de ses besoins spécifiques. Il est possible de créer autant de colonnes et de lignes que nécessaire pour recueillir toutes les informations souhaitées sur vos clients, prospects et contacts.

Adaptabilité selon les modifications des besoins

De plus, un CRM réalisé avec Excel ou Google Sheets peut facilement évoluer au fil du temps et s’adapter aux changements dans les priorités de votre entreprise. Par exemple, si vous souhaitez ajouter de nouvelles données à votre gestion de la relation client, il vous suffit de créer une nouvelle colonne dans votre tableur. Ainsi, vous pouvez garder la maîtrise de votre CRM sans avoir à payer pour des mises à jour fréquentes ou coûteuses.

Facilité d’utilisation et accessibilité

Un autre avantage indéniable des tableurs est leur facilité d’utilisation. La plupart des professionnels sont déjà familiers avec l’environnement d’Excel ou de Google Sheets, ce qui permet de réduire considérablement le temps et les efforts nécessaires pour se familiariser avec un nouvel outil. De plus, Excel et Google Sheets offrent de nombreux didacticiels et ressources en ligne pour aider à approfondir ses connaissances et gagner en efficacité lors de l’utilisation de ces outils dans un contexte de gestion de la relation client.

Collaboration simplifiée

L’utilisation d’un tableur comme CRM présente également l’avantage d’être accessible à tous les membres de votre équipe (en fonction des droits d’accès attribués). Google Sheets, notamment, offre la possibilité de travailler simultanément sur un même document et propose des fonctionnalités avancées de partage et de collaboration. Cela permet non seulement de faciliter la communication entre les différents intervenants, mais aussi d’assurer une mise à jour en temps réel des données clients et prospects.

Efficacité et intégration avec d’autres outils

Bien qu’ils ne soient pas spécifiquement conçus pour la gestion de la relation client, les tableurs offrent néanmoins de nombreuses fonctionnalités utiles pour un CRM. Par exemple, les fonctions conditionnelles, le tri et le filtrage des données facilitent grandement l’analyse et le suivi des informations clients.

De plus, étant donné la popularité et l’adoption généralisée des tableurs dans la plupart des environnements professionnels, il est souvent plus facile d’intégrer un CRM réalisé à partir d’Excel ou Google Sheets avec d’autres outils utilisés au sein de votre entreprise. En effet, ces programmes sont généralement dotés de multiples options d’importation et d’exportation de données, ce qui facilite leur intégration avec d’autres logiciels et services tels que les plateformes d’emailing, les outils d’automatisation marketing, etc.

Coût avantageux par rapport aux solutions spécialisées

Pour de nombreuses entreprises, notamment les petites structures ou les indépendants, le coût peut être un facteur déterminant lors du choix d’un outil de gestion de la relation client. Dans ce contexte, choisir d’utiliser un tableur comme Excel ou Google Sheets pour réaliser son CRM représente une alternative économique intéressante face aux logiciels spécialisés dont les tarifs peuvent rapidement grimper en fonction des options proposées et du nombre d’utilisateurs.

Se concentrer sur l’essentiel

D’autre part, opter pour un CRM réalisé avec un tableur permet de se concentrer sur l’essentiel et d’éviter de payer pour des fonctionnalités supplémentaires dont vous n’auriez pas forcément besoin. En créant votre propre système de gestion de la relation client à l’aide d’Excel ou Google Sheets, vous pouvez choisir les informations et les fonctionnalités qui conviennent le mieux à vos objectifs et priorités, tout en économisant sur les coûts associés à l’utilisation d’un logiciel professionnel dédié.