Le suivi de projet est l’une des clés d’une gestion de projet réussie. Il permet à votre équipe de rester sur la bonne voie et de respecter les échéances. Avec les bonnes techniques et les bons outils, vous pouvez contrôler efficacement les progrès, identifier les risques et prendre des décisions fondées sur des données. Dans ce guide complet, nous explorerons les stratégies essentielles de suivi de projet, les meilleures pratiques et les derniers outils pour vous aider à améliorer votre gestion de projet.

Qu’est-ce que le suivi de projet ?

Le suivi d’un projet est le processus dans lequel le chef de projet regroupe les informations des différentes parties prenantes sur les avancées.C’est donc un moyen essentiel pour vérifier si les objectifs de départ sont bien respectés, et dans le cas échéant, cela permet de mettre en place des actions et des correctifs pour la réussite du projet.

Le suivi d’avancement de projet est également important pour l’évaluation finale du projet. Il existe deux types principaux de suivi :

1. Le suivi de processus qui mesure les moyens par lesquels les objectifs sont atteints. Ce qui implique l’utilisation des données saisies, de l’information sur le progrès des activités et sur leur exécution.
2. Le suivi de l’impact qui examine l’impact des activités du projet sur les objectifs.

L’importance du suivi de projet

Le suivi de l’avancement d’un projet est une méthode essentielle de gestion de projet qui permet de garder le contrôle des nombreux éléments mobiles qui composent tout projet. En suivant l’évolution du projet, les chefs de projet peuvent détecter les problèmes à un stade précoce et les atténuer afin que le projet puisse être achevé dans les délais et sans dépassement de budget. Il permet également aux gestionnaires de faire des choix réfléchis, de répartir efficacement les ressources et de procéder aux ajustements nécessaires pour que le projet soit mené à bien.

Pour un suivi efficace de votre projet, plusieurs outils sont à votre disposition. Il y a notamment les réunions de suivi, les diagrammes, en particulier le diagramme de Gantt, et le diagramme de Kanban. Par ailleurs, plusieurs logiciels de gestion de projet tels que Teamleader Focus existent aujourd’hui pour faciliter la tâche du chef de projet et de son équipe.

5 Avantages d’un suivi efficace des projets

1. L’amélioration de la transparence et du travail d’équipe sont deux avantages du suivi des projets. Lorsque tout le monde est au courant de l’avancement du projet, des erreurs ou oubli sont alors évités.
2. Le suivi régulier de l’évolution du projet permet aux gestionnaires de repérer et de traiter les risques avant qu’ils n’entraînent des revers importants.
3. En suivant l’avancée du projet, une meilleure optimisation des ressources est possible. Les responsables peuvent fournir à leurs équipes les outils dont elles ont besoin pour accomplir leur travail dans les délais impartis.
4. L’amélioration des performances, grâce à des décisions prises en fonction des informations reçues en temps réel.
5. Une meilleure implication des membres de l’équipe qui sont plus susceptibles de se consacrer au projet, lorsque leurs progrès sont suivis de près.

Le lien entre le suivi et la réussite du projet

Un bon suivi de projet est directement lié à la réussite d’un projet. En effet, il permet aux chefs de projet de rester proactifs dans la résolution des problèmes potentiels. En tenant les parties prenantes informées, apportant des modifications aux plans si nécessaire, le projet pourra alors être exécuté dans les délais et dans les limites du budget.

En revanche, les projets dont le suivi est insuffisant sont plus susceptibles d’entraîner des retards, des dépassements de coûts et le mécontentement des parties prenantes.

Les outils pour suivre un projet

Pour la mise en œuvre d’un suivi d’avancement de projet efficace, la prise en compte d’un certain nombre d’outils est indispensable pour l’équipe projet. Généralement, les plus utilisés sont :

Les réunions de suivi

Très importantes, les réunions de suivi rassemblent les membres de l’équipe projet et permettent de maintenir une cadence et un rythme dans la mise en œuvre du projet. À ces réunions qui se tiennent à une fréquence régulière, généralement hebdomadairement, l’équipe projet examine la progression des tâches, aborde les difficultés et blocages éventuels, puis définit les solutions d’avancement. Elles offrent l’occasion de souder les membres de l’équipe projet sur la vision et l’objectif commun.Il est également important de réalisé des comptes rendus à la suite de ces réunions pour éviter la perte d’information, et inviter aux absents de manquer des informations.

Le diagramme de Gantt

Pour l’organisation et la planification optimale des tâches d’un projet, le diagramme de Gantt est l’un des outils les plus utilisés à travers le monde.  

C’est un moyen assez simple qui permet de :

• Déterminer les délais de réalisation des activités d’un projet.
• Avoir un regard sur le déroulement des tâches, notamment celles parallèles.
• Identifier les marges au niveau de certaines tâches.
• Visualiser aisément le niveau de réalisation des prévisions et les retards éventuels.

Le tableau en mode Kanban

<<Capture d’écran Le diagramme Kanban via Teamleader Focus>>

Le tableau Kanban est une approche de travail basée sur un système de cartes qui indique à tout instant les tâches à faire, quand les faire, et celles qui ont été déjà faites. Disponible en ligne, elle répartit les tâches en plusieurs colonnes de tableau : A FAIRE, OUVERT, EN COURS, TERMINÉ. C’est une approche très pratique qui favorise la communication sur le niveau d’avancement du projet. Chaque membre de l’équipe de projet, de sa position, peut suivre la réalisation des tâches et identifier rapidement les niveaux de blocage. Au gestionnaire de projet particulièrement, cette méthode permet de surveiller, d’adapter et d’améliorer les résultats.

5 caractéristiques incontournables d’un outil de suivi de projet

1. Fixer des objectifs et des étapes clairs

En tant que chef de projet, vous devez élaborer des objectifs et des étapes bien définis afin de guider votre équipe et de suivre les progrès réalisés tout au long du projet. Les objectifs doivent être spécifiques, mesurables, réalisables, pertinents et limités dans le temps (SMART).

Sur le calendrier du projet, les étapes servent de points de contrôle indiquant les événements clés ou les réussites. En définissant des objectifs et des étapes, vous pouvez garantir que tous les membres de l’équipe comprennent les objectifs et les attentes du projet, ce qui facilite le suivi des progrès et la concentration.

2. Suivi des tâches et des délais

Une bonne gestion de projet exige un suivi régulier des activités et des échéances afin de s’assurer que le projet respecte le calendrier prévu. En tant que chef de projet, vous devez régulièrement contrôler l’état d’avancement de chaque tâche, évaluer la charge de travail des membres de l’équipe et modifier les affectations si nécessaire.

L’utilisation d’un outil de gestion de projet, tel que Teamleader Focus, contribue à rationaliser ce processus en vous permettant d’identifier immédiatement les projets qui risquent de prendre du retard, de hiérarchiser le travail et d’affecter efficacement les ressources.

3. Gérer les ressources et les budgets

Gérer les ressources et les budgets signifie allouer et utiliser les ressources humaines, financières et matérielles de la meilleure façon possible pour atteindre les objectifs du projet. En tant que chef de projet, vous devez trouver un équilibre entre les besoins du projet et les ressources à votre disposition, tout en donnant à votre équipe ce dont elle a besoin.

Les dépassements de coûts peuvent être évités en surveillant de près l’utilisation des ressources, en enregistrant tous les coûts du projet et en comparant les coûts réels au budget initial afin de procéder aux ajustements nécessaires.

L’utilisation d’un outil complet de gestion de projet, tel que Teamleader Focus, peut contribuer à accélérer cette procédure.

Teamleader Focus est un ensemble d’outils conçus pour faciliter la gestion efficace des ressources et des budgets. Sa conception intuitive facilite l’enregistrement des dépenses et la comparaison de ces chiffres avec le budget initial.

4. Identifier et traiter les risques

La gestion des risques fait partie intégrante de la gestion de projet, car elle permet de prévoir, de reconnaître et de contrer les obstacles à l’achèvement du projet. Des évaluations régulières des risques vous permettent de prévenir les problèmes potentiels avant qu’ils ne se transforment en revers majeurs pour le projet. Afin d’augmenter les chances de réussite de votre projet, il est important d’avoir des plans de secours pour les risques prioritaires.

5. Communication et rapports réguliers

Une gestion de projet réussie repose sur une communication constante entre toutes les parties concernées. En tant que chef de projet, il vous incombe de veiller à ce que toutes les personnes impliquées dans le projet disposent de lignes de communication ouvertes et respectent les normes établies en matière de partage de l’information.

Teamleader Focus, une plateforme complète de gestion de projet, peut améliorer considérablement les capacités de communication et de collaboration de votre équipe.

Des réunions régulières, des rapports et des mises à jour sur l’état d’avancement du projet favorisent une atmosphère de travail ouverte et coopérative. Les mesures, les risques et les réalisations doivent tous être inclus dans les rapports afin de donner aux lecteurs une image complète de la santé du projet et d’encourager une prise de décision fondée sur des données probantes.

Avec Teamleader Focus, votre équipe peut facilement partager des fichiers, ajouter des commentaires et participer à des conversations en temps réel, pour que tout le monde soit sur la même longueur d’onde et pour favoriser un environnement de travail collaboratif.

Teamleader Focus : Le suivi de projet simplifié !

Le contrôle et le suivi des projets sont des éléments essentiels d’une gestion de projet efficace. Un suivi efficace permet aux gestionnaires de projet de garder le contrôle sur les différentes parties, de reconnaître les problèmes éventuels, d’allouer les ressources de manière efficace et de faire des choix fondés sur des faits. Il en résulte une efficacité accrue, une meilleure collaboration et la réussite globale du projet.

L’utilisation d’une technologie telle que Teamleader Focus peut améliorer de manière significative vos capacités de suivi et de contrôle des projets. Teamleader Focus fournit un ensemble complet d’outils conçus pour faciliter la gestion des tâches, l’affectation des ressources, le suivi du budget, la gestion des risques et la communication.

En mettant en œuvre les meilleures pratiques et en utilisant les bons outils, votre équipe peut rester sur la bonne voie et atteindre ses objectifs. Adoptez le suivi de projet pour vous assurer que le travail acharné de votre équipe se traduit par des résultats tangibles.

Alors, qu’attendez-vous ? Suivez facilement tous vos projets avec Teamleader Focus en vous inscrivant à un essai gratuit dès aujourd’hui ! Découvrez la simplicité et l’efficacité du suivi de votre projet tout en améliorant vos capacités de gestion de projet pour une plus grande réussite.