La certification des documents peut se faire rapidement en ligne avec la signature électronique. C’est une innovation digitale qui solutionne le problème et les blocages des signatures à l’encre. Il est alors judicieux d’expliquer les contours de cette notion. À partir d’une définition concise, il est facile de différencier tous les types de cet instrument. En plus, il renferme d’innombrables avantages dans la procédure de l’entreprise. Focus sur la signature électronique et ses fonctionnalités.
Sommaire
- La signature électronique c’est quoi ?
- Ce procédé est-il nécessaire et pourquoi ?
- Les étapes de la signature électronique
- Les différents types de signature électronique
- Quels sont les outils de la signature électronique
- Signature électronique : quels avantages ?
- Dans quel domaine utilise-t-on la signature électronique ?
La signature électronique c’est quoi ?
La signature électronique dite « signature digitale » est un mécanisme d’authentification virtuelle des documents électroniques. Très différente de la signature matérielle, mais elle a les mêmes valeurs juridiques que cette dernière. C’est un concept un peu flou pour le grand public et suscite alors beaucoup d’amalgames. Pourtant, ce procédé est vraiment une pratique incontournable dans certains domaines.
La signature électronique ne signifie pas de scanner votre signature pour ensuite l’utiliser dans le monde numérique. Il s’agit d’un ensemble de procédés virtuels que la loi approuve pour son caractère légal. Dans ce cas, il est indispensable d’obtenir un certificat de signature électronique.
De toute évidence, la signature électronique lie le signataire et le document dans un contexte sécurisé. C’est un processus issu de la notion de cryptologie qui signifie la science du secret. Elle est pourtant limitée dans le temps et est destinée à chaque signataire pour chaque document à signer. C’est un processus à usage unique.
Ce procédé est-il nécessaire et pourquoi ?
L’entreprise utilise la signature digitale dans le processus de dématérialisation de sa procédure. Que ce soit la relation interne entre les équipes de différents services ou la collaboration avec l’extérieur. Force est aussi de constater que la procédure au niveau de l’administration accepte également l’utilisation de la signature électronique légale.
C’est aussi une pratique très récente mais adoptée rapidement dans la procédure. Dès lors, il faut pourtant la maîtriser. Cela est motivé par la nécessité de son utilisation. En effet, signer un document engage le signataire à son égard.
Les étapes de la signature électronique
Les étapes de la signature sont une sorte de balise pour encadrer l’intégrité du contenu de l’information. À la différence de la signature à l’encre, la signature électronique ne se fait pas en un seul geste. Dans ce procédé, l’émetteur du document à signer et le signataire effectuent chacun de leur côté quelques démarches.
D’abord, l’émetteur de la signature configure le document à signer et paramétre la signature. Par exemple, activer la langue de signature, le niveau requis pour le signer, etc. Ensuite, il détaille l’identité du signataire et donc les informations le concernant. Tous ces préalables effectués, il envoie le document au parapheur et effectue un suivi en ligne.
Du côté du signataire du document, il accomplit aussi quelques étapes. Il reçoit l’e-mail le notifiant l’existence d’un dossier à signer. Puis, le signataire consulte le corps du document et coche sur la case de consentement. Ensuite, un mécanisme de vérification se fait pour confirmer l’identité du signataire. Cela se traduit par la transmission d’un message temporaire contenant un code. Puis, c’est ce courrier qui déclenche la procédure.
Les différents types de signature électronique
Il existe trois formes de signature électronique : simple, avancée ou qualifiée. Sur ces différents types d’authentification, les degrés de contraintes ne sont pas les mêmes. C’est aussi le cas au niveau de la fiabilité et la sécurité. Pourtant, chaque entreprise décide celle qui est adaptée à leurs usagers et à leur processus de travail. Ils répondent tous aux exigences en matière de conformité.
Premièrement, le simple émargement n’est pas très fiable. Néanmoins, elle permet de procéder à la signature des documents très rapidement. La démarche étant très facile, il suffit juste de cocher la case relative aux conditions générales d’utilisation. On peut citer quelques documents qui ne requièrent que la signature électronique simple pour être validés. Il s’agit des contrats, factures et mandats.
Deuxièmement, la signature électronique avancée offre un peu plus de garantie et de sécurité. Elle lie son signataire d’une manière unique et claire. En plus, l’utilisation des moyens de vérification est alors importante. L’acte signé ne pourra pas être modifié, et le signataire peut faire ainsi un contrôle. Les contrats de ventes et les contrats bancaires sont touchés par ce niveau de signature électronique.
Troisièmement, la signature électronique qualifiée est utilisée seulement dans un cas précis. Son niveau de sécurité est particulièrement élevé. De ce fait, les actes des avocats et ceux de niveau européen sont signés à ce stade.
Quels sont les outils de la signature électronique
Les outils de signature électronique sont nombreux. Ils permettent au signataire d’approuver des documents de format Word ou PDF. En outre, les fichiers jpeg et ML sont aussi l’objet de cette signature moderne.
En premier lieu, nombreux sont ceux qui utilisent Universign. C’est un procédé qui vous permet de signer en ligne les dossiers importants de votre entreprise.
Après, Docusign est aussi un logiciel de signature électronique. Sa simplicité lui a fait un instrument populaire et préféré des dirigeants. Plus de 200 millions de personnes utilisent cet outil sécurisé. Il s’adapte facilement à votre ordinateur.
Ensuite, Signaturit est un procédé approuvé tant en Europe qu’aux États-Unis. Il propose à ses utilisateurs les trois formes de signatures : simple, avancée et qualifiée. Un outil simple et fluide, c’est aussi un leader dans la signature biométrique.
Bref, tous les mécanismes de signature virtuels sont nuls sans un certificat électronique. De ce fait, Certeurope et les autres prestataires de service électronique assurent l’intégrité du document et la paraphe elle-même.
Signature électronique : quels avantages ?
Le procédé moderne de signature présente plusieurs avantages. C’est pourquoi il est recommandé dans les entreprises pour éviter plusieurs obstacles et booster la productivité. C’est la raison pour laquelle les sociétés axent leur démarche dans ce processus.
D’abord, l’avantage de ce procédé est le renfort de la gestion des documents. Tout en restant dans le numérique, les dirigeants peuvent signer facilement les dossiers.
Puis, le gain de temps est aussi la conséquence positive de signer électroniquement. Le temps de traitement d’un dossier sera réduit. Et donc, un projet de l’entreprise sera facilement accompli dans le temps prévu grâce à ce système. Il suffit juste d’échanger les contrats et les documents à signer par mail.
Ensuite, le côté d’archivage des documents profite aussi de ce procédé. Conserver les factures et les contrats en version papier est très encombrant. Il faut une pièce affectée seulement pour cela. Grâce à la signature électronique, le circuit du dossier se fait virtuellement et le stockage est aussi facile. Il suffit d’adopter un système informatique sécurisé.
Dans quel domaine utilise-t-on la signature électronique ?
L’utilisation de la signature électronique a été prévue par différents textes légaux. Il s’agit notamment : du Code civil, la RGS et le règlement européen eIDAS. De ce fait, il peut être approprié dans plusieurs domaines.
La signature digitale a été largement employée dans le développement du commerce électronique. Ce domaine nécessitant le transfert et l’échange de données a eu besoin de recourir à un système d’authentification sécurisé. En plus, le mode de paiement dans une activité commerciale nécessite l’usage d’un outil digital fiable.
Au niveau de la profession juridique, le recours à la signature virtuelle est aussi très pratiqué. La transmission des actes par les avocats et huissiers est approuvée par cette nouvelle méthode. Le domaine de la formation, de l’assurance et des banques ont souvent recours au système de la signature électronique.
Quel que soit le domaine où vous allez utiliser le procédé de la signature électronique, il est nécessaire d’apporter une date. Un outil d’horodatage est alors approprié à cela. Cette solution renforce l’authenticité de votre document donc son existence à une date donnée.
Passionné par le web et l’entrepreneuriat, j’ai fondé Digitiz en 2016. Mon objectif est de vous transmettre mon expérience et de pouvoir vous faire gagner du temps dans le choix de vos outils.