Tous les acteurs de la gestion de projets s’accordent sur un principe commun : le respect des deadlines. Fixer un délai pour un projet en tablant sur la date de début peut entraîner des pénalités selon les termes du contrat. Surtout, si le délai de finalisation du projet n’est pas respecté. Le rétroplanning permet d’appliquer la méthode inverse et ainsi ne pas dépasser les délais.
Nous vous dévoilons quelques pistes pour mettre en place efficacement un rétroplanning.
Sommaire
Qu’est-ce qu’un rétroplanning ?
Un rétroplanning est une stratégie de gestion de projet qui débute par la fixation de l’objectif final et de sa date limite. On recense ensuite les différentes étapes, tâches et activités indispensables pour atteindre cet objectif, en les organisant à rebours, du terme vers le début. Cette méthode se distingue des approches traditionnelles de planification, qui avancent du point de départ vers la date de conclusion du projet.
Le rétroplanning repose sur la définition d’une date limite et le calcul à l’inverse pour établir les délais et échéances intermédiaires. Cette technique permet d’identifier précisément les tâches à accomplir, leur durée et leur séquence, en prenant en compte les interdépendances et les contraintes du projet.
Avantages du rétroplanning dans la gestion de projet
Adopter un rétroplanning présente plusieurs bénéfices majeurs pour la gestion de projet. Il garantit notamment le respect des échéances, essentiel pour les projets à date limite fixe. Cette méthode optimise aussi l’utilisation des ressources humaines, matérielles et financières en déterminant les priorités et en attribuant les ressources de façon efficace.
En outre, le rétroplanning améliore la communication au sein de l’équipe projet, offrant une vision d’ensemble claire et facilitant le suivi des avancements. Il aide également à prévoir les obstacles et à préparer les solutions à l’avance, augmentant ainsi la capacité d’adaptation aux imprévus.
Comment construire un rétroplanning efficace ?
1. Lister et sectionner les différentes parties du projet
Cette première étape est la plus importante. En effet, de celle-ci dépendra toute la réussite de la gestion du projet. L’ensemble des intervenants sur toute la chaîne du projet doivent comprendre les tenants et les aboutissants. Cette phase passe donc par l’énumération claire et détaillée des différents process d’exécution du projet.
Chaque tâche doit être attribuée à un intervenant précis. En binôme, trinôme ou plus, tous les membres d’une même équipe doivent se connaître. Chacun doit savoir quels sont les rôles spécifiques des uns et des autres. La répartition des tâches peut être présentée en 5 grandes actions en partant de la fin jusqu’au début :
Tâche 1
À faire par : [Nom, prénom]
Date d’échéance : [Date]
Pourcentage d’exécution : 100 %
Notes particulières :
Tâche 2
À faire par : [Nom, prénom]
Date d’échéance : [Date]
Pourcentage d’exécution : 75 %
Notes particulières :
Tâche 3
À faire par : [Nom, prénom]
Date d’échéance : [Date]
Pourcentage d’exécution : 50 %
Notes particulières :
Tâche 4
À faire par : [Nom, prénom]
Date d’échéance : [Date]
Pourcentage d’exécution : 25 %
Notes particulières :
Tâche 5
À faire par : [Nom, prénom]
Date d’échéance : [Date]
Pourcentage d’exécution : 00 %
Notes particulières :
Il est aussi possible selon l’ampleur du projet d’ajouter des sous-tâches à chaque partie. L’objectif est que chacun ait un niveau de compréhension sans faille du projet.
2. Nommer des responsables de groupes pour les tâches
Après la phase de répartition des actions à faire, il faudra maintenant définir leur responsable. Il est conseillé d’en avoir autant pour les actions et sous-actions. Si un membre de l’équipe a les capacités de gérer à la fois plusieurs responsabilités, alors il ne faut pas hésiter à lui faire confiance.
Il revient finalement au responsable de projet ou de production de définir les personnes aptes à de telles responsabilités.
3. Évaluer correctement les temps d’exécution des tâches
L’évaluation des temps d’exécution est aussi une phase très importante. En effet, des délais trop courts ou sous-estimés peuvent avoir un impact sur la qualité du rendu. Cette étape permet aussi d’évaluer les ressources internes pour arriver à boucler le projet dans les temps. Est-ce qu’on a le personnel adéquat à chaque poste ? Les matériels à disposition sont-ils fonctionnels et aux normes ? Les ressources financières suffisent-elles pour la durée du projet ? Ce sont autant de questions qu’il faut se poser à ce niveau du rétroplanning projet.
Il faut surtout être réaliste, sans surestimer ses capacités pour faire plaisir au client par exemple. L’estimation des délais peut bien se faire en années, en mois, en semaines ou jours. Tout restera à l’appréciation du gestionnaire de projet après inspection minutieuse des ressources en interne.
Quelques conseils pour mieux évaluer la durée des tâches
Il ne faut pas partir d’une idée générale des tâches pour définir un temps global. Le mieux est de communiquer avec les collaborateurs et de connaître leurs idées. Pour cela, il faut leur demander le temps qu’ils auraient besoin pour finir leurs missions intégralement.
Ainsi, pour chaque poste, on a une idée précise du temps estimé par le ou les concernés. C’est à la suite de cette concertation avec tous les collaborateurs qu’on peut évaluer un temps de livraison objectif.
4. Agencer les actions à mener de façon chronologique
Cette partie du rétro planning doit se faire de manière astucieuse et coordonnée. L’objectif est d’éviter le blocage de la chaîne parce qu’une tâche serait trop en avance ou en retard sur une autre. L’identification des actions interdépendantes est la première chose à réaliser.
Après avoir listé toutes les actions à mener du début de projet jusqu’à la fin, il faudra effectuer un autre agencement. Les tâches qui peuvent être réalisées en partant depuis la fin du projet seront répertoriées en premier lieu. Et ainsi de suite jusqu’à celles du début du projet. C’est le principe de la planification inversée.
Le diagramme de PERT, une solution d’organisation chronologique
Le diagramme PERT (Program Evaluation and Review Technic) est un excellent outil pour avoir une vue large de l’agencement des tâches. En image un projet planifié avec le diagramme PERT :
L’organisation des tâches avec ce diagramme est très efficace. Sous forme de réseau, on visualise les connexions entre les différents niveaux d’exécution, avec les temps impartis et les interdépendances. Avec cet outil, on arrive à une évaluation des délais optimisés pour chaque partie du projet. Il permet notamment de construire le diagramme de Gantt qui sera utile pour la suite du rétroplanning projet.
5. Élaboration du rétroplanning sur un diagramme
Selon l’avis des spécialistes, le diagramme de Gantt est un outil incontournable pour mieux gérer un projet. On peut y insérer selon l’organisation la date de clôture du projet et les différentes tâches. Un exemple de retroplanning réalisé sur un projet dans le BTP :
Ce diagramme comprend les différentes phases de la réalisation des travaux. Celles-ci sont scindées en trois grandes tâches et plusieurs sous-tâches. À savoir, la partie Automatisme, la partie Mécanique et la partie Génie civil. Puis à droite, on a les délais en semaines pour chaque tâche et sous-tâche.
Outils pour mettre en place un rétroplanning
Il est possible de réaliser un rétroplanning avec un logiciel en ligne comme monday.com mais également avec Excel. On vous explique d’ailleurs cela en vidéo :
Créer un rétroplanning avec un logiciel en ligne
Pour élaborer un rétroplanning efficace, divers logiciels sont à votre disposition. Les plus reconnus incluent monday.com, Wrike, Asana, et ClickUp.
Ces plateformes proposent des fonctionnalités sophistiquées pour la planification et la gestion de projet, telles que la création de rétroplannings interactifs et la représentation des tâches en diagrammes de Gantt.
monday.com, par exemple, vous permet de générer des tableaux de rétroplannings avec des chronologies interactives qui s’adaptent au progrès des tâches. Il offre aussi une représentation en diagramme de Gantt, simplifiant la gestion des délais et des ressources.
Asana, quant à lui, facilite l’organisation du rétroplanning en vous permettant de spécifier la date limite et la date de commencement du projet, ainsi que les différentes étapes et la durée des tâches. Ceci offre une vue d’ensemble précieuse pour effectuer les ajustements nécessaires en cours de projet.
Créer un rétroplanning avec Excel
Une autre façon classique mais aussi efficace est d’utiliser Excel.
Pour l’utiliser, il vous suffit de remplir les colonnes de gauche avec les tâches, les responsables et les états correspondants.
Il faut indiquer combien de temps vous allez consacrer à chaque tâche pour créer votre diagramme de Gantt.
Ce document doit être adapté en fonction de votre projet, de vos délais et d’autres éléments qui pourraient influencer votre planification.
Vous pouvez utiliser notre modèle de rétroplanning gratuit que vous pouvez modifier selon votre besoin.
Les conseils pour réussir la mise en place d’un rétroplanning
Il est conseillé de placer des niveaux de contrôle dans le rétroplanning projet pour s’assurer que tout se passe comme prévu. L’idéal serait d’effectuer des contrôles à chaque étape des tâches principales. Il ne faut pas non plus être pessimiste, ni trop optimiste tout au long de l’élaboration du projet. L’essentiel est de se conformer au planning intégré dans le diagramme.
En fonction des niveaux de difficulté du projet, il faut prévoir une date de début en adéquation avec le deadline prévu. Par la suite, faire une estimation pour savoir si elle est tenable dans les délais. Il faut éviter aussi toute influence, autant du client que des donneurs d’ordres pour fixer les dates. Ces délais doivent être communiqués en toute objectivité selon le calendrier prévu.
Ne tardez pas à appliquer ces recommandations et lancez-vous dans la création de votre rétroplanning dès aujourd’hui pour réaliser vos objectifs !
Passionné par le web et l’entrepreneuriat, j’ai fondé Digitiz en 2016. Mon objectif est de vous transmettre mon expérience et de pouvoir vous faire gagner du temps dans le choix de vos outils.