Dernière modification le 13 octobre 2023 par Loïc Frissard

Dans la conduite de projet, la gestion efficace du temps est essentielle pour atteindre les objectifs fixés. Pour permettre aux entreprises de planifier et de suivre en temps réel les avancées d’un projet, il existe une multitude de solutions logicielles dédiées à cet effet, notamment le rétroplanning, l’outil incontournable pour la gestion des projets dont la date butoir ne peut être modifiée.

Découvrez dans cet article notre sélection des 10 meilleurs outils de rétroplanning en ligne pour simplifier votre quotidien.

Pourquoi opter pour le rétroplanning ?

Le rétroplanning, aussi connu sous l’appellation « échéancier à rebours », est une méthode qui consiste à travailler à partir de la date de fin d’un projet (ou d’une étape) pour remonter dans le temps jusqu’à la date de début. De cette manière, on identifie au mieux les différentes tâches à accomplir, ainsi que leur durée et les ressources nécessaires, en se focalisant sur le respect des délais prévus.

Cette approche a pour principal avantage de mettre en valeur les priorités et interdépendances entre les différentes actions, afin d’optimiser la gestion du temps et éviter les couacs liés à une mauvaise ventilation des responsabilités. En d’autres termes, il est question de bien articuler la réalisation du contenu du projet avec la prise en compte du facteur temps.

Les 10 meilleurs outils de rétroplanning

1. monday.com

monday rétroplanning

Outil de rétroplanning en ligne, monday.com est la solution idéale pour collaborer de manière flexible. Complète et ergonomique, elle vous permet de créer des tableaux de bord personnalisés pour suivre les tâches, les délais ainsi que les responsabilités de chaque membre de votre équipe. 

Avec monday.com, vous avez la possibilité de créer un rétroplanning avec des timelines dynamiques qui évoluent en fonction de l’avancée des tâches. D’ailleurs, vous pouvez l’afficher sous forme de diagramme de Gantt, ce qui vous permet d’avoir une vision d’ensemble de votre projet, avec une vue des échéances. Monday.com est sans aucun doute un outil complet, pratique et ergonomique avec pour fonctionnalités clés : la gestion des tâches, les calendriers partagés, la collaboration en temps réel.

2. Wrike

Wrike est un outil de rétroplanning intuitif, hébergé sur le Cloud, plébiscité pour sa polyvalence et sa robustesse. Il se concentre surtout sur l’optimisation de la collaboration transformant ainsi la façon de travailler de vos équipes pour une meilleure productivité. Il est indubitablement une solution de choix qui propose la création de rétroplanning clair pour une bonne maîtrise des tâches.

D’ailleurs, il offre des fonctionnalités avancées telles que le suivi du temps, la gestion des ressources, la gestion des tâches, la personnalisation des flux de travail en fonction des besoins du projet, les diagrammes de Gantt, etc. Wrike est une solution intéressante pour les entreprises qui gèrent plusieurs projets à la fois la possibilité en leur permettant de créer des tâches récurrentes.

3. Google Sheets

Template rétroplanning

Google Sheets est un outil de rétroplanning efficace, mais surtout gratuit et accessible pour ceux qui recherchent une approche simple pour la gestion de projets. Pour y accéder, il suffit d’avoir un compte Google. Son interface est familière pour de nombreux utilisateurs, ce qui rend la création de rétroplanning facile et intuitive. À ce propos, nous avons conçu un modèle de rétroplanning prédéfini pour personnaliser rapidement votre propre tableau de planification.

Avec Google Sheets, vous pouvez créer des feuilles de calcul en ligne, définir des dates de début et de fin, attribuer des responsabilités, lister et sectionner les différentes parties du projet, organiser chronologiquement les actions à réaliser, suivre les étapes clés de votre projet, analyser rapidement des données grâce aux suggestions de formules, et bien évidemment collaborer en temps réel avec les membres de votre équipe.

4. Clickup

Si vous êtes à la recherche d’une solution qui centralise toutes les fonctions collaboratives, alors Clickup est fait pour vous. Outil de rétroplanning tout-en-un qui combine la gestion de projet, la gestion des tâches et la communication en équipe, il se distingue par sa flexibilité et sa personnalisation poussée.

Il propose de nombreuses fonctionnalités, notamment des tableaux Kanban, des diagrammes de Gantt, un suivi du temps, et même des intégrations avec vos outils préférés. En outre, il offre plusieurs templates dont vous pouvez vous en servir pour mettre en place votre projet. Pour une meilleure gestion de vos tâches, vous pouvez le synchroniser en temps réel avec vos calendriers Google, Apple ou encore Outlook.

5. Jira

Jira planning

Développé par Atlassian, Jira est une solution de gestion de projet polyvalente, axée sur la méthodologie Agile. Si cet outil de rétroplanning est particulièrement prisé dans le monde du développement logiciel, il peut tout à fait être utilisé pour la gestion de projet en général. Il se démarque par sa capacité à organiser et à rationaliser les projets, à favoriser la collaboration, à améliorer la visibilité des tâches et à permettre une gestion proactive des problèmes.

En termes de fonctionnalités, Jira a tout pour répondre et vous aider à travailler efficacement : gestion de sprint, création de tâches, suivi des problèmes, création de tableaux Kanban et des tableaux de bord Scrum, personnalisation des workflows et intégrations avec d’autres outils métier.

6. Asana

Asana est le gestionnaire de tâches collaboratif numéro 1 axé sur la productivité. Il convient non seulement aux startups, mais également aux entreprises de toute taille. Il s’agit d’un outil de rétroplanning robuste, très apprécié pour son interface épurée et conviviale, ainsi que pour ses options de personnalisation.

Asana offre une gamme complète de fonctionnalités telles que la gestion des tâches, la création de listes de vérification, l’analyse de dépendance entre les tâches ainsi que des options de collaboration en temps réel qui facilitent la communication au sein de votre équipe. Pour aider cette dernière à mettre en place plus rapidement de nouveaux projets, Asana propose des modèles de projet prêts à l’emploi qui vous permettent de gagner du temps.

7. Microsoft Project

Microsoft Project retroplanning

Solution de gestion de projet de premier plan, Microsoft Project convient particulièrement aux grandes entreprises, car elle a la capacité de gérer des projets complexes, avec des équipes nombreuses et des ressources compliquées. Sa puissance et sa compatibilité avec d’autres outils Microsoft tels qu’Excel, SharePoint et Teams, est sans aucun doute l’un de ses principaux atouts. En effet, c’est un logiciel robuste qui dispose de fonctionnalités avancées pour la planification, la gestion des ressources et le suivi des projets.

Par ailleurs, avec Microsoft Project, évaluer la charge de travail, budgéter les coûts et générer des rapports détaillés sur l’avancée des projets n’ont jamais été aussi faciles, ce qui en fait de cet outil un excellent choix pour la réussite de vos initiatives.

8. Zoho Projects

Figurant par les meilleurs outils de rétroplanning en ligne, Zoho Projects est un logiciel de planification de projet facile à utiliser dont les fonctionnalités répondent à tous les aspects du processus de gestion de projet. En tant que solution complète, il dispose des fonctionnalités indispensables pour permettre à votre équipe de planifier efficacement des projets, de suivre leur progression en temps réel, mais surtout de les exécuter sans effort : gestion de tâches, contrôle du temps, gestion des ressources, etc.

S’équiper d’un outil comme Zoho Projects est très avantageux pour votre équipe, car ce dernier favorise le travail collaboratif grâce à sa messagerie instantanée intégrée. D’ailleurs, il permet de gérer un gros projet en sections gérables, de mettre en place des diagrammes de Gantt et de visualiser les dépendances existantes entre les tâches.

9. Bubble Plan

Bubble Plan Gantt

Logiciel 100% français, BubblePlan est une excellente option pour ceux qui recherchent une approche visuelle de la gestion de projet. Outil de rétroplanning simple et complet, il se distingue par ses diagrammes interactifs, sa prise en main facile et son interface intuitive.

Disposant de nombreuses fonctionnalités, BubblePlan vous permet de créer des rétroplannings clairs et élégants, des diagrammes de Gantt, des tableaux de bord ainsi que des cartes de projet pour une visualisation optimale, mais également de suivre en temps réel les étapes clés et l’avancement de votre projet. Pour aller plus loin, il intègre d’autres fonctionnalités essentielles au pilotage et au travail collaboratif pour répondre à tous besoins métier.

10. Freedcamp

Freedcamp est un outil de rétroplanning simple et convivial qui convient particulièrement aux petites équipes ainsi qu’aux projets de petites envergures. Bien qu’il n’offre que les fonctionnalités de base de la gestion de projet telles que la gestion des tâches, les calendriers partagés, l’assignation et la personnalisation des tâches et des sous-tâches, une to-do list, la gestion des deadlines, la discussion en équipe, la création de diagrammes de Gantt, etc. vous pouvez effectivement le compléter avec des modules CRM.

Simple et évolutif, avec une interface par glisser-déposer, Freedcamp vous donne la possibilité de mettre en place des jalons, de suivre efficacement le temps passé sur chaque projet et de vous synchroniser avec votre agenda Google.

Les étapes clés pour établir un bon rétroplanning

Définir le périmètre et les objectifs du projet

Avant de vous lancer dans la conception du rétroplanning, il est crucial de bien cerner les contours de votre projet : quel est son but ? Quelles sont les étapes nécessaires pour y parvenir ? Identifiez clairement les livrables attendus et assurez-vous que toutes les parties prenantes partagent la même compréhension des enjeux.

Lister les tâches à accomplir

Une fois le cadre posé, procédez à un inventaire exhaustif des tâches à mener pour mener le projet à bien. N’hésitez pas à détailler chaque action en sous-tâches si besoin, afin de faciliter leur assignation aux différents membres de l’équipe et d’affiner leur estimation en termes de durée.

Estimer la durée des différentes actions

Pour chaque tâche identifiée, évaluez le temps nécessaire pour sa réalisation. Veillez à prendre en compte les spécificités de chaque action (complexité, niveau de compétence requis, etc.) et les contraintes pouvant impacter leur bon déroulement (disponibilité des ressources humaines ou matérielles).

Déterminer l’ordre logique des tâches et leur interdépendance

Afin d’avoir une gestion optimale du temps et des priorités, il est important de définir les relations d’interdépendance entre les différentes actions. Il peut s’agir de tâches se succédant (A doit être achevée avant que B puisse être entamée), parallèles (A et B peuvent être réalisées simultanément) ou conditionnelles (si A est terminée, alors B peut démarrer).

Assigner les responsabilités et déterminer les ressources nécessaires

Répartissez les tâches auprès des responsables concernés en veillant à respecter les compétences de chacun et leur disponibilité. N’oubliez pas non plus d’estimer les ressources matérielles requises (outils, budget, etc.) pour chaque action, afin de garantir un suivi fluide du projet.

Construire le rétroplanning à proprement parler

Une fois toutes ces informations collectées, il ne vous reste plus qu’à établir le rétroplanning en partant de la date de fin souhaitée pour remonter jusqu’à l’étape initiale. Utilisez un outil adapté (tableur, logiciel spécialisé) pour y consigner les éléments suivants : dates clés du projet, libellé des actions, durées estimées, interdépendances, responsables assignés et ressources allouées.

Adapter et mettre à jour régulièrement le rétroplanning

Enfin, gardez en tête que le rétroplanning n’est pas une planification figée et doit être constamment ajusté aux aléas rencontrés au cours du projet. La réussite d’un projet repose sur une actualisation fréquente et méthodique de votre rétroplanning, ainsi que sur la communication avec l’ensemble des parties prenantes concernées. Plus vous saurez anticiper les imprévus et mieux vous pourrez adapter votre planification en conséquence.

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