Les contrats électroniques ont révolutionné la façon dont les transactions juridiques sont effectuées. En abandonnant les méthodes traditionnelles basées sur le papier, ces contrats numériques offrent une alternative moderne, efficace et sécurisée. Grâce à des plateformes en ligne, ils permettent de créer, de signer et de gérer des accords légalement contraignants de manière rapide et pratique, sans contraintes géographiques.
Cette transition présente de nombreux avantages, tels que des gains de temps considérables, des économies de coûts, une amélioration de la sécurité et de la confidentialité des informations, ainsi qu’une facilitation de la collaboration et de l’intégration avec d’autres outils numériques. Entre productivité et efficacité, retrouvez dans cet article les raisons pour lesquelles il est essentiel de passer aux contrats électroniques.
Sommaire
Qu’est-ce qu’un contrat électronique ?
Comme son nom l’indique, un contrat électronique est un contrat signé ou conclu entre les parties signataires par voie électronique. Il se fait donc à l’aide d’un outil dédié. En principe, il conserve toutes les caractéristiques de base du contrat classique, mais avec quelques spécificités. Contrairement à ce dernier, le contenu de l’accord est recueilli dans un fichier numérique plutôt que dans un document papier et le consentement des parties est matérialisé par la signature électronique.
Du point de vue du droit, la signature électronique permet de garantir la valeur des contrats électroniques. En effet, elle est régie dans l’UE par le règlement eIDAS et est reconnue par le Code civil français, ce qui lui confère une pleine valeur juridique. Il existe différents types de contrats électroniques, catégorisés en fonction des parties concernées (contrat électronique commercial ou de consommation), selon le mode d’exécution (contrat électronique direct ou indirect), selon son objet (contrat de bien ou de prestation) et conformément à la forme de manifestation de la volonté (contrat électronique pur ou mixte).
Contrats électroniques et logiciel de gestion de contrats
Lorsqu’une entreprise passe à la digitalisation de ses activités, elle a recours à des solutions numériques. Le logiciel de gestion de contrats est l’outil par excellence pour aider les entreprises à gérer leurs contrats plus efficacement. Indispensable au quotidien, il répond aux besoins des différents services d’une société et permet d’automatiser bon nombre de processus internes depuis la création de contrats jusqu’à leur gestion en passant par l’édition et la signature.
Compte tenu des différents outils proposés sur le marché, il est important de bien choisir son logiciel de gestion de contrats. Un bon logiciel est facilement reconnaissable par les fonctionnalités proposées. Avec Oneflow par exemple, vous pouvez créer, éditer, signer, stocker, et suivre les contrats depuis un seul endroit. Veillez donc à opter pour un outil intuitif, collaboratif, conforme eIDAS et qui peut s’intégrer avec vos outils métiers afin d’optimiser votre workflow. En effet, un bon logiciel de contract management récupère les données nécessaires dans votre CRM et les ajoute automatiquement à votre contrat. Plus besoin de naviguer entre différents logiciels, car tout se fait dans votre CRM ou ATS.
Passer aux contrats électroniques : quel intérêt pour l’entreprise ?
Comme les contrats font partie intégrante de la vie des affaires, de plus en plus d’entreprises se tournent vers l’usage des contrats électroniques. Entre créer, dispatcher, archiver les contrats sous format papier et les maintenir consultables, toutes ces tâches s’avèrent épuisantes au fil du temps. En vous adaptant à l’air du temps, vous pouvez profiter de plusieurs avantages compétitifs tout en réalisant d’incroyables retours sur investissement.
Des contrats fiables pour moins de risques
Le contrat est un document de grande importance qu’il doit être rédigé correctement, car les erreurs peuvent coûter cher et entraîner des litiges entre les parties signataires. En effet, les tâches liées à la gestion de contrats sont fastidieuses et répétitives qu’à un certain moment des fautes peuvent survenir. L’automatisation du processus contractuel est ainsi une solution efficace pour réduire les risques d’erreurs.
Comme vos contrats sont stockés dans un même endroit, cela vous assure un meilleur suivi du cycle de vie de ces derniers. D’ailleurs, avec un logiciel de gestion de contrats, vos documents sont bien sécurisés, car il vous revient de définir les règles d’accès en fonction des profils utilisateurs. Quel que soit le problème : retard de signature ou mention à corriger, vous recevez automatiquement des alertes et des notifications, ce qui vous permet de le traiter à tout moment et de façon instantanée. Pour éviter les ajouts non désirés, vous pouvez également activer l’option de verrouillage.
Un gain de temps et de productivité
Les contrats électroniques sont une vraie aubaine pour les entreprises. Imaginez le temps qu’on devait consacrer aux tâches administratives avant la dématérialisation des documents ! Créer des contrats, effectuer les négociations, apporter des modifications, passer à la signature, les consulter, les trier puis les reclasser sont des opérations chronophages et complexes qui prennent énormément de temps. En automatisant le processus, finis les longues attentes liées au téléchargement, à l’impression et à la numérisation des contrats sur papier. Non seulement vous gagnez plus de temps, mais vous pouvez surtout vous consacrer sur des tâches à forte valeur ajoutée, ce qui améliore votre productivité.
Un cycle de vente accéléré
Comme précisé plus haut, créer un contrat classique n’est pas toujours simple et prend plus de temps que l’on ne croit. Entre les différentes clauses et les mentions spécifiques à intégrer, il ne faut jamais se précipiter. Pourtant, l’utilisation de contrats électroniques accélère ce processus. Les contrats sont numérisés, et sont disponibles presque immédiatement. D’ailleurs, toutes les parties signataires peuvent accéder à une version en ligne du contrat, y apporter des modifications et le suivre en temps réel, ce qui réduit considérablement les temps d’attente et accélère les processus contractuels.
Une expérience utilisateur et client améliorée
Il n’est pas toujours plaisant pour les parties d’envoyer, de signer et de renvoyer le contrat. C’est un processus répétitif qui peut s’avérer pénible et inintéressant, surtout en affaires. Pour le rendre plus engageant, rien de mieux que de passer par un logiciel de contract management. Avec cet outil, vous pouvez rendre le processus plus simple. S’ajoute à cela son interface conviviale pour une meilleure expérience utilisateur. D’ailleurs, pourquoi ne pas ajouter des vidéos à vos contrats dans lesquelles vous expliquez en détail l’accord à votre contrepartie ? Cela est indubitablement un excellent moyen pour le rendre attrayant.
En conclusion, les contrats électroniques représentent une avancée significative dans le domaine des transactions juridiques. Leur adoption offre des avantages indéniables en termes de rapidité, d’efficacité et de sécurité. En passant aux contrats électroniques, vous pouvez économiser un temps précieux en évitant les délais postaux et les procédures administratives longues et fastidieuses. De plus, vous réduisez les coûts liés à l’impression, à l’expédition et au stockage de documents physiques. La sécurité des informations est renforcée grâce à des mesures de protection numériques et à la traçabilité des actions effectuées sur les contrats. Enfin, l’intégration aisée avec d’autres outils numériques facilite la collaboration et optimise les processus commerciaux. En adoptant les contrats électroniques, vous embrassez une approche moderne et efficace pour mener à bien vos transactions, en vous positionnant avantageusement dans un monde de plus en plus numérique.
Passionné par le web et l’entrepreneuriat, j’ai fondé Digitiz en 2016. Mon objectif est de vous transmettre mon expérience et de pouvoir vous faire gagner du temps dans le choix de vos outils.