La gestion électronique de documents est un système informatique qui assure la prise en charge de l’ensemble des contenus d’une entreprise. Elle se présente comme une meilleure alternative à l’ère du numérique, dans un contexte où l’efficacité est constamment recherchée. Avec un tel système vous gagnez en efficacité, en sécurité, et en gouvernance de l’information. La GED apporte de nombreux bénéfices et devient un élément clé d’un système d’information moderne et sécurisé. Focus!
Sommaire
Le gain de temps et l’efficacité opérationnelle
Le temps moyen journalier de recherche d’un fichier sans référentiel unique est estimé entre 30 minutes et 1 jour. Grâce à une gestion documentaire électronique au sein de votre entreprise, vous gagnez en temps et vous facilitez le travail quotidien de vos collaborateurs. Avec la GED, la recherche et la consultation des documents sont plus rapides et vos collaborateurs peuvent se concentrer sur leurs principales missions. Elle est dotée de fonctionnalités de recherche avancées pour trouver rapidement des contenus (documents, images, …) en saisissant des mots-clés précis ou bien au travers une recherche intelligente plein texte.
Ce système informatique garantit une efficacité opérationnelle parce qu’elle vous permet de mieux organiser et de stocker vos fichiers. Son rôle est de centraliser les documents, de les structurer et de les classer sur la base d’un plan bien défini. Ainsi, vous disposez d’un point d’accès unique pour les documents importants de l’entreprise et vous réduisez les tâches chronophages pour les collaborateurs.
Cela supprime les opérations répétitives et engendre une automatisation des processus métiers, une indexation et un classement des documents. Vous centralisez l’ensemble des fichiers, peu importe leur provenance (courriers papier, documents numériques, mails, applications métiers). En outre, ceux-ci sont consultables à tout moment et cela favorise la mobilité des flux de travail et évite le ralentissement de la chaîne de production.
La réduction des coûts et une productivité accrue
La gestion électronique des documents permet de réduire considérablement les coûts liésà l’achat de consommable (papier, encre, …) ou aux matériels de stockage. Vous réduisez l’usage des supports physiques de rangement et vous profitez de plus d’espace dans les locaux de votre entreprise.
L’augmentation de la productivité est l’un des principaux moteurs pour la mise en place d’un système de GED au sein de votre entreprise
La GED favorise l’engagement de vos collaborateurs, les motivant davantage dans leur travail. En leur fournissant un système informatique efficace, vous facilitez leur quotidien, les incitant à donner le meilleur d’eux-mêmes. Comme mentionné précédemment, la GED permet à vos collaborateurs de se concentrer sur des tâches à forte valeur ajoutée. Elle peut même s’intégrer harmonieusement avec d’autres logiciels déjà en place dans l’entreprise, automatisant ainsi les processus de travail et simplifiant la vie de vos salariés.
Avec ce système informatique, les informations sont accessibles même à distance, favorisant ainsi une meilleure collaboration entre vos employés. Il offre des fonctionnalités de révisions et de commentaires, afin de travailler sur un même document. Vos salariés partagent ainsi des informations de manière fluide, créant une synergie grâce à cet outil de communication interne. Les procédures de travail sont rationalisées, aboutissant à une augmentation du rendement des équipes, à court et à long terme.
La sécurité et la confidentialité des documents
La mise en place d’un logiciel de GED au sein de votre entreprise est essentielle pour la sécurité de vos fichiers. Ce système informatique offre plusieurs niveaux d’accès que vous pouvez personnaliser en fonction de la structure organisationnelle de votre société. Ainsi, vous restreignez l’accès aux documents aux seuls collaborateurs autorisés, tout en suivant les différentes modifications apportées à ces fichiers. La gestion électronique permet une meilleure traçabilité des actions effectuées sur les documents et vous aide à vous conformer aux exigences légales.
La GED garantit que votre entreprise se conforme aux normes en matière d’horodatage, de délais de traitement, de durée de conservation et de confidentialité des données. De plus, ce système informatique réduit les risques de perte ou de destruction des fichiers importants de la société. Les sauvegardes sont effectuées régulièrement, ce qui permet d’actualiser votre base de données en temps réel et éviter toute perte due à une mauvaise manipulation.
Un engagement éco-responsable
Les questions relatives à la protection environnementale sont d’actualité et de plus en plus d’entreprises orientent leur politique interne sur cet axe. Dès lors, en mettant en place une gestion électronique dans votre entreprise, vous prenez un engagement éco-responsable. Cela témoigne de la volonté de votre société à participer à la préservation de la nature en se tournant vers des alternatives digitales. La GED vous permet de ne plus recourir aux tonnes de papiers qui polluent l’environnement, donc de réduire la production de déchets.
La GED favorise l’économie des ressources et, par la même occasion, contribue à la réduction des émissions de carbone grâce au processus documentaire électronique. Un engagement écologique améliore votre image de marque, renforçant votre réputation auprès des clients. Vous vous démarquez de la concurrence et vous renforcez votre notoriété sur le marché, ce qui constitue évidemment un levier de croissance.
La Gestion Electronique de Documents représente bien plus qu’un simple outil informatique au sein de votre entreprise. Elle est un catalyseur de changement, favorisant la réduction des coûts, l’augmentation de la productivité, la sécurité des documents, et un engagement éco-responsable. En adoptant la GED, vous investissez dans l’avenir de votre entreprise, en créant un environnement de travail plus efficient, respectueux de l’environnement, et en renforçant votre position sur le marché.
Passionné par le web et l’entrepreneuriat, j’ai fondé Digitiz en 2016. Mon objectif est de vous transmettre mon expérience et de pouvoir vous faire gagner du temps dans le choix de vos outils.