Comment bien préparer et organiser une visioconférence

La visioconférence est une solution permettant aux équipes de garder le contact, malgré la dispersion géographique. Cet outil donne la possibilité de maintenir le lien entre les collaborateurs en télétravail ou basées dans des bureaux délocalisés. Il apporte une touche humaine aux réunions effectuées à distance, à l’instar des appels téléphoniques et des e-mails. Focus sur les conseils à appliquer pour s’assurer du bon déroulement de votre visioconférence.

Choisir le bon outil de visioconférence

La première étape indispensable à la préparation de votre visioconférence est le choix de l’outil de communication à utiliser. Il est essentiel de sélectionner la solution de visioconférence adaptée à votre organisation, parmi la multitude de propositions disponibles.

Le premier critère de choix dépend du nombre de participants à la réunion. Sélectionnez l’outil en fonction du nombre d’employés dans votre entreprise ou votre service. La plateforme idéale est celle adaptée aux entretiens individuels, mais également pour vos assemblées générales. Considérez la localisation de vos équipes et veillez à ce que le logiciel ou le site leur soit accessible.

Afin que votre visioconférence se déroule bien, optez pour un outil dont la qualité du son et de l’image est optimale. Il est indispensable que cette dernière soit nette et claire et que les participants puissent bien s’entendre lors de la réunion.

Pour des visioconférences efficaces, veillez à ce que votre outil soit muni des fonctionnalités basiques telles que :

• Une option d’enregistrement automatique ;
• Des fenêtres de discussions privées et publiques ;
• La prise de notes en direct ;
• Le partage d’écran et de documents ;
• Etc.

En fonction de vos besoins, vous pouvez vous tourner vers des outils plus innovants qui proposent des options plus avancées. Il est également important d’opter pour une plateforme sécurisée pour contrôler les accès à vos réunions et à vos données.

Enfin, choisissez un outil compatible avec les systèmes d’exploitation utilisés par vos équipes ou vos collaborateurs. Et ce, afin que vos interlocuteurs puissent l’installer et y avoir accès facilement.

Vérifiez que vos appareils et dispositifs fonctionnent correctement

Avant de préparer la visioconférence, prenez le temps de vérifier le bon fonctionnement de votre équipement. Pour cela, il vous faut :

• Une webcam : celle intégrée à votre ordinateur est généralement adaptée pour des visioconférences occasionnelles. Toutefois, si sa résolution laisse à désirer, il est recommandé d’investir dans une caméra de qualité ;
• Un micro : vous pouvez utiliser celui déjà intégré à votre ordinateur ou vous en procurer un autre ;
• Un casque : il est conseillé de choisir des écouteurs performants ou un casque. Ces dispositifs inhibent les bruits externes afin de mieux vous concentrer.

Il faut que vous vous assuriez de la stabilité de votre connexion internet. Il est recommandé d’effectuer des tests au préalable afin de vérifier que votre matériel et votre connexion fonctionnent correctement.

Préparez la réunion en avance

Comme une réunion physique, la visioconférence nécessite une préparation à l’avance. L’organisateur doit définir les objectifs et les points à aborder, inviter les participants et veiller au bon déroulement de la réunion.

Définissez les objectifs de la réunion

Afin que votre visioconférence soit efficace et fructueuse, il est important de définir vos objectifs en amont. Afin que la réunion ne s’étale pas et que les échanges ne s’éparpillent pas, il faut établir un ordre du jour. Préparez votre réunion quelques jours à l’avance en listant les thèmes à évoquer par ordre d’importance. Cela vous permet de vous concentrer sur l’objectif de la conférence en évitant d’aborder d’autres sujets.

Après avoir fixé clairement les objectifs ainsi que les éléments à aborder, établissez un ordre du jour détaillé. Prenez des notes et gardez-les sous vos yeux lors de la réunion pour rester concentrer sur l’essentiel. Pour être plus efficace, préparez l’ordre du jour dans un document à partager aux participants quelques jours avant le séminaire. Cela permet à chacun de bien se préparer et d’être plus réactif durant la visioconférence.

Sélectionnez et invitez les participants individuellement

En tant qu’organisateur, vous avez la responsabilité d’inviter les participants et de leur donner accès à la plateforme de visioconférence. Il est essentiel de ne solliciter la présence que de ceux qui sont concernés par les thèmes préalablement définis.

Avant de définir le jour et l’heure pour la visioconférence, vérifiez la disponibilité de chaque participant. Envoyez une invitation à chacun au préalable avant le jour J. Ceux qui ne sont pas libres à la date donnée proposeront un autre créneau à faire valider à l’ensemble de l’équipe.

Afin de vous simplifier la tâche, vous pouvez recourir à un logiciel de planification de rendez-vous. Les invités sélectionnent les dates qui leur conviennent et l’outil planifie automatiquement la réunion selon les disponibilités de chacun.

Envoyez une invitation à chaque participant la veille de la réunion afin de leur rappeler les horaires. Accompagnez ce courrier de la liste des intervenants ainsi que du document présentant les objectifs et les sujets à aborder. Envoyez-leur également le lien de la visioconférence ainsi qu’un document sur les règles de bonnes conduites à adopter.

Optez pour un environnement calme et neutre

La réussite de votre réunion virtuelle repose en grande partie sur l’endroit où vous l’organisez. Bien que les échanges se fassent à distance, il est important de choisir un environnement propice à la productivité. Optez pour un lieu calme et lumineux.

Si vous travaillez chez vous, évitez les pièces ouvertes de la maison comme le salon, la cuisine, etc. Préférez une pièce verrouillée et isolée, à l’écart de toute distraction pouvant nuire à votre concentration. Le lieu où vous vous trouvez doit vous permettre d’être entendu et d’entendre clairement vos interlocuteurs.

Pour ce qui est de l’aspect visuel, optez pour un endroit neutre et lumineux. Installez-vous dans une pièce éclairée par la lumière naturelle. Le cas échéant, disposez votre ordinateur sous un éclairage léger qui illumine votre visage, sans agresser vos yeux. Pour l’arrière-plan, un mur sans motif ou revêtement est l’idéal pour ne pas distraire vos interlocuteurs.

Choisissez des vêtements simples

Pendant une visioconférence, il n’est pas nécessaire de porter une tenue spéciale. Toutefois, il est déconseillé de se présenter dans une tenue trop décontractée afin de préserver le professionnalisme de la réunion. Optez pour des habits simples, correspondant au code vestimentaire de votre entreprise. Il est recommandé de choisir des vêtements neutres, adaptés pour une journée de travail. Évitez les motifs, les couleurs flashy, les carreaux ou encore les rayures qui peuvent perturber l’image à l’écran.

Le déroulement de la visioconférence

La réunion en visioconférence se déroule comme un rassemblement classique. La ponctualité est l’une des règles essentielles à respecter afin de veiller au bon déroulement de l’échange. Veillez à revérifier votre matériel 15 minutes avant l’heure donnée afin de vous assurer que tout est en place. Ajustez votre webcam pour que votre visage soit clairement visible. Enfin, installez-vous confortablement en attendant que les autres participants se manifestent.

Assurez-vous que tous les participants soient à leur aise

Une fois que tous les participants ont accès à la plateforme, vous pouvez commencer en vous introduisant. Invitez chacun à s’identifier et demandez-leur comment ils vont. Cela permet de mettre vos interlocuteurs à l’aise et de débuter la réunion dans une atmosphère conviviale. Il est également indispensable de demander si chacun entend et voit bien ce qui se passe à l’écran.

Débutez la réunion par un bref rappel des objectifs et de l’ordre du jour. Énumérez les points à aborder et rappelez aux participants les règles à suivre pour le bon déroulement de la visioconférence. Une fois toutes ces étapes achevées, vous pouvez en venir à l’essentiel.

Soyez attentif au langage corporel

Lors d’une visioconférence, le langage corporel et l’attitude sont d’une grande importance. En effet, une réunion virtuelle met beaucoup plus en valeur la communication visuelle que verbale.

Il est alors conseillé d’agir tel que vous le feriez si vous étiez sur votre lieu de travail. Gardez une attitude professionnelle et sérieuse tout au long de l’échange afin de captiver l’attention de vos interlocuteurs. Pour ce faire, parlez de manière claire et assurée, tout en écoutant attentivement les autres. Gardez toujours un contact visuel avec vos invités lorsque vous prenez la parole. Pour ce faire, réglez la caméra afin que vos yeux soient bien visibles.

Laissez la parole à chacun des participants

La gestion de la prise de parole est essentielle lors d’une visioconférence. Il est important de laisser tous vos interlocuteurs s’exprimer, en établissant des règles de prise de parole. En tant qu’organisateur et animateur de la réunion, vous êtes chargé de gérer les échanges et d’optimiser leur fluidité.

Vous pouvez utiliser un outil muni d’une fonction « Lever la main » afin d’éviter les prises de parole simultanées. Les participants peuvent également recourir aux fenêtres de discussion afin de ne pas couper l’échange.

Lors d’une réunion virtuelle, il est conseillé de demander aux participants de couper leurs micros lorsqu’ils ne prennent pas la parole. Cela permet d’éviter les bruits de fond qui peuvent perturber la concentration de l’équipe.

Limitez la durée de la réunion

Une réunion en visioconférence dure 45 minutes en moyenne. Et pour cause, le niveau de concentration des participants peut diminuer si elle se prolonge trop longtemps. De la même manière, une réunion trop courte peut être infructueuse, si tous les points ne sont pas correctement abordés. Ainsi, il est primordial de respecter les horaires prévus, tant pour le début de la visioconférence que pour la fin.

L’animateur est chargé de contrôler la durée de la visioconférence. Il est responsable de la gestion du temps accordé à chaque thème et à la prise de parole des participants. Cela permet d’éviter que la réunion ne s’éternise.

Concluez correctement la réunion

Une fois la réunion terminée, il est essentiel de résumer les points abordés, les initiatives prises et les tâches de chacun. Prévoyez une séance de questions-réponses de 10 minutes avant la visioconférence ne s’achève. Les participants peuvent poser leurs questions, en lien avec des thèmes abordés et proposer d’autres points d’amélioration.

Un compte-rendu précis et clair doit être envoyé à tous les participants après la réunion. Il s’agit d’un document regroupant le résumé des débats, des décisions et des stratégies à adopter.