Combien de temps vos équipes passent-elles chaque mois à retrouver un ticket de restaurant froissé au fond d’une poche ? Et votre comptable, à ressaisir des montants et à courir après les justificatifs manquants ?

Un bon logiciel de notes de frais règle ça en quelques gestes : une photo du reçu, une validation sur mobile, puis un remboursement et une écriture comptable qui partent tout seuls. Encore faut-il choisir le bon, car les offres n’ont plus grand-chose à voir entre elles.

Certains sont des spécialistes à quelques euros par utilisateur. D’autres misent tout sur les cartes de paiement, ou greffent les notes de frais à votre comptabilité, votre paie ou votre compte pro. Voici les 12 solutions qui tiennent la route en 2026, avec leurs vrais tarifs et leurs pièges. C’est parti !

En bref, mes recommandations :

• Pennylane pour les indépendants et TPE qui veulent notes de frais et comptabilité au même endroit ;
• PayFit pour rembourser les frais directement sur le bulletin de paie ;
• Odoo pour démarrer gratuitement, sans limite d’utilisateurs ;
• N2F pour un spécialiste français simple, à moins de 10 € par utilisateur ;
• Spendesk ou Pleo pour supprimer les avances de frais grâce aux cartes.

1. Pennylane

Pennylane réunit comptabilité, facturation, compte pro et notes de frais. La fintech parisienne a levé 175 millions d’euros en janvier 2026. Tous les détails sont dans mon avis complet sur Pennylane.

Les fonctionnalités clés de Pennylane :

• Scan des reçus : sur mobile ou sur ordinateur
• Indemnités kilométriques : barème URSSAF, régularisé au changement de tranche
• Cartes de paiement : physiques, virtuelles ou éphémères via le Compte Pro
• Plateforme Agréée : immatriculée en décembre 2025

L’offre gratuite n’inclut pas les notes de frais.

• Essentiel indépendant : 24 € HT par mois
• Essentiel TPE : 49 € HT par mois, pour 2 utilisateurs et 3 salariés
• PME et ETI : sur devis

Mon avis : mon premier choix pour une TPE qui veut tout centraliser avec son expert-comptable. Attention, les notes de frais démarrent au plan Essentiel, et la validation se limite à un niveau hors offre sur mesure.

2. PayFit

PayFit est d’abord un logiciel de paie, choisi par 22 000 entreprises. Son atout : le remboursement arrive directement sur le bulletin de paie. Le reste est détaillé dans mon test de PayFit.

Les fonctionnalités clés de PayFit :

• Scan des tickets : date, montant et TVA remplis automatiquement
• Validation par le manager : en quelques clics
• Remboursement flexible : sur la fiche de paie ou par virement SEPA
• Plafonds de dépenses : par montant ou par catégorie

Pas de version gratuite ni de module vendu seul.

• Module Notes de frais : 3 € par collaborateur par mois, en option
• Paie : 20 € HT par collaborateur + 49 € HT par mois

Mon avis : si vous êtes déjà chez PayFit, activez-le sans hésiter. Sinon, sachez qu’il est facturé sur tout l’effectif, même les salariés sans notes de frais, et qu’il ne fournit aucune carte de paiement.

3. Odoo

Odoo est un ERP belge utilisé par 28 millions de personnes. Prise seule, son application Notes de frais est gratuite à vie, pour un nombre illimité d’utilisateurs. Je présente l’ERP complet dans mon avis sur Odoo.

Les fonctionnalités clés d’Odoo :

• Scan des reçus par IA : photo, glisser-déposer ou transfert par e-mail
• Circuit d’approbation : selon les rôles de chacun
• Refacturation client : une dépense peut être refacturée au lieu d’être remboursée
• Cartes de paiement : physiques et virtuelles via Stripe Issuing

Même en gratuit, le scan IA des reçus consomme des crédits payants.

• Une App Gratuite : 0 €, utilisateurs illimités
• Standard : 19,90 € HT par utilisateur par mois la première année, puis 24,90 €

Mon avis : imbattable pour démarrer sans budget, avec la compta ou le CRM à portée de clic. Bémol : les indemnités kilométriques reposent sur un tarif fixe au kilomètre, pas sur le barème URSSAF.

4. Spendesk

Spendesk est une plateforme française de gestion des dépenses, pensée pour les PME de 50 à 250 salariés. Elle distribue des cartes encadrées par des règles plutôt que de rembourser après coup. Plus de détails dans mon avis sur Spendesk.

Les fonctionnalités clés de Spendesk :

• Cartes illimitées : physiques, virtuelles et à usage unique
• OCR complet : commerçant, montant, devise et TVA extraits
• Indemnités kilométriques : barème français, véhicules électriques compris
• Intégrations : Sage, NetSuite, Xero, Datev et connecteur MCP

Pas d’offre gratuite ni de grille publique.

• Abonnement : forfait fixe sur devis, utilisateurs illimités
• Frais variables : par paiement carte, facture et remboursement

Mon avis : l’outil le plus abouti pour une PME aux nombreuses dépenses terrain. Pour une TPE, le ticket d’entrée et les frais au volume pèsent vite, et son statut de Plateforme Agréée ne couvre que la réception des factures.

5. N2F

N2F est le spécialiste français de la note de frais, édité depuis 2015 dans l’Ain et utilisé par 18 000 entreprises. Pas de compte pro ni de comptabilité ici : l’outil se consacre uniquement aux notes de frais.

Les fonctionnalités clés de N2F :

• Scan intelligent : 96 % de précision annoncée
• Mode hors ligne : l’application fonctionne sans réseau
• Contrôle par IA : doublons et TVA vérifiés automatiquement
• Archivage probant : norme NF Z42-013, hébergement en France

Pas de plan gratuit, seulement un essai.

• Business : 5,10 € HT par mois en annuel, pour 1 utilisateur
• Enterprise : 6,90 € HT par utilisateur par mois en annuel
• Archivage probant : 1,50 € par utilisateur par mois en supplément

Mon avis : le meilleur rapport simplicité-prix pour des notes de frais pures. Avant de signer, notez que l’export vers votre logiciel comptable ou votre paie n’arrive qu’avec l’offre Advanced, sur devis.

6. Qonto

Qonto, le compte pro en ligne aux plus de 600 000 clients, intègre la gestion des dépenses directement dans votre banque. Je le compare aux autres néobanques dans mon comparatif des banques en ligne pro.

Les fonctionnalités clés de Qonto :

• Reçus en photo : rattachés automatiquement à la transaction
• Remboursement rapide : par virement instantané
• Cartes paramétrables : plafonds et règles par collaborateur
• Connexion comptable : plus de 50 logiciels et connecteur MCP

Pas d’offre gratuite, et le plan Basic exclut les notes de frais.

• Smart : 19 € HT par mois en annuel, notes de frais personnelles
• Essential : 49 € HT par mois en annuel, notes de frais d’équipe et indemnités kilométriques

Mon avis : si votre compte pro est déjà chez Qonto, inutile de chercher ailleurs. Prévoyez 39 € HT par mois pour les règles de validation avancées et 10 € par administrateur supplémentaire.

7. Pleo

Pleo, fintech danoise, équipe plus de 40 000 entreprises en Europe. Chaque salarié a sa carte et photographie son reçu : la note de frais disparaît presque. Elle figure aussi dans mon top des cartes virtuelles professionnelles.

Les fonctionnalités clés de Pleo :

• Cartes physiques et virtuelles : compatibles Apple Pay et Google Pay
• Fetch : récupère les justificatifs arrivés par e-mail
• Vérifications par IA : règles de dépenses contrôlées automatiquement
• Indemnités kilométriques : dès le plan Build

Pas de plan gratuit, mais une grille publique, ce qui reste rare ici.

• Start : 8 € HT par utilisateur par mois, sans remboursements ni scan
• Build : 12 € HT par utilisateur par mois en annuel, 3 utilisateurs minimum

Mon avis : très agréable au quotidien. Mais Start ne gère pas vraiment les notes de frais : comptez Build, soit 36 € par mois minimum, plus 0,90 % sur les remboursements directs.

8. Lucca Frais professionnels (ex-Cleemy)

Lucca est un éditeur français de logiciels RH, avec 75 millions d’euros de revenus récurrents fin 2025. Son module Frais professionnels, l’ancien Cleemy, vise les PME et ETI déjà équipées de la suite, que je présente dans mon comparatif des logiciels RH.

Les fonctionnalités clés de Lucca :

• Cartes de paiement gratuites : avec blocage automatique
• Archivage probant : justificatifs numérisés à valeur légale
• TVA récupérable : identifiée sur chaque dépense
• Plus de 15 logiciels comptables : connectés par API

Pas de version gratuite.

• Plus de 100 collaborateurs : 5,81 € HT par déclarant par mois, dégressif
• Moins de 100 collaborateurs : sur devis

Mon avis : un excellent choix si Lucca gère déjà vos absences et vos RH. Il ne couvre pas les voyages d’affaires, et les petites structures devront passer par un commercial pour connaître leur prix.

9. Mooncard

Mooncard est une fintech parisienne bâtie autour de la carte, avec plus de 6 000 clients, secteur public compris. Son terrain de jeu : les dépenses des équipes nomades, carburant compris.

Les fonctionnalités clés de Mooncard :

• Cartes Visa : physiques et virtuelles
• Mooncard Mobility : carte carburant acceptée dans toutes les stations, selon l’éditeur
• Relances automatiques : par SMS ou e-mail si un justificatif manque
• Validation sur 3 niveaux : avec analyse de la TVA

Pas de plan gratuit ni de prix publics.

• Original : sur devis, pour 5 sièges avec une carte chacun
• Hub : sur devis, pour les groupes multi-entités
• Émission de carte : 10 € par carte

Mon avis : idéal pour les flottes et les commerciaux sur la route. Méfiez-vous des options : indemnités kilométriques et dépenses sans carte sont facturées à part. Côté facturation électronique, Mooncard passe par SuperPDP.

10. Payhawk

Payhawk, basée à Londres avec un bureau à Paris, cible les PME et ETI internationales. La plateforme a traité 3,2 milliards de dollars de paiements en 2025, presque deux fois plus qu’en 2024.

Les fonctionnalités clés de Payhawk :

• Cartes Visa : physiques, virtuelles et à usage unique
• Lecture des reçus par IA : dans plus de 60 langues
• Indemnités par pays : kilométriques et journalières
• Comptabilité : Xero, QuickBooks et Exact Online inclus

Pas d’offre gratuite, seulement 7 jours d’essai.

• Growth Program : 149 € par mois pendant 24 mois, 10 cartes et 15 remboursements par mois
• Autres plans : sur devis, sans frais d’implémentation

Mon avis : le bon choix si vos équipes dépensent dans plusieurs pays et devises. Le Growth Program reste très plafonné, et les connecteurs NetSuite, Dynamics ou Sage Intacct sont payants.

11. Medius Expense (ex-Expensya)

Expensya, startup tunisienne rachetée par le suédois Medius en 2023, devient Medius Expense, avec une bascule définitive le 30 septembre 2026. Même produit, pensé pour les ETI et les grands groupes comme OVHcloud ou Crédit Agricole.

Les fonctionnalités clés de Medius Expense :

• OCR illimité : sans quota de reçus
• Frais de déplacement : indemnités kilométriques et journalières
• Archivage légal : norme NF Z42-013
• Medius Copilot : assistant IA et intégrations ERP, paie et banque

Pas de version gratuite.

• Premium : offre unique, sur devis
• Options : cartes, intégration Teams et intégration bancaire vendues à part

Mon avis : une solution robuste pour les grandes structures, notamment sur la conformité. Pour une PME, c’est souvent surdimensionné, et le changement de nom impose de mettre à jour applications et accès.

12. Axonaut

Axonaut est un logiciel de gestion tout-en-un basé près de Toulouse, utilisé par 12 000 entreprises. Les notes de frais y sont incluses dans l’abonnement, pas vendues seules. Je le détaille dans mon avis sur Axonaut.

Les fonctionnalités clés d’Axonaut :

• Envoi par e-mail : le justificatif transféré est lu automatiquement
• Indemnités kilométriques : trajets calculés avec Google Maps et le barème URSSAF
• Paiement groupé : les notes se marquent payées en masse
• Cartes Mastercard : gratuites via le compte pro intégré

Pas de plan gratuit, mais 15 jours d’essai.

• Sans engagement : 97 € HT par mois pour 1 utilisateur
• Engagement 3 ans : 38,80 € HT par mois
• Utilisateur supplémentaire : 29,99 € HT par mois

Mon avis : pertinent si vous cherchez un logiciel de gestion complet, dont les notes de frais ne sont qu’une brique. Pour ce seul besoin, c’est cher, et le circuit de validation reste basique.

Tableau comparatif des logiciels de notes de frais

Logiciel	Idéal pour	Offre gratuite	Prix d’entrée (notes de frais)	Cartes de paiement	Origine
Pennylane	Indépendants, TPE	Non	24 € HT/mois	Oui	France
PayFit	Clients de la paie PayFit	Non	3 €/collaborateur/mois en option	Non	France
Odoo	Petits budgets	Oui (app seule)	0 €	Oui	Belgique
Spendesk	PME de 50 à 250 salariés	Non	Sur devis	Oui	France
N2F	Notes de frais pures	Non (essai)	5,10 € HT/utilisateur/mois	Oui	France
Qonto	Clients du compte pro	Non (essai)	19 € HT/mois	Oui	France
Pleo	PME équipées de cartes	Non	12 € HT/utilisateur/mois (Build)	Oui	Danemark
Lucca	PME et ETI sous Lucca	Non	5,81 € HT/déclarant/mois	Oui	France
Mooncard	Équipes nomades, flottes	Non	Sur devis	Oui (dont carburant)	France
Payhawk	PME internationales	Non (essai)	149 €/mois	Oui	Royaume-Uni
Medius Expense	ETI, grands groupes	Non	Sur devis	En option	Suède (ex-Expensya)
Axonaut	TPE en quête d’un outil tout-en-un	Non (essai)	38,80 € HT/mois (3 ans)	Oui	France

Comment choisir son logiciel de notes de frais ?

Sur le papier, tous ces outils scannent un reçu et gèrent une validation. Ce qui les sépare, c’est votre organisation. Voici les questions à vous poser avant de signer.

Combien de notes de frais traitez-vous chaque mois ?

Vous êtes seul et ne saisissez que quelques dépenses par trimestre ? Un logiciel dédié est superflu : un modèle de note de frais gratuit ou le module de votre outil de gestion suffit.

Dès qu’une dizaine de salariés se déplacent, le calcul s’inverse. Le temps perdu à ressaisir, relancer et vérifier coûte bien plus cher qu’un abonnement à 5 ou 10 € par utilisateur.

Cartes de paiement ou remboursement classique ?

C’est le vrai choix structurant, et il oriente toute la sélection.

• Le remboursement : le salarié avance, photographie son ticket, puis il est remboursé. C’est le modèle de N2F, PayFit ou Medius Expense.
• La carte : l’entreprise paie directement, avec des plafonds par personne, et le justificatif est réclamé au moment de l’achat. C’est le modèle de Spendesk, Pleo, Mooncard, Payhawk ou Qonto.

Les deux cohabitent souvent : des cartes pour les dépenses récurrentes, le remboursement pour les frais ponctuels.

Votre comptabilité et votre paie suivent-elles ?

Une note de frais validée doit finir en écriture comptable sans ressaisie. Pennylane, Odoo et Axonaut la comptabilisent nativement. Chez les autres, vérifiez le connecteur avec votre logiciel : chez N2F, par exemple, l’export comptable n’arrive qu’avec l’offre Advanced.

Côté paie, PayFit est le seul de la liste à rembourser directement sur le bulletin. Si votre outil comptable lui-même est à revoir, jetez un œil à mon comparatif des logiciels de comptabilité.

Les indemnités kilométriques sont-elles bien calculées ?

Pour les commerciaux et techniciens itinérants, c’est souvent le premier poste de frais. Le barème URSSAF change selon le kilométrage annuel parcouru, et un outil sérieux doit en tenir compte.

Pennylane régularise automatiquement quand un salarié change de tranche, et Axonaut calcule les trajets avec Google Maps. Odoo applique un tarif fixe au kilomètre, et chez Mooncard, les indemnités kilométriques sont une option.

Quel est le coût réel, au-delà du prix affiché ?

Les tarifs d’appel cachent souvent des frais annexes. Les plus fréquents :

• La facturation sur tout l’effectif : c’est le cas de PayFit, même pour les salariés sans notes de frais
• Les minimums d’utilisateurs : 3 chez Pleo sur les plans Build et Optimise
• Les frais à la transaction : Spendesk facture paiements et remboursements, Pleo prend 0,90 % sur les remboursements directs
• Les options : archivage probant à 1,50 € chez N2F, crédits IA chez Odoo, indemnités kilométriques chez Mooncard

Les justificatifs sont-ils archivés à valeur probante ?

Un archivage conforme, par exemple à la norme NF Z42-013, permet de numériser les tickets tout en restant solide en cas de contrôle fiscal ou URSSAF. N2F, Lucca, Mooncard, PayFit et Medius Expense le proposent, parfois en option.

Pensez aussi à la facturation électronique : depuis le 1er septembre 2026, toutes les entreprises doivent pouvoir recevoir des factures électroniques. Pennylane, Odoo, Lucca et Axonaut sont des Plateformes Agréées, Spendesk l’est pour la réception seulement.

Conclusion

Alors, quel logiciel de notes de frais choisir ? Tout dépend de votre point de départ. Indépendant ou TPE, Pennylane réunit tout au même endroit. Déjà sur la paie PayFit ? Activez son module. Pas de budget ? L’application Odoo est gratuite. Et si vos équipes avancent trop d’argent, passez aux cartes avec Spendesk ou Pleo.

Mon conseil : profitez des périodes d’essai pour faire saisir trois vraies notes de frais à un collaborateur. En dix minutes, vous saurez si l’outil lui simplifie la vie ou la complique.