Dernière modification le 11 novembre 2023 par Loïc Frissard

Dans le monde professionnel actuel, la gestion efficace des notes de frais est cruciale pour maintenir une transparence financière et une organisation rigoureuse. Avec la multitude de transactions qui s’opèrent chaque jour, il est impératif pour les entreprises de toutes tailles de disposer d’outils robustes et fiables pour gérer, suivre et rembourser les dépenses engagées par leurs employés.

Les solutions de gestion des notes de frais se sont multipliées, proposant des fonctionnalités variées, allant de la capture automatique des reçus à l’intégration sans faille avec les logiciels comptables.

Toutefois, face à l’abondance des options disponibles sur le marché, le choix de la solution la plus adéquate peut s’avérer être un véritable casse-tête pour les décideurs. Cet article vise à comparer les meilleurs logiciels et applications de gestion des notes de frais actuellement disponibles.

1. Pennylane

Pennylane gestion de frais

Le logiciel de gestion Pennylane est une application mobile avec plusieurs fonctionnalités. Il possède un système de filtrage pour trouver rapidement les justificatifs des notes de frais.  En un seul clic, l’utilisateur peut modifier le statut de chaque ticket en « payé », « à valider » ou « à payer ».  Il est également possible de filtrer les notes par fournisseur et date. Pour rattacher les factures à la transaction, il suffit de prendre celles-ci en photo. Très pratique lors de déplacements, ce logiciel permet également à l’utilisateur de créer des factures et des devis depuis son mobile.

La visualisation des décaissements, encaissements et celle des finances de l’entreprise constituent un autre avantage de Pennylane. Par ailleurs, le dirigeant et l’expert-comptable collaborent plus facilement grâce au logiciel.
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2. PayFit

PayFit note de frais

Logiciel dédié à la gestion des notes de frais, PayFit donne la possibilité aux managers de visualiser et de suivre en temps réel les bulletins de paie de tous ses employés. Grâce à la dématérialisation des tâches, vous gagnez en temps et en productivité, car le traitement des notes de frais se fait en quelques minutes. Tous vos collaborateurs en tirent donc profit de l’utilisation de cet outil complet et innovant. Ces derniers disposent d’ailleurs d’un espace personnel, depuis lequel ils peuvent ajouter et envoyer des justificatifs.

Les managers se chargent ensuite de la validation des dépenses effectuées. Nul besoin de conserver des documents papiers, avec PayFit, il suffit de les prendre en photo ou de les scanner. Ceux-ci sont archivés en version PDF et stockés dans un endroit sécurisé.
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3. Axonaut

Axonaut gestion de frais

Axonaut permet à tout utilisateur de gérer correctement ses notes de frais. Le logiciel comporte divers paramétrages adaptés pour tout dirigeant d’entreprise et ses collaborateurs. Grâce à Axonaut, les démarches de la facturation sont plus faciles à réaliser. Le logiciel joint le virement fait par le client au compte du prestataire. Le logiciel dispose également d’un tableau de bord pour régulariser le flux des notes de frais. Le gérant effectue de ce fait un suivi à l’aide d’une vision globale des dépenses. Par ailleurs, les données peuvent être transférées sur Excel et sur Internet.

Axonaut devient en conséquence une application de gestion adaptée à tout type d’entreprise, PME ou TPE. De plus, les informations circulent rapidement entre l’entrepreneur client et l’expert-comptable.
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4. Spendesk

Spendesk gestion de frais

Spendesk offre une fonctionnalité de « Note de frais » innovante, conçue pour simplifier la gestion des dépenses professionnelles. En remplaçant le processus traditionnel fastidieux par une solution numérique intégrée, cette fonction permet aux employés de soumettre facilement leurs frais, tout en offrant aux gestionnaires une visibilité claire et un contrôle accru. Grâce à des workflows automatisés, la vérification et l’approbation des dépenses deviennent plus rapides et plus transparentes.

Les utilisateurs peuvent photographier leurs reçus via une application mobile dédiée, éliminant ainsi la nécessité de conserver des reçus physiques. De plus, la plateforme garantit une conformité fiscale et offre des rapports détaillés, optimisant ainsi la comptabilité et les audits. Spendesk révolutionne la manière dont les entreprises gèrent leurs notes de frais.
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5. Mooncard

Mooncard gestion de frais

Le logiciel de gestion Mooncard facilite les tâches de toute entreprise. En l’utilisant, les sociétés maîtrisent les notes de frais avec l’aide d’un système personnalisé. Mooncard possède plus de 60 fonctionnalités en rapport avec les dates, le plafond des frais ou l’origine de l’achat. L’entreprise peut adapter les autorisations selon les raisons professionnelles. Ce logiciel est relié à une carte Mooncard by Visa. À chaque achat fait par les collaborateurs, le logiciel transmet une notification accompagnée d’une demande de justification.  

Mooncard améliore la réactivité des employés au sein d’une entreprise. Le gestionnaire de flotte peut anticiper les excès de budget grâce au système de mesure du kilométrage parcouru. Grâce à ses outils et paramètres de suivi, la société gagne du temps dans la gestion des notes de frais.

6. Rydoo

Rydoo gestion de frais

Le logiciel Rydoo gère les notes de frais en automatisant les traitements et en optimisant les périodes de remboursement. De ce fait, les collaborateurs au sein d’une société améliorent leur productivité. L’application permet également de photographier les justificatifs. Chaque employé peut envoyer les factures par mail même en déplacement. Rydoo dispose d’une IA qui a pour rôle d’extraire les informations utiles sur le justificatif. L’IA identifie le nom du prestataire, les jours et la somme. De plus, il est possible de contrôler les flux de notes de frais. L’expert-comptable a la possibilité de les accepter ou les rejeter en quelques clics.

Autre caractéristique de Rydoo, un panneau d’administration permet de suivre les taux d’impositions pour des régions spécifiques. Le logiciel rapproche par ailleurs automatiquement les transactions faites avec différentes cartes comme AmEX, Mastercard et Visa.  

7. Jenji

Jenji gestion de frais

Jenji s’avère être une solution adéquate pour les grandes sociétés. Ce logiciel dispose d’un système « tout en un ». Il analyse les dépenses et améliore le processus budgétaire. L’entreprise peut stocker les données grâce à l’archivage numérique de Jenji. L’entreprise bénéficie également d’une visibilité en temps réel. À l’aide de l’interface, le paiement de la transaction est optimisé en évitant les délais d’approbation.

Les sociétés embauchent continuellement de nouveaux employés. En un seul clic, Jenji peut ajouter un nouveau compte de collaborateur.  La plateforme s’adapte aux politiques de dépenses de l’entreprise. Plusieurs collaborateurs peuvent l’utiliser, notamment un responsable financier ou un comptable.

8. Dext Prepare

Dext gestion de frais

Dext Prepare sert à saisir et à automatiser les notes de frais. Qu’il s’agisse des transactions de clients ou des justificatifs, ce logiciel les assemble dans un système de stockage sécurisé. L’entreprise télécharge plus facilement les données grâce à l’application mobile. De plus, l’extraction de données à partir de documents a un taux de reconnaissance à 99 %. Ainsi, de nombreux formats sont disponibles pour l’exportation des données vers le logiciel de gestion de l’entreprise. L’entreprise gagne du temps et les collaborateurs peuvent se concentrer sur la production.

Dext Prepare facilite les missions des collaborateurs en centralisant les notes de frais. Le logiciel anticipe également l’arrivée des justificatifs en employant un système dématérialisé.

9. Cleemy

Lucca gestion de frais

Le logiciel Cleemy permet à tout utilisateur de maîtriser correctement la gestion des notes de frais. Grâce à la dématérialisation, les factures sont rassemblées automatiquement dans Cleemy. Ce logiciel dispose d’un outil de notifications pour prévenir des transactions faites par les collaborateurs. Chaque entrepreneur prestataire de l’entreprise bénéficie également d’une synchronisation des cartes de paiement. En effet, Cleemy rassemble les transactions accompagnées de factures de la note de frais. Par ailleurs, les outils améliorent la réactivité des comptables.

Divers profils d’utilisateurs peuvent exploiter Cleemy. Il s’agit des associations, entreprises et groupes internationaux. Le logiciel effectue de nombreuses mises à jour pour adapter l’interface à la stratégie de chacun.

10. Expensya

Expensya gestion de frais

Expensya s’adapte à n’importe quelle entreprise pour la gestion de ses notes de frais. Il convient à des autoentrepreneurs, des TPE, des PME-ETI, des start-ups et des grandes entreprises multinationales. Ses utilisateurs peuvent désormais consacrer leur temps au cœur de leur activité grâce à Expensya. Ils ont le contrôle des processus de dépense professionnelle grâce aux fonctionnalités du logiciel. L’interface dispose d’une gestion multi-budgets, d’un paramétrage personnalisé des cartes, d’une intégration comptable automatique, etc. De plus, ce logiciel de gestion s’occupe de plusieurs transactions de la société. À part les notes de frais, il prend également les frais généraux en charge, les forfaits et les ordres de mission.

Expensya collabore avec divers partenaires tels que AirPlus international, Microsoft, Crédit du Nord et bien d’autres. Chaque utilisateur peut effectuer convenablement le suivi des frais à l’aide d’une vision globale de l’interface.

11. N2F

N2F gestion de frais

En utilisant N2F, les entreprises profitent de nombreuses fonctionnalités de l’outil. Ce dernier récupère les justificatifs des fournisseurs et ceux des agences de voyage. Cette application est disponible sur les appareils mobiles Android et IOS. Chaque collaborateur peut même l’utiliser sans connexion au réseau. Le logiciel dispose de nombreux paramètres, d’un scan intelligent pour capturer les factures et d’un système de calcul kilométrique. Grâce à N2F, les sociétés bénéficient d’un contrôle total sur l’approbation et la vérification des notes de frais.

N2F répond convenablement aux demandes des grands groupes, des ETI ou des PME. La plateforme possède par ailleurs un graphique personnalisable ou préconfiguré pour faciliter la visibilité. N2F permet à l’entreprise de faire un suivi en temps réel.

12. Anytime

Anytime gestion de frais

Anytime sert à améliorer la productivité de chaque collaborateur au sein d’une société. Chaque collaborateur dispose d’une carte MasterCard personnelle pour effectuer les transactions professionnelles. L’application permet à tout dirigeant de vérifier chaque justificatif des frais de notes. Les factures peuvent être importées grâce à l’appareil photo de l’application. Anytime identifie les informations clés dans les justificatifs, comme les TVA. Le logiciel collecte automatiquement des factures pour enrichir la transaction.

Les plafonds de dépenses sont rarement respectés. Grâce à la dématérialisation, le dirigeant détermine désormais la somme maximum des frais de notes. Grâce à Anytime, il pourra approuver ou le cas échéant, rejeter les notes de frais.  

13. Onexpense

Onexpense gestion de frais

Avec Onexpense, les collaborateurs développent plus facilement leur réactivité.  L’utilisation de l’application s’effectue par étapes. Tout d’abord, le collaborateur  photographie les justificatifs. Il crée ensuite la note de frais et l’exporte  vers le comptable. Onexpense possède plusieurs caractéristiques telles que l’adaptation sur PC, Android et IOS ainsi que le traitement automatisé des factures. Autre critère de l’application, un puissant OCR détermine rapidement les données clés sur les justificatifs.

La tarification dépend du nombre d’usagers. L’entreprise choisit entre un abonnement par an ou par mois. Onexpense gère les notes de frais des indépendants, des TPE/PME, des grandes entreprises et des comptables. Le logiciel peut s’utiliser en essai gratuit pour que le futur utilisateur ait un aperçu de sa pertinence.

14. Expensify

Expensify

Expensify est un des outils de gestion de notes de frais et de suivi de dépenses les plus accessibles du marché. Ses fonctionnalités ont été pensées pour répondre aux besoins des entreprises et des particuliers. C’est la solution incontournable pour se décharger de certaines tâches chronophages. Alliant performance des outils technologiques et usage de l’intelligence artificielle, la numérisation des reçus se fait plus simplement. Il suffit de les prendre en photo ou de les scanner. Lors de vos déplacements, les distances entre les parcours effectués sont transformées en frais kilométriques.

Expensify prend même en charge de l’importation des données bancaires et les liste automatiquement. En plus sa prise en main facile, l’application s’adapte à tous les types de supports de communication (tablettes et Smartphones), ce qui vous permet alors de suivre en temps réel et de n’importe où les dépenses effectuées.

15. iZyFrais

iZyFrais

iZyFrais figure parmi les meilleurs logiciels de gestion de notes de frais sur le marché. Il est simple à utiliser et répond aux besoins de différents utilisateurs : nomade, comptable ou encore manager. Ses fonctionnalités sont multiples : génération de frais kilométriques, récupération de TVA, contrôle et validation des notes de frais, archivage en version numérique des justificatifs et factures, exportation des données vers le logiciel comptable de l’entreprise.

Via son outil iZyScan, numériser vos justificatifs de dépenses n’a jamais été aussi simple et rapide. Il suffit de scanner les documents et ils seront automatiquement décodés. Il est indéniable que le logiciel en ligne iZyFrais est un outil complet, car il vous permet également d’archiver les notes de frais numérisées et d’établir des rapports d’analyse grâce aux tableaux récapitulatifs.

Comment faire des notes de frais ?

Les notes de frais sont un moyen pratique pour le suivi des dépenses professionnelles. Il est important d’avoir un système intuitif et bien organisé pour gérer les notes de frais et assurer l’efficacité.

La première étape consiste à choisir le bon logiciel pour la gestion des notes de frais. Les entreprises devraient prendre en considération différents critères, tels que la facilité d’utilisation, une prise en charge complète des dépenses liées aux voyages, des outils intuitifs pour le suivi et l’approbation des demandes de remboursement, ainsi que des rapports détaillés. Il est important de choisir un logiciel qui s’intègre parfaitement à votre système comptable existant et qui offre une sécurité optimale des données.

Une fois que le logiciel approprié est en place, vous pouvez commencer à gérer les notes de frais. Les employés devront créer et soumettre des demandes de remboursement pour toutes les dépenses professionnelles qu’ils ont engagées. Ensuite, des procédures d’approbation doivent être mises en place pour vérifier et approuver les demandes de remboursement. Une fois l’approbation obtenue, le processus de paiement peut commencer.

Voir également : Note de frais : Modèle gratuit

Quelles sont les fonctionnalités d’un logiciel de gestion des notes de frais ?

Un logiciel de gestion des notes de frais offre aux entreprises une variété d’outils et de fonctionnalités pour faciliter la prise en charge complète des dépenses. Les principales fonctionnalités incluent :

  • Suivi et approbation des demandes de remboursement : le logiciel permet aux employés de soumettre leurs demandes, tandis qu’un système d’approbation intuitif vous permet d’effectuer un contrôle rapide et efficace des notes de frais.
  • Gestion des budgets : le logiciel vous aide à suivre les dépenses par rapport au budget, en fournissant un tableau de bord de la capacité budgétaire et des rapports sur les dépenses globales.
  • Intégration comptable : le logiciel se connecte à votre système comptable existant pour une gestion plus fluide et transparente des finances.
  • Outils d’analyse avancés : le logiciel offre des outils analytiques intuitifs qui vous aident à mieux comprendre les tendances de dépenses et à prendre des décisions basées sur les données.
  • Sécurité : le logiciel offre une sécurité de pointe pour vous assurer que les données sensibles sont protégées en permanence.

Un logiciel de gestion des notes de frais peut aider votre entreprise à réduire les coûts liés aux dépenses professionnelles, tout en améliorant l’expérience utilisateur. Il est important de choisir un fournisseur qui offre une solution personnalisée et adaptée à vos besoins. En prenant le temps de comparer les fonctionnalités et le service à la clientèle, vous serez en mesure de trouver la solution qui convient le mieux à votre entreprise. 

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