E-commerce : Stocker vos anciens documents comptables

Lorsqu’une entreprise produit des documents (factures, bon de commande, bon de livraison, fiches de paie…) ou en reçoit, elle doit bien les conserver pour des raisons légales et pratiques.

Vous n’échappez pas à cette règle en tant que structure spécialisée dans l’e-commerce. Que vous choisissiez de faire un archivage à l’ancienne (papier) ou de conserver vos documents de façon virtuelle, certaines règles sont de rigueur.

Voici comment conserver vos documents comptables étape par étape.

Identifier les documents comptables essentiels

En entreprise, il est primordial de tenir une comptabilité et de remplir un imprimé fiscal. Tous les documents comptables enregistrés dans la comptabilité doivent être stockés, puisqu’ils tiennent lieu de justificatifs.

Gérer ces documents nécessite de l’organisation et de la rigueur dans le rangement et le classement.

Vous devez notamment faire attention aux documents essentiels comme:

• Les livres comptables: il s’agit du journal comptable et du grand livre comptable qui listent quotidiennement les flux financiers (entrées et sorties d’argent) de votre activité d’e-commerce.
• Les pièces justificatives: ce sont des factures de vente et d’achat, bons de commande ou de livraison, documents relevant du fisc, relevés bancaires, etc. Ils prouvent les informations contenues dans les autres documents comptables.
• Les comptes annuels: il s’agit du bilan comptable, du compte de résultat et de l’annexe qui répertorient l’ensemble de la comptabilité de l’exercice en cours.

Choisir le format de stockage pour les documents comptables

Le choix du format de conservation des documents comptables mérite une attention particulière lorsque vous souhaitez mettre en place un système de stockage efficace.

Les entreprises remplacent de plus en plus leurs supports d’informations papiers (ou autres matériaux) par des supports immatériels.

La sauvegarde virtuelle des documents comptables offre de nombreux avantages:

• Vous n’avez pas besoin de salles d’archives ni de consacrer du temps au rangement
• Vous économisez du papier et réduisez ses déchets
• Vous économisez sur l’impression, l’achat d’encre, l’entretien d’imprimante, etc.
• Vos collaborateurs peuvent accéder aux documents simultanément.

Malgré ces points positifs, certains propriétaires de commerce électronique voudront continuer de stocker leurs documents sous forme de papier. Ce peut être parce qu’ils ne jugent pas les serveurs externes ou le cloud suffisamment sécurisés.

Adopter un logiciel GED performant et sécurisé contribue à résoudre ce problème. Cette solution peut cependant impliquer un investissement que votre business d’e-commerce ne peut pas encore se permettre.

Il est possible que vous n’ayez pas beaucoup de documents à stocker ou que vous disposiez d’un espace de rangement conséquent. Vous pouvez dès lors choisir de garder vos anciens documents comptables sur le cloud et de conserver leur version papier.  

Connaître la durée de conservation des documents pour un meilleur classement

Maîtriser la durée de conservation de vos documents comptables est important lorsque vous voulez les archiver. Vous devez les conserver non seulement en fonction de leur usage, mais aussi selon leur délai de conservation réglementaire.

Tous les documents stockés possèdent des délais de conservation différents. Lorsque vous faites le classement, il est important de garder à portée de main les archives dites courantes et intermédiaires. Celles-ci sont utiles lorsque survient par exemple un litige avec l’administration fiscale, un client ou un fournisseur.

Les documents et justificatifs comptables cités plus haut doivent être conservés pendant une durée d’au moins 10 ans. Ce n’est qu’après 3 années que vous pouvez choisir de conserver une facture électronique uniquement sous format papier.

Selon l’importance de votre entreprise de commerce électronique, vous devrez par ailleurs conserver les documents liés à la vie juridique comme :

• Les procès-verbaux d’assemblées
• Les rapports de gestion
• Les certificats de dépôt des comptes annuels
• Les contrats d’acquisition ou de cession de biens immobiliers ou fonciers
• Les déclarations en douane
• Les documents de transport de marchandises et plus encore.

Connaître leur délai de conservation est très important si vous décidez de stocker vous-même vos documents comptables et administratifs sous forme de papier. Vous pourrez alors mieux organiser l’espace d’archivage, en gardant accessibles les éléments dont vous aurez le plus souvent besoin.

Préparer les anciens documents comptables pour la conservation

La préparation des documents comptables est une étape particulièrement importante lorsque vous optez pour le stockage virtuel. La législation vous permet d’éditer directement des factures numériques pour les envoyer par mail aux clients. Vous pouvez aussi numériser les documents que vous possédez initialement en version papier.

Avec l’arrivée de l’archivage électronique à valeur probante, vos documents électroniques conservent la même valeur légale que ceux en papier. Si vous choisissez de ne conserver que les copies numériques de vos pièces justificatives, celles-ci doivent remplir un certain nombre de conditions.

La numérisation est censée produire des informations liées à la copie, et d’en garantir l’intégrité. Il faut assurer l’authenticité de chaque document et les attributs qui le caractérisent grâce à l’horodatage et au scellement avant l’archivage.  

Tout document numérisé doit par ailleurs être conservé sous format PDF ou PDF A/3 (ISO 19005-3) pour en garantir la lisibilité et la pérennisation des données.  

Au cas où vous envisagez de fusionner vos dossiers, assurez-vous que ceux-ci soient convenablement rangés.

Ranger les documents comptables par catégorie dans des classeurs ou dossiers

Comme mentionné plus haut, vous devez mettre en place un dispositif de classement de documents comptables qui permet d’accéder facilement aux informations. Ceci est valable aussi bien pour l’archivage papier que pour le stockage virtuel.

Le classement est un outil d’optimisation de la gestion comptable de votre entreprise de commerce électronique, en limitant la perte de documents. L’une des meilleures méthodes pour y parvenir est de faire un rangement par catégorie dans des classeurs ou dossiers.

Vous pouvez choisir de faire un classement par nature de document:

• Factures de ventes
• Factures d’achats
• Documents fiscaux
• Documents sociaux
• Justificatifs de la banque, etc.

Il est aussi possible d’opter pour le rangement selon un ordre chronologique (factures clients par exemple) ou alphabétique (cas des factures fournisseurs).

Pensez à numéroter les classeurs ou dossiers d’année en année pour facilement vous retrouver dans la chronologie de vos documents comptables.

Conclusion

En comptabilité, le délai de conservation de certains documents va de 1 an à plus de 5 ou 6 ans. Il reste néanmoins d’au moins 10 ans pour les pièces justificatives comptables.

Vous pouvez stocker vos anciens documents comptables sur papier ou de façon virtuelle.

Peu importe la méthode adoptée, assurez-vous toujours de les ranger dans des classeurs ou dossiers numérotés année par année.